Optimiertes Asset-Tagging: 6 wesentliche Schritte für effektives Management

Jede Organisation, die Asset-Tagging zur Verwaltung physischer Assets nutzt, benötigt einen klar definierten, effizienten Prozess für das Taggen von Assets bei Erwerb und die Überwachung über deren gesamte Nutzungsdauer.

Was ist Asset-Tagging?

Asset-Tagging ist der Prozess der Anbringung von Identifikations-Tags oder -Labels (Asset-Tags) an Assets. Es wird für fixe und bewegliche Assets eingesetzt, um einzelne Assets über ihre gesamte Nutzungsdauer eindeutig zu identifizieren. Typischerweise mit Barcodes bedruckt, werden Asset-Tags mit Handheld-Barcode-Scannern oder Smartphones mit Scanner-App eingelesen, sodass Nutzer Daten zu Standort, Wartungshistorie oder anderen Details eines Assets abrufen und dokumentieren können.

Asset-Tagging wird häufig für Bestandsmanagement, Work-in-Process (WIP) und zur Verwaltung von Wartungs- und Reparaturprozessen mit CMMS-Lösungen eingesetzt. Es findet branchenübergreifend Anwendung – von Healthcare über Bildung, Lagerhaltung, Verteidigung, Versorger bis hin zur Fertigung.

Zweck eines Asset-Tagging-Systems

Asset-Tagging ermöglicht Unternehmen, jedem Asset eine eindeutige Kennung zuzuweisen. Bedruckt mit Barcodes, eliminieren Asset-Tags manuelle Dateneingabe und ermöglichen präzises, effizientes Inventartracking sowie straffere Dokumentation von Aktivitäten wie Wartung und Reparatur. Durch Tracking von Standort, Wartungshistorie, Nutzung und weiteren Details jedes Assets können Unternehmen Buchhaltung vereinfachen und Reporting für Rechnungswesen und Steuerzwecke straffen. Beispielsweise erleichtern vollständige Nutzungsdaten die Abschreibungsberechnung für Equipment-Assets.

Manche Branchen haben Vorschriften, die festlegen, welche Assets getaggt werden müssen, welche Materialien für Asset-Tags erforderlich sind und andere Identifikationsanforderungen. Die Verteidigungsindustrie verlangt beispielsweise Unique Identification (UID/IUID) gemäß MIL-STD-130. Für Verteidigungsanwendungen genutzte Asset-Tags (UID-Labels) müssen strenge Kriterien erfüllen, darunter die Fähigkeit, rauen Umgebungsbedingungen standzuhalten und über die Lebensdauer des Assets lesbar zu bleiben. In der Verteidigung bietet Asset-Tagging ein wertvolles Werkzeug, um militärisches Eigentum über seinen gesamten Lebenszyklus – von Herstellung über Distribution bis zur Entsorgung – zu verfolgen.

Die für einzelne Assets gesammelten Daten ermöglichen Unternehmen aller Branchen intelligentere, datengetriebene Entscheidungen – etwa ob Investition in neue Ausrüstung finanziell sinnvoller ist als Reparatur eines dem Ende seiner erwarteten Nutzungsdauer nahekommenden Equipments.

Da jedes Element mit einer eindeutigen Kennung versehen ist und sein Standortverlauf dokumentiert wird, kann Asset-Tagging auch Diebstahl und Verlust abschrecken. Bestimmte Asset-Tag-Typen, wie manipulationssichere Barcode-Labels, bieten zusätzlichen Diebstahlschutz.

Warum sind Asset-Tags wichtig?

Asset-Tags sind das Fundament eines Asset-Tracking-Systems und bieten eine zuverlässige Methode zur Identifikation einzelner Assets sowie effiziente Datenerfassung. Ohne Asset-Tags müssten Informationen zu Standort und Historie manuell dokumentiert werden – ein Prozess, der anfällig für menschliche Fehler und Ungenauigkeiten ist. Assets werden bei manuellen Prozessen eher falsch identifiziert, was zu unzuverlässigen Daten führt.

Mit permanentem, druckempfindlichem Klebstoff oder mechanischer Befestigung angebracht, sollen Asset-Tags über die gesamte Nutzungsdauer eines Assets angebracht und lesbar bleiben. Da Asset-Tags Assets kennzeichnen, die jahrzehntelang im Einsatz sein können, ist es entscheidend, die Betriebsumgebung bei der Tag-Wahl zu berücksichtigen.

Zwar können Barcodes auf Peel-and-Stick-Labels gedruckt werden, doch diese papierbasierten Labels sind nicht langlebig genug, um Regen, Schnee und UV-Strahlung über Monate oder Jahre zu überstehen. Asset-Tags, die abfallen, verblassen oder unlesbar werden, müssen ersetzt werden – was über die Asset-Lebensdauer höhere Kosten verursacht als die Wahl eines langlebigen Tags, der den typischen Umweltbedingungen von Anfang an standhält.

6 Schritte zu einem effizienten Asset-Tagging-System

Im Folgenden ein Überblick der wesentlichen Schritte im Asset-Tagging-Prozessfluss.

1. Asset-Typ und -Kategorie identifizieren.
2. Eindeutige Identifikationsnummer zuweisen.
3. Art des benötigten Asset-Labels bestimmen.
4. Asset und alle zugehörigen Informationen in Ihr Asset-Tracking-System eingeben.
5. Asset-Tag am Artikel anbringen.
6. Datenverifikationsprozesse implementieren.

Hier erfahren Sie, was Sie für einen straffen Asset-Tagging-Prozess wissen müssen.

Asset-Typ und -Kategorie identifizieren

Wenn Sie bereits ein Asset-Tracking-System implementiert haben, verfügen Sie wahrscheinlich über ein Klassifikationssystem (Schema) für Assets einschließlich Kategorien und Typen. Führen Sie ein Asset-Tracking-System erstmals ein, ist die Erstellung dieses Kategorisierungssystems ein wesentlicher Schritt für konsistente Kategorisierung über die Zeit. Assets können nach Abteilung, Kosten, Nutzung oder anderen Variablen gruppiert werden.
Sie sollten eine Kategorisierungsmethode wählen, die mit dem Prozess zur Asset-Kategorisierung für Rechnungszwecke übereinstimmt. Auch wenn Ihr Rechnungssystem sowohl materielle als auch immaterielle Assets umfasst und Ihr Asset-Tagging-Prozess nur materielle Assets betrifft, ermöglicht die Anpassung Ihrer physischen Asset-Klassifikation an Ihre Rechnungsmethodik einfachere Integration und Reporting.

Screenshot via Corporate Finance Institute

Beispiele für physische Asset-Kategorien:

• Möbel
• IT-Equipment (Computer, Laptops)
• Audio-visuelle Geräte
• Technisches Equipment (Netzteile, Klimaanlagen)

Eindeutige Identifikationsnummer zuweisen

Neben Kategorisierung und Typklassifizierung sollte jedes Asset eine eindeutige Identifikationsnummer für präzises Tracking erhalten. Diese Unique ID unterscheidet individuelle Assets von anderen derselben Kategorie und Art, was Prozesse wie Nachbestellung, Wartung und Rechnungswesen erleichtert.
Eindeutige Identifikationsnummern können Codierungen enthalten, die Asset-Typ oder Abteilungseigentum anzeigen. Beispiel: Assets der HR-Abteilung enthalten Präfix 013, Assets der Buchhaltung Präfix 014. So lassen sich wichtige Infos zum Asset bereits am Tag ablesen, während Details per Barcode-Scan verfügbar sind.

Art des benötigten Asset-Labels bestimmen

Asset-Labels und -Tags sind keine Einheitslösung. Es gibt diverse Labels und Tags für spezifische Anwendungen – langlebige Asset-Tags für raue Bedingungen, Sicherheits-Asset-Tags für hochwertige, diebstahl- oder manipulationsgefährdete Assets. Permanente Equipment-Labels eignen sich ideal zur Automatisierung der Datenerfassung über die Asset-Lebensdauer. Berücksichtigen Sie Asset-Kategorie und -Typ sowie Umgebungsbedingungen: Wird das Asset mit aggressiven Reinigern gereinigt? Ist es Chemikalien oder Lösungsmitteln ausgesetzt? Witterungseinflüssen? All diese Faktoren sollten bei der Wahl des besten Asset-Labels für jedes Asset abgewogen werden.

Asset und zugehörige Informationen in Ihr Asset-Tracking-System eingeben

Assets sollten unmittelbar nach Erhalt ins System eingegeben werden. Um diesen Prozess zu straffen, hilft schriftliche Prozessdokumentation, die festlegt, wann Assets getaggt werden, wie sie kategorisiert werden, welche Label-Typen für bestimmte Asset-Typen anzufordern sind und wie Dateneingabe verfahren soll. Beispielsweise hat die University of Washington ein Tagging Procedure Document mit spezifischen Prozessfluss-Informationen. Dateneingabeanforderungen können je nach Asset-Kategorie und -Typ variieren. Im Allgemeinen umfasst die in ein Asset-Tracking-System eingegebene Daten:

• Asset-Identifikationsnummer
• Serien- oder Modellnummern
• Hersteller- oder Lieferanteninformationen
• Anschaffungsdatum
• Standort oder Abteilungseigentum
• Status
• Asset-Wert

Asset-Tag am Artikel anbringen

Befestigungsmethoden variieren je nach Asset- und Label-Typ. Manche Asset-Tags nutzen druckempfindlichen Klebstoff, andere mechanische Befestigung, manche bieten beide Optionen. Wenn Sie die Wahl zwischen Klebstoff und mechanischer Befestigung haben, wählen Sie die für das Asset oder gemäß Unternehmensrichtlinie passende Methode.

Datenverifikationsprozesse implementieren

Verifizieren Sie Assets anhand von mindestens zwei Datenpunkten, z. B. Barcode und Seriennummer des Artikels. Bei Asset-Entsorgung ist dieser Schritt entscheidend, um eine „genaue und verifizierbare Chain of Custody“ zu gewährleisten, was Datenschutzverletzungen (besonders bei IT-Asset-Entsorgung) mindern und Compliance mit Vorschriften unterstützen kann.
Ein konsistenter Asset-Tagging-Prozessfluss stellt sicher, dass alle von Ihrem Unternehmen empfangenen Assets konsistent klassifiziert und getrackt werden, was das Auffinden von Assets im gesamten Unternehmen erleichtert, regelmäßige Wartungspläne ermöglicht und präzise Aufzeichnungen für Audit- und Rechnungszwecke sichert. Klare Richtlinien und Verfahren sowie Schulung Ihrer Teammitglieder auf genehmigte Asset-Tagging-Verfahren straffen Prozesse und können letztlich positive Auswirkungen auf Ihr Endergebnis haben – durch verbesserte Ressourcennutzung, Reduzierung unnötiger Asset-Duplikation und längere nutzbare Lebensdauer Ihrer Investitionen.