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Informationsmanagement ist der Schlüssel zur Wartungsleistung

Informationsmanagement ist ein Bereich, der oft übersehen wird. Es ist eigentlich einer der wichtigeren Bereiche, aber es fehlt ihm an Glamour und Aufregung. Es erfordert eine stetige, regelmäßige und geplante Anstrengung, so dass wir uns von Natur aus auf die Bereiche konzentrieren, die uns den periodischen Adrenalinschub geben, nach dem sich die meisten Fix-it-Typen sehnen. Wenn Sie die Vorteile des Informationsmanagements ignorieren, haben Sie leider mehr Möglichkeiten, lange unter Stress zu arbeiten, um die Brände zu bekämpfen und „der Held zu sein“.

Meine persönliche Vorstellung von einem Helden ist jemand, der leise und konsequent hinter den Kulissen die unselige Plackerei verrichtet, die solche Pannen verhindert und die Grundlage dafür legt, ihre Auswirkungen zu reduzieren, wenn sie auftreten. Dieser unbesungene Held blättert durch die Handbücher, liest die Datenblätter, liest die Fachzeitschriften und verbringt Stunden damit, den Verkäufern Fragen zu ihren Produkten und Dienstleistungen zu stellen.

Unser Informationsheld verbringt dann weitere Stunden damit, die gewonnenen Informationen in brauchbare Formate zusammenzustellen und dort zu veröffentlichen, wo die Vorgesetzten und Techniker sie bei Bedarf schnell finden können. Der Job, der Informationsheld zu sein, wird selten anerkannt oder belohnt, aber es muss trotzdem getan werden, wenn Sie das Maximum aus Ihren Technikern herausholen möchten.

Wir alle reden über die Zeit des Schraubenschlüssels und die Maximierung der Produktivität, aber dies zu erreichen ist kein einfaches Ereignis über Nacht. Sie tun alles, um gute Leute zu finden. Sie kaufen ihnen gute Werkzeuge. Sie bieten ihnen eine sichere Arbeitsumgebung. Sie versuchen sogar, ihnen eine technische Ausbildung zu verschaffen. Warum verweigern Sie ihnen also gute Informationen, die ihre Arbeit erleichtern und ihre Leistung verbessern? Niemand macht es mit Absicht, aber es ist auch hier die Plackerei, die wir alle unbewusst vermeiden.

Die Lösung besteht darin, sich zu organisieren und loszulegen. Sie sind vielleicht nicht die richtige Person für Informationshelden, aber schauen Sie sich in Ihrem Geschäft um und sehen Sie, ob sich hinter seiner Clark Kent-Persönlichkeit ein Superman versteckt – jemand, der die notwendigen Aufgaben für Sie erledigen kann und wird. Sobald Sie Richtlinien festgelegt haben, kann ein Großteil der Arbeit von Büromitarbeitern erledigt werden, also übersehen Sie diese Ressourcen für den Job nicht. Verwaltungsassistenten sind daran gewöhnt, riesige Informationsmengen zu verwalten, daher sind Ihre Wartungs- und Zuverlässigkeitsdaten für sie nur ein weiteres Format, das sie zur Mischung hinzufügen.

Ihre Richtlinien und Ihr Framework sollten einfach sein, und die Dateien selbst sollten für diejenigen, die die Informationen benötigen, leicht zugänglich sein. Etwas so Einfaches wie Aktenschränke, die mit einem Dateibaum in Ihrem Anlagennetzwerk verbunden sind, können funktionieren. Ich bewahre gerne gedruckte Kopien von Handbüchern, Zeichnungen und einigen Verfahren auf, die Sie auf die Baustelle oder in den Laden mitnehmen können, damit diese in einem Aktenschrank landen. Jeder Artikel sollte mit der Schranknummer und dem Dateinamen beschriftet werden, damit er nach Hause kommt. Fügen Sie das einem Dateibaum mit Ordnern und Gerätedateien hinzu, die alle im Standardformat vorliegen, und Sie haben einen guten Ausgangspunkt.

Erstellen Sie Ihren Dateibaum basierend auf technischen Plätzen, Systemen, Prozessabläufen, alphabetischer Reihenfolge oder was auch immer für Sie und Ihre Mitarbeiter sinnvoll ist. (Vergiss nicht, einen Platz für die allgemeinen Dinge zu haben.) Verwende die Namen, die allen gemein sind oder die du gerne werden möchtest, und beschrifte dann die Ausrüstung so, um sie zu verstärken. Erstellen Sie einige Standardvorlagen für Stammdatenformulare, und schon können Sie Informationen sammeln, zusammenstellen und speichern.

Haben Sie ein Stammdatendokument für jedes Equipment, das als Zugang zu allem dient, was Sie jemals über dieses Equipment wissen möchten. Sie geben oben alle Standard-Basisinformationen wie Herstellername, Modell, Seriennummer und Kapazität ein und fügen dann eine kurze Beschreibung hinzu, wo es sich befindet und was es tut. Fügen Sie Links zu anderen Dokumenten ein und es fungiert als Zugang zu allen relevanten Informationen. Sie können es sogar als Ausrüstungshistoriendokument für Modifikationen, Aktualisierungen und spezielle Wissenselemente verwenden, die nirgendwo anders hinpassen. Die Verwendungsmöglichkeiten sind nur durch Ihre Vorstellungskraft begrenzt. Denken Sie daran, dass die menschliche Natur sagt, dass es wahrscheinlich nicht verwendet wird, wenn es nicht einfach und benutzerfreundlich ist.

Sobald Ihre Truppen einen Wert darin sehen, werden sie es als ersten Anlaufpunkt verwenden, also sichern Sie es regelmäßig und überprüfen Sie es mindestens einmal jährlich, um sicherzustellen, dass die Daten noch relevant sind. Es muss einen Mechanismus zum Hinzufügen neuer Informationen und Kommentare geben, damit Sie die Erfahrung Ihrer Techniker für alle verfügbar machen können.

Machen Sie sich keine Sorgen um Grammatik oder Rechtschreibung, da Sie diese später jederzeit bearbeiten können. Wenn Ihr CMMS- oder EAM-System die Kapazität für diese Funktion hat, großartig! Wenn nicht, oder wenn Sie ein kleiner Betrieb ohne diese Programme sind, ist dies eine Möglichkeit, an den Daten festzuhalten, die hilfreich sein kann. Sogar ein Link zur Webseite eines relevanten Originalgeräteherstellers oder Serviceanbieters kann der Schlüssel zu stundenlangen Ausfallzeiten sein. Der einfache Zugriff auf die Daten und die Links erspart die Fahrten zur Baustelle mit Taschenlampen bewaffnet, wo man versucht, ein wahrscheinlich mindestens zweimal gemaltes Typenschild zu lesen. Wenn Sie das Deck zu Ihren Gunsten stapeln, ist dies eine der Karten, die Sie auf der Hand haben möchten.


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