Was sind Coaching-Karten und wie werden sie verwendet?

Coaching-Karten sind ein wichtiger Bestandteil eines umfassenden Change-Management-Programms. Sie werden verwendet, um sicherzustellen, dass die von einer Organisation eingeführte Änderung tatsächlich wie geplant funktioniert. Die Verwendung von Coaching-Karten schafft eine unbedenkliche Möglichkeit, Menschen, die mit der Veränderung ihres täglichen Lebens leben, zu treffen und ihnen zu helfen, erfolgreich zu sein. Coaching-Karten wurden von Projektmanagern entworfen, die mehrere große organisatorische Veränderungen nach einigen Wochen oder Monaten nachlassen mussten. Coaching-Karten allein garantieren keine perfekte Veränderung, aber sie sind ein wesentlicher Bestandteil der Veränderung, nachdem die Installation und das Training abgeschlossen sind und neue Verhaltensweisen erwartet werden. Langfristige Nachhaltigkeit kann mit einem zyklischen Ansatz verwaltet werden, bei dem die Coaching-Karten verwendet und die in der letzten Kartenrunde entdeckten Probleme gelöst werden.

Unterschätzen Sie niemals, wie wichtig es ist, die Führung zu engagieren, während Sie neue Verhaltensweisen vorantreiben und Abbau von Barrieren, die durch neue Prozesse erfahren werden. Coaching-Karten bieten den richtigen Grund, Mitarbeiter zu engagieren und gleichzeitig unschätzbare Daten darüber zu liefern, wie die Organisation wirklich funktioniert. Führungskräfte sollten nach dem Zufallsprinzip selbst Coaching-Karten durchführen und sehen, was sie über die anstehende Veränderung erfahren.

Coachingkarten analysieren drei Perspektiven einer Position:Aktivitäten, Berichte &Dokumente und Ergebnisse pro Position, nicht pro Person. Ziel der Coaching-Karte ist es, die Schwierigkeiten und Erfolge aufzuzeigen, die durch die Umstellung auf die neue gewünschte Norm entstehen. Es ist typisch, dass mehr als 80 Prozent der identifizierten Nöte Probleme sind, die von den Führungskräften gelöst werden müssen; weniger als 20 Prozent werden daran liegen, dass sich die Mitarbeiter gegen die Veränderung wehren. Durch die Gestaltung der Karten, die Positionen im Vergleich zu Einzelpersonen widerspiegeln, ist das Interview für den Mitarbeiter hilfreich, anstatt einschüchternd zu wirken. Bei einer der frühesten Implementierungen des Coaching-Karten-Prozesses erhielten die Mitarbeiter die Coaching-Karten einen Tag bevor die Führungskräfte kamen, um die Fragen zu stellen. Die Mitarbeiter waren erleichtert, die Fragen zu lesen und die Erwartungen so prägnant formuliert zu sehen. Die häufigste Reaktion war:„Das ist großartig. Jetzt verstehe ich endlich genau, was ich tun soll und worauf ich mich am wichtigsten konzentrieren muss.“

Mit dem Coaching-Kartenprozess können alle neuen Veränderungen in Ihrer Organisation in Aktion beobachtet. Jede Abweichung vom angestrebten Ergebnis wird erkannt und gemanagt. Ohne diesen Prozess könnten die Leute alte Programme oder Prozesse weiter verwenden, ohne entdeckt zu werden, und den Gesamterfolg untergraben. Diese Karten liefern vertrauenswürdige Daten und reduzieren die subjektiven Entscheidungen über die Akzeptanz der Umsetzung. Keine Gruppe wird in der Lage sein, zu wenig zu liefern, ohne dass die lokalen Manager die Leistungsprobleme im Voraus kennen.

Hier ist ein Beispiel für die Funktionsweise des Prozesses. Eine Organisation versuchte, die Position des Wartungshandwerkers zu ändern. Der Handwerker berichtete, dass er schriftliche Rückmeldungen darüber gab, wie jeder Arbeitsauftrag tatsächlich ausgeführt wurde, aber die Personen, die diese Notizen dokumentieren sollten, taten ihren Teil nicht. Dies wurde bestätigt, als der Arbeitsauftrag erneut ausgeführt werden musste und die zuvor gegebene Rückmeldung bei der nächsten Arbeitsauftragsrunde nicht ersichtlich war. Ausgehend von diesem Kommentar auf der Coaching-Karte ergriff die Führungsgruppe Maßnahmen. Der Geschäftsprozess zur Erledigung von Arbeitsaufträgen wurde überprüft, um festzustellen, wo die Störung auftrat und welche Positionen im Prozess eine Rolle spielten. Die Leute, die in diesen anderen Positionen arbeiteten, wurden zusammengerufen, um ihre Hürden zu verstehen, um den Prozess zum Laufen zu bringen, und es wurden Pläne gemacht, den gesamten Geschäftsprozess zu überarbeiten. Immer wieder wurden Themen auf den Coachingkarten dokumentiert und die Führung ermöglichte Lösungen. Dies ist die Macht der Informationen, die sich aus den Coaching-Karten ergeben. Keine Umsetzung sollte scheitern, wenn Führungskräfte auf die Ergebnisse der Karten hören und entsprechend handeln. Dutzende von Problemen tauchen normalerweise nach einer großen organisatorischen Änderung auf. Ein Team von Führungskräften sollte die zusammengefassten Ergebnisse überprüfen und priorisieren, welche Themen zuerst angegangen werden sollen:Dann sollten sie die Pläne umsetzen, gefolgt von einer weiteren Runde von Coaching-Karten, um den Fortschritt zu messen.

Das unten stehende PDF-Dokument ist a Muster einer Coaching-Karte für einen Wartungsplaner. Die Fragen stellen alle Aspekte der Veränderung dar, die diese Organisation durchmachte, um ihr Programm zu vervollständigen. Diese Liste stellt nicht jede einzelne Aufgabe dar, die diese Position erfüllen muss, aber sie enthält alles, was die Personen in dieser Position tun müssen, um diese Veränderung zu erfüllen. Die Art der Änderung ist nicht wichtig. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Organisation ihren Wartungsprozess ändert, eine neue Buchhaltungssoftware einführt oder sogar zwei Unternehmen zusammenführt. Jede bedeutende Änderung, die von den Mitarbeitern verlangt, Dinge anders zu machen, ist der perfekte Zeitpunkt, um Coaching-Karten zu verwenden, um sicherzustellen, dass die Änderung in Ihrer Kultur verankert ist und zur neuen Norm geworden ist.

Dieser Artikel erschien in der Mai-Ausgabe des RxToday-Newsletters von Life Cycle Engineering.

Beispiel-Coaching-Karte herunterladen (PDF)