Capex vs. Opex für IT-Ausgaben

Die Cloud bietet viele attraktive Alternativen für Unternehmen und ihre IT-Teams, die Flexibilität und schnelle Bereitstellung aller Arten von Anwendungen, ob groß oder klein, suchen. Aber bestehende Budgetmuster – mit einer starken Tendenz zum Eigentum (Capex) und nicht zum Verbrauch nach Bedarf (Opex) – bedeuten, dass die IT auf die alte Art und Weise beim Einkaufen von Tools feststeckt. Alte Gewohnheiten und Arbeitsstile haben dazu geführt, dass Unternehmen ein größeres Investitionsbudget, aber ein viel kleineres Betriebsbudget haben, obwohl das Gegenteil in einer abonnementorientierten SaaS-Modellwelt sinnvoller ist. Veränderungen zu rechtfertigen kann sehr schwierig sein.

Wie kann die IT Veränderungen rechtfertigen und zu neuen Modellen und Ausgabenformen wechseln? Auch wenn die IT oft an hochmodernen Investitionen beteiligt ist, die Unternehmen letztendlich dabei helfen, sich zu verändern, zu wachsen und sich anzupassen, kann die Implementierung von Änderungen innerhalb der IT selbst und zwischen der IT und anderen Abteilungen wie dem Finanzwesen entmutigend sein.

Unternehmen, die Tools zur besseren Verwaltung ihrer Anwendungen oder ihres Betriebs benötigen, haben traditionell daran gedacht, einfach ein Softwarepaket zu kaufen oder es für die lokale Nutzung zu lizenzieren. Im Vergleich zu den heutigen SaaS-Optionen ist dieser Ansatz jedoch fast immer mit hohen Kosten verbunden. Manchmal kann es auch die Flexibilität bei der Bereitstellung einschränken, da zusätzliche Nutzung oder Gebühren pro Benutzer anfallen.

Einer der Faktoren, der Unternehmen davon abhält, webbasierte Alternativen zu nutzen, die in der Regel kostengünstiger und flexibler sind, besteht einfach darin, dass ihr vorhandenes Budget, das von der finanziellen Seite des Hauses oft mit den größten Schwierigkeiten abgeworben wird, in zwei Kategorien unterteilt wird:Investitionsausgaben (Capex) und Betriebsausgaben (Opex).

Seit den Tagen von Big Iron und dem sprichwörtlichen Glashaus gehörte die IT in den meisten Unternehmen zu den kapitalintensivsten Tätigkeiten. Die anfänglichen Investitionsinvestitionen waren enorm, und regelmäßige Upgrades könnten fast eine Entscheidung sein, die auf das Unternehmen wettete. Offensichtlich hat sich die Welt verändert. Die schnelle Einführung der Cloud verändert wirtschaftliche Annahmen und das Erscheinungsbild der IT. Auf die IT steht der Druck, einen geschäftlichen Mehrwert zu schaffen, anstatt einfach nur Geld auszugeben. Aber Budgetmodelle haben oft nicht aufgeholt. Jahr für Jahr musste die IT Kostensenkungen ertragen, aber die Kürzungen wurden oft gegen die Annahmen dieser Aufteilung von Capex/Opex vorgenommen.

Finanzleute haben natürlich oft ihre eigenen Sorgen. Einer ist, dass Opex im Allgemeinen andere steuerliche Konsequenzen hat als Capex. Abhängig von den spezifischen Bedingungen einer einzelnen Organisation kann das viel ausmachen.

Plädoyer für mehr Betriebskosten

Wie also können Sie überzeugende Argumente für mehr Betriebskosten – für strategische Modernisierung – und weniger Investitionsausgaben vorlegen?

Es hilft, die finanziellen Probleme Ihres Unternehmens und die Strategien zu verstehen, die es für Cash-Management, langfristige Investitionen und mehr anwendet. Aber Sie können auch in der Nähe Ihres Wohnorts erfolgreich sein. Einige IT-Führungskräfte zögern, auf eine Verlagerung auf die Betriebskosten zu drängen, weil es in zweierlei Hinsicht so aussehen kann, als würde man den Kopf auf den Hackklotz legen. Erstens, wenn Sie das Boot rocken, riskieren Sie möglicherweise, Ihr Budget zu untergraben. Wenn Sie vorschlagen, dass Sie vielleicht nicht so viel Investitionsaufwand brauchen und mehr Betriebskosten wollen, könnten die Finanzleute versuchen, beides zu kürzen! Darüber hinaus besteht die größere Sorge, dass die Verlagerung von Ausgaben das Bekenntnis zu neuen Arbeitsweisen bedeuten könnte. Und wenn bei einer Änderung etwas schief geht, zu der Sie sich im Laufe des Haushaltsverfahrens so öffentlich verpflichtet haben, anstatt hinter den Kulissen zu verfolgen, wer soll dann dafür verantwortlich gemacht werden?

Meinetwegen. Beginnen Sie also mit einer Vision, wohin Sie wollen. Fragen Sie sich, wie weit Ihr Unternehmen in der Cloud gehen soll und wie viele Funktionen Sie aus dem Investitionszyklus herausholen möchten. Dann reduzieren Sie diese Vision ein wenig und beschönigen sie mit vielen sorgfältigen Argumenten, um sie der Finanzabteilung und anderen Geschäftsteams wie dem Einkauf zu präsentieren. Zeigen Sie, dass Sie einen Plan haben, für dieses Jahr und für zwei oder drei Jahre. Das mag riskant klingen, muss aber nicht eisern und genau sein. Lassen Sie etwas Spielraum und betonen Sie die Flexibilität, die Sie benötigen, um sich bietende Gelegenheiten zu ergreifen.

Konzentrieren Sie sich generell auf die Chancen, die die Cloud für die IT und das Unternehmen bietet – nämlich geringere Kosten und mehr Flexibilität. Aber weder Sie noch das Top-Management wollen mittendrin von einem Protokoll zum anderen springen – auch bekannt als Big-Bang-Ansatz. Schlagen Sie also ein Ziel vor, beispielsweise 5 % der Investitionsausgaben für drei Jahre in die Betriebskosten zu verlagern, damit Sie neue Vorgehensweisen ausprobieren können, ohne den gesamten Vorgang zu riskieren.

Erstellen Sie einen Plan B (und vielleicht sogar einen Plan C) für die IT-Ausgaben

Jeder im Management weiß (oder kann überzeugt werden), dass sich die IT schnell verändert und die Auswirkungen für jedes Unternehmen etwas anders sind. IHRE Rolle ist es, vernünftige Schritte nach vorne zu machen.

Kehren Sie dann zur unteren Zeile zurück. Versprechen Sie nicht, weiter zu reduzieren, aber schlagen Sie vor, dass Cloud – richtig gemacht und auf hochwertige Bereiche angewendet – eine sofortige Wirkung haben und den Weg für die weitere Erforschung der Cloud-Möglichkeiten ebnen kann.

Erinnern Sie sich und Ihre Führungskräfte daran, dass das Endergebnis eine kosteneffizientere IT sein sollte, ohne dass regelmäßig große Investitionen zur Aktualisierung von Tools und Systemen erforderlich sind. Es ist ein sehr starkes Argument. Beginnen Sie damit, sich selbst zu überzeugen und die anderen werden folgen.