Überprüfung des Lagerbestands (mit Checkliste)

Für vielbeschäftigte Lagerverwalter kann die Aussicht auf die Durchführung einer Bestandsprüfung eine entmutigende Aufgabe sein, die sie dazu inspirieren könnte, Abstriche zu machen. Obwohl es für Mitarbeiter in dieser wichtigen Position nur natürlich ist, sich ausschließlich auf das Tagesgeschäft zu konzentrieren, kann die Vernachlässigung der harten Daten zu vermeidbaren Fehlern führen, die das Wachstum oder sogar das Überleben des Unternehmens gefährden können.

Weil wir möchten, dass Sie und Ihre Mitarbeiter aus jedem Audit entschlossen und gut informiert hervorgehen , und vor allem energiegeladen , haben wir eine Best-Practices-Liste zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen soll, Ihren Bestand auf möglichst ganzheitliche Weise eingehend zu betrachten. Laden Sie unsere hilfreiche Checkliste für Lagerbestandsprüfungen herunter, um einen interaktiven Überblick über die wesentlichen Schritte des Bestandsprüfungsprozesses zu erhalten. Hier ist eine Vorschau, wie Ihre Schritte aussehen sollten:

1. Definieren Sie Ihre Ziele.
2. Lagerbestandszählungen durchführen.
3. Lagerbetrieb beobachten.
4. Befragen Sie wichtige Lagermitarbeiter.
5. Inventardaten synthetisieren.
6. Werten Sie die Ergebnisse der Bestandsprüfung aus.

Definieren Sie Ihre Bestandsprüfungsziele

Selbst wenn ein Lagerleiter in seiner Karriere unzählige Audits durchgeführt hat, wird ein guter Audit erkennen, dass keine zwei auf die gleiche Weise durchgeführt werden sollten. Das bedeutet, dass der Manager vor der Durchführung des Audits mit den zuständigen Stellen in Kontakt treten muss, um sicherzustellen, dass sie ihr Audit so weiterentwickeln, dass es bestimmte Punkte enthält, die das Unternehmen möglicherweise zu verbessern oder auszubauen versucht.
Jedes Audit sollte die Grundlagen wie Inventurzählungen und Datenanalyse beinhalten. Aber abgesehen von den Grundlagen kann es Fälle geben, in denen sich das Unternehmen beispielsweise auf neue Sicherheitsvorschriften einstellt, was bedeutet, dass der Prüfer besonders genau auf die aktuellen Sicherheitsprotokolle achten muss und wie die neuen so nahtlos wie möglich implementiert werden können.

Lagerbestandszählungen durchführen

Unabhängig davon, ob sich das Unternehmen auf ein Periodensystem oder ein System mit ständiger Bestandsführung verlässt, es ist wichtig, dass es sich gegenseitig erfüllt -Überprüfungen selbst der technologisch fortschrittlichsten Netzwerke, um sicherzustellen, dass alle Artikel berücksichtigt werden. Dies kann je nach Lagerorganisation und der Genauigkeit vergangener Audits entweder als vollständige oder teilweise Bestandszählung erfolgen.
In Bezug auf die Strategie ist es wichtig, dass der Lagerverwalter mehrere Faktoren berücksichtigt, insbesondere wenn er sich dafür entscheidet teilweise zählen. Für eine gründlichere und genauere Prüfung müssen sie sicherstellen, dass sie größere Lagerbestandsverschiebungen aufgrund von Verkäufen, Urlaubsplänen oder Liquidationen berücksichtigt haben.
Zum Beispiel testen Prüfer häufig Lagerbestände, um den niedrigeren Wert anzuwenden der Kosten- oder Marktregel – ein allgemein anerkanntes Rechnungslegungsverfahren, das vorschreibt, dass Unternehmen die Lagerkosten als den niedrigeren von zwei Zahlen erfassen:die tatsächlichen Anschaffungskosten oder den aktuellen Marktwert. Ebenso testen Wirtschaftsprüfer in der Regel hochwertige Artikel und fehleranfällige Artikel, um zu bestätigen, dass die Aufzeichnungen korrekt sind und konsistente Buchhaltungsmethoden verwendet werden. Alle diese Variablen sollten notiert werden, damit bis zum nächsten Audit keine Verwirrung oder Diskrepanz möglich ist.

Lagerbetrieb beobachten

Selbst die aufmerksamsten Lagerleiter können in besonders geschäftigen Zeiten den Überblick über das tägliche Kommen und Gehen in ihrem Lager verlieren. Um dies zu ändern, ist es wichtig, dass eine sorgfältige und geduldige Beobachtung des Lagerbetriebs durchgeführt wird.
Natürlich wird jede Beobachtung von einem Unternehmen zum anderen variieren, da keine zwei genau gleich sind, aber jede sollte eine vollständige Betrachtung der Fulfillment-Prozess, falls vorhanden, und Sicherheitsbewertungen, um sicherzustellen, dass sich alle aus dem Gefahrenbereich heraushalten und alle behördlichen Maßnahmen einhalten.
Dabei kann es auch bei Lagerleitern zu einem „Aha-Erlebnis“ kommen. Indem sie sich zurücklehnen und den Betrieb aus einer Außenperspektive betrachten, werden sie die oft versteckten Schwachstellen, die die Effizienz beeinträchtigen könnten, leichter erkennen. Natürlich muss dieser Leiter während dieses Prozesses auch vollständige Notizen machen, die er im letzten Schritt des Auditprozesses verwenden wird.

Interview mit Schlüssellagermitarbeitern

Dies kann jeden umfassen, von der rechten Hand des Lagerleiters bis hin zum temporären Kommissionierer, der auf dem Boden arbeitet. Unabhängig von der Position können offene Gespräche von Angesicht zu Angesicht der aussagekräftigste Schritt des Audits sein, hinter der Analyse der harten Daten.
Hier sind einige Fragen, die im Interviewprozess behandelt werden sollten:

1. Sind alle Richtlinien zur Einhaltung der Sicherheitsbestimmungen klar? Fühlen Sie sich im Job durchgehend sicher?
2. Haben Sie Probleme im System bemerkt, die Ihrer Meinung nach den Arbeitsablauf verlangsamen könnten?
3. Sind Ihnen zusätzliche Bestände oder ungenutzte Verbrauchsmaterialien bekannt, die möglicherweise nicht Teil der ursprünglichen Zählung bei dieser Prüfung waren?
4. Wie notieren Sie beschädigtes oder verlorenes Inventar im Inventarsystem? Und haben Sie das Gefühl, dass Sie genügend Zugriff auf das Inventarsystem haben, um Ihre Arbeit effizient zu erledigen?

Bestandsdaten synthetisieren

Abhängig von den Fähigkeiten des etablierten Inventarsystems können die Aufgaben des Lagerleiters in dieser Phase variieren, von der einfachen Analyse der durch ein automatisiertes System gesammelten Daten bis zur manuellen Eingabe aller Zählungen in eine benutzerdefinierte Tabelle.
Trotzdem gibt es keine Entschuldigung für die Eile, während die Daten synthetisiert werden. Der Vorgesetzte muss darauf achten, dass alle Faktoren beachtet werden, einschließlich Diebstahl, Verlust, Zählabweichungen, Gesundheits- und Sicherheitsbedenken und Mitarbeitergespräche. Danach können die Ergebnisse im Inventarsystem organisiert werden, sodass das Audit in Zukunft schnell und einfach zum Vergleich herangezogen werden kann.

Bewerten Sie die Ergebnisse der Bestandsprüfung

Nachdem das physische Audit abgeschlossen ist und alle Datenergebnisse eingegeben wurden, ist es an der Zeit, die Ergebnisse auszuwerten. In dieser letzten Phase sollte Folgendes berücksichtigt werden:

1. Kostenkontrollen, die möglicherweise geändert werden müssen
2. Schlagen Sie Verbesserungen an etablierten Prozessen vor, die die Lagerproduktivität steigern könnten
3. Entwicklung von Vorschlägen für Lagersoftware- und Hardware-Updates
4. Nehmen Sie sich Zeit, um die Lagerzeiten zu analysieren und potenzielle Änderungen an den Schichten vorzunehmen

Am Ende des Tages ergeben sich erfolgreiche Audits, wenn akribische Lagerleiter ihren Teil dazu beitragen, täglich strenge Aufzeichnungen über die Aktivitäten zu führen. Dadurch wird eine viel effektivere und umfassendere Bestandsprüfung ermöglicht, die in Zukunft als Vorlage verwendet werden kann. Suchen Sie nach einer Liste mit umsetzbaren Schritten im Bestandsprüfungsprozess? Laden Sie unsere interaktive Checkliste für Lagerbestandsprüfungen herunter.