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3 Schritte zu einer erfolgreichen CMMS-Implementierung

Wie wir kürzlich im Fiix-Blog untersucht haben, können CMMS-Implementierungen manchmal selbst mit den besten Absichten aus dem Ruder laufen. Laut John Cray von Life Cycle Engineering (schreibt für IndustryWeek) sind Implementierungsfehler oft auf ein kulturelles Problem zurückzuführen. Glücklicherweise gibt es eine Reihe von Leitprinzipien, die das Management aufstellen kann, um sicherzustellen, dass die Arbeitskultur die Einführung eines CMMS unterstützt. Aber was können Sie, abgesehen von der Schaffung einer Kultur, die neue Technologien akzeptiert, tun, um Ihre CMMS-Implementierung auf den Erfolg zu bringen?

Wir haben mit einer unserer ansässigen CMMS-Implementierungsexperten Leah Perez gesprochen, die uns auf die blinden Flecken aufmerksam gemacht hat, die einer erfolgreichen CMMS-Implementierung im Wege stehen können. Sie erzählte uns auch, wie das Implementierungsteam bei Fiix arbeitet, um sicherzustellen, dass es jeden potenziellen Schwachpunkt angeht.

Diese CMMS-Implementierungs-Checkliste wird Ihnen helfen, mit Ihrem CMMS durchzustarten

Laut Perez kann die Implementierung eines CMMS aus drei Hauptgründen fehlschlagen:

1) Unklare Rollen und Verantwortlichkeiten während der Implementierung

Dies kann sowohl während der anfänglichen Implementierung des CMMS als auch längerfristig ein Problem darstellen. In der Anfangszeit treten Probleme auf, wenn unklar ist, wer für die Nachverfolgung von Leistungen wie Datenerfassung und -bereinigung verantwortlich ist, um eine korrekte Einrichtung zu gewährleisten. Später kann es an Klarheit darüber mangeln, wer im Wartungsteam für laufende Aktualisierungen in verschiedenen Modulen des CMMS verantwortlich ist, z. B. das Hinzufügen von Arbeitsaufträgen, das Hinzufügen von Teilen zur Bestandsverfolgung, das Erstellen von Berichten und mehr.

2) Unbestimmte Projektziele

Vielleicht sind sich alle notwendigen Stakeholder bewusst, dass sie das neue CMMS verwenden müssen. Aber wissen sie warum ? Wenn sich niemand der Ziele bewusst ist, die die Organisation mit der Einführung eines CMMS zu erreichen versucht, wird es sehr schwierig sein, sicherzustellen, dass die Einführung erfolgreich durchgeführt wird.

Stellen Sie Ihr Team mit dieser Zielsetzungsvorlage für den CMMS-Erfolg auf

3) Wenig bis keine Einführung des neuen CMMS vor der Implementierung

Die erfolgreiche Einführung eines neuen Projekts oder Systems hängt vom Engagement aller Beteiligten ab, die von neuen Prozessen betroffen sind. Oftmals werden die an der laufenden Verwaltung des CMMS Beteiligten erst dann auf den Projektplan aufmerksam, wenn bereits mit der Umsetzung begonnen wurde. Dies kann gerade für die Leute verwirrend und frustrierend sein, die gut informiert sein und sich in der neuen Software sicher sein müssen, damit alles reibungslos läuft.

3 Schritte zum Erfolg der CMMS-Implementierung

Perez teilte uns auch die Maßnahmen mit, die ihr Team bei Fiix ergreift, um Wartungsteams während der Implementierungsphase und darüber hinaus erfolgreich aufzustellen.

1) Legen Sie frühzeitig die wichtigsten Interessengruppen und ihre Beteiligung fest

Während der Projektfindungsphase hilft Perez den Wartungsteams, herauszufinden, wer die Geschäftsbeteiligten sein werden. Sie leitet die Teams auch an, indem sie genau bestimmt, wie sich die einzelnen Stakeholder in Bezug auf das tägliche Management des CMMS engagieren werden. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Rollen und Verantwortlichkeiten berücksichtigt und klar definiert sind und kein Raum für Mehrdeutigkeiten bleibt.

2) Entwickeln Sie einen Projektplan, um Ihre CMMS-Ziele abzustimmen

Während der Projektfindung und während der gesamten Implementierung entwickeln Perez und ihr Team einen Projektplan, der die CMMS-Ziele definiert und die Erfassung und Messung spezifischer Datenpunkte erleichtert, die in den Zielen beschrieben sind. Sie wird auch andere Fiix-Kunden über Best Practices in Bezug auf die Einrichtung und Nutzung von CMMS sowie gemeinsame Branchenziele austauschen, um dem Unternehmen zu helfen, zu skizzieren, wie der CMMS-Erfolg für sie aussehen wird.

3) Planen Sie Kickoff- und Check-in-Anrufe mit Ihrem CMMS-Experten

Perez und ihr Team planen während der Projektfindungsphase häufig Kickoff-Gespräche mit allen Beteiligten, damit alle Beteiligten die Möglichkeit haben, Fragen zu stellen und Feedback zu geben. Sobald die Implementierung beginnt, sorgt ihr Team dafür, dass Check-in-Calls eingerichtet werden, damit Feedback und weitere Fragen beantwortet werden können und der Projektplan bei Bedarf weiter gestaltet werden kann. Diese Anrufe stellen sicher, dass jeder über alle erforderlichen Informationen verfügt, noch bevor die Implementierung beginnt.

Über die Implementierung hinaus:Wie können Wartungsteams Probleme später angehen?

Wenn nach der Implementierungsphase Probleme auftreten, ist es wichtig zu erkennen, wo das Problem liegt. Verfügt das Wartungsteam nicht über die erforderliche Manpower, um die bei der Implementierung festgelegten Ziele zu erreichen? Gibt es Benutzer, die immer noch resistent gegen die Verwendung des CMMS sind? Wenn ja warum? Gibt es Einschränkungen außerhalb des CMMS, die behoben werden müssen, damit alles wieder in Gang kommt?

Perez und ihr Team unterstützen weiterhin Wartungsteams bei diesen Problemen mit folgenden Punkten:

Wie bei jeder organisatorischen Änderung, die sich auf Prozesse und den täglichen Betrieb auswirkt, erfordert die korrekte Implementierung eines CMMS ein hohes Maß an Planung, Aufmerksamkeit und Umsetzung. Es ist wichtig, einen CMMS-Anbieter zu wählen, der Sie mit der Unterstützung ausstattet, die Sie für die Implementierung und darüber hinaus benötigen.

Möchten Sie mehr über die CMMS-Implementierung erfahren? Laden Sie unseren kostenlosen Implementierungsleitfaden herunter.


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