Bleistiftpeitschen:Wenn eine gesunde Scorecard zu gut ist, um wahr zu sein

Seien wir ehrlich, jeder schneidet von Zeit zu Zeit ab. Es kann sich gut anfühlen, eine Aufgabe fallen zu lassen, die keinen Mehrwert bringt oder zu viel Ihrer kostbaren Zeit in Anspruch nimmt. Wenn es jedoch um Wartungsarbeiten geht, kann der Versuch, die täglichen Aufgaben zu umgehen, einen ernsthaften Schlag ins Spiel bringen. Leider sind Schmiedearbeiten in der Wartungswelt so weit verbreitet, dass sie ihren eigenen Spitznamen erhalten:Bleistiftpeitschen. Heute werden wir uns ansehen, warum es passiert, warum es ein Problem ist und welche Tools verwendet werden können, um es zu bekämpfen.

Was ist Bleistiftpeitschen?

Einfach ausgedrückt bezieht sich das Auspeitschen von Bleistiften auf das Abzeichnen von Arbeiten, die nie wirklich abgeschlossen wurden, sei es eine Inspektion, eine PM oder eine Qualitätsprüfung – alles, um einen möglichen Ausfall zu verhindern. Das Auspeitschen von Bleistiften tritt am häufigsten auf der Ebene der Techniker auf, und obwohl es auf den ersten Blick wie ein Problem von Faulheit aussehen mag, gibt es tatsächlich viele Gründe, warum die Arbeit mit Bleistift ausgepeitscht werden könnte.

Gründe für das Schlagen mit Bleistift

1. Zu viele Aufgaben, zu wenige Techniker

Der ideale Wartungszyklus umfasst vier Phasen:Planen, Ausführen, Prüfen und Handeln. Planung und Durchführung beziehen sich auf das Planen und Erledigen von Aufgaben, und Kontrollieren und Handeln beziehen sich auf die Analyse der geleisteten Arbeit und das Vornehmen von Verbesserungen basierend auf den Ergebnissen dieser Überprüfungen.

In einer perfekten Welt werden alle geplanten Wartungsarbeiten, die abgeschlossen sind, anschließend bewertet, um sicherzustellen, dass sie richtig durchgeführt wurden und das beabsichtigte Ergebnis erzielt wurde. Wartungsmanager können die Ergebnisse dieser Analyse dann verwenden, um die Wartung beim nächsten Mal besser zu planen.

Natürlich ist kein Wartungsvorgang perfekt. In der realen Welt können Techniker von der Menge der zu erledigenden Aufgaben überwältigt werden, und Manager sind zu sehr mit Papierkram und anderen Verwaltungsaufgaben beschäftigt, um den PM-Zeitplan ordnungsgemäß überprüfen und anpassen zu können. Hier beginnt oft das Bleistiftpeitschen. Ohne PM-Optimierung kann es schnell zu einem Scope Creep kommen und die Dinge können außer Kontrolle geraten, sodass sowohl Techniker als auch Manager das Gefühl haben, dass es einfacher ist, zu sagen, dass die Arbeit abgeschlossen ist, selbst wenn sie es nicht war.

2. Techniker übersehen den Punkt

Wenn ein Techniker eine Aufgabe erledigen muss, sollte er wissen, warum diese Aufgabe erledigt werden muss. Es gibt jedoch zwei Fälle, in denen Techniker diese Verbindung möglicherweise nicht herstellen.

Der erste Fall tritt ein, wenn von einem Techniker erwartet wird, dass er im Rahmen einer Zustandsüberwachungsaufgabe eine Inspektion durchführt. Der Zweck der zustandsbasierten Überwachung besteht darin, Zeit zu sparen, die normalerweise für vorbeugende Reparaturen oder Austausch verwendet wird. Wenn ein Techniker jedoch Inspektionen als Teil einer zustandsbasierten Strategie durchführt und diese Inspektionen jedes Mal erfolgreich sind, kann er diese Inspektion ganz einstellen, weil er glaubt, dass es eine nutzlose Aufgabe ist. Es ist wichtig, das P-F-Intervall zu verwenden, um den Sweet Spot zu finden, an dem eine Inspektion oft genug fehlschlägt, dass ein Techniker der Meinung ist, dass dies eine sinnvolle Aufgabe ist.

Ein weiterer Grund, warum ein Techniker den Sinn der Erledigung einer Aufgabe möglicherweise nicht erkennt, besteht darin, dass ihm der Grund für die Aufgabe vom Management nicht effektiv mitgeteilt wurde. Wie bereits erwähnt, sollten Ihre Techniker wissen, warum sie die Aufgaben ausführen, um die sie gebeten wurden. Wenn das Management nicht effektiv kommuniziert, warum etwas getan werden muss, und es keine offensichtlichen Konsequenzen zu haben scheint, diese Aufgabe nicht zu erledigen, könnte es zu Bleistiftschlägen kommen.

3. Es besteht ein Druck, die Messwerte zu verbessern – ohne echten Plan für Verbesserungen

Die Wartungswelt wird von Metriken beherrscht – so weiß ein Unternehmen, dass es Verbesserungen vornimmt (oder nicht macht). Wie jedoch Stuart Fergusson, Leiter des Fiix Solutions Engineers, kürzlich im Podcast „Rooted in Reliability“ besprochen hat, gibt es Bleistiftschläge, wenn ein Unternehmen Zahlen über die tägliche Realität seiner Mitarbeiter stellt, nur um das Management zu beruhigen.

Wie Fergusson während seines Podcast-Auftritts sagte:„Bleistiftpeitschen kommt immer in verzögerten Metriken.“ Zur Verdeutlichung, verzögerte Metriken sind die umfassenderen, umfassenderen Metriken, die als langfristige Ziele dienen, auf die das Team hinarbeiten kann. Wenn eine Organisation unrealistische Ziele für nachlaufende Metriken festlegt, wird die Arbeit beeinflusst, die führende (tägliche) Metriken beeinflusst. Wenn die metrischen Ziele für Techniker unerreichbar oder überwältigend sind, könnten Aufgaben mit Bleistift geschlagen werden, um den Erscheinungsbild aufrechtzuerhalten.

Der rote Faden:Ein Kulturproblem

Es gibt eine Reihe verschiedener Gründe, warum etwas mit Bleistift geschlagen werden könnte, aber jeder weist auf das gleiche Grundproblem hin:Ein Kulturproblem. Unabhängig davon, ob die Arbeit freigegeben wird, weil die Techniker überfordert sind oder weil sie den Sinn nicht sehen, liegt die Verantwortung beim Management, die Bedeutung und das Motiv der Arbeit zu kommunizieren. Außerdem müssen Prozesse eingeführt werden, die sicherstellen, dass die Techniker die notwendige, wertschöpfende und überschaubare Arbeit erledigen.

Wie man Bleistiftpeitschen verhindert

Bleistiftpeitschen findet nur an Orten statt, an denen es eine Chance hat, zu gedeihen. Glücklicherweise gibt es eine Reihe von Lösungen, die ein Unternehmen anwenden kann, um es in Schach zu halten.

Erstens ist es von entscheidender Bedeutung, Maßnahmen zu ergreifen, um eine Kultur der Transparenz und des gegenseitigen Respekts zwischen Technikern und Management zu fördern. Dies bedeutet, eine Atmosphäre zu schaffen und aufrechtzuerhalten, in der sich Techniker wohl fühlen, Fragen zu stellen und Bedenken zu äußern. Es bedeutet auch, eine vertrauensvolle Umgebung zu schaffen, in der Techniker das Gefühl haben, dass ihre Anliegen gehört und angesprochen werden.

Wartungsmanagement-Software ist auch eine großartige Lösung, um Verantwortlichkeit auf allen Ebenen zu schaffen. Die Verwendung eines CMMS zum Planen und Verfolgen von Arbeiten gibt Wartungsmanagern ein genaueres Bild davon, wie viele Aufgaben sie tatsächlich planen und ob die Zuweisung angemessen ist. Darüber hinaus bietet ein Dashboard, das einen schnellen Überblick über die KPIs bietet, einen viel besseren Einblick in die tatsächlichen Vorgänge, sodass Manager die Arbeit besser planen und tägliche Entscheidungen treffen können, die diese Kennzahlen unterstützen.

Für Techniker, die eine CMMS-App auf ihrem mobilen Gerät haben, mit der sie die Arbeit nachverfolgen können, wenn sie abgeschlossen ist, ist es schwieriger, mit dem Bleistift zu arbeiten, da sie Daten eingeben müssen, z. B. verwendete Teile und wann der Arbeitsauftrag gestartet und abgeschlossen wurde. Darüber hinaus erhalten Techniker durch die Möglichkeit, Kommentare zu einer Inspektion über ein CMMS hinzuzufügen, sofort Feedback, in dem die nächsten Schritte klar kommuniziert werden.

Das Hinzufügen von Benachrichtigungen über ein CMMS zu Assets, die für den Betrieb Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung sind, erhöht die Transparenz jedes Arbeitsauftrags, der an diesem Asset ausgeführt wird. Darüber hinaus bietet die Möglichkeit, einem CMMS Benutzerhandbücher hinzuzufügen, jedem Techniker die Informationen, die er benötigt, um jede Aufgabe an einem Asset abzuschließen.

Unter dem Strich:Verantwortlichkeit von oben nach unten schaffen

Wie Sie sehen können, ist Bleistiftpeitschen selten das Problem und normalerweise ein Symptom eines größeren kulturellen Problems. Sicherzustellen, dass die richtige Kultur und die richtigen Werkzeuge vorhanden sind, trägt wesentlich dazu bei, das Schlagen von Bleistiften zu verhindern.