Warum Rückstände für eine effektive Wartung wichtig sind

Die Verwaltung eines Auftragsbestands ist nicht die spannendste Wartungsaufgabe, aber ohne eine vollständige und aktuelle Terminrückstand, wichtige Arbeiten werden vergessen. Tatsächlich ist ein gutes Rückstandsmanagement eine Voraussetzung für eine effektive Planung und Terminplanung.

Definieren eines Rückstands

"Backlog" bedeutet für verschiedene Leute unterschiedliche Dinge. Es gibt zwei gängige Definitionen. Die erste und häufigste ist, dass ein "Rückstand" eine Liste aller Arbeiten ist, die genehmigt wurden und schließlich erledigt werden. Dies ist die richtige Definition. Sie wird manchmal in Handelsstunden gemessen, besser jedoch in Wochen, berechnet als die Zeit, die benötigt wird, um die gesamte aktuelle Arbeit im Rückstand mit den Ressourcen abzuschließen, die für diese Arbeit verwendet werden könnten. Dies kann PM-Arbeit beinhalten oder auch nicht.

Die zweite Definition ist, dass ein "Rückstand" nur die Arbeitsaufträge sind, die ihr "erforderlich bis"-Datum überschritten haben. Diese Definition sollte nicht verwendet werden, da sie nicht logisch ist. Die meisten Wartungsabteilungen haben eine relativ feste Anzahl von Handwerkern, die Arbeiten aus mehr oder weniger zufällig generierten Arbeitsaufträgen ausführen.

Wenn ein Arbeitsauftrag initiiert wird, hängt das Datum, an dem die Arbeit abgeschlossen wird, von ihrer Bedeutung im Verhältnis zu der bereits im Rückstand befindlichen Arbeit, die bekannt ist, sowie den in Zukunft zu erstellenden Arbeitsaufträgen, die unbekannt sind, ab. Das Ergebnis ist, dass jedes "erforderlich bis"-Datum, das bei der Initiierung eines Arbeitsauftrags zugewiesen wird, nur eine wilde Vermutung und normalerweise falsch ist. Die Zuweisung eines "erforderlich bis"-Datums sollte auf die wenigen Arbeitsaufträge beschränkt werden, die eine echte Frist haben. Andernfalls stehen diese Termine im Widerspruch zu dem Ziel, immer an den Jobs zu arbeiten, die zu jeder Zeit den größten Wert haben.

In diesem Artikel wird die erste Backlog-Definition verwendet. Innerhalb dieses Rückstands von genehmigten, aber noch nicht begonnenen Arbeitsaufträgen gibt es Untergruppen. Dazu gehören der "Planungsrückstand", der als alle Arbeitsaufträge definiert werden kann, für die eine Verpflichtung wie z und andere Ressourcen sind verfügbar, sodass die Arbeit jederzeit beginnen kann.

Backlog-Filterung

Die Zusammenfassung aller genehmigten Arbeitsaufträge in einem einzigen Rückstand kann überwältigend sein. Stattdessen sollte es in logische Komponenten gefiltert werden. Folgende Filter werden empfohlen:

Arbeiten zum Herunterfahren und Arbeiten ohne Herunterfahren

Stilllegungsarbeiten müssen selbstverständlich im Rückstand bleiben, bis die entsprechende Stilllegung geplant ist, die ein Jahr oder länger dauern kann. Das Belassen dieser inaktiven Arbeit im Backlog erschwert die Verwaltung der laufenden Nicht-Shutdown-Arbeiten und sollte daher ausgeblendet werden, bis die Zeit für die Vorbereitung des Shutdowns gekommen ist, wenn sie eigenständig verwaltet wird. Natürlich sind die Vorbereitungsarbeiten für Shutdowns sehr wichtig und sollten zusammen mit allen anderen Nicht-Shutdown-Arbeiten priorisiert werden. Auch die Trennung von Stillstands- und Nichtstillstandsarbeiten ist für eine effiziente Stillstandsplanung erforderlich.

Mechanische und elektrische Arbeiten

Dies würde auch die Arbeit für alle anderen Kategorien von Instandhaltungsressourcen umfassen, wie beispielsweise die Bereichswartungsteams. Denken Sie daran, dass der Rückstand für eine Wartungsmannschaft auf die Arbeit für diese Mannschaft beschränkt sein sollte und Hinweise auf die erforderliche Unterstützung durch andere Mannschaften enthalten muss.

Vorbeugende Wartung und korrektive Wartung

Vorbeugende Wartungsarbeiten sollten im Voraus geplant und geplant werden. Die Anweisungen für Inspektionen und andere Routinen sollten archiviert und in Arbeitsaufträge zur vorbeugenden Wartung (PM) aufgenommen werden. Die Arbeiten sollten vom Wartungscomputersystem automatisch geplant werden. Natürlich erfordern PM-Arbeit und korrektive Wartung dieselben begrenzten Handelsressourcen und müssen zusammen geplant werden, aber für die Zwecke des Rückstandsmanagements können sie getrennt werden. Rückstände lassen sich einfacher verwalten, wenn die PM-Arbeit ausgeblendet wird, bis die Zeit für deren Planung gekommen ist.

Die PM-Arbeit sollte im Wartungscomputersystem so eingerichtet sein, dass für jeden Arbeitstag eine konstante Auslastung eingeplant wird. Dies ermöglicht, dass die den PMs zugewiesene Arbeitskraft konstant bleibt und für die korrektive Wartung als "unantastbar" angesehen wird. Auf diese Weise wird die Planung sowohl der vorbeugenden als auch der korrektiven Wartung vereinfacht.

Sauberkeit des Backlogs

Es bedarf erheblicher Disziplin, um die Arbeit im Rückstand auf die Jobs zu beschränken, die in naher Zukunft abgeschlossen werden. Backlogs sollten niemals abgeschlossene Jobs, doppelte Arbeitsaufträge oder Arbeiten mit niedriger Priorität enthalten, die niemand jemals zu erledigen beabsichtigt.

Ein wichtiger Teil der Disziplin zur Aufrechterhaltung eines sauberen Rückstands besteht darin, Arbeitsaufträge zu schließen (oder den Status auf "physisch abgeschlossen" zu ändern), sobald die Arbeit erledigt ist, was bei Arbeiten ohne Abschaltung am selben Tag und innerhalb weniger Tage erfolgen sollte Tage für größere Stillstandsarbeiten.

Die Funktion, einen sauberen Rückstand zu pflegen, sollte in die Stellenbeschreibung für eine ausgewiesene Wartungsposition aufgenommen werden. Es ist eine nicht planende Funktion, die einem Planer zugewiesen werden kann. Es dauert nicht viel Zeit und der Planer ist in der Lage, den Status aller Arbeitsaufträge in der Umgebung zu kennen.

Backlog-Größe

Es gibt eine optimale Größe für einen nicht abgeschalteten Arbeitsauftragsrückstand. Wenn der Rückstand zu gering ist, wird es schwierig, Handwerker bei vorrangiger Arbeit zu halten. Einbrüche und ungeplante Arbeiten werden zunehmen und die Produktivität sinkt.

Wenn der Rückstand zu groß ist, kann viel Material gebunden werden und der Rückstand wird schwer zu kontrollieren sein. Das Vertrauen in die geleistete Arbeit wird verloren gehen und "emotionale Notfälle" werden gefördert. Es kann sogar einfacher werden, einen neuen Arbeitsauftrag zu übermitteln, als zu versuchen, einen bestehenden Arbeitsauftrag in einem großen Rückstand zu finden. Ein großer Rückstand hilft bei der Arbeitsplanung wenig.

Idealerweise sollte der Rückstand so groß sein, dass wichtige Wartungs- und Betriebspersonal, einschließlich des Bereichswartungsleiters, des Betriebskoordinators und des Planers, ein ausreichendes „Gespür“ für den Rückstand haben, um Doppelarbeiten sofort erkennen zu können Anfragen.

Für einen typischen 24/7-Durchlaufbetrieb wäre ein gutes Startziel ein „Gesamtrückstau“ von etwa vier Wochen, ein „Planungsrückstand“ von etwa zwei bis vier Wochen und ein „fahrfertiger“ Rückstand von ein bis zwei Wochen.

Beachten Sie, dass ein „ready-to-schedule“-Rückstand von ein bis zwei Wochen impliziert, dass das gesamte Material für diese Arbeit irgendwo vor Ort bereitgestellt und einsatzbereit sein sollte. Diese Art der Materialverwaltung hat große Vorteile, wird aber nur erfolgreich sein, wenn ein großer Prozentsatz der Arbeit nach dem Zeitplan nach diesem Zeitplan ausgeführt wird.

Hinzufügen von Arbeit zum Backlog

Jede dem Backlog hinzugefügte Arbeit sollte von den Entscheidungsträgern des Bereichs einer gewissen Prüfung unterzogen werden. Ein guter Prozess besteht darin, dass der Bereichswartungsleiter und der Betriebskoordinator jeden Morgen alle neuen Arbeitsanforderungen überprüfen. Eine wichtige Funktion in diesem Schritt besteht darin, zu entscheiden, ob es sich um einen „kleinen Auftrag“ handelt, der sofort erledigt werden kann und weder eine Planung noch eine Terminierung rechtfertigt. Jedem zu erlauben, dem Backlog ohne Überprüfung Arbeit hinzuzufügen, garantiert, dass es desorganisiert und von geringem Wert wird.

Backlog-Management-Software

Idealerweise sollte Ihr Instandhaltungsmanagementsystem zur Rückstandskontrolle verwendet werden, aber leider haben viele Systeme in diesem Bereich eine sehr schwache Funktionalität. Bei der Verwaltung eines Rückstands dreht sich alles um das Sortieren und Filtern von Arbeitslisten. Diese Listen enthalten Spalten für die Geräte- und Arbeitsidentifikation, Planungsnotizen, Prioritäten, Ressourcen, Status usw. Nach meinen Beobachtungen gibt es, wenn überhaupt, nur wenige Wartungscomputersysteme, die Arbeitslisten besser verwalten können als eine gute Tabellenkalkulation. Tatsächlich können viele Unternehmen Arbeitslisten nicht effektiv bearbeiten, ohne sie zuerst von ihrem Wartungscomputersystem in Excel herunterzuladen.

Die meisten Wartungscomputersysteme eignen sich hervorragend zum Aufzeichnen von Wartungskosten gegen Arbeitsaufträge und sollten immer zu diesem Zweck eingesetzt werden. Wenn es jedoch mühsam ist, sie zum Verwalten von Arbeitslisten zu verwenden, sollte ein gut gestalteter und gut verwalteter Tabellenkalkulationsprozess verwendet werden, der in die Datenbank des Wartungscomputers integriert ist.

Backlogs können einfach verwaltet und auf dem neuesten Stand gehalten werden, indem Sie den Server Ihrer Site verwenden, um Arbeitslisten mit gesicherten Vorlagen und disziplinierter Verwaltung zu verwalten und zu teilen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Manager genau und häufig auf Rückstände achten müssen, um sicherzustellen, dass sie "sauber" sind, die geschätzten Zeiten realistisch sind und sie nahe an der optimalen Größe bleiben.