Einfache Strategien zur Verwaltung Ihres MRO-Prozesses

Das Management einer Wartungs-, Reparatur- und Betriebslieferkette (MRO) ist nicht einfach. Aber was viele nicht wissen, ist, dass einer der Gründe für den schwierigen Prozess die vielen verschiedenen Abteilungen sind, die an seiner Leistung beteiligt sind. Diese Abteilungen, zu denen Finanzen, Wartung, Technik/Zuverlässigkeit und Einkauf gehören können, haben alle konkurrierende Interessen. Aus diesem Grund ist die Überbrückung der Lücke eine notwendige und akzeptable Strategie für die Verwaltung Ihres MRO-Prozesses.

Die oben genannten Abteilungen arbeiten alle auf das gemeinsame Ziel hin, ein profitables Geschäft aufrechtzuerhalten. Die Art und Weise, wie diese Abteilungen diesen Prozess verwalten – und die individuellen Ziele, die oft an ihre eigene Leistung gebunden sind – können jedoch Stress verursachen.

Berücksichtigen Sie die Auswirkungen einer einzelnen Entscheidung nur einer der Abteilungen auf die Lieferkette eines Unternehmens. Angenommen, die Einkaufsabteilung beschließt, ein günstigeres Teil zu beschaffen. Diese Entscheidung wirkt sich auf die Wartung aus, da das kostengünstigere Teil häufiger ausgetauscht werden muss. Dies erhöht wiederum die Kosten für das Wartungsbudget, kann jedoch die Anschaffungskosten senken.

Das kostengünstigere Teil könnte sich aufgrund häufigerer Ausfallzeiten auch auf die Produktion auswirken, was noch höhere Wartungskosten bedeutet. In der Zwischenzeit zieht es die Finanzabteilung möglicherweise vor, weniger Lagerbestände zu haben, was zu mehr Spotkäufen und beschleunigten Frachtkosten führen könnte – Kosten, die an anderer Stelle aufgefangen werden müssen. Während also eine Entscheidung die Kosten für einige Abteilungen senken kann, könnte sie die Kosten für andere erhöhen, wodurch diese Abteilungen möglicherweise mit einem Nettogewinn von null für das Unternehmen als Ganzes in Konflikt geraten.

Das Verständnis der Ursachen und Auswirkungen, denen sich jedes Unternehmen stellen muss, ermöglicht es Führungskräften, die Diskrepanzen zwischen den Abteilungen aufzuarbeiten. Der Brückenschlag – insbesondere zwischen Beschaffung und Instandhaltung – erfordert daher eine konsequente Kommunikation. Die Beziehung erfordert eine Vertrauensbildung, insbesondere wenn ein Drittanbieter involviert ist. Der Integrator fungiert als Brücke zwischen Beschaffung und Wartung, indem er die technische mit der Wartung und die Preisgestaltung mit der Beschaffung bespricht. Fachleute in mehreren Abteilungen müssen Teileanforderungen, Beschaffungsanfragen und zusätzliche Informationen kommunizieren und diskutieren. Dies geht Hand in Hand damit, auf Kundenanfragen zu hören und die Faktoren zu verstehen, die sie antreiben.

Das Epizentrum für diese strategischen Diskussionen kann das MRO-Lager sein, in dem Ersatzteile und andere Materialien empfangen, gelagert, ausgegeben und verfolgt werden. Aus diesem Grund kann es bei der Verwaltung des MRO-Lagerraums zu Engpässen kommen. Während „Prozess“ für manche Manager ein Wort mit vier Buchstaben sein kann, ist es oft entscheidend, eine Best-Practice-Prozessanforderung festzulegen.

Es überrascht nicht, dass Ihre Prozesse definiert werden müssen. Untersuchungen zeigen, dass 6-10 Prozent der Gesamtausgaben eines Unternehmens über den MRO-Lagerraum laufen. Der Zeitaufwand für diese Transaktionen – Bestellungen, Rechnungsstellung, Nachverfolgung von Lieferanten und Kunden, Verwaltung von Preis- und Versandstreitigkeiten und mehr – kann jedoch das Zehnfache der Transaktionsaktivität ausmachen. Mit anderen Worten, oft wird zu viel Zeit für operative Elemente aufgewendet, die zu Ineffizienzen führen können.

Möglicherweise haben Sie die am besten definierten Prozesse. Sie könnten von Ihren Mitarbeitern dokumentiert, auswendig rezitiert und an Ihren Wänden angebracht werden. Aufgrund der Anzahl der beteiligten Personen und Transaktionen werden jedoch mit Sicherheit Probleme auftreten.

Betrachten Sie die Herausforderungen, eine Bestellanforderung in eine Bestellung umzuwandeln oder einen Arbeitsauftrag und eine Bestellung zu kombinieren. Die Anzahl der anfallenden Anschaffungen und der erforderliche Personalbedarf können auch bei der Technologie zu Arbeitsverzögerungen von der Wartung bis hin zu Ausfallzeiten führen. Der Dienstleister ist dafür verantwortlich, dass dies alles reibungslos abläuft und zu einem großen Teil sowohl aktuelle als auch potenzielle Fehler identifiziert werden. Daher sollte Ihr Anbieter Teil der Lösung für eine effektive Kommunikation sein.

Auch in der abgelegenen Welt von heute sollten Sie die Bedeutung monatlicher Berichtsaufrufe nicht herunterspielen, an denen Management, Beschaffung, Betrieb und Wartung beteiligt sind. Persönliche Besprechungen oder sogar Videokonferenzen sind nach wie vor wichtig, da durch eine solche Interaktion oft Missverständnisse oder Missverständnisse beseitigt werden. Diese Treffen sollten mit Ehrfurcht behandelt und nur bei wirklichem Auftreten verschoben werden.

Die in diesen Meetings besprochenen Themen sollten von der Überprüfung einer Balanced Scorecard geleitet werden, die Sicherheit, Programmeinsparungen, Lagerraumartikelanzahl, Inventarwert, Reparatureinsparungen und mehr umfasst. Diese Scorecards sollten über einen Zeitraum von Monaten verfolgt und gemessen werden, damit Produktions- und Leistungseinbrüche besprochen werden können.

Sobald ein regelmäßiger Satz von „Touchpoints“ etabliert ist, nehmen Kommunikations- und Prozessprobleme oft ab. Natürlich muss sich jede Abteilung zu diesen Plänen verpflichten. Dies wird dazu beitragen, dass Finanzen, Wartung, Engineering/Zuverlässigkeit und Einkauf nicht nur auf die gleichen Unternehmensziele hinarbeiten, sondern auch in den Strategien abgestimmt sind, um diese zu erreichen.

Über den Autor

Dan Brennan ist der Marketingmanager bei Synovos. Er ist unter [email protected] erreichbar.