Automatisierungserfolg vorantreiben: Cision & Morgan Stanleys Change-Management-Playbook

Susan Steele, globale Chief Human Resources (HR) Officer bei Cision, und Katherine Wetmur, internationale Chief Information Officer (CIO) von Morgan Stanley, schlossen sich uns bei FORWARD III an, der größten Zusammenkunft von Robotic Process Automation (RPA) Experten und Praktikern. Als Podiumsteilnehmer diskutierten sie die Change-Management-Strategien, die dazu beigetragen haben, Automatisierung in ihren Unternehmen erfolgreich zu machen.

In vielen Unternehmen ist Change Management reaktiv. Neue Technologien stellen neue Herausforderungen, und Unternehmen reagieren, indem sie versuchen, die Vorteile neuer Tools gegen Veränderungen abzuwägen, die Mitarbeiter als unangenehm empfinden könnten.

Die Einführung von Automatisierungstechnologien erfordert einen anderen Ansatz

Unternehmen, die wettbewerbsfähig bleiben wollen, müssen eine „Automation First“-Denkweise entwickeln. Automation First zu denken bedeutet jedoch auch, proaktive Change-Management-Strategien zu entwickeln.

Die ängstlichsten Mitarbeiter befähigen, RPA anzuführen

Die „Automation First“-Vision ist inspirierend, aber für die tägliche Arbeit und den täglichen Stress abstrakt. Im Gegensatz zu anderen Technologien hat RPA die Macht, ganze Aufgaben zu übernehmen. Das kann einschüchternd sein.

Bei Cision überwand Steele diese Angst mit Transparenz, als sie „die Menschen einbezog, deren Rollen direkt durch RPA betroffen sind, und sie zu einem Teil des Teams machte, das tatsächlich führt.“

Der Aufbau eines Führungsteams mit Menschen, die am stärksten von Automatisierung betroffen sein werden, gab Cision eine Gruppe mächtiger Evangelisten.

„Plötzlich verschwanden viele der Change-Management-Herausforderungen, die wir befürchtet hatten.“

Ihr Team verwandelte Angst in Begeisterung. Sie konnten dieses Gefühl dann im gesamten Unternehmen verteilen.

Wenn Mitarbeiter anfangen, sich durch Software-Roboter befähigt zu fühlen, beginnen sie, Automatisierungsanwendungsfälle in ihren normalen Workflows zu identifizieren. Mit einem Robotic Center of Excellence (CoE), das Mitarbeiter anleitet, können Roboter für Mitarbeiter nützlich sein, ohne einschüchternd zu wirken.

Wetmur sagte, die Verantwortung eines CoE sollte nicht darin bestehen, „alles zu implementieren“. Stattdessen „sollten sie diejenigen sein, die die Leitplanken um die Automatisierung setzen.“

Indem sie Change Management, Risikomanagement und Policy-Herausforderungen überwachen, kann Ihr CoE „es anderen leicht machen, das zu implementieren, was sie brauchen, und breitere Teile der Organisation befähigen, die Implementierung zu handhaben.“

Ein kritischer Erfolgsfaktor, laut Wetmur, ist, Mitarbeitern „ihren Weg nach vorne zu zeigen, nachdem sie eine Automatisierung abgeschlossen haben“ und „das nächste Ding, das sie dadurch in Angriff nehmen können“.

Mitarbeiter zu befähigen ist kein einmaliges Ereignis. Effektives Change Management erfordert, dass Organisationen den Kreis schließen, indem sie Mitarbeitern zeigen, wo sie anfangen, wen sie um Hilfe fragen und wie sie engagiert bleiben.

Idealerweise beginnen einige dieser befähigten Mitarbeiter auch, Automatisierung in ihren eigenen Abteilungen zu championieren. Sehen Sie sich unser On-Demand-Webinar Uncovering Automation Champions with Automation Hub an, um die Champions in Ihrer Organisation zu identifizieren.

Automatisierung mit einer Geschichte technologischen Wandels verbinden

Bei Morgan Stanley war Technologie immer essenziell für den Geschäftserfolg. „Was wirklich bei Morgan Stanley passiert“, sagte Wetmur, „ist, dass wir uns kontinuierlich transformieren und Technologie stärker nutzen.“ Sie betonte, dass Software-Roboter nicht das Nonplusultra sind; sie sind Teil des „Technologie-Toolkits“.

Automatisierung, so transformativ sie auch sein mag, sollte klar mit Ihren Geschäftszielen übereinstimmen. Als solche muss eine gründliche Untersuchung Ihrer Prozesse der Einführung neuer Technologien vorausgehen. Statt Einzelmaßnahmen wie der Automatisierung einzelner Aufgaben erweist sich die Neugestaltung ganzer Prozesse oft als vorteilhafter.

Je mehr Sie einen Prozess straffen können, bevor Sie Roboter einführen, desto besser wird der automatisierte Prozess sein. „Manchmal verlangsamt es Sie“, sagte Wetmur, „aber das Ergebnis, das Sie erhalten, ist viel besser.“

Bei UiPath empfehlen wir einen phasenweisen Ansatz über den gesamten Automatisierungslebenszyklus, beginnend mit einem wissenschaftlichen Ansatz zur Planung von Automatisierungen.

Mit Tools wie UiPath Task Mining muss die Auswahl der besten Prozesse nicht auf einer Vermutung oder einer zeitaufwändigen Studie beruhen. Stattdessen ermöglicht Task Mining Ihnen, datenbasierte Entscheidungen zu treffen und sicherzustellen, dass Ihr Automatisierungsprogramm auf einem soliden Fundament startet.

Change-Management-Strategien für die nächste Generation von Arbeitnehmern vorbereiten

Mit Programmen wie UiPath Academic Alliance wird die nächste Generation, wenn sie in den Arbeitsmarkt eintritt, Software-Roboter erwarten.

Weiterführende Lektüre: How Schools Are Enabling a Robot for Every Student

Ihre aktuellen Mitarbeiter verdienen dasselbe Privileg, obwohl es sie erfordert, ein oder zwei Dinge zu lernen. Diese zusätzliche Schulung wird oft Upskilling genannt.

Unternehmen wie Amazon investieren hunderte Millionen Dollar in Upskilling.

Wetmur sagte, dieses Upskilling muss über das bloße Anbieten eines schicken neuen Tools hinausgehen.

Um den vollen Vorteil der Automatisierung zu nutzen, müssen Unternehmen sogar diejenigen upskillen, die für das Upskilling verantwortlich sind.

Laut Steele sollte sich jedes Unternehmen fragen: „Sind die HR-Funktionen bereit, diesen Wandel anzuführen und sicherzustellen, dass er reibungslos verläuft?“ Meistens nicht. Noch nicht.

Eine Willis Tower Watson Umfrage zeigt, dass 86 % der HR-Teams noch keine Wege identifiziert haben, Mitarbeiter upzuskillen, deren Rollen von Automatisierung betroffen sind. Wie Steele sagte: „Es gibt noch viel mehr Arbeit auf der Menschen-Seite zu tun.“

Mit RPA haben HR-Profis die Zeit, diese Arbeit zu tun.

Software-Roboter können die repetitiven Aufgaben übernehmen, die HR-Profis von der kreativen, menschenzentrierten Arbeit ablenken, die sie lieber tun würden. Die Bearbeitung von Krankheits- und Urlaubsanträgen, das Einreichen von Spesen- und Erstattungsberichten sowie das Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern sind ideale Anwendungsfälle für Software-Roboter.

Befreit von diesen Aufgaben können HR-Profis mehr Zeit damit verbringen, mit Mitarbeitern zu interagieren sowie Upskilling-Programme zu entwickeln – und daran teilzunehmen –, die florierende, „Automation First“-Unternehmen ermöglichen.

Interne Partnerschaften sind das Fundament des Change Managements

„Automation First“-Organisationen benötigen Change-Management-Strategien, die der Skalierung ihrer Automatisierungsstrategien entsprechen. Das bedeutet, Partnerschaften auf und ab Ihrer Organisation zu bilden.

Steele betonte, dass die Entwicklung Ihrer Automatisierungsvision vor allem von der Entwicklung „neuer Partnerschaften“ abhängt. Wenn Sie Change managen, ist das Eine, das stabil bleiben sollte, Ihr Engagement für die Zusammenarbeit mit Ihren Kollegen.

Über ihre Organisation's CIO sprach Steele insbesondere: „Wir sind jetzt beste Freunde und fest verbunden. Ich sehe das nicht so bald ändern.“

Das sind die Arten enger Partnerschaften, die Change möglich machen. Wenn Sie RPA einführen und sich zu einem „Automation First“-Unternehmen entwickeln, werden Ihre Beziehungen ein wichtiger Erfolgsbestimmungsfaktor sein.

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