Best Practices für die Organisation und Verwaltung Ihres Wartungslagerraums

Dieser Artikel wurde von Jason Afara verfasst, einem Lösungsingenieur bei Fiix mit über sieben Jahren Erfahrung als Wartungsmanager und Planer

Produktionsequipment ist wie ein Profisportler. Sie sind beide Millionen von Dollar wert und der Schlüssel zu Ergebnissen.

Aber kein Baseballspieler konnte mit einem zu kurzen Schläger schlagen. Kein Wide Receiver konnte einen Touchdown erzielen, wenn seine Schuhe die falsche Größe hatten. Die kleinen Details machen den Unterschied. Bei der Wartung ist es dasselbe.

Das Entnehmen des falschen Lagers aus dem Wartungslager kann die Ursache für einen Ausfall einer kritischen Maschine sein. Ein kleines Teil kann einen enormen Verlust an Produktivität und Gewinn verursachen.

In diesem Artikel werden die Bestandsverfolgung und Best Practices für die Organisation Ihres Wartungslagerraums genauer betrachtet, um Ihr Wartungsteam und den gesamten Betrieb effizienter, kostengünstiger und sicherer zu machen.

4 Geheimnisse für die Inventarverwaltung

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Inhaltsverzeichnis

1. Teilebeschaffung
2. Ersatzteile und Arbeitsaufträge
3. Sicherung Ihres Wartungslagerraums
4. Organisation Ihres Wartungslagerraums
5. Optimierung Ihrer Bestandsverfolgung
6. Inventarverfolgung:Eine Säule für Wartungsteams

Verfolgen und optimieren Sie Ihre Teile mit dieser Bestandsverwaltungsvorlage

Teilebeschaffung

Die Kosten für Ersatzteile können sich schnell summieren. Aus diesem Grund ist es wichtig zu verstehen, was Sie für Inventar ausgeben und wie Sie es ausgeben.

Teile bestellen

Hier sind einige Fragen, die Sie sich und Ihrem Team stellen können, um ein besseres Gefühl für Ihren Inventarkaufprozess zu bekommen:

Es gibt zwei Endziele dieser Aktivität. Die erste besteht darin, herauszufinden, wie Sie Ihre Inventarausgaben genau verfolgen können, damit Sie immer wissen, wie sie im Vergleich zu Ihrem Budget stehen. Die zweite besteht darin, den Prozess so effizient wie möglich zu gestalten.

Das Entnehmen des falschen Lagers aus dem Wartungslager kann die Ursache für einen Ausfall einer kritischen Maschine sein. Ein kleiner Teil kann einen großen Verlust für die Produktion und das Endergebnis verursachen.

Die Produktivität leidet für alle, wenn ein Teil dieses Prozesses unterbrochen wird. Wenn beispielsweise ein Teileeinkäufer für jeden kleinen Einkauf eine Genehmigung einholen muss, nimmt das die Zeit aller in Anspruch. Es ist wichtig, eine Genehmigungsschwelle zu finden, die Vertrauen, Autonomie und Effizienz schafft und gleichzeitig Risiken reduziert. Du kannst immer nach Warnsignalen bei Ausgaben Ausschau halten und bei Bedarf tiefer graben.

Zusammenarbeit mit Anbietern

Es gibt einige hilfreiche Fragen, die Sie sich und Ihrem Team stellen sollten, um sicherzustellen, dass Sie das Beste aus der Beziehung zu den Lieferanten herausholen, die Ihr Wartungslager beliefern:

Eine gute Beziehung zu Lieferanten kann Ihr Bestandsverwaltungsprogramm übertreffen oder zerstören. Die letzte Position, die Sie einnehmen möchten, ist die Verzögerung der Produktion, während Sie auf die Lieferung eines kritischen Teils warten, weil der Lieferant nicht rechtzeitig bezahlt wird. Das Verständnis aller Elemente des Zahlungsvorgangs und die regelmäßige Überprüfung ausstehender Rechnungen sind wichtig, um den Lieferanten die Erwartungen zu vermitteln und sicherzustellen, dass Teile pünktlich geliefert werden.

Annahme von Teilen

Es gibt viele bewegliche Teile, an die man denken muss, wenn man die Lieferung von Inventar koordiniert, und ich spreche nicht nur von Lagern oder Motoren. Hier sind ein paar Fragen, die Ihnen dabei helfen, diesen Prozess reibungslos ablaufen zu lassen:

Ist der Wartungslagerraum rund um die Uhr besetzt? Wenn nicht, wo werden die Teile außerhalb der Geschäftszeiten gelagert und wie sind sie zugänglich?

Gibt es einen bestimmten Ort im Gebäude, an den die Verkäufer liefern?

Aktiert Ihr Team Teilbestellungen?

Muss es zwingend erforderlich sein, jedes Teil zu überprüfen, bevor es in Ihr Inventarsystem eingegeben wird?

Wie sieht der Empfangsprozess aus? Wird es in einem einzigen System oder in mehreren Systemen verfolgt? Sind diese Systeme miteinander synchronisiert?

Diese letzte Frage ist besonders wichtig. Wenn eine Linie ausfällt und Sie es eilig haben, sie zu reparieren, möchten Sie sicher sein, dass die Bestandsaufzeichnungen korrekt sind und das Teil in einwandfreiem Zustand ist.

Ersatzteile und Arbeitsaufträge

Sie bearbeiten Hunderte (oder sogar Tausende) von Arbeitsaufträgen, von denen die meisten mindestens ein Ersatzteil haben. Das ist eine Menge, die Sie im Auge behalten müssen, und es kann Ihnen und Ihrem Team leicht Kopfschmerzen bereiten. Glücklicherweise gibt es einige Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um dies zu verhindern.

Erteilen von Teilen an Arbeitsaufträge

Diese beiden Fragen helfen Ihnen bei der Verwendung von Teilen in Arbeitsaufträgen:

1. Wer in Ihrem Team ist dafür verantwortlich, das Teil zu einem Arbeitsauftrag hinzuzufügen?
2. Wie überwachen Sie den Teileverbrauch in Arbeitsaufträgen, um Teileänderungen als einziges Mittel zur Fehlerbehebung zu verhindern?

Die Ausgabe von Teilen in einen Arbeitsauftrag fügt dem Arbeitsauftrag sofort Kosten hinzu. Die genaue Verfolgung der Kosten ermöglicht es dem Führungsteam, die Kosten für alle Wartungsaktivitäten zu überwachen und anhand solider Daten Entscheidungen zu treffen (z. B. ob Sie neue Geräte kaufen oder einen anderen Techniker einstellen sollten).

Wie Sie diesen Prozess einrichten, liegt ganz bei Ihnen. An einigen Standorten können Techniker Teile zu Arbeitsaufträgen hinzufügen, während andere dies nur dem Mitarbeiter des Wartungslagers erlauben.

Staging-Teile für PMs

Arbeitsaufträge zur vorbeugenden Wartung verdienen einen eigenen Abschnitt, da sie ein ganz anderes Tier sein können als reaktive Arbeitsaufträge. Es gibt ein paar Fragen, die Ihnen bei der Planung der Teileverwendung für geplante Wartungsarbeiten helfen:

1. Gibt es einen ausgewiesenen Platz im Wartungslagerraum für präventive Wartungskits, die für anstehende PMs benötigt werden?
2. Wer ist für die Zusammenstellung dieser Kits verantwortlich?

Das Kitting ist in der Regel eine Praxis, die verwendet wird, um sicherzustellen, dass alle Teile für die anstehende Arbeit des Wartungsteams vorbereitet sind. Wenn Sie diese Teile beiseite legen, stellen Sie sicher, dass Sie das Wartungsteam erfolgreich aufstellen.

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Sichern Ihres Wartungslagerraums

Leute stehlen Dinge. Andere haben gute Absichten, aber es fehlt das Know-how. Das sind einige bedauerliche Tatsachen des Lebens. Ihr Wartungslagerraum ist dagegen nicht gefeit. Aus diesem Grund sollte die Sicherung Ihres Inventarbereichs oberste Priorität haben.

Zugang zum Lager

Die Chancen stehen gut, dass sich die Teile in Ihrem Wartungslager auf Tausende oder Millionen Dollar belaufen. Die Beschränkung des Zugangs zu Ihren Lagerbereichen hält das Risiko von Diebstahl und Missbrauch gering, was die Teilekosten erheblich senkt.

Hier sind einige Dinge, die Sie bei der Sicherung Ihres Lagerraums beachten sollten:

1. Wer hat Zugang zum Lagerraum? Normalerweise haben das Wartungsteam und die Produktionsleiter Zugriff, aber solange dies nachverfolgt wird und die Verantwortung verstanden wird, können Sie den Zugriff außerhalb dieser Rollen erweitern.
2. Welches Gerät verwenden Sie, um den Zugriff auf den Lagerraum einzuschränken?
3. Gibt es Kameras im Lagerraum? Wie befinden sich diese Kameras?

Eine der gängigsten Methoden zur Sicherung Ihres Wartungslagerraums besteht darin, ein Schlüsselpasssystem zu implementieren, das nur bestimmten Personen den Zugang zum Geschäft ermöglicht. Wenn Ihr Teileraum groß genug ist, können Sie ihn in Abschnitte unterteilen, wobei jeder Bereich über unterschiedliche Zugangsebenen verfügt. Dies verhindert Diebstahl und bedeutet, dass die Wartung nicht für Teile und Verbrauchsmaterialien bezahlen muss, die normalerweise von Mitarbeitern in anderen Abteilungen verwendet werden, wie z. B. Batterien.

Wenn Sie eine Kamera auf die Zugangspunkte zum Lagerraum richten, können Sie untersuchen, wann ein Teil verwendet wurde, wenn es verloren geht oder nicht in einem Arbeitsauftrag dokumentiert wurde. Auf diese Weise können Sie die Lagerausgaben verfolgen, auch wenn Teammitglieder aufgrund von Notfallsituationen vergessen, ein Teil zu protokollieren.

Eine gute Beziehung zu Lieferanten kann Ihr Bestandsverwaltungsprogramm übertreffen oder zerstören. Die letzte Position, die Sie einnehmen möchten, ist die Verzögerung der Produktion, während Sie auf die Lieferung eines kritischen Teils warten, weil der Verkäufer nicht rechtzeitig bezahlt wird.

Organisation Ihres Wartungslagerraums

Jede Einrichtung wird ihren Wartungslagerraum anders organisieren. Solange Sie Ihre Teile zugänglich, leicht auffindbar und verschleißfrei machen, können Sie nur schwer etwas falsch machen. Es gibt zwar Dutzende von Möglichkeiten, Ihren Raum zu organisieren, aber wir haben unten zwei gängige Methoden skizziert.

Teile nach Assets organisieren

Diese Methode ordnet Ersatzteile nach dem Asset, mit dem sie verwendet werden. Diese Strategie hat einige wichtige Vorteile, darunter:

• Erleichterung der Beschaffung von Teilen für geplante Wartungsarbeiten
• Bausätze für größere Umbauten
• Das richtige Teil für eine Anlage finden, wenn eine Notfallwartung streikt

Die Lagerung von Teilen nach Asset-Typ hat einen großen potenziellen Nachteil:Duplizierung. Wenn ein Lager derselben Größe an mehr als einem Gerät verwendet wird, ist es notwendig, es an mehreren Orten zu lagern, was zusätzliche Kosten verursacht und mehr Lagerraum benötigt.

Teile nach Typ organisieren

Diese Methode ordnet den Bestand nach der Art des Teils. Alle Ihre Lager wären zusammen, alle Pumpen wären an derselben Stelle und so weiter. Diese Methode hat einige Vorteile, wie zum Beispiel:

• Gut für die Fehlerbehebung zu sein, wenn Sie nicht genug von einem Teil haben und eine kurzfristige Lösung benötigen
• Damit Sie sehen können, wie viele Motoren, Getriebe, Frequenzumrichter und andere Teile Sie haben, die erhebliche Kosten verursachen
• Suchen von Lagereinheiten, die für das gleiche Teil gebaut wurden, wie ein Lagerschrank, der die Lager frei von Staub und Schmutz hält.

Es gibt auch einige Einschränkungen. Wenn Sie es eilig haben und eine ganz bestimmte Art von Lager aus den Dutzenden in Ihrem Lager verwenden müssen, ist es leicht, das falsche zu ergattern. Dieser Fehler kann zu verlängerten Reparaturzeiten und Ausfallzeiten führen. Ein QR-Code oder Barcode auf Lagerbehältern trägt dazu bei, dieses Risiko zu verringern.

Andere Dinge, die Sie bei der Organisation Ihrer Ersatzteile beachten sollten

Es gibt noch ein paar Fragen, die Sie sich stellen sollten, die Ihnen bei der Organisation Ihres Wartungslagerraums helfen:

1. Welche Tragfähigkeit ist für die Regale im Teileraum erforderlich?
2. Welche Teile sind kritisch und werden sie anders gelagert?
3. Werden die Teile hoch oben gelagert? Wenn ja, gibt es ein sicheres Verfahren zum Abrufen?
4. Sind bestimmte Teile hitzeempfindlich? Wie werden diese Teile gelagert?
5. Wird ein vom Hersteller verwaltetes System verwendet, um kleinere Teile (Schrauben, Sicherungen usw.) zu verfolgen?
6. Was ist die Mindestmenge an Lagerbeständen? Was ist maximal erforderlich?
7. Gibt es eine Standardmarke und/oder ein Standardmodell für alle Teile (zum Beispiel stammen alle Bedienelemente von einem bestimmten Hersteller)?

Die Chancen stehen gut, dass sich die Teile in Ihrem Wartungslager auf Tausende oder Millionen Dollar belaufen. Die Beschränkung des Zugangs zu Ihren Lagerbereichen hält das Risiko von Diebstahl und Missbrauch gering, was die Teilekosten erheblich senkt.

Optimierung Ihrer Inventarverfolgung

Datengesteuerte Entscheidungen über den Lagerbestand zu treffen, hilft Ihnen nicht nur, den letzten Wert aus Ihrem Wartungslagerraum herauszuholen, sondern führt auch zu gesünderen Vermögenswerten und weniger Kopfschmerzen für alle. Das ist viel zu versprechen, aber es erfordert viel Arbeit, die richtigen Prozesse zu implementieren, um dorthin zu gelangen.

Kritische Ersatzteile

Die Ermittlung Ihrer kritischen Ersatzteile ist genauso wichtig wie eine Kritikalitätsanalyse Ihrer Assets. Es hilft Ihnen, Ihr Inventar zu kaufen, zu organisieren und zu verwalten und verhindert, dass Geräteausfälle alptraumhafte Ausmaße annehmen.

Die Bestimmung Ihrer kritischen Ersatzteile beginnt mit dem Verständnis der kritischen Vermögenswerte Ihrer Einrichtung. Dies gibt Ihnen ein Gefühl dafür, welche Teile wichtig sind, um das Gerät so gut und so lange wie möglich am Laufen zu halten. Dies ist eine Übung, die die Eingabe von Wartungspersonal erfordert, das mit diesen Geräten am besten vertraut ist, um sicherzustellen, dass alle Informationen erfasst werden.

Zyklenzählungen

Durch häufige Inventurzykluszählungen haben Sie mehr Kontrolle über Ihren Wartungsplan und Ihr Wartungsbudget. Es stellt sicher, dass Ihre Aufzeichnungen genau sind, damit Ihnen nicht die kritischen Ersatzteile ausgehen oder Sie zu viel für teure Teile ausgeben. Das Abschließen regelmäßiger Zyklenzählungen mildert auch das reaktive Verhalten, das mit erheblichen Kosten verbunden ist.

Zyklenzählungen sind besonders wichtig, wenn Sie Software zum Verfolgen von Teilen verwenden. Sicherzustellen, dass die Informationen in Ihrem System mit der tatsächlichen Anzahl Ihrer Teile übereinstimmen, hilft dem Finanzteam und unterstützt das Wartungsteam bei seinen geplanten Aufgaben.

Stellen Sie sich bei der Ergänzung Ihres Zykluszählprogramms diese Fragen:

1. Wie oft werden Zyklen gezählt?
2. Wenn eine Zykluszählung auftritt, wie begrenzen Sie die Verwendung von Teilen?
3. Wer führt die Zyklenzählung durch? Wer überprüft stichprobenartig, ob die Zählung korrekt ist?

Berichterstellung

Die vierteljährliche oder monatliche Berichterstattung über den Bestandswert gibt Ihnen als Wartungsleiter Einblick in die Vorgänge im Wartungslagerraum.

Stellen Sie sich diese Fragen, wenn Sie Inventarberichte erstellen:

1. Wie oft wird der Bericht ausgeführt?
2. Welche Informationen werden im Bericht berücksichtigt?
3. Werden im Bericht alle Teile angezeigt oder nur eine Auswahl der teuersten Teile (wie die Top 50)?
4. Wird der Bericht die Bestandsveränderung zwischen zwei Daten anzeigen?

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Inventory Tracking:Eine Säule der außergewöhnlichen Wartung

Die Verwaltung und Verfolgung des Inventars ist eine wichtige Säule für jedes Wartungsteam. Wenn Sie tiefer in die Verbesserung Ihres Wartungslagerraums eintauchen, gibt es fünf Erkenntnisse, die Sie zum Erfolg führen können:

1. Einen Prozess zum Empfangen und Bestellen von Teilen haben
2. Personen haben, die Urlaub, Krankheit und andere Zeiten des Personalmangels auffüllen können
3. Führen Sie Berichte häufig genug aus, damit Sie eine allgemeine Vorstellung vom Wert der Teile im Lager haben
4. Planen Sie die Organisation Ihres Wartungslagerraums sorgfältig und fragen Sie mehrere Personen in Ihrem Team nach Ideen
5. Suchen Sie immer nach Stärken und Schwächen in Ihrem Bestandsmanagement und arbeiten Sie daran, alle Bereiche zu verbessern