Die Einzelheiten eines Wartungsvertrags

Die Wartung spielt eine entscheidende Rolle für den reibungslosen Geschäftsbetrieb in jeder Anlage. Unternehmen, die sich nicht um ihre physischen Vermögenswerte kümmern können (oder wollen), werden Wartungsarbeiten auslagern. Und das geht nicht, ohne einen Wartungsvertrag abzuschließen.

Um zu verstehen, was einen guten Vertrag ausmacht und wie man ihn aushandelt, müssen wir zunächst die idealen Umstände für das Outsourcing von Wartungsarbeiten erörtern. Fangen wir an.

Was ist ein Service-Wartungsvertrag?

Ein Wartungsvertrag ist eine rechtsgültige Vereinbarung zwischen einem Unternehmen und einem Wartungsdienstleister . Es legt die Bedingungen der Vereinbarung zwischen den beiden Parteien fest. Wartungsvertragspartner können für eine Vielzahl unterschiedlicher Wartungsarbeiten eingestellt werden, von der allgemeinen Wartung bis hin zu speziellen Reparaturen.

Alle zwischen den Parteien ausgehandelten Details werden im Vertrag festgelegt. Dadurch wird das Engagement des Dienstleisters gefestigt. Weitere Informationen dazu, was in einen Vertrag aufgenommen werden muss, werden später im Artikel erläutert.

Warum die Wartung auslagern?

Die Wartung von Geräten und Einrichtungen kann auf vier verschiedene Arten eingerichtet werden: 

1. Arbeit durch ein internes Wartungsteam 
2. Arbeit wird von OEM-Technikern (Original Equipment Manufacturer) ausgeführt
3. alle Arbeiten werden Drittanbietern für die Wartung zugewiesen
4. verschiedene Kombinationen der oben genannten 3 Möglichkeiten

Die einzige Situation, in der sich ein Unternehmen nicht um Wartungsverträge kümmern muss, ist, wenn alle Arbeiten von einem internen Team erledigt werden. Das ist jedoch recht selten. Laut unserer Wartungsumfrage vom Februar 2021 lagern nur 10 % der Einrichtungen keine Wartungsarbeiten aus.

Wie das obige Bild zeigt, sind die häufigsten Gründe für das Outsourcing von Wartungsaktivitäten:

• das interne Team hat einfach zu viel Arbeit
• Es macht keinen Sinn, einen Vollzeitmitarbeiter für eine spezielle Aufgabe zu behalten, die gelegentlich ausgeführt werden muss (wie die Einstellung eines Vollzeitklempners)   
• Der Organisation fehlen spezielle Kenntnisse oder Werkzeuge, um bestimmte Reparaturen durchzuführen 
• OEMs bieten im Rahmen des Verkaufs der Geräte einen Wartungsservice an
• in bestimmten Situationen könnten Wartungsunternehmen kostengünstiger sein
• Die Organisation findet es einfacher, einfach alles auszulagern 

Jedes Unternehmen wird seine eigenen Gründe haben, Wartungsunternehmen zu beauftragen. In solchen Fällen sorgt ein zuverlässiger Wartungsvertrag für einen hohen Servicegrad zu geringeren Kosten.

Arten von langfristigen Wartungsverträgen (AMC vs. CMC)

Es gibt zwei Haupttypen von langfristigen Wartungsserviceverträgen, die als AMC und CMC bezeichnet werden.

AMC steht für einen jährlichen Wartungsvertrag . CMC steht für einen umfassenden Wartungsvertrag . Sie dienen der Beauftragung unabhängiger Dienstleister für Wartungsarbeiten jeder Art – vom Landschaftsbau über die Gebäudewartung bis hin zur Wartung von Maschinen und IT-Geräten.

Sowohl AMC als auch CMC übernehmen die Servicegebühren für regelmäßige laufende Wartungen und Notfallreparaturen. Bei Ausfall einer Anlage entsendet der Wartungsunternehmer umgehend Servicepersonal. Sie reparieren es und ersetzen die Ersatzteile (falls erforderlich).

Ein jährlicher Wartungsvertrag ist eine großartige Möglichkeit, den grundlegenden Wartungsbedarf zu decken, während ein umfassender Wartungsvertrag alle zusätzlichen Ersatzteile, Arbeits- oder Transportkosten abdeckt, die während der routinemäßigen Wartung durch Techniker anfallen. Jährliche Wartungsdienste decken keine zusätzlichen Kosten ab, die während des Wartungsprozesses anfallen können.

Kurz gesagt, AMC hat niedrigere Anschaffungskosten, kann jedoch zu zusätzlichen Gebühren führen. CMC kostet mehr, aber es müssen keine zusätzlichen Rechnungen bezahlt werden.

Vertragsdauer

Die Laufzeit für einen Service-Wartungsvertrag beträgt in der Regel ein Jahr. Dies gilt sowohl für AMC als auch für CMC. Wenn die Kunden-Lieferanten-Beziehung gut läuft, können sie länger sein (3-Jahres- und 5-Jahres-Wartungsverträge sind keine Seltenheit).

Langfristige Verträge kommen sowohl dem Unternehmen als auch dem Wartungsunternehmen zugute. Einige Vorteile für das Unternehmen sind:

• Qualitätskontrolle :Der Wartungsunternehmer wird die Anlagen regelmäßig warten. Da der Vertrag langfristig ist, hat der Auftragnehmer den Anreiz, die Maschine gut laufen zu lassen. Dies führt zu weniger Pannen und einem verbesserten Endergebnis.
• Erhöhte Lebensdauer und Leistung :Der langfristige Vertrag stellt sicher, dass die Maschine regelmäßig gewartet wird, was ihre Lebensdauer erhöht und ihre Gesamtleistung verbessert.
• Seelenfrieden :Die Verwaltung von Wartungsarbeiten ist viel Arbeit. Wenn Sie einen zuverlässigen Auftragnehmer haben, muss sich das Unternehmen um eine Sache weniger kümmern.
• Kostenvorteile :Auftragnehmer bieten einen ermäßigten Preis für langfristige Verträge. Dies kann dazu beitragen, die jährlichen Wartungskosten zu senken, ohne das Serviceniveau zu beeinträchtigen.

Wartungsanbieter bevorzugen auch langfristige Wartungsverträge. Wenn sie starke Beziehungen zu bestehenden Kunden aufbauen können, sorgen sie für ein regelmäßiges Einkommen, was immer schön ist. Sie haben einen Anreiz, einen zufriedenstellenden Service zu bieten, um ihren Markenruf zu verbessern und wertvolle Empfehlungen zu erhalten.

Preisgestaltung

Der Preis eines Wartungsvertrags hängt von vielen Faktoren ab, wie dem Leistungsumfang, der maximalen Anzahl der zu wartenden Pannen, der Anzahl der Assets und der Vertragsdauer.

Verschiedene Wartungsunternehmen bieten unterschiedliche Preismethoden an. Sie werden normalerweise zwischen dem Anbieter und dem Dienstanbieter ausgehandelt, um zu sehen, was für beide funktioniert. Die häufigsten sind:

• Zeitbasierte Preise :Der Vertrag sieht einen festen Stundensatz vor und wird nach der Gesamtzahl der vom Lieferanten aufgewendeten Arbeitsstunden berechnet.
• Preis pro Gerät :Verkäufer und Firma vereinbaren einen Festpreis für die Wartung eines einzelnen Gerätes während der Vertragslaufzeit. Um den Gesamtpreis zu erhalten, wird der Preis pro Gerät mit der Anzahl der vertraglich abgedeckten Geräte multipliziert.
• Preise basierend auf der Lebensdauer der Assets :Mit zunehmendem Alter einer Maschine steigt der Wartungsbedarf. Der Anbieter könnte versuchen, die Preise für solche Vermögenswerte zu erhöhen.
• Ersatz vs. Reparatur :Sollte ein Anbieter bestimmte Anlagen/Komponenten reparieren oder ersetzen, wenn sie kaputt gehen? Der Preis des Vertrags kann sich ändern, je nachdem, wie die Organisation damit umgehen möchte.

Der Vertrag kann andere spezifische Anforderungen des Kunden enthalten, die mit zusätzlichen Kosten verbunden sind. Die Bedingungen und der Endpreis des Vertrags hängen stark von den Verhandlungen zwischen den beiden Parteien ab.

Wartungsmanager und Facility Manager, die mit den Anbietern in Kontakt stehen, sollten über die Fähigkeiten und das Wissen verfügen, um einen guten Wartungsvertrag auszuhandeln. Hier sind ein paar nützliche Tipps, um bessere Konditionen auszuhandeln.

Was ist in einem Wartungsvertrag enthalten?

Ein Service-Wartungsvertrag enthält normalerweise die folgenden Details:

• Name und Kontakt: Der Vertrag muss Angaben wie die Namen der beiden Unternehmen, ihre eingetragene Adresse, Angaben zu den Unterzeichnern und den/die Ort(e) enthalten, an dem/denen Dienstleistungen erwartet werden.
• Ausrüstungsdetails :Technische Spezifikation, Standort, Betriebsbedingungen und andere relevante Informationen bezüglich der zu wartenden Maschine.
• Der Umfang der Verantwortlichkeiten für den Dienstanbieter sollte klar definiert werden, um Unklarheiten in Zukunft zu vermeiden.
• Erwartungen des Kunden :Der Auftragnehmer kann die Aufgaben nicht erfüllen, wenn das Unternehmen und seine Mitarbeiter nicht kooperativ sind. Der Vertrag enthält auch Einzelheiten darüber, was der Auftragnehmer vom Auftraggeber erwartet.
• Antwortzeit :Vom Auftragnehmer wird erwartet, dass er die Dienstleistung so schnell wie möglich anbietet. Die maximale Reaktionszeit, insbesondere bei kritischen Assets, muss klar definiert werden. Jede darüber hinausgehende Reaktionszeit stellt einen Vertragsbruch dar.
• Zeit für die Fertigstellung des Dienstes :Der Auftragnehmer muss die Leistung innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens abschließen. Der Vertrag sollte diese Bestimmungen enthalten.
• Entschädigung: Falls der Verkäufer das Gerät oder anderes Eigentum beschädigt. Auch eine Leistungsverzögerung kann eine Entschädigung rechtfertigen, wenn sie im Vertrag angegeben ist.
• Preis . Im Vertrag werden der Vertragspreis, die Laufzeit und die Zahlungsbedingungen deutlich angegeben.
• Höhere Gewalt . Dies ist der Teil des Vertrages, der im Falle außergewöhnlicher Umstände beide Parteien von ihren Verpflichtungen befreit. Es ist ein Standard in allen Rechtsverträgen.

Darüber hinaus kann alles, was zwischen Unternehmen und Auftragnehmer ausgehandelt wird, dem Servicevertrag hinzugefügt werden.

Wie schreibt man Wartungsverträge?

Für den Abschluss von Wartungsverträgen gibt es keine feste Regel. Das Wichtigste ist, dass der Vertrag mit rechtlichen Mitteln durchsetzbar ist. Durchdachte Geschäftsbedingungen sollten selbstverständlich sein.

Die Einzelheiten des Vertrags unterscheiden sich je nach den Umständen, den Vorschriften des Landes und den Gepflogenheiten des Ortes.

Sie können einen kurzen Blick auf diese Anleitung werfen, die beschreibt, wie Sie einen grundlegenden Wartungsvertrag abschließen. Um zu sehen, wie sie in der Praxis aussehen, können Sie sich auf die unten aufgeführten Vorlagen beziehen.

Gemeinsame Vorlagen für Wartungsverträge

Ein Unternehmen kann einen Wartungsvertrag für einen bestimmten Zweck oder durch die Bündelung aller Wartungsanforderungen erstellen. Sie müssen nicht bei jedem neuen Vertrag das Rad neu erfinden. Es gibt viele Ressourcen und Vorlagen, die ein guter Ausgangspunkt für die Erstellung eines neuen Vertrags sein können:

• Vorlage für einen Gerätewartungsvertrag
• HVAC-Wartungsvertrag
• Vorlage für einen Gebäudewartungsvertrag
• Vorlage für einen IT-Wartungsvertrag
• Präventiver Wartungskontakt
• Vorlage für einen Hauswartungsvertrag

Obwohl Vorlagen großartig sind, sollten Unternehmen, die unabhängige Wartungsdienstleister beauftragen, ihre spezifischen Bedürfnisse sorgfältig prüfen und sicherstellen, dass sie in den endgültigen Wartungsvertrag aufgenommen werden.

Verwenden von Limble CMMS zur Verwaltung von Wartungsverträgen und Anbietern

Lassen Sie uns zum Abschluss diskutieren, wie Unternehmen effizient mit Anbietern und Verträgen umgehen können. Darunter verstehen wir einen schnellen Zugriff auf notwendige Informationen und die Möglichkeit nachzuvollziehen, ob die vom Lieferanten ausgeführten Arbeiten mit den vertraglichen Vereinbarungen übereinstimmen.

In der Regel haben Wartungsmanager mit zwei Arten von Anbietern zu tun: 

1. die Wartungsdienste anbieten
2. die sie Ersatzteile und Materialien kaufen

Moderne Wartungssoftware wie Limble CMMS kann die Verfolgung und Verwaltung jeder Art von Anbieter rationalisieren. Wir werden uns auf Auftragnehmer konzentrieren, da dies das Thema dieses Artikels ist.

Neben den Wartungsverträgen selbst sollten Manager schnellen und einfachen Zugriff auf andere Anbieterinformationen wie Namen, Adressen, E-Mails und Telefonnummern haben. Dies mag zunächst trivial erscheinen, ist jedoch sehr hilfreich, wenn Sie Verträge mit mehreren Anbietern haben und mehrere Standorte überwachen.

Die Abbildung unten zeigt, wie Limble alle Anbieterinformationen an einem zentralen Ort speichert:  

Wenn Sie sich das Bild genauer ansehen, werden Sie feststellen, dass Sie mit Limble Anbieter mit den von ihnen verwalteten Assets verknüpfen können.

Um die Kommunikation zu rationalisieren, können Unternehmen Wartungsunternehmen eingeschränkten Zugriff auf Limble-Software gewähren. Arbeitsaufträge können über unsere Software direkt an den Lieferanten gesendet werden (siehe hier, wie dies in der Praxis funktioniert). Der Lieferant erhält die WOs und die beigefügten Arbeitsanweisungen, führt die Arbeit aus, trägt Zeit und verbrauchte Ersatzteile ein und schließt den Arbeitsauftrag ab.

Auf diese Weise haben Wartungs- und Facility-Manager einen klaren Überblick über die Zeit eines Lieferanten, die verwendeten Teile, die Lieferantenrechnungen und andere gewünschte Daten. Sie können diese Daten verwenden, um Berichte zu erstellen und zu verfolgen, wie viel Geld sie für bestimmte Anbieter ausgeben.

Sie können Erfahren Sie hier mehr über die Anbieterverwaltungsfunktionen von Limble . Bei weiteren Fragen zögern Sie nicht, unten in den Kommentaren einen Thread zu eröffnen.