Führender Wandel:So fördern Sie erfolgreich die Einführung von CMMS und das Everboarding

Veränderungen voranzutreiben ist nicht einfach. Dies gilt insbesondere, wenn es darum geht, Menschen dazu zu bringen, neue Technologien zu nutzen. Statistiken zeigen, dass fast drei Viertel der IT-Projekte scheitern, und die Zahlen sind bei der Wartung noch schlimmer, wo 90 % der CMMS-Ausfälle auftreten, weil die Software nicht ausgelastet oder überhaupt nicht verwendet wurde. Wir möchten nicht, dass Sie eine Statistik sind.

Aus diesem Grund haben wir den Wasserressourcenmanager und Projektmanagementexperten Devon Aaroe und den Abwasserbehandlungsbetreiber Gordon Mielke eingeladen, ihre Erfahrungen mit der Fiix-Community zu teilen. In dieser Webinar-Aufzeichnung teilen sie ihre einzigartigen Perspektiven auf den Weg des Change-Managements ihres Unternehmens von Papier zu digital und darüber hinaus.

Sehen Sie sich die vollständige Aufzeichnung an, um neue Ideen zu erhalten, Fragen zu beantworten, die Sie zu lösen versuchen, und lernen Sie (oder lernen Sie wieder) bewährte Verfahren zur Führung von Veränderungen kennen. Sie können die Audioversion des Webinars auch über den unten eingebetteten Link herunterladen und anhören.

Devon Aaroe AScT, PMP

Wasserressourcenmanager

Stadt Dawson Creek

Gordon Mielke AScT

Betreiber der Abwasserbehandlung

EOCP Level III Kläranlage

Kurze Zusammenfassung

Devon Aaroe, Wasserressourcenmanager der Stadt Dawson Creek, erkannte zum ersten Mal die Schwierigkeiten, Veränderungen voranzutreiben, als ihr Versuch, eine Dokumentenkontrollsoftware zu implementieren, abstürzte und aufgrund mangelnder Zustimmung scheiterte.

Basierend auf den Erfahrungen aus ihrem ersten Versuch wollte Devon, dass sein Team von Bedienern, wie Gordon Mielke, ihr Fiix-Wartungsmanagementsystem besitzt.

Als Manager haben Sie die Aufgabe, die Mitarbeiter zu verwalten, und ihre Aufgabe ist es, die Einrichtung zu verwalten. Zuerst muss es für mein Team funktionieren und dann werde ich es für mich arbeiten lassen.
– Devon Aaroe

Mit dem Ziel, die Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit ihrer kommunalen Wasser- und Abwasseranlagen zu verbessern, arbeiteten Devon und Gordon zusammen, um sicherzustellen, dass ihre CMMS-Auswahl und -Implementierung ein Erfolg war.

Ein Gefühl von Eigenverantwortung schaffen

Buy-in. Ein einfaches und oft überstrapaziertes Wort, das extrem schwer zu erreichen und noch schwerer zu erzwingen sein kann. Für Devon war dies entscheidend für sein CMMS-Projekt.

Es muss so intuitiv sein wie Facebook oder Instagram, es muss nur funktionieren. Gib mir keinen dicken Ordner mit schriftlichen Anweisungen zur Verwendung.
– Devon Aaroe

Devon erkannte jedoch, dass die Benutzerfreundlichkeit nicht ausreichen würde, um ein Buy-In zu schaffen. Er wollte auch die Personen, die das System tatsächlich nutzen würden, in den Entscheidungsprozess einbeziehen.

Also führte Devon die vorläufige CMMS-Recherche durch und grenzte ihre Auswahl auf zwei Spitzenreiter ein. Dann stellte er allen seinen Operatoren kostenlose Demos von Fiix und einer wettbewerbsfähigen CMMS-Software zur Verfügung und bat sie, mit beiden herumzuspielen. Alle Betreiber haben sich einstimmig für Fiix entschieden.

Als ich diesen Auswahlprozess durchstand, fühlte es sich großartig an. Es war wirklich schön, wählen zu können. Ich wollte, dass ich mit weniger als 3 Klicks überall hinkomme.
– Gordon Mielke

Profi-Tipp: Schaffen Sie Möglichkeiten für Benutzer, bei Entscheidungen mitzuwirken, um ein Gefühl von Eigenverantwortung und Begeisterung für das Projekt zu schaffen.

Realistische Erwartungen setzen

Devon berät die Implementierung von Framing-Software als Projekt. Ein Projekt hat einen Anfang und ein Ende mit Zielen und Zeitplänen. Projekte haben auch Projektteams, zugewiesene Zeit, Ressourcen und Budget, die abgeschlossen werden müssen. Er warnt davor, dass die erfolgreiche Implementierung von Software nicht etwas ist, das Sie neben Ihrem Schreibtisch tun können.

Zum Projektteam von Devon gehörte ein leitender Betreiber, der mit einem 6-Monats-Vertrag aus dem Ruhestand zurückkehrte, um über 1.400 Vermögenswerte hinzuzufügen und über 400 SMs zu erstellen. Ein Administrator, ein Planungsmanager mit Erfahrung im Projektmanagement und sein Champion Gordon.

Devon stellte klare Erwartungen an die Geschäftsleitung und die Betreiber, dass es schwierig werden würde. Sie haben einen einjährigen Zeitplan festgelegt und das Projekt mit regelmäßigen Check-ins verwaltet.

Es wird anfangs mehr Probleme verursachen als es löst, aber auf lange Sicht spart es Zeit und Geld.
– Devon Aaroe

Profi-Tipp: Die Implementierung kann nicht im luftleeren Raum erfolgen und erfordert Zeit und Mühe. Seien Sie in Bezug auf Zeit und Budget ehrlich zu sich selbst und allen Beteiligten.

Die Bedeutung eines Champions

Wenn man mit Veränderungen konfrontiert ist, ist es üblich, einige Early Adopters zusammen mit einigen frühen Kritikern zu erwarten. Gordon war einer dieser Early Adopters. Er ist technisch versiert, hatte CMMS-Erfahrung und erkannte sofort das Potenzial der Software.

Gordon tauschte regelmäßig Ideen unter den Betreibern in der Kantine aus und unterstützte Kollegen bei Fragen oder Problemen. Devon beschloss, Gordon Administratorzugriff zu gewähren, damit er Änderungen schnell implementieren und das System so aufbauen konnte, dass es für das gesamte Team funktioniert.

Er könnte mir helfen, als Operator zu leben, zu sehen, was ich nicht sehen kann.
– Devon Aaroe

Devon weist auch darauf hin, dass ein Champion tatsächlich die Person sein kann, die ständig mit Problemen zu Ihnen kommt und wie ein Kritiker aussieht. Das ist wirklich ein Zeichen dafür, dass sie engagiert sind, aber das System funktioniert einfach nicht für sie. Indem sie darauf vertrauen, dass sie mehr Einfluss auf die Entwicklung haben, können sie ein neuer Champion werden.

Profi-Tipp: Identifizieren Sie Ihre Champions frühzeitig und unterstützen Sie Peer-to-Peer-Influencer, indem Sie ihnen mehr Verantwortung übertragen.

Positive Dynamik aufbauen

Besonders in den ersten 90 Tagen ist es wichtig, kleine Gewinne zu erzielen. Auch wenn es so einfach ist, Login- und Passwortprobleme zu lösen. Aufbau einer aufmerksamen Feedbackschleife mit kleinen inkrementellen Änderungen, um im Laufe der Zeit große Änderungen vorzunehmen.

Devon gewährte Zugang zu Schulungen, hielt aber auch wöchentliche Teambesprechungen ab, um zu fragen; Was funktioniert gut, was funktioniert überhaupt nicht und was brauchen Sie, um Ihren Job zu machen? Gordon gab oft im Namen seiner Kollegen Feedback, das Devon für eine Lösung zu Fiix erheben konnte. Devon würde die Schleife in ihren wöchentlichen Stand-ups schließen, indem sie immer wieder darüber berichteten, was getan oder nicht getan wurde und warum.

Das Hin und Her zwischen uns und Fiix war riesig. Nach meiner bisherigen Erfahrung gab es keine Kommunikation zwischen den Softwareentwicklern und den Leuten, die versuchten, die Software zu implementieren.
– Gordon Mielke

Profi-Tipp: Planen Sie häufige Check-ins und bauen Sie mit einer aufmerksamen Feedbackschleife positive Impulse aus.

Everboarding

Wenn die Benutzer die Software übernehmen und sie täglich verwenden, ist es kein Projekt mehr. Everboarding ist die Idee, dass ständiges Lernen stattfindet. Kein einmaliges Onboarding-Event, sondern ein kontinuierlicher Prozess.

Fiix ist Teil unseres Onboardings und Trainings, aber auch Teil unseres fortlaufenden Leistungsmanagements und Einzelgesprächs.
– Devon Aaroe

Für die Stadt Dawson Creek schulen erfahrene Benutzer neue Benutzer des Programms, um ihre eigenen Fähigkeiten im Laufe der Zeit zu verbessern. Das Team verfolgt auch den Aufwand, um festzustellen, wie viel Zeit jeder Person für vorbeugende Wartung im Vergleich zu Notfallwartung aufgewendet wird.

Profi-Tipp: Integrieren Sie Ihr CMMS in Ihre Schulungs- und Leistungsmanagementprozesse, um eine kontinuierliche berufliche Entwicklung zu fördern und das Wartungsprogramm zu verstärken.

Zusätzliche Ressourcen für die Fiix-Community

Devon und Gordon teilen viele andere Erkenntnisse in der vollständigen Webinar-Aufzeichnung oben. Wenn Sie gerade erst mit Ihrer digitalen Reise beginnen oder nach Ideen suchen, um eine festgefahrene Implementierung wiederzubeleben, nehmen Sie sich die Zeit, um aus ihren Erfahrungen zu lernen. Wir bieten auch Einzelcoachings für unsere Fiix-Community an – wenden Sie sich an Ihren Kundenerfolgsmanager, wenn Sie mehr erfahren möchten.

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