Qualitätssicherung in der MRO-Materialwirtschaft

Haben Sie den von den Jungs gehört, die ein brandneues rotierendes Gerät verbrannt haben, weil es ohne Öl installiert war? Dieses kleine Versehen kostete 80.000 US-Dollar für einen Austausch, während eine ordnungsgemäße Schmierung weniger als 100 US-Dollar gekostet hätte. Wie wäre es mit den Jungs, die einen Abschnitt aus ihrer Rohmaterial-Feeder-Linie herausgeschnitten und dann festgestellt haben, dass das Ersatzstück einfach ein bisschen zu kurz war, um in die Lücke zu passen? Dieser Fehler kostete Tausende von Dollar durch ungeplante Reparaturen und möglicherweise Hunderttausende durch Produktionsausfälle!

Ingenieure, Einkäufer und andere unternehmen oft große Anstrengungen und erhebliche Kosten, um neue Geräte, wichtige Ersatzteile oder zu entwickeln und zu kaufen andere wichtige Materialien für Wartung, Reparatur und Betrieb (MRO). Doch oft wird ein kritisches Element des Beschaffungsprozesses – die Qualitätssicherung – übersehen oder suboptimiert.

Sicherlich führt das Wareneingangspersonal eine oberflächliche Prüfung vieler eingehender Materialien durch, aber das dient hauptsächlich der die Anzahl überprüfen, den Papierkram abgleichen oder sicherstellen, dass, wenn ein Artikel ein Kafloogle sein soll, es tatsächlich ein Kafloogle ist – oder zumindest so aussieht. Das reicht oft nicht aus, um eine sichere und zuverlässige Installation, den Betrieb und die Wartung Ihrer Anlagen zu gewährleisten. Außerdem reichen die internen Verfahren und die Systeminfrastruktur oft nicht aus, um eine effektive Inspektion durchzuführen und das Material während des gesamten Prozesses zu verfolgen, selbst wenn eine Form der Inspektion von eingekauftem Material (PMI) erforderlich ist.

In diesem Artikel werden einige Schritte beschrieben, die Sie berücksichtigen sollten, um sicherzustellen, dass Sie einen effektiven Qualitätssicherungsprozess (QA) für Ihre MRO-Materialien haben.

Betroffene Artikel eindeutig identifizieren
Das ist leichter gesagt als getan. Unternehmens- und/oder Standortrichtlinien und -verfahren bieten manchmal allgemeine Leitlinien zu den Arten von zu inspizierenden Gegenständen basierend auf Kritikalität oder anderen Kriterien. Diese Informationen können jedoch unvollständig oder veraltet sein und identifizieren oft nicht die spezifischen Teilenummern, die betroffen sind. Engineering ist auch eine wichtige Quelle für technische Spezifikationen zu Artikeln wie Projektmaterialien und neuen Ersatzteilen. Hersteller und Verkäufer müssen möglicherweise auch bestimmte Qualitätsaspekte testen, bevor sie bestimmte Materialien versenden, und Unterlagen vorlegen, die belegen, dass sie die Spezifikationen erfüllen. In vielen Fällen wird empfohlen, falls nicht erforderlich, dass diese Dokumentation vor der Annahme eingehender Materialien überprüft oder sogar unabhängig überprüft wird Um PMI zu verwalten, müssen Sie jedes einzelne im computergestützten Wartungsmanagementsystem (CMMS) oder Enterprise Asset Management (EAM) auf Teileebene eindeutig kennzeichnen, damit jeder weiß, welche bei der Ankunft überprüft werden müssen.

Mit Einkauf, Lieferanten und Wareneingang kommunizieren
PMI-Anforderungen sollten in jeder Bestellanforderung beschrieben und an die zugehörige Bestellung weitergegeben werden. Dies sind wichtige Informationen, die der Käufer möglicherweise in eine Angebotsanfrage (RFQ) oder sogar in eine bestätigende Bestellung aufnehmen muss, damit der Verkäufer vor dem Versand genau weiß, was von ihm erwartet wird oder zumindest wonach Sie suchen werden Kassenbon. Das einfache Übergeben eines „Inspektion erforderlich“-Flags oder sogar eines Inspektionscodes aus Ihrem CMMS/EAM kann intern ausreichend oder zumindest hilfreich sein. Mit oder ohne diese Informationen ist es jedoch eine gute Idee, irgendwo im Hauptteil der Bestellung auch die Art des durchzuführenden PMI (z. B. Maßprüfung, Materialprüfung, chemische Analyse, Dokumentationsprüfung usw.) klar anzugeben als die spezifischen Parameter und Toleranzen, die bestimmen, ob das Material akzeptabel ist.

Am wichtigsten ist es, sicherzustellen, dass Ihr Empfangspersonal beim Eintreffen eines Artikels an Ihrem Dock leicht feststellen kann, ob er etwas benötigt oder nicht Art der Inspektion. Dadurch werden Fragen vermieden, Verzögerungen bei der Bearbeitung minimiert und sichergestellt, dass gekaufte Materialien die Eingangskontrollanforderungen erfüllen, bevor sie eingelagert, geliefert oder vor allem installiert werden.

Verwenden Sie entsprechend qualifizierte Inspektoren
Ein häufiger Fallstrick in vielen Betrieben besteht darin, sich zur Qualitätssicherung auf die allseits beliebte „Endbenutzer-Inspektion“ zu verlassen. Diese Vorgehensweise mag zwar für Routinebedarf geeignet sein, gewährleistet jedoch keine Qualität – oder irgendetwas anderes – und sollte bei MRO-Materialien abgeraten werden. Es gibt keine Möglichkeit festzustellen, ob der „Endbenutzer“ die richtige Person ist, um die Inspektion durchzuführen, ob diese Person weiß, wonach sie suchen muss oder ob sie überhaupt eine Inspektion des Materials durchgeführt hat.

Eine weitere gängige Praxis ist es, die Verantwortung für die Prüfung eingehender Materialien direkt auf die Schultern der Wareneingangsabteilung zu legen. Dies verbessert zwar die Wahrscheinlichkeit, dass einige Inspektionen durchgeführt werden, bevor das Material freigegeben wird, bietet jedoch auch keine Gewähr dafür, dass die richtigen Personen die richtigen Dinge prüfen. Zum Beispiel sollte entsprechend geschultes Empfangspersonal in der Lage sein, ein Mikrometer für grundlegende Messungen zu verwenden oder die vom Verkäufer/Hersteller bereitgestellte Dokumentation zu überprüfen. Einige Artikel erfordern jedoch möglicherweise eine Laboranalyse oder -bewertung durch Ingenieure oder qualifizierte Wartungsmitarbeiter, um festzustellen, ob sie innerhalb der Spezifikationen liegen.

Anstatt die gesamte Last auf den Empfang zu legen, die erforderliche Inspektion zu identifizieren und abzuschließen (was in vielen Fällen Fällen bestenfalls unfair und schlimmstenfalls gefährlich ist), ist es angemessener, das empfangende Personal einfach über die Bestellung und/oder CMMS/EAM darauf hinzuweisen, dass jemand (vielleicht empfangender, vielleicht auch nicht) zusätzliche Maßnahmen ergreifen muss, um die Spezifikationen von . zu überprüfen den Artikel, bevor er akzeptiert wird. Wer die richtige Person ist, hängt von der Art der erforderlichen Inspektion und den Fähigkeiten der verschiedenen Personen ab und sollte in PMI-Verfahren angegeben werden.

Überlassen Sie Pass-/Fail-Entscheidungen nicht dem Zufall
Prüfanforderungen klar definieren. Was prüfen wir? Welche Werkzeuge werden benötigt? Welche zusätzlichen Informationen werden benötigt? All dies sollte vor Beginn der Inspektion buchstabiert werden.

Stellen Sie sicher, dass alle zulässigen Toleranzen angegeben sind. Wenn ein Artikel einen Fuß lang sein soll, sind dann 11,5 Zoll lang genug? Sind 12,25 Zoll zu viel? Gibt es Standards oder Go/No-Go-Messgeräte zum Vergleichen? Es sollte keine Frage sein, ob ein Artikel akzeptable Kriterien erfüllt.

Stellen Sie vor allem sicher, dass alle Inspektionsinformationen in schriftlichen Dokumenten festgehalten werden, die über angemessene Inhalte und Revisionskontrollen verfügen. Stellen Sie sicher, dass alle Bestellungen auf das spezifische Dokument verweisen (nach Titel, Datum und Revision), das als Grundlage für die Prüfung verwendet wird.

Nicht konforme Artikel dokumentieren
Jeder Artikel, der die festgelegten Qualitätsstandards nicht erfüllt, sollte zur Lösung und zur Verfügung gestellt werden, und Abweichungen sollten sofort dokumentiert werden. Wenn die Entscheidung getroffen wird, das Material abzulehnen, sollte es über einen bewährten „Return to Vendor“-Prozess an den Lieferanten zurückgesendet werden. Wird das Material trotz Qualitätsmängel angenommen, sollte der Lieferant benachrichtigt werden. Es sollte eine Aufzeichnung der Nichtkonformität erstellt werden, in der beschrieben wird, was mit dem Material nicht stimmt, warum es akzeptiert wurde und welche möglichen Auswirkungen die Nichtkonformität nachgelagert haben könnte (falls vorhanden).

Material während des Prozesses verfolgen
Einige CMMS/EAM-Systeme bieten die Möglichkeit, Material durch den PMI-Prozess zu verfolgen. In einer idealen Welt wäre das System in der Lage, Material durch den Wareneingang, in die und aus der Inspektion und in den Lagerraum oder bis zu seinem endgültigen Bestimmungsort zu verfolgen, ohne jemals den Überblick zu verlieren. Es würde auch die Möglichkeit einer zerstörenden Prüfung ermöglichen, bei der ein Teil des Materials im Prüfprozess selbst verbraucht wird. Dies ist nicht immer möglich, daher sollte das System zumindest verhindern, dass PMI-Material als verfügbarer Bestand angezeigt wird, bis die Inspektion abgeschlossen ist und als akzeptabel erachtet wird.

Messen Sie die Effektivität Ihres Prozesses
Der Hauptzweck von PMI besteht darin, sicherzustellen, dass Ihre Materialien verwendbar sind. Ein robuster PMI-Prozess bietet jedoch auch die Möglichkeit, die Anbieterleistung zu messen und zu verwalten. Wenn Sie feststellen, dass Sie Lieferanten haben, die Ihnen ständig fehlerhaftes Material zusenden, sollten Sie möglicherweise einen alternativen Lieferanten in Betracht ziehen. Wenn Sie feststellen, dass ein bestimmter Anbieter die Spezifikationen immer oder durchgehend erfüllt, müssen Sie seine Materialien möglicherweise nicht so oft überprüfen.

Sei nicht sparsam und klopfe nicht töricht
Zugegeben, vielleicht erfordern nicht allzu viele MRO-Artikel diese Art von Aufmerksamkeit. Aber solche, die dies tun, sind in der Regel teuer, möglicherweise kundenspezifisch, mit langen Vorlaufzeiten und können sich bei unsachgemäßer Handhabung erheblich negativ auf Ihren Betrieb auswirken, wie die oben genannten Beispiele belegen. Gehen Sie nicht davon aus, dass Sie keine Materialien haben, auf die dies zutrifft. Bewerten Sie alle Ihre MRO-Artikel sorgfältig, und wenn auch nur eine eine Art eingehender Qualitätssicherung erfordert, lohnt es sich, Zeit, Mühe und Kosten zu investieren, um im Voraus einen robusten Prozess zu etablieren, anstatt die Folgen einer Unvorbereitetheit zu tragen.

Dieser Artikel erschien erstmals in der April-Ausgabe von RxToday von Life Cycle Engineering.

Über den Autor:
Doug Wallace ist Fachexperte für Materialwirtschaft bei Life Cycle Engineering (LCE), einem Beratungsunternehmen mit Sitz in Charleston, SC , Wareneingangsprüfung, Fertigwaren- und Ersatzteillagerverwaltung, Materialplanung, Kundenservice, globale Kapazitätsplanung und globale Produktionsplanung. In den letzten acht Jahren hat Doug Kunden aus verschiedenen Branchen Schulungen, Schulungen und Beratungsdienstleistungen im Bereich Materialwirtschaft angeboten. Doug kann unter [email protected] erreicht werden. Für weitere Informationen besuchen Sie www.LCE.com oder rufen Sie 843-744-7110 an.