Was sind die Hauptmerkmale und Vorteile von CMMS-Lösungen

Die Vorteile eines CMMS bestehen darin, dass Sie schneller, mit weniger Aufwand und weniger Stress mehr erledigen können. Ihr Leben wird einfacher, weil Ihr Arbeitstag vorhersehbarer ist.

Aber um die Vorteile wirklich zu verstehen, lohnt es sich, sich anzusehen, was ein CMMS ist, wie es funktioniert, warum es besser ist als Papier und Tabellenkalkulationen, welche Funktionen es hat und wie diese Funktionen zusammenkommen, um effiziente Arbeitsabläufe zu ermöglichen. Warum müssen Sie wissen, wie es funktioniert, um die Vorteile besser zu verstehen? Genauso ist es mit deinem Auto. Je mehr Sie über die Funktionsweise des Motors wissen, desto besser können Sie fahren.

Was ist überhaupt ein CMMS?

Ein computergestütztes Wartungsmanagementsystem (CMMS) ist eine Software, mit der Sie Ihre Wartungsvorgänge zentralisieren, standardisieren und optimieren. Sie erhalten alle Ihre Daten an einem Ort, wodurch sie sicher, geschützt und zugänglich sind.

Es ist oft einfacher zu verstehen, wie alles zusammenhängt, wenn man sich ein CMMS als zwei getrennte, aber miteinander verbundene Teile vorstellt.

Die CMMS-Datenbank

Das Herzstück ist die Datenbank, in der Sie alle Ihre Daten organisiert und auf dem neuesten Stand halten. Moderne Lösungen handhaben die Datenbank etwas anders, und ein Teil des Verständnisses von CMMS-Software besteht darin, sich anzusehen, wie viele Anbieter eine dauerhafte Partnerschaft anstelle eines einmaligen Verkaufs bevorzugen.

Ältere Systeme waren lokal, was bedeutet, dass Sie die Server vor Ort hatten. Aber viele neuere Systeme haben die Datenbank in der Cloud, was bedeutet, dass Ihr Anbieter sich für Sie um alle Server kümmert und sicherstellt, dass alles aktualisiert und betriebsbereit ist. Anstatt die Software direkt zu kaufen, erhalten Sie ein Abonnement, das Ihnen unbegrenzten Zugriff gewährt.

Dieses Software-as-a-Service-Geschäftsmodell (SaaS) ist das gleiche Geschäft, das Sie mit Netflix haben. Sie kaufen nicht all diese Filme und Fernsehsendungen. Stattdessen haben Sie ein Abonnement, mit dem Sie darauf zugreifen können, sodass Sie so viel konsumieren können, wie Sie möchten.

Ein wesentlicher Unterschied besteht jedoch darin, dass alle Ihre Wartungsdaten Ihnen gehören, und wenn Sie sich entscheiden, das Abonnement bei Ihrem CMMS-Anbieter zu beenden, nehmen Sie Ihre Daten mit. Hier wechselt die Analogie zu einem Babysitter. Ihr CMMS-Anbieter kümmert sich um Ihre Daten und stellt sicher, dass sie sicher sind, aber sobald Sie sie zurückfordern, erhalten Sie sie zurück.

Die CMMS-Schnittstelle

Der andere Teil des CMMS ist die Schnittstelle, mit der Sie direkt interagieren, um Daten hinzuzufügen, zu aktualisieren und zu teilen. Sie können sich die Schnittstelle auch als all die verschiedenen Funktionen des CMMS vorstellen, einschließlich:

• Arbeitsauftragsverwaltung
• Vorbeugende Wartung
• Bestandskontrolle
• Wartungsberichte

Die Benutzeroberfläche ist der Teil der Software, den Sie sehen, während die Datenbank eher hinter den Kulissen liegt.

Was sind die Vorteile eines CMMS gegenüber Papier und Tabellenkalkulationen?

Ein modernes CMMS ist besser als Papier und besser als Tabellenkalkulationen, aber aus entgegengesetzten Gründen.

Arbeitsaufträge in Papierform erschweren das Generieren und Teilen von Daten

Wenn Sie versuchen, Ihre gesamte Wartung auf Papier zu verfolgen und zu planen, stoßen Sie direkt auf zwei Probleme. Erstens ist es schwierig, Daten zu generieren, weil Sie alles von Hand aufschreiben müssen, was Sie mit gekritzelten Arbeitsaufträgen voller kleiner, aber oft kritischer Fehler zurücklässt. Manchmal ist es das falsche Datum. In anderen Fällen schreiben Sie den falschen Vermögenswert auf. In jedem Fall können diese kleinen Fehler Sie und den Rest der Wartungsabteilung viel Zeit und Ärger kosten.

Und das ist manchmal das geringste Ihrer schrecklichen Probleme. Oftmals fällt die Arbeit einfach durch das Raster, weil es so einfach ist, all diese Zettel zu verlegen. Dann verpassen Sie die kleinen Aufgaben, die Sie früher hätten erledigen sollen, und bereiten sich später auf größere Probleme vor.

Selbst wenn das System perfekt funktioniert, wenn jeder eine perfekte Handschrift hat und niemand jemals etwas verliert, kämpft man mit einem System, das einfach nur langsam ist. Jedes Mal, wenn Sie einen neuen Arbeitsauftrag zuweisen, müssen Sie entweder den zugewiesenen Techniker jagen oder warten, bis er im Büro vorbeischaut, um den Papierkram abzuholen. Das bremst dich aus. Und für neue Aufgaben ins Büro zurücklaufen zu müssen, verlangsamt die Techniker.

Tabellenarbeitsaufträge machen es zu einfach, Daten zu generieren und zu teilen

Bei Tabellenkalkulationen haben Sie das gegenteilige Problem. Da Sie jetzt von einer Datei in die nächste kopieren und einfügen können, ist das Erstellen von Kopien schnell und einfach.

Aber diese Kopien bleiben nicht lange Kopien. Wenn Sie zum ersten Mal eine Kopie als E-Mail-Anhang versenden, ist sie identisch mit dem Original. Aber sobald nur ein Techniker Änderungen an seiner Kopie vornimmt, gibt es jetzt mehrere Versionen dieser Datei da draußen. Sofort ist jede andere Version dieser Datei veraltet, und jeder, der eine verwendet, arbeitet mit veralteten Daten.

Der Vorteil eines CMMS gegenüber Papier und Tabellenkalkulationen besteht darin, dass Sie sich nie wieder Gedanken über die Abarbeitung veralteter Daten machen müssen. Denken Sie daran, dass sich alles in einer Datenbank befindet und alle auf dieselben Daten zugreifen. Wenn Sie eine Änderung vornehmen, einen Arbeitsauftrag aktualisieren oder das Datum einer Inspektion ändern, kann das gesamte Team dieselben aktuellen Daten sehen.

Eine Quelle oder Wahrheit bedeutet null Verwirrung.

Was sind die Vorteile eines IPS?

Es läuft alles darauf hinaus, dass Ihr Arbeitstag vorhersehbarer und weniger stressig wird. Sie erhalten mehr Kontrolle, weniger Überraschungen. Das war es in groben Zügen. Aber es gibt auch eine lange Liste spezifischer Vorteile, die eine moderne Wartungsmanagement-Softwarelösung mit sich bringt.

Vorbeugende Wartung einrichten, planen und verfolgen

Ein gutes CMMS hilft Ihnen bei der Planung vorbeugender Wartungsinspektionen und -aufgaben, damit Sie kleine Probleme erkennen, bevor sie sich zu großen, kostenintensiven Problemen auswachsen können. Es ist, als ob Sie immer daran denken, das Öl in Ihrem Auto zu überprüfen und zu wechseln. Ein wenig vorbeugende Wartung bewahrt Sie vor einem kostspieligen festgefahrenen Motor.

Behalten Sie den Überblick über die reaktive Wartung

Und wenn doch mal etwas schief geht, hilft Ihnen die CMMS-Software, schneller zu reagieren. Anstatt darauf zu warten, dass das Problem so groß wird, dass jeder davon weiß, macht es das integrierte Portal für offene Anfragen für jeden vor Ort einfach, sich an Sie zu wenden und Sie zu kontaktieren, sobald er ein Problem sieht.

Sie müssen lediglich die Online-Anfrageseite öffnen und ihre Wartungsanfrage stellen. Und da die Seite mit anpassbaren Feldern ausgestattet ist, können Sie sicherstellen, dass Sie die Informationen erhalten, die Sie benötigen, um die Arbeit richtig zu priorisieren und einen Arbeitsauftrag mit allem zu erstellen, was Ihre Techniker für einen effizienten Abschluss benötigen.

Inventar kontrollieren, Kosten senken

Selbst wenn Ihre besten Techniker genau zur richtigen Zeit am perfekten Ort auftauchen, können sie ohne die richtigen Teile und Materialien nichts tun.

Und es ist mehr als nur Effizienz. Ein kleiner Fehler kann sich tagelang hinziehen, wenn Sie sitzen und warten müssen, bis Teile von einem Lieferanten geliefert werden. Nicht nur Ihre Techniker sitzen auf ihren Händen, sondern alle Asset-Operatoren sitzen auch untätig da.

Aber sobald Sie den MRO-Bestand mit der Software verfolgen, müssen Sie sich keine Sorgen mehr machen, dass Ihnen kritische Teile ausgehen. Weil Sie immer wissen, was Sie zur Hand haben, wissen Sie auch immer, wann Sie die nächste Bestellung aufgeben sollten. Und wenn Sie lange vor dem Bedarf bestellen, sparen Sie auch kostspielige Versandkosten über Nacht.

Daten nutzen, bessere Entscheidungen treffen

Ein gutes IPS gibt Ihnen die Kontrolle über das Heute, aber es hilft Ihnen auch, sich besser auf die Zukunft vorzubereiten. Da Sie jetzt in der Lage sind, bessere und zuverlässigere Daten zu erfassen, können Sie diese in umsetzbare Erkenntnisse über Ihre gesamten Betriebsabläufe umwandeln.

Wie funktioniert das? Im CMMS befinden sich beispielsweise alle Daten zu einer der Pumpen, die Sie in Ihrer Einrichtung haben. Wenn Sie sich die Daten ansehen, wissen Sie, dass sie in der Regel etwa alle drei Monate zusammenbrechen. Und es liegt im Allgemeinen an Problemen mit der Schmierung.

Da Sie diesen Daten vertrauen können, können Sie Schritte unternehmen, um Ihr Leben einfacher zu machen. Mischen Sie zunächst die verbundenen PMs neu, sodass Sie alle zweieinhalb Monate nach Problemen suchen. Stellen Sie außerdem sicher, dass diese PMs Inspektionen beinhalten, die sich auf Anzeichen von übermäßiger Hitze und andere Anzeichen konzentrieren, bei denen die Schmierung Aufmerksamkeit erfordert. Wenn das Problem weiterhin auftritt, können Sie schließlich den Lieferanten wechseln und anfangen, Schmierstoffe höherer Qualität auf Lager zu halten.

Was sind die Hauptmerkmale eines CMMS?

Eine andere Möglichkeit, über die Vorteile nachzudenken, besteht darin, sich die häufigsten Merkmale anzusehen. Sobald Sie die Funktionen kennen, haben Sie ein besseres Gefühl dafür, wie Sie sie zu effizienten Workflows kombinieren können.

Es ist dasselbe, als würde man sich eine Liste mit Baumaterialien ansehen, um ein Gefühl dafür zu bekommen, was man letztendlich für sich selbst bauen könnte.

Arbeitsauftragsverwaltungsmodul

Das Herzstück des Wartungsmanagements ist das Arbeitsauftragsmanagement, bei dem Sie steuern, was das Team tut, wie es es tut und in welcher Reihenfolge.

Die CMMS-Software bietet Ihnen einen nahtlosen Arbeitsauftrags-Workflow, beginnend mit dem offenen Portal für Wartungsanfragen. Sobald eine Anfrage eingeht, können Sie sie überprüfen und genehmigen. Von dort aus und immer noch innerhalb des CMMS können Sie einen neuen Arbeitsauftrag erstellen, priorisieren, einem Techniker zuweisen und dann den Fortschritt bis zum Abschluss verfolgen.

Vorbeugendes Wartungsmodul

Der letzte Ort, an dem Sie sein möchten, ist hinter der Wartungskurve, wo Sie immer herumrennen und Feuer löschen. Das vorbeugende Wartungsmodul hilft Ihnen dabei, die Nase vorn zu haben, wo Sie endlich die Kontrolle darüber haben, was das Team tut, weil alles proaktiv und nicht reaktiv ist.

Mit dem CMMS können Sie Ihre PMs mit allen Datentechnikern einrichten, die für eine effiziente Arbeit erforderlich sind. Sie kommen vor Ort und wissen, was zu tun ist, und haben alle Teile und Materialien, die sie brauchen, um es richtig zu machen.

Und sobald Sie Ihre PMs mit den richtigen Daten gepackt haben, können Sie sie so einstellen, dass sie auf Zähler- oder Zeitbasis generiert werden. Beispielsweise könnten Sie eine Pumpe haben, die Sie nach einer festgelegten Anzahl von Zyklen überprüfen, und ein Förderband, das Sie alle drei Wochen überprüfen.

Asset- und Equipment-Management-Modul

Bevor Sie Ihre Vermögenswerte und Ausrüstung warten können, müssen Sie wissen, welche Sie haben. Obwohl dies offensichtlich erscheint, verfügen viele Unternehmen nicht über vollständige, aktuelle Bestands- und Ausrüstungslisten.

Moderne CMMS-Lösungen bieten Ihnen den perfekten Ort, um alle Ihre Anlagendaten zu sammeln und aufzubewahren, einschließlich allem, von Seriennummern bis hin zu Betriebs- und Wartungshandbüchern. Und weil Sie jetzt wissen, wo sich alles befindet, ist es für Sie viel einfacher, es auf dem neuesten Stand zu halten.

Bestandsverwaltungsmodul

Apropos wissen müssen, was man hat:Ein IPS macht die Bestandskontrolle viel einfacher. Sobald Sie Ihre aktuellen Füllstände in der Software haben, aktualisiert das CMMS sie automatisch jedes Mal, wenn ein Techniker einen Arbeitsauftrag mit zugehörigen Teilen und Materialien abschließt.

Sie haben zum Beispiel drei kleine Motoren im Inventar. Eine Pumpe geht offline, sodass Sie einen Arbeitsauftrag generieren und einen der Motoren zuordnen. Wenn die Technik schließt, hilft Ihnen die Software, den Bestand zu verfolgen, indem sie die Ebenen automatisch aktualisiert. Wenn Sie nachsehen, können Sie jetzt sehen, dass Sie nur zwei Motoren zur Hand haben.

Besser noch, Sie können die Software so einrichten, dass Sie eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten, wenn Sie unter Ihre Nennwerte fallen, die Ihnen mitteilt, dass es Zeit ist, mehr zu bekommen. Und da alle Lieferanteninformationen bereits im CMMS enthalten sind, können Sie Ihre Bestellung ganz einfach einrichten.

Nächste Schritte

Sind Sie bereit, die Vorteile eines CMMS zu erkennen?

Hippo ist hier, um Ihnen dabei zu helfen, die Lösung zu finden, die für Sie am besten geeignet ist, einschließlich der Beantwortung Ihrer Fragen zu Wartungsverwaltungssoftware, Hilfe bei der Buchung einer Live-Softwaredemo oder sogar Einrichtung einer kostenlosen Testversion.

Zusammenfassung

Moderne CMMS-Lösungen bieten eine lange Liste von Vorteilen, und je mehr Sie über die Funktionsweise der Software wissen, desto einfacher ist es, sie zu verstehen. Wartungs- und Facility-Manager können die Software verwenden, um die Kontrolle über ihre Wartungsvorgänge zu übernehmen, indem sie ihre Daten sicher, geschützt und zugänglich machen. Es beginnt mit Cloud Computing, wo alle Ihre Daten in einer zentralen Datenbank gespeichert sind. Die Schnittstelle ist das, was Sie verwenden, um die Daten hinzuzufügen, zu aktualisieren und zu teilen. Im Gegensatz zu älteren Wartungsmanagementmethoden wie Papier und Tabellenkalkulationen sind mit einem CMMS alle Ihre Daten immer auf dem neuesten Stand und eine einzige Quelle der Wahrheit bedeutet, dass niemand im Wartungsteam jemals aus dem Verkehr gezogen wird.

Ein gutes CMMS erleichtert die Verwaltung von Arbeitsaufträgen, die Einrichtung und Planung vorbeugender Wartungsinspektionen und -aufgaben, die Bestandskontrolle und die Nutzung von Daten. Es hilft Ihnen dabei, all dies mit einer Kombination von Funktionen zu tun, die Sie verwenden können, um optimierte Arbeitsabläufe zu erstellen, einschließlich Modulen für Arbeitsauftragsverwaltung, vorbeugende Wartung, Bestandsaufnahme und Berichte.