Verwenden Sie Checklisten für eine effizientere Anlage

Im Laufe der Jahre habe ich viel Zeit mit Diskussionen über den Einsatz von Checklisten für Geräteumstellungen und Inbetriebnahmen in Anlagen verbracht . Ich habe erklärt, begründet, rationalisiert, schmeichelt, appelliert, angefleht, angefleht, angefleht, gebettelt, gedrängt und sogar echte Tränen geweint, um die Leute dazu zu bringen, Checklisten zu verwenden.

Daher war es großartig, eine kürzlich im New England Journal of Medicine veröffentlichte Studie zu sehen, die (erstaunlicherweise) ergab, dass Krankenhäuser, die Checklisten bei ihren Operationen im Operationssaal verwenden, eine viel niedrigere Sterblichkeitsrate haben als diejenigen, die dies nicht tun.

Ich war froh, die Studie zu sehen, aber meine erste Reaktion beim Lesen war Empörung, nach dem Motto „In den Operationssälen werden keine Checklisten routinemäßig verwendet? Was?" Hoffentlich wird die Studie das Bewusstsein stärken und vielleicht zu einer Verbesserung führen.

Aber die Erfahrung hat mich absolut überzeugt, dass es etwas in der menschlichen Psyche gibt, das sich verzweifelt gegen den Einsatz von Checklisten wehrt.

„Wir müssen die Dinge schnell erledigen. Checklisten werden uns ausbremsen. Wir wissen, was wir tun; Wir haben es schon zigtausend Mal gemacht.“ Selbst mit den besten Absichten der Welt sind dies einfach keine korrekten Aussagen.

Im Allgemeinen haben wir bei Verpackungslinien festgestellt, dass uns jeder vergessene Artikel auf einer Checkliste für die Umstellung mindestens 10 Minuten verlorene Zeit beim Start kostet. In mehreren Fällen kam es zu erheblichen Sachschäden und wer weiß, wie oft es sonst zu schadens- oder sicherheitsrelevanten Beinaheunfällen kam. Nicht veränderte Einstellungen, nicht festgezogene Schrauben, locker gelassene Klemmen – alles völlig unbeabsichtigt, von Leuten gemacht, die es schon oft gemacht haben.

Das menschliche Gedächtnis ist einfach nicht zuverlässig genug, besonders wenn es unterbrochen wird, um kurz etwas anderes zu tun … oder vielleicht hat jemand eine Frage oder braucht kurz Hilfe. Sobald der Geist den Fokus geändert hat, sind alle Wetten auf das Gedächtnis weg.

Ein nachlassendes Gedächtnis scheint in unserer Kultur als echter Indikator für verminderte Leistungsfähigkeit zu gelten, ein Zeichen für die bevorstehende Senilität, die gefürchteten „Senior-Momente“. Aber das menschliche Gedächtnis ist in keinem Alter ein zuverlässiger Mechanismus. Wir alle vergessen unsere Schlüssel oder wo wir sie gelassen haben oder "was bin ich in diesen Raum gekommen?" Ich habe gesehen, wie selbst die klügsten und fähigsten Menschen, mit denen ich gearbeitet habe, Dinge vergessen, wenn sie abgelenkt sind.

Ich kann verstehen, warum Chirurgen, die für ihr enormes Ego bekannt sind, sich allem widersetzen würden, was eine Kompensation für eine nachlassende Fähigkeit zu suggerieren scheint. Aber warum haben dann Airline-Piloten (mit zumindest vergleichbarem Ego) jahrelang Checklisten akzeptiert. (Nun, ja, die Vorschriften sagen, dass sie es müssen, aber wenn Sie mit ihnen sprechen, sagen sie, dass sie nicht einmal daran denken würden, ohne sie zu arbeiten.)

Mike Thomas, ein Mitarbeiter, der ein Navy-Pilot und dann ein langjähriger Ausbilder von Navy- und Fluglinienpiloten war, erklärt, dass dies nur ein Teil des Fliegens ist. Von ihrem allerersten Kontakt mit Flugzeugen an arbeiten Piloten anhand von Checklisten, und ein wichtiger Teil der Trainerarbeit ist die Schulung im Umgang mit Checklisten, ebenso wie die Schulung in den tatsächlichen Funktionen des Flugzeugs.

In ähnlicher Weise haben wir bei Pflanzen festgestellt, dass Personen, die darin geschult sind, Aufgaben mithilfe von Checklisten auszuführen, diese dazu neigen, diese weiterhin zu verwenden. Die Schwierigkeit entsteht, wenn jemand routinemäßig eine Aufgabe ausgeführt hat, bevor die Checkliste entwickelt wurde. Selbst wenn sie bei der Entwicklung der Checkliste helfen, ist es dennoch schwierig für sie, sie zu verwenden.

Natürlich bekommen wir immer das Argument, dass es für Piloten eine Situation auf Leben und Tod (auch Chirurgen) gibt und die gleichen strengen Praktiken in der Industrie einfach nicht erforderlich (und nicht erschwinglich) sind. Als wir jedoch anfingen, Checklisten zu verwenden, wurden die Dinge immer besser und schneller.

Die einfache Antwort besteht dann darin, die Verwendung von Checklisten zur Pflicht zu machen, und wenn dies nicht der Fall ist, hat dies Konsequenzen. Aber wenn Sie unbedingt darauf bestehen, dass die Leute ausgefüllte Checklisten abgeben, dann erhalten Sie auf jeden Fall ausgefüllte Checklisten, weil Sie danach gefragt haben. Nichts sagt aus, dass die Checkliste tatsächlich so verwendet wurde, wie sie hätte sein sollen. Leider ist dies die Geschichte hinter der häufig gemeldeten Verwendung von Checklisten. Die Anforderung war eine ausgefüllte Checkliste, die haben wir also bekommen.

Ich habe viele Akten durchgesehen und viele makellose Checklisten und Arbeitsaufträge zur vorbeugenden Wartung (PM) ohne Fingerabdrücke, Flecken oder Flecken gesehen und mich gefragt, wie die Leute es schaffen könnten, sie so sauber auf dem Boden zu halten.

Amerikaner sind historisch gesehen nicht gut im gedankenlosen Gehorsam, aber wir sind ganz ausgezeichnet im achtsamen Ungehorsam, besonders wenn jemand versucht, uns zu etwas zu zwingen, für das wir nicht viel Wert haben. So sind die Leute in diesem Land normalerweise verdrahtet, und ich bin sicher, dass dies heutzutage in den meisten anderen Ländern der Fall ist. Wir gehen immer an die Grenzen und nehmen vieles nicht als selbstverständlich hin.

(Sie wissen, dass nur ein Fehler auf dieser Checkliste, selbst ein Tippfehler, den Wert des Ganzen vollständig negiert.)

Wir mussten auch über verschiedene Möglichkeiten der Verwendung von Checklisten sprechen. Wenn jemand eine Aufgabe unzählige Male ausgeführt hat, ist es für ihn nicht sehr effizient, eine detaillierte Auflistung Schritt für Schritt durchzugehen und dabei jeden Punkt abzuhaken. In diesem Fall ist es in Ordnung, eine kleine Gruppe verwandter Aufgaben auszuführen und sie dann abzuhaken. Aber es ist nie in Ordnung, alle Aufgaben auszuführen und sie dann abzuhaken.

Ich habe Leuten geraten:„Warum willst du dich stressen und riskieren, etwas zu vergessen? Warum überhaupt versuchen, sich zu erinnern? Verwenden Sie die Checkliste.“ Hier geht es darum, die Ausrüstung so schnell wie möglich in Betrieb zu nehmen und gut zu laufen, und nicht darum, Übungen zur mentalen Verbesserung abzuschließen.

Wer verdient mehr Respekt – die Person, die die Checkliste anwendet, die Umstellung perfekt abschließt und das Gerät startet und einfach läuft, oder die Person, die es schafft, fast alle diese Schritte vollständig aus dem Gedächtnis zu erledigen und dann verbrennen wir Zeit, um loszulegen?

Wenn Sie zu Hause Quizspiele gewinnen, vielleicht sogar bei Jeopardy antreten oder anderweitig unglaubliche Gedächtnisleistungen zeigen möchten, ist das großartig, aber Gedächtnisgymnastik-Demonstrationen helfen uns nicht bei effektiveren und effizienteren Gerätewechseln oder Neugründungen.

Ich erinnere mich an eine Anlage, wo die Qualifikationsvoraussetzung für den Betrieb eines Gerätes war, es komplett aus dem Gedächtnis umstellen zu können. Dies war ein großes Gerät mit weit mehr als 100 Schritten im Verfahren. Ich bekam leere Blicke, als ich fragte, warum?

Also, was funktioniert eigentlich?

• Die Verwendung von Checklisten muss obligatorisch und unbestritten sein. Sie gehören ebenso wie Schutzbrillen, Gehörschutz, Aussperrsicherheit etc. zum Job. Aber es braucht viel mehr als die Durchsetzung von Recht und Ordnung, um eine erfolgreiche kontinuierliche Nutzung zu erzielen.
• Sie müssen mit Leuten zusammenarbeiten und sie schulen, um die Arbeit mithilfe der Listen zu erledigen. Dann ist es ein routinemäßiger, wesentlicher Teil des Prozesses, und sie überwinden die Vorstellung, dass es etwas Besonderes ist, dass es sie verlangsamt.
• Sie müssen wirklich da draußen sein, sicherstellen, dass jeder seine oder ihre Checkliste hat und sie wirklich verwendet, und alle Probleme mit den Listen finden.
• Wir fanden, dass Checklisten aus laminiertem Kunststoff und Fettstifte am besten funktionierten.
• Follow-up-Meetings zur Umstellung können dabei helfen, herauszufinden, wo Menschen mit den Checklisten Schwierigkeiten haben. Identifizieren Sie Zeitverluste durch unsachgemäßen Gebrauch. Wir suchen nach Verbesserung, nicht nach Schuld. Schuldzuweisungen neigen dazu, dich wieder zu achtsamem Ungehorsam zurückzubringen.
• Sie müssen über aktive, partizipative Prozesse verfügen, um Umstellungen und Neugründungen kontinuierlich zu verbessern, einschließlich der Aktualisierung der Checklisten und des Aufbaus einer fortlaufenden Eigenverantwortung für sie. Es ist immer wieder erstaunlich, wie die Eigenverantwortung den gesamten Prozess so viel einfacher macht.

Das bedeutet für Teamleiter, Vorgesetzte und Führungskräfte ständige Arbeit, ist aber ein wesentlicher Bestandteil ihrer Arbeit. Am wichtigsten ist, dass sie selbst wirklich glauben müssen, dass die Verwendung von Checklisten der effektivste und effizienteste Ansatz ist.

Über den Autor

Derzeit als Berater tätig, ging John Crossan nach mehr als 30 Jahren bei der Clorox Company in den Ruhestand. Während eines Großteils der letzten 14 Jahre konzentrierte er sich hauptsächlich auf die Verbesserung des Betriebs durch die Förderung der Installation und fortlaufenden Implementierung grundlegender Fertigungs- und Wartungsverfahrensmechanismen in 30 verschiedenen Werken in den USA und Kanada. Vor seiner Zeit bei Clorox hatte John auch operative und technische Funktionen bei Johnson &Johnson und der Burndy Corporation inne. Er ist per E-Mail unter [email protected] oder online unter www.johncrossan.com erreichbar.