Was sind Wartungsaufzeichnungen?

Wartungsaufzeichnungen sind schriftliche Notizen, die die Instandhaltung eines bestimmten Gerätes dokumentieren. Wenn Menschen in einem industriellen Umfeld über diese Art von Aufzeichnungen sprechen, beziehen sie sich meistens auf die formalisierten Berichte und Dateien, die von Flottenbesitzern, Industrieanlagenbetreibern oder anderen Geschäftsleuten geführt werden, die in irgendeiner Weise mit Maschinen arbeiten. Das Führen eines angemessenen Protokolls über mechanische Wartung und Reparaturen in diesen Szenarien wird normalerweise als gute Geschäftspraxis angesehen und kann auch gesetzlich vorgeschrieben sein. Aufzeichnungen sind besonders nützlich für das Wartungsmanagement, da sie Unternehmen dabei helfen, sicherzustellen, dass ihre Geräte in gutem Zustand gehalten werden, und sie bieten auch eine Möglichkeit, Reparatur- und vorbeugende Wartungskosten zu verwalten und zu verfolgen.

Aufzeichnungen können jedoch auch von Einzelpersonen verwendet werden. Viele Menschen führen detaillierte Aufzeichnungen über die persönliche Fahrzeugwartung und können auch Wartungsarbeiten an Haushaltsgeräten wie Klimaanlagen und Notstromaggregaten aufzeichnen. Dies kann notwendige Reparaturen rationalisieren und den Wiederverkauf viel reibungsloser gestalten.

Warum sie aufbewahrt werden

Unabhängig von den Einstellungsspezifikationen ist die Verwaltung von Wartungsaufzeichnungen oft aus einer Reihe von Gründen wichtig. Beispielsweise kann ein Wartungsplan von unschätzbarem Wert sein, wenn es darum geht, Servicetechniker bei der Diagnose wiederholter Probleme mit einer Maschine oder einem Fahrzeug zu unterstützen. Darüber hinaus helfen gute Aufzeichnungen Abteilungsleitern, Mitarbeitern und manchmal sogar Einzelpersonen, sicherzustellen, dass ein Gerät gemäß den Herstellergarantien funktioniert. Sie können Unternehmen auch dabei helfen, nachzuverfolgen, wann ein Gerät einer vorbeugenden Wartung unterzogen werden muss.

All dies hat auch eine Wertbasis. Maschinen in gutem Betriebszustand zu halten, ist eine der besten Möglichkeiten, sie als Investition zu schützen und zu dokumentieren Diese Sorgfalt kann die Ausrüstung begehrenswerter machen, wenn sie jemals verkauft wird, da es Beweise dafür gibt, dass sie ordnungsgemäß gewartet wurden. Dies gilt sowohl für Unternehmen als auch für Privatpersonen. Gebrauchtwagenverkäufe sind ein gutes Beispiel – Leute, die mit detaillierten Aufzeichnungen nachweisen können, wie oft ihre Autos gewartet und gewartet wurden, können oft einen höheren Preis erzielen als Leute, deren Autos aussehen gut funktionieren, kommen aber nur mit mündlichen Zusagen.

Gründliche Aufzeichnungen können auch ein Puffer gegen Haftung sein. Wenn ein Unternehmen im Zusammenhang mit einem fehlerhaften Gerät verklagt wird, können detaillierte Aufzeichnungen unerlässlich sein, um den Fall des Unternehmens zu untermauern und beispielsweise nachzuweisen, dass die Sorgfaltspflicht erfüllt wurde.

Hauptelemente und grundlegende Anforderungen

Persönliche Aufzeichnungen sind in der Regel am einfachsten aufzubewahren und sind in der Regel kaum mehr als eine Datei mit Quittungen und Diagnoseberichten über Fahrzeugölwechsel, Dienstleistungen und Reparaturen. Auch die Ergebnisse eventuell erforderlicher Sicherheits- oder Abgasuntersuchungen sind in der Regel enthalten. Diese Art von Berichten kann ziemlich informell sein; Die Hauptidee besteht darin, ein Protokoll darüber zu führen, was mit der Maschine passiert ist und wann. Sie können so einfach sein wie ein Notizbuch, das in der Nähe der Maschine aufbewahrt wird, oder eine digitalisierte Tabelle mit eingescannten Berichten und speziellen Notizen.

Der Prozess zur Entwicklung eines geschäftsorientierten Wartungsaufzeichnungsplans ist oft etwas formalisierter. Zunächst führt das Unternehmen in der Regel eine Bestandsaufnahme aller seiner Geräte durch. Jeder Artikel, der regelmäßig überprüft oder repariert werden muss, sollte in diese Liste aufgenommen und mit einer Sendungsverfolgungsnummer versehen werden. Wartungssoftware kann sich als wertvoll erweisen, wenn es darum geht, Unternehmen bei der Organisation all dieser Informationen zu unterstützen. Unabhängig davon, ob die Daten elektronisch oder in Papierform dokumentiert sind, gilt es im Allgemeinen als gute Praxis, irgendwo eine Sicherungskopie aufzubewahren, falls die Daten verloren gehen oder versehentlich zerstört werden.

Aktualisierungen

Nachdem die Bestandsaufnahme abgeschlossen ist, müssen die Aufzeichnungen einfach aktualisiert werden, wenn Arbeiten durchgeführt werden. Im Allgemeinen sollten die Aufzeichnungen dokumentieren, welche Art von Arbeit durchgeführt wurde und wann sie durchgeführt wurde, sowie wer sie tatsächlich durchgeführt hat. Wenn Inspektionen oder Gerätetests stattfinden, sollte die Aufzeichnung widerspiegeln, ob die Inspektion oder Prüfung den Herstellerrichtlinien und den Betriebsverfahren des Unternehmens entsprach. Arbeits- und Ersatzteilkosten können ebenfalls dokumentiert werden, um Abteilungen bei der Budgetplanung zu unterstützen.

Werkseinstellungen

Die Verwendung von Wartungsaufzeichnungen ist besonders wichtig in einer Fabrikumgebung, in der täglich eine große Anzahl teurer Maschinen verwendet wird. Diese Aufzeichnungen können dazu beitragen sicherzustellen, dass alle erforderlichen Gerätewartungen oder Anlagenwartungen abgeschlossen wurden, damit der Anlagenbetrieb reibungslos läuft. Beispielsweise kann auf einer Fabrikmaschine ein Wartungsprotokoll aufbewahrt werden, das alle Reparaturen oder Wartungsarbeiten detailliert aufführt. Dieses Protokoll kann helfen, Unfälle oder Anlagenstillstände aufgrund defekter Geräte zu vermeiden.

Automobil- und Luftfahrtanwendungen

Protokolle sind auch ein sehr häufiger Bestandteil der Flottenwartung. Unternehmen, die beispielsweise große Lkw-Gruppen leasen oder besitzen, müssen oft genau verfolgen, welche Fahrzeuge repariert werden müssen oder potenziell gewartet werden müssen, bevor sie auf lange Fahrten oder Liefereinsätze geschickt werden. Dasselbe gilt für Flugzeugflottenbetreiber; Fluggesellschaften und Verkehrsflugzeugunternehmen sind oft gesetzlich dazu verpflichtet, sorgfältige Aufzeichnungen über alle routinemäßigen Wartungsarbeiten und Reparaturen zu führen, da dies dazu beitragen kann, Unfälle und Probleme während des Fluges zu vermeiden.