Wartungsplanung meistern: Effizienz steigern & Kosten senken

Mit dem richtigen Wartungsplan verbessern Sie Effizienz, Genauigkeit und sparen Kosten.

Aber wie richten Sie den optimalen Plan ein?

Alle Organisationen streben nach maximaler Qualität bei minimalen Kosten, Ausfallzeiten und potenziellen Problemen. Wartungsplanung (Scheduling) gepaart mit Wartungsplanung (Planning) hilft Ihnen, die besten Wege dorthin zu finden.

Zuerst aber: Stellen wir sicher, dass wir am richtigen Startpunkt sind.

Was sind Wartungsplanung (Planning) und Wartungszeitplanung (Scheduling)?

Wartungsplanung und Wartungszeitplanung sind zwei verschiedene Dinge.

Wartungszeitplanung (Scheduling) ist geplante Arbeit, die Wer, Was, Wann und Wo von Aufgaben umfasst.

Wartungsplanung (Planning) ist ein Prozess, der Ihnen hilft, potenzielle Probleme zu identifizieren und zu lösen, sie außer Kontrolle geraten.

Geplante Wartung hilft Ihnen, die maximal verfügbaren Stunden basierend auf Ihren Ressourcen zu planen. Sie werden normalerweise nach Priorität organisiert, wobei die wichtigsten Arbeitsaufträge vorne stehen. Sie können geplante Wartung nutzen, um externe Ressourcen zu minimieren und interne Arbeitskraft zu maximieren – das senkt Kosten und beschleunigt alle Aufgaben drastisch. Geplante Wartung ermöglicht es Ihnen, vorbeugende Wartungsjobs dann durchzuführen, wenn sie nötig sind, um potenzielle Ausfallzeiten weiter zu minimieren und Effizienz zu steigern.

Was ist der Zweck der Wartungszeitplanung?

Wartungszeitplanung ist ein Weg, alle Aufgaben zu organisieren, um Effizienz zu verbessern, Workflow zu beschleunigen, Kosten zu senken und Probleme zu vermeiden. Bevor Sie starten, beachten Sie diese Grundprinzipien:

Den Planer priorisieren

Wenn Ihr Planer zu sehr mit Arbeitsaufträgen beschäftigt ist, die andere Techniker erledigen könnten, bleibt die Planung auf der Strecke. Nehmen Sie sie aus dem allgemeinen Betrieb und lassen Sie sie sich auf den Zeitplan fokussieren, damit sie genug Zeit dafür haben. Allgemeine Aufgaben an andere Teammitglieder delegieren.

Auf die Zukunft fokussieren

Ihr Planer muss sich auf zukünftige Arbeit konzentrieren. Erreichen Sie das, indem Sie Ihrer Wartungsabteilung eine bereits geplante Woche an zurückliegender Arbeit geben, die der Planer nutzen kann, um Zeitpläne zu erstellen.

Diese Woche geplanter Rückstand ist wertvoll für einen ausgewogenen Zeitplan, weil die Techniker, die die Jobs erledigen, Feedback an den Planer geben können – für Änderungen, Verbesserungsideen und aufgetretene Probleme.

Komponentenebene-Dateien nutzen

Die Dateien Ihres Planers sollten keine Systemebene-Dateien sein, sondern individuelle, komponentenbasierte Dateien. Diese können in einem sicheren System basierend auf Equipment-Tag-Nummern geführt werden. Bei neuem Equipment sollte der Planer eine neue Mini-Datei (Komponentenebene) erstellen und ihr dieselbe Bezeichnung geben wie dem anderen Equipment, um sie für zukünftige Prozessverbesserungen zu nutzen.

Ihr Planer erstellt diese Dateien für alle Geräte, nachdem das Wartungsteam den ersten Arbeitsauftrag abgeschlossen hat. Durch Hinzufügen von Dateien und Tag-Nummern organisieren sie das besser – und der Vergleich über die Zeit hilft ihnen, effizienter zu planen.

Dem Planer vertrauen

Sie haben Ihren Planer aus gutem Grund gewählt.

Planer bringen ihre eigenen Skills und Erfahrungen ein, was ihnen bei der Erstellung von Arbeitsaufträgen und Zeitplänen hilft, weil sie wissen, was für das Equipment am besten ist. Sie wissen, was den Ablauf am effizientesten macht und können einschätzen, wie lange spezifische Aufgaben dauern sollten.

Für diese Entscheidungen nutzen Planer ihr bestes Urteilsvermögen basierend auf technischen, kommunikativen und organisatorischen Daten. Sie können Senior-Mitarbeiter mit den meisten Skills für hochpriorisierte Arbeitsaufträge einplanen, um potenzielle Probleme zu minimieren. Ein erfahrener Techniker minimiert Fehler.

Zusätzlich gibt das Planern einen Vorteil: Weil sie wissen, wie lange eine Aufgabe dauern sollte und historisch, wie lange ein Arbeiter tatsächlich braucht, können sie sehen, wann es ein Problem oder Zeitverschwendung geben könnte.

Beispiel: Eine Aufgabe dauert generell zwei Stunden, aber die Daten zeigen, ein Arbeiter braucht 8 Stunden – dann können Vorgesetzte eingreifen, der Ursache auf den Grund gehen und eine Lösung implementieren, um Ausfallzeiten zu minimieren und das Problem effizient zu lösen.

Techniker-Skills anerkennen

Ihre Techniker haben die Skills, den Job richtig und pünktlich zu erledigen. Ihr Planer sollte diese Skills nutzen und im Tandem mit den Technikern die besten, detailliertesten Verfahren und Checklisten erstellen, um Effizienz zu steigern.

Wenn der Planer den Wartungszeitplan erstellt, stellen Sie sicher, dass er die richtigen Aufgaben den richtigen Technikern zuweist. Keinen weniger qualifizierten Arbeiter für eine hochpriorisierte Aufgabe einplanen – und versuchen Sie nicht, einen hochqualifizierten Arbeiter für eine Basisaufgabe zu nutzen.

Work Sampling zur Leistungsmessung nutzen

„Wrench Time“ (Schraubenschlüssel-Zeit) ist die Zeit, die Techniker tatsächlich an Aufgaben arbeiten. Oft werden Techniker unterbrochen und zu Notfallwartung gezwungen, oder sie erleben Verzögerungen – warten auf Freigabe, auf Werkzeug, auf Anfahrt. Wrench Time misst die Zeit, die Techniker tatsächlich an ihren zugewiesenen Aufgaben arbeiten.

Das hilft Planern zu verstehen, wie viel Zeit durch Verzögerungen oder ungeplante Wartung verloren geht und wie viel für zugewiesene Arbeit aufgewendet wird. Wenn Sie Arbeit planen und zeitlich einplanen, reduzieren Sie Verzögerungen drastisch. Das Verstehen von Wann und Warum der Verzögerungen hilft dem Planer, diese einzuplanen und im Scheduling zu berücksichtigen.

Zeitplan nutzen, um Job-Pläne zu erstellen

Sie müssen die Details eines Jobs kennen, um den richtigen Zeitplan für dessen Abschluss zu erstellen. Für die Zeitplanung sollten Job-Pläne enthalten:

• Anzahl verfügbarer Techniker
• Mindest-Skill-Level der Techniker
• Verfügbare Arbeitsstunden pro Skill-Level
• Schätzung der benötigten Zeit

Der Planer muss sich fragen: Was geht alles in den Job rein? Braucht der Job Verkabelung? Wie lange dauert es, bis Techniker hereinkommen und den Job beenden? Stellen Sie sicher, dass alle nötigen Personen im Plan stehen, um den Job effizient abzuschließen.

Alle Jobs priorisieren

Dass Ihr Team jede Woche weiß, was Priorität hat und was weniger drängt, ist der Schlüssel, um wichtige Aufgaben schnell abzuschließen und Produktivität zu steigern. Wochenzeitpläne sind nützlich, um diese Aufgaben zu koordinieren – Sie fokussieren auf die Prioritäten der Woche statt auf Rückstände.

Durch Priorisierung von Arbeitsaufträgen können Sie sehen, ob sie in einen täglichen oder wöchentlichen Plan gehören. Wenn Sie nach Priorität planen, steigern Sie Produktivität und stellen sicher, dass das Team die wichtigsten Arbeiten abschließt – was weniger Ausfallzeiten für Assets und Equipment bedeutet, sowohl geplante als auch ungeplante.

Basierend auf dem verfügbaren Team planen

Ihr Planer sollte einen Plan basierend auf der Anzahl der verfügbaren Technikerstunden für eine Woche erstellen – unter Nutzung von Rückstandsdaten. Zu Beginn reicht ein einwöchiger Forecast. Mit der Zeit entwickelt der Planer ein besseres Gefühl für verfügbare Techniker und Aufgabenprioritäten und kann weiter in die Zukunft planen.

Basierend auf verfügbaren Stunden planen

Generell sollte der Plan zeigen, wie viel Arbeit geplant werden kann und muss. Wie in den vorherigen Abschnitten reflektiert, setzt der Planer zusammen, welche Aufgaben zugewiesen werden – basierend auf Priorität, verfügbaren Arbeitsstunden, verfügbaren Technikern und deren Skill-Level.

100 % aller verfügbaren Stunden für die kommende Woche können im Voraus geplant werden – so gibt es keine Leerlaufzeiten, in denen Techniker nicht wissen, was sie tun sollen.

Tagesgeschäft den Crew-Leadern überlassen

Basierend auf Prioritäten sollte Ihr Team einen täglichen Zeitplan nutzen, den der Planer erstellt – um wichtige Jobs zuerst zu erledigen und sich auf laufende Jobs zu fokussieren, damit sie schnell abgeschlossen werden.

Die Crew-Leiter sollten auch für Notfallprobleme zuständig sein, die im Laufe der Arbeitswoche auftauchen.

Schedule Compliance zur Leistungsmessung nutzen

Wenn Ihr Planer den Einwochenplan erstellt, nutzen Sie nach Abschluss der Woche die gesammelten Daten, um zu sehen, wie erfolgreich er war.

Wo Sie Probleme sehen oder Dinge in kürzerer Zeit erledigt wurden als erwartet – nehmen Sie Anpassungen vor.

Was sind die Vorteile geplanter Wartung?

Wartungszeitplanung und Wartungsplanung gehen Hand in Hand. Wenn Sie beide korrekt und voll ausschöpfen, bringt Wartungszeitplanung viele Vorteile:

• Höhere Produktivität
• Gesteigerte Effizienz
• Reduzierung von Ersatzteilen
• Verbesserte Gesamt-Workflows
• Weniger Verletzungen und weniger Stress
• Reduzierte Ausfallzeiten
• Weniger Ressourcenbewegungen
• Weniger und geringere Kosten

Deshalb ist es entscheidend, dass Ihr Planer alles korrekt plant – mit den präzisesten Daten für die besten Entscheidungen.

Wie erstelle ich einen Wartungszeitplan?

Starten Sie mit der Entwicklung einer allgemeinen Strategie für 100 % der möglichen Arbeitsstunden. Falls vorhanden, fügen Sie frühere Notizen von Technikern, die an Equipment gearbeitet haben, in Ihre Job-Pläne ein. Auch bestehende Verfahrensnotizen können Sie einbinden.

Hier sind sechs Schritte zur Erstellung eines Wartungszeitplans:

1. Sicherstellen, dass Sie startklar sind

Stellen Sie sicher, dass Ihre Organisation an Bord ist. Pitchen Sie Ihre Ideen, indem Sie erklären, wie es Kosten senkt, größeren ROI liefert, Effizienz und Produktivität erhöht und hilft, Schwachstellen zu finden und zu beheben.

2. Situation analysieren

Versammeln Sie Vertretung aller Abteilungen – Techniker, Crew-Leiter, Vorgesetzte, Stakeholder, wer auch immer ein klares Bild der aktuellen Lage geben kann. Gemeinsam ein Outline der aktuellen Situation und Probleme erstellen und einen Plan entwickeln, der hilft, sie zu beheben.

3. Vorbereitungen beginnen

Ihr Planer muss direkt mit dem Wartungsteam an Dokumentation, Prozess-Maps, Rollen und Verantwortlichkeiten arbeiten. Es ist essenziell, Ihr CMMS zu aktualisieren und nötige Änderungen mit diesen neuen Informationen vorzunehmen. Mit einer modernen CMMS-Lösung müssen Sie diese Änderungen nur einmal vornehmen, weil die Informationen organisationsweit für alle Zugriffsberechtigten aktualisiert werden – keine Missverständnisse mehr.

Ab hier können Sie Schulungen für neu etablierte Rollen implementieren.

4. Implementierung starten

Ziel: Die Wochenzeitpläne zur neuen Normalität machen. Es kann ein paar Monate Coaching dauern, aber das Team findet über Zeit in den Rhythmus. Ein CMMS-System hilft dabei, indem alle Ihre Daten an einem Ort bereitliegen.

Denken Sie daran: Der Planer sollte keine andere Arbeit machen außer Zeitpläne erstellen – alle andere Arbeit fällt an den Rest des Teams.

5. Review-Prozess etablieren

Endlich in der Abschlussphase des neuen Plans. Nach der Coaching-Phase wollen Sie sicherstellen, dass Ihre harte Arbeit nicht umsonst war.

Lassen Sie Ihre Mitarbeiter nicht das Gefühl haben, ihre harte Arbeit werde nicht gesehen. Sie haben hart gearbeitet, um in den Rhythmus des neuen Plans zu kommen – feiern Sie Ihre Erfolge. Senden Sie ein Review raus: Was könnte besser laufen? Was funktioniert, was nicht? Checken Sie regelmäßig bei Ihrer Crew ein, ob es auf ihrer Seite rund läuft.

6. Auf „Evergreen“ zielen

Sie haben Ihre Zeitpläne etabliert. Aber Verfahren sollten sich kontinuierlich verbessern, und Sie sollten Ihre Metriken in Meetings regelmäßig prüfen, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Ziele noch treffen.

Zusätzliche Tipps

Ein paar weitere Tipps, damit Ihr Planer den bestmöglichen Plan für Ihre Organisation erstellt:

• Stellen Sie sicher, dass all Ihre Job-Pläne prägnant und leicht verständlich sind. Techniker sollten nicht raten müssen, wie sie eine Aufgabe erledigen, und keine Zeit mit Nachfragen nach Hilfe oder Infos verschwenden.
• Wenn Sie Feedback erhalten – nutzen Sie es. Die Infos kommen von jemandem, der gerade an der Aufgabe arbeitet – ein leichter Weg, Verbesserungspotenziale zu finden. Es ist auch gut, wenn Techniker und Mitarbeiter wissen, dass sie gehört werden.
• Berücksichtigen Sie immer die Equipment-Historie. Wenn es vorhandene Infos für ein Equipment gibt – inkl. Notizen von Leuten, die früher daran gearbeitet haben – binden Sie sie ein. Weggelassene Infos könnten zukünftig Verzögerungen oder Ausfälle verursachen.

Solange alle Arbeitsstunden gefüllt sind, Aufgaben nach Prioritäten organisiert sind und Ihr CMMS implementiert ist, sollte ein Plan Ihren Workflow glatt und effizient machen.

Beispiele für geplante Wartung

Es gibt endlose Möglichkeiten für Ihren spezifischen Wartungsplan – hier nur ein paar Beispiele für typische Aufgaben:

Öffentlicher Nahverkehr – Wartungsplan:

• Behörde/Organisation
• Equipment-Code
• Equipment-Beschreibung
• Zustand
• Alter
• Verbleibende Nutzungsdauer
• Ersetzungskosten

Diese Liste ist für öffentlichen Nahverkehr, lässt sich aber leicht für viele Arbeitsplätze adaptieren. Die folgende ist ähnlich, aber detaillierter – für noch mehr Präzision und Effizienz.

Maschinen-Wartungsplan:

• Maschinenname
• Zustand
• Standort
• Zugewiesen an
• Letztes Wartungsdatum
• Wartungshäufigkeit (in Tagen)
• Nächstes Wartungsdatum
• Nächstes Wartungsdatum (Duplicate im Original)
• Notizen

Kälteanlagen-Wartungsplan:

• Druckreinigung aller luftgekühlten Verflüssigerrohre
• Inspektion der Verdampfer
• Druckreinigung aller Abläufe
• Prüfung aller Lüftermotoren und -flügel
• Temperaturprüfung
• Taktprüfung (Cycling Check)
• Kältemittelstand prüfen
• Inspektion Türdichtungen und -abdichtungen
• Inspektion Scharniere und automatische Türschließer
• Motoren oder Lager ölen, falls Ölnachfüllöffnungen vorhanden
• Thermostat der Einheit prüfen
• Auf Genauigkeit
• Isolierung der Einheit prüfen
• Verdrahtung der Einheit inspizieren
• Tauzeit-Einstellung und -betrieb verifizieren
• Kompressor der Einheit inspizieren
• Empfehlungen/Notizen

Jeder Wartungsplan ist einzigartig für jede Organisation und sollte so detailliert wie möglich sein, damit das Team nichts übersieht.

Nächste Schritte

Bereit, Ihre Wartungsplanung zu verbessern?

Hippo hilft Ihnen, die CMMS-Lösung zu finden, die am besten zu Ihnen passt – einschließlich Antworten auf Ihre Fragen zu CMMS-Software, Buchung einer Live-Demo oder Einrichtung einer kostenlosen Testphase.

CEO-Zusammenfassung

CMMS-Softwarelösungen helfen Wartungsabteilungen, kritische Assets günstiger online zu halten, indem sie Prozesse straffen und verlässliche Daten erfassen und nutzen. Im Gegensatz zu älteren Managementsystemen lebt ein modernes CMMS in der Cloud – was sicherstellt, dass alle Zugriff auf aktuelle Daten haben. Das bedeutet weniger Missverständnisse und Fehler – spart Geld und Ressourcen. Organisationen branchenübergreifend sehen konkrete Vorteile: mehr Uptime, weniger verschwendete Zeit und Geld. Bei der CMMS-Wahl ist es wichtig, nicht nur Features, sondern die komplette User Experience zu betrachten – Implementierung, Training, laufender Support. CMMS-Software für Ihre Wartungsplanung hilft Ihnen, Kosten zu senken und Ausfallzeiten zu minimieren.