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Barcode-Inventarsysteme verstehen:Wie sie funktionieren und warum sie wichtig sind

Marktmanager für Anlagevermögen

Aktualisiert am 20. November 2024

Inhaltsverzeichnis

Schlüssel zum Mitnehmen

Ein Barcode-Inventarsystem ist eine digitale Methode zur Verfolgung und Verwaltung des Lagerbestands mithilfe eindeutiger Barcodes zur Identifizierung und Überwachung von Produkten. Dies ermöglicht effizientes Scannen, Echtzeitaktualisierungen und genaue Aufzeichnungen in der gesamten Lieferkette.

Unternehmen sammeln, kaufen, nutzen, bewegen und vertreiben viele Produkte, Güter und Geräte. Die Nachverfolgung dieser Gegenstände war eine ständige Herausforderung, aber die Technologie hat sich weiterentwickelt, um die Arbeit zu erleichtern.  Barcode-Etiketten, Scanner und Bestandsverwaltungssysteme helfen Unternehmen dabei, ihre physischen Vermögenswerte besser zu verfolgen. 

Unternehmen möchten Produkte entwickeln, vermarkten und verkaufen. Die Verwaltung des Lagerbestands während der Bewegung der Artikel von der Warenannahme bis zur Auslieferung ist ein wesentlicher Teil des Betriebs. In diesem Leitfaden besprechen wir alles, was Sie über ein Barcode-Inventarsystem wissen müssen.

Ein Barcode-Inventarsystem ist eine digitale Methode zur Verfolgung und Verwaltung von Beständen, die Barcodes, Hardware und Software verwendet, um die Bestandskontrolle zu automatisieren und Genauigkeit, Effizienz und Produktivität zu verbessern. Dies sind die Schlüsselkomponenten und Funktionen eines effektiven Barcode-Inventarsystems.

  1. Barcodes:Eindeutige Kennungen, die Produktinformationen wie Stil, Abmessungen und andere Details enthalten.
  2. Hardware:
    • Drucker zur Herstellung von Barcode-Etiketten
    • Barcode-Leser oder Scanner zum Scannen und Hochladen von Informationen
    • Mobile Geräte mit Kameras, die als Barcode-Leser fungieren können
  3. Software:Bestandsverwaltungssoftware, die Daten aus gescannten Barcodes speichert und kategorisiert und so Aktualisierungen und Nachverfolgung in Echtzeit ermöglicht.

Das System funktioniert, indem es Daten in eine Reihe vertikaler Balken und Leerzeichen kodiert, die Zahlen oder Zeichen darstellen. Beim Scannen werden diese Informationen in nutzbare Daten für die Bestandsverwaltung umgewandelt.

Zu den Vorteilen der Verwendung eines Barcode-Inventarsystems gehören:

Ein Barcode-Inventarsystem kann an verschiedene Branchen und Geschäftsanforderungen angepasst werden, von Einzelhandelsgeschäften bis hin zu Lagerhäusern und Produktionsstätten. Es ermöglicht Unternehmen, viele manuelle Aufgaben der Bestandskontrolle zu automatisieren, was zu einer höheren Produktivität und einer genaueren Bestandsverwaltung führt.

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Welche Branchen verwalten den Lagerbestand?

Einzelhändler, Hersteller, Lagerhäuser, Händler und Logistikunternehmen stellen fest, dass die Verwaltung dieser Systeme für ihren Betrieb von zentraler Bedeutung ist. Aber nahezu jedes Unternehmen muss entweder den Überblick über die Produkte behalten, die es an andere verkauft, oder über Geräte und andere Güter, die für seinen Betrieb von entscheidender Bedeutung sind:

Es sind also nicht nur Einzelhändler, Lager, Hersteller und Händler, die genaue Bestandszählungen durchführen müssen und ein effektives Barcode-Inventarsystem benötigen. Jedes Unternehmen verfügt über Materialien, die es bis zu einem gewissen Grad verfolgen muss.

Einschränkungen der Bestandsüberwachung

Die Bestandsüberwachung ist wichtig, da eine gute Durchführung den Unternehmen in vielerlei Hinsicht hilft, doch nur selten sind Unternehmen in diesem Bereich besonders erfolgreich. Diese Arbeit kann übersehen werden, da sich das Management auf das Kerngeschäft und nicht auf die interne Logistik konzentriert.

Außerdem empfinden Unternehmen den Prozess aus vielen Gründen oft als aufwändig und frustrierend. Traditionell verwalteten Unternehmen ihre Bestände manuell. Sie gaben Informationen mit Bleistift und Papier oder in eine Excel-Tabelle ein, und einige haben möglicherweise Papieretiketten erstellt, die vor Ort gedruckt wurden.

Anschließend führte das Unternehmen regelmäßige Bestandszählungen durch, um sicherzustellen, dass die Papier- und Bleistiftverfolgung und die Tabellenkalkulationsmethoden einigermaßen korrekt waren. Der Prozess war zeitaufwändig und lieferte genaue Informationen nur für kurze Zeit (wenn überhaupt), praktisch unmittelbar nach Abschluss einer Zählung.

Darüber hinaus machen Menschen manchmal Fehler, insbesondere beim Zählen und Verfolgen von Hunderten, Tausenden und Zehntausenden von Produkten. Infolgedessen wurde die Bestandsverwaltung schnell zu einem großen Produktivitätsverlust. Die Mitarbeiter haben viel Zeit damit verbracht, aber keine einwandfreien Aufzeichnungen erstellt. Die Fehlerbehebung zur Ermittlung der Grundursache einer Diskrepanz erforderte manchmal die Wiederholung des gesamten Vorgangs.

Die Nachverfolgung von Produkten war schon immer komplex und wurde umso komplexer, als Spezialisten in Bereichen wie dem Lieferkettenmanagement auftauchten. Da jedoch verschiedene Unternehmen entlang der Lieferkette unterschiedliche Computersysteme verwenden, mangelte es weiterhin an Transparenz.

Zudem ist der Warenverkehr stärker verstreut. Kleine und große Unternehmen können ihre Waren lokal, in der unmittelbaren Umgebung, im ganzen Land und sogar weltweit verkaufen. Bei der Expansion in neue Märkte müssen sie sicherstellen, dass sie die lokalen Richtlinien befolgen.

Dadurch kommt es häufig zu einer Fehlnutzung des Lagerraums. Eine Firmeneinrichtung oder ein Lager ist mit vielen Gegenständen gefüllt:Präsentationsständer, Banner, Stände, Literatur, Verbrauchsmaterialien, Ladeneinrichtungen und Waren in verschiedenen Montagestadien. Sie sind oft über die Lagereinrichtungen verstreut und nicht effizient untergebracht. 

Ein Fehler bei der Vermögensverwaltung kann verheerende Auswirkungen auf die Lieferkette, den Herstellungsprozess und die Lieferung haben. Immer wenn Probleme auftreten, verzögert sich die Arbeit und manchmal muss alles stehen bleiben, weil das Team nicht weiterkommen kann, wenn jede Phase im Prozess von der Fertigstellung des vorherigen Schritts abhängt.

Es entstehen weitere Welleneffekte. Teams werden bei einem Projekt aufgehalten, was die Fertigstellung oder Lieferung von Produkten an andere Kunden verzögert. Unternehmen müssen die benötigten Vorräte nachbestellen. Sie beeilen sich oft, aufzuholen und machen andere Fehler, was letztendlich die Qualität und Effektivität ihrer Arbeit beeinträchtigt. Sie schließen ein Projekt zu spät ab und beginnen das nächste ebenfalls zu spät. Frustration und Stress bauen sich auf und schaffen ein angespanntes Arbeitsumfeld.

Die Bestandszählungen sind ungenau. Verzögert sich die Bestellung eines Kunden, häufen sich die Beschwerden beim Kundendienst und die Kunden wenden sich an die Konkurrenz. Zu viel Lagerbestand bindet Lagerraum – und Kapital. Im Wesentlichen breiten sich die Ineffizienzen durch die Lieferkette aus und wirken sich negativ auf Partner, Einzelhändler, Dienstleister, Verbraucher und schließlich Stakeholder aus.

Aber die Bestandsverwaltung wird aufgrund der Fortschritte in der Technologie viel einfacher. Lösungen wie Barcode-Etiketten, Asset-Tags und Bestandskontroll-Tags helfen Unternehmen dabei, mehr Einblick und Kontrolle über ihre Waren zu gewinnen.

Ein Barcode-Etikett ist eine visuelle Darstellung eines Artikels. Typischerweise besteht der Code aus Zahlen, Buchstaben und Symbolen, wobei die Zeichen schwarz und weiß codiert sind.

Ein Barcode-Inventarsystem weist jedem Produkt oder Ausrüstungsteil eine eindeutige Kennung zu. Dadurch kann ein Unternehmen mehrere Datenpunkte mit der Nummer verknüpfen, darunter den Lieferanten, Produktabmessungen, das Gewicht und sogar variable Daten, etwa wie viele auf Lager sind. 

Die Identifikationsnummer wird in einer Datenbank gespeichert und das System verwendet Scanner, um zu dokumentieren und zu verfolgen, wohin der Artikel gelangt, ob er verwendet wurde und andere Daten. Im Laufe der Jahre haben sich eine Reihe von Standards entwickelt, die festlegen, wie die Codes aufgebaut sind und was sie bedeuten, damit die Scanner verstehen, was sie sehen und was sie sehen.

Die Technologie hat sich verbessert und ist intelligenter geworden. Heutzutage verfügen Unternehmen über mehr Informationen als je zuvor. Zu den grundlegenden Informationen zur Anlagenidentifizierung gehören auch die Historie, einschließlich Wartung und Reparaturen, der ursprüngliche Anbieter, der aktuelle Standort und der geplante Standort.

Ein weiterer Pluspunkt ist, dass Barcode-Etiketten an die realen Bedingungen angepasst wurden. Sie berücksichtigen nun Variablen wie die Belastung durch raue Wetterbedingungen, Ätzmittel und Chemikalien. Infolgedessen sind verschiedene Arten von Barcode-Etiketten für verschiedene Anwendungsfälle entstanden:

Zusätzlich zu den vielen Auswahlmöglichkeiten arbeiten Anbieter mit Kunden zusammen, um Barcode-Etiketten für ihre individuellen Anwendungen zu erstellen. Camcode arbeitete beispielsweise mit Displays2go zusammen, um maßgeschneiderte Regaletiketten aus Polyester für ihr Lager zu entwickeln. Zusätzlich zu den Standard-Racketiketten entwickelten die beiden eine Lösung zum einfachen Scannen von Hoch- und Tiefregalen. Anstatt dass sich die Mitarbeiter bücken müssen, um sehr niedrige Regale zu erreichen, oder sich strecken, um höhere Regale zu erreichen, haben sie ein Doppeletikettensystem eingesetzt.

In diesem Fall hatte ein Regaletikett eine bestimmte Farbe und einen Pfeil, der nach unten zeigt, für eine niedrigere Ebene und eine andere Farbe mit einem Pfeil, der nach oben zeigt, für die höheren Ebenen. Die Beschriftung erleichterte den Mitarbeitern das Scannen und führte zu weniger Fehlern, da die verschiedenen Farben die verschiedenen Ebenen eindeutig identifizierten.

Vorteile eines effektiven Barcode-Inventarsystems

Die Kennzeichnung von Geräten mit Barcodes und der Einsatz von Scannern und Bestandsverwaltungssoftware ist eine gute Geschäftsentscheidung. Die Implementierung eines umfassenden Barcode-Bestandssystems bietet Dutzende Vorteile, um die Nachverfolgung von Vermögenswerten zu optimieren und die Bestandskontrolle zu verbessern:

Standortverfolgung verbessern

Das Ziel dieser Technologien besteht letztlich darin, mehr Einblick in Unternehmensabläufe zu gewinnen. Barcode-Tags verbessern die Bestandsverwaltung, indem sie die Bestandsverfolgung und -genauigkeit steigern.

Berichterstellung verbessern

Heutzutage sammeln Unternehmen mehr Informationen als je zuvor. Die Datenerhebung allein ist von geringem Wert. Sobald Bestandsdaten jedoch in einer zentralen Datenbank gespeichert sind, ergeben sich für Unternehmen nahezu unbegrenzte Möglichkeiten, diese zu nutzen.

Beispielsweise ist der Export von Daten in eine Tabellenkalkulation zur anspruchsvollen Analyse in einem anderen Programm problemlos möglich. Einzelpersonen können Vermögenswerte nach Kategorien sortieren und die erwartete mit der tatsächlichen Lebensdauer vergleichen. Anhand dieser Informationen können sie feststellen, welche Ausrüstung des Anbieters besser ist. Finanzielle Prognosen werden genauer, da sie darauf basieren, welche Vermögenswerte in einem bestimmten Zeitraum ausgetauscht oder erheblich gewartet werden müssen. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Fülle an Daten, die ihnen zur Verfügung stehen, zu einer besseren Entscheidungsfindung führt.

Manuelle Prozesse automatisieren 

Die Bestandsverwaltung ist für viele Unternehmen ein großes Problem, da veraltete Prozesse und manuelle Dokumentation den Prozess verlangsamen. Barcode-Inventaretiketten ermöglichen die Automatisierung vieler Inventurprozesse, die sonst zeitaufwändig und ineffizient wären. Automatisierte Prozesse entlasten Mitarbeiter von sich oft wiederholenden, alltäglichen Arbeiten und sparen so viel Zeit, die sie für wertschöpfendere Aktivitäten verwenden können. Automatisierung reduziert auch menschliche Fehler bei der Dokumentation.

Sparen Sie Zeit

Die neuen Funktionen verwandeln das Produktionsmanagement von reaktiv in proaktiv. Traditionell verwalteten Unternehmen das Management im Hintergrund:Sie verließen sich auf historische Informationen, um die Leistung zu verstehen und Änderungen vorzunehmen. Jetzt verwalten sie proaktiv und verfügen über die Informationen in Echtzeit, sodass sie sich im Handumdrehen anpassen können.

Optimieren Sie die Bestandszählung

Diese neuen Lösungen machen regelmäßige Bestandszählungen und Audits nicht überflüssig, machen den Prozess jedoch einfacher und seltener. Ohne Inventaretiketten beginnen Unternehmen den Prozess blind:Sie haben kaum oder gar keinen Einblick in die von ihnen verwendeten Produkte. Dadurch müssen sie nicht so viel Zeit damit verbringen, Ressourcen manuell zu zählen. Stattdessen scannen sie schnell ihr Inventar und prüfen dessen Richtigkeit.

Verbessern Sie die Aufzeichnungen

Unternehmen müssen Aufzeichnungen für verschiedene Compliance-Vorschriften wie Finanz- und Steuerberichte führen. Sie müssen wissen, wie viel Inventar sie zu unterschiedlichen Zeitpunkten vorrätig hatten. Barcodes verbessern die Sichtbarkeit und verkürzen die für die Berechnung dieser wichtigen Details erforderliche Zeit.

Prognose verbessern

Zu viel Lagerbestand führt zu Verschwendung und erhöht die Gemeinkosten für die Langzeitlagerung. Mithilfe von Etiketten können Sie Datenpunkte rund um Ihren Lagerbestand leicht verfolgen und eine Vielzahl von Variablen genauer vorhersagen, z. B. wie viel Lagerbestand für die nächsten Wochen, den nächsten Monat oder das kommende Quartal benötigt wird.

Werden Sie profitabler

Durch eine bessere Anlagentransparenz erhalten Unternehmen genauere und aktuellere Bilder ihres Materialflusses. Sie können bei Bedarf weitere Elemente hinzufügen und Möglichkeiten finden, die Auswirkungen etwaiger Verzögerungen abzumildern. Die Transparenz ermöglicht es ihnen, das Personal besser einzuplanen und die Rendite ihrer Arbeitskosten zu maximieren.

Fortschrittliche Datenanalysen liefern ihnen genaue Prognosen und senken so die Systemkosten. Im Wesentlichen steigern diese Fähigkeiten das Endergebnis, indem sie die Unternehmensressourcen effizienter nutzen.

Aufgrund der vielen Vorteile wächst der Barcode-Scanner-Markt:Er wurde im Jahr 2020 auf 6,34 Milliarden US-Dollar geschätzt und wird voraussichtlich von 2021 bis 2027 mit einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate (CAGR) von 7,5 % wachsen und fast 10,52 Milliarden US-Dollar erreichen.

Worauf Sie bei einem Barcode-Inventarsystem achten sollten

Jedes Unternehmen benötigt ein Barcode-Inventarsystem. Welche Funktionen sollten sie benötigen?

Umfassende Integration

Barcodesysteme liefern Informationen für eine Reihe anderer Anwendungen:Fertigungssysteme, Lagerverwaltungssysteme und Facility-Management-Lösungen. Das System muss über eine breite Palette offener Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) verfügen, die eine Verbindung zu führenden Lösungen herstellen.

Einfach zu scannen

Das Barcodesystem muss flexibel sein. Die Lösung sollte Winkelscans unterstützen, die in Entfernungen von einigen Dutzend Fuß gelesen werden können, beispielsweise retroreflektierende Barcode-Etiketten in Lagerhäusern.

So implementieren Sie ein Barcode-Inventarsystem

Die Implementierung eines Barcode-Inventarsystems kann die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Lagerbestände verwalten, revolutionieren, Abläufe rationalisieren und die Gesamteffizienz verbessern. Dieser moderne Ansatz zur Bestandsverwaltung nutzt Technologie, um die Nachverfolgung zu automatisieren, menschliche Fehler zu reduzieren und Echtzeit-Einblicke in Lagerbestände und -bewegungen zu liefern.

  1. Wählen Sie den richtigen Barcode-Typ:
    Entscheiden Sie sich für den Barcodetyp, der Ihren Anforderungen am besten entspricht, z. B. UPC, QR-Codes oder branchenspezifische Barcodes.
  2. Geeignete Hardware auswählen:
    Investieren Sie in die notwendige Ausrüstung, einschließlich:
    • Barcodedrucker zur Herstellung von Etiketten
    • Barcode-Scanner oder -Lesegeräte (handgehalten, fest installiert oder mobilgerätebasiert)
    • Mobile Computer oder Geräte zur Dateneingabe und zum Scannen
  3. Bestandsverwaltungssoftware implementieren:
    Wählen Sie eine Software, die sich in Ihre bestehenden Systeme (z. B. POS, Buchhaltung) integrieren lässt und die Barcode-Funktionalität unterstützt.
  4. Barcodes generieren und zuweisen:
    Erstellen Sie für jedes Produkt eindeutige Barcodes, einschließlich relevanter Informationen wie Produktdetails, SKU und Standort.
  5. Beschriften Sie Ihr Inventar:
    Drucken Sie Barcode-Etiketten und bringen Sie sie an allen Ihren Produkten an, um eine einheitliche Platzierung und Größe sicherzustellen.
  6. Richten Sie Ihre Datenbank ein:
    Geben Sie Produktinformationen in Ihre Bestandsverwaltungssoftware ein und verknüpfen Sie diese mit den entsprechenden Barcodes.
  7. Inventurverfahren festlegen:
    Definieren und implementieren Sie standardisierte Prozesse für:
    • Eingehendes und ausgehendes Inventar scannen
    • Aktualisierung der Lagerbestände
    • Durchführung regelmäßiger Inventurzählungen
    • Produktstandorte verwalten
  8. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter:
    Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die Verwendung des neuen Systems, einschließlich der richtigen Scantechniken und Dateneingabeverfahren.
  9. Testen und verfeinern:
    Führen Sie einen Probelauf Ihres neuen Systems durch, identifizieren Sie etwaige Probleme und nehmen Sie die erforderlichen Anpassungen vor.
  10. In andere Geschäftsprozesse integrieren:
    Verbinden Sie Ihr Barcode-Inventarsystem mit anderen Aspekten Ihres Unternehmens, wie Auftragsabwicklung, Einkauf und Finanzberichterstattung.

Hier ist eine praktische Tabelle, die Sie durch den Prozess der Implementierung eines Barcode-Inventarsystems führt.

Schritt Aktion Beschreibung 1Wählen Sie den Barcode-Typ. Wählen Sie UPC-, QR-Codes oder branchenspezifische Barcodes. 2 Wählen Sie Hardware. Investieren Sie in Barcode-Drucker, Scanner und Mobilgeräte. 3 Implementieren Sie Software. Wählen Sie eine Bestandsverwaltungssoftware, die mit Barcodes und vorhandenen Systemen kompatibel ist. 4 Generieren Sie Barcodes. Erstellen Sie eindeutige Barcodes für jedes Produkt mit relevanten Informationen. 5 Etikettieren Sie den Bestand. Drucken Sie Barcode-Etiketten konsistent auf alle Produkte. 6 Richten Sie eine Datenbank ein. Geben Sie Produktinformationen in die Software ein und verknüpfen Sie sie mit entsprechenden Barcodes. 7 Legen Sie Verfahren fest Prozesse zum Scannen, Aktualisieren von Lagerbeständen und Durchführen von Inventurzählungen8Schulen Sie Mitarbeiter in Systemnutzung, Scantechniken und Dateneingabe.9Testen und verfeinernFühren Sie einen Testlauf durch, identifizieren Sie Probleme und nehmen Sie erforderliche Anpassungen vor10Integrieren Sie ProzesseVerbinden Sie das Barcode-System mit der Auftragsabwicklung, dem Einkauf und der Finanzberichterstattung

Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie erfolgreich ein Barcode-Inventarsystem implementieren, das die Genauigkeit, Effizienz und Produktivität in Ihrem Geschäftsbetrieb verbessert.

Abschließende Gedanken

Für einen reibungslosen Betrieb sind Unternehmen auf eine große Vielfalt an Geräten angewiesen. Das Sortiment umfasst Artikel für den internen Gebrauch sowie Produkte, die an Kunden geliefert werden.

Die Verfolgung von Artikeln auf ihrem Weg durch verschiedene Zyklen war bisher eine Herausforderung, aber neue Barcode-Lösungen rationalisieren den Prozess. Sie bieten Unternehmen einen besseren Einblick in ihre Geschäftsprozesse, reduzieren die Verschwendung in der Lieferkette und verbessern die Gewinnmargen, wodurch das Unternehmen leistungsfähiger wird.

Unternehmen verfügen oft nicht über das erforderliche Fachwissen für die Bereitstellung dieser Lösungen und benötigen die Hilfe von externen Experten. Camcode bietet umfassende Bestandsverwaltungsdienste von einem erfahrenen, branchenführenden Team. Sie erhalten eine Expertenanalyse Ihrer Anwendungen und Anforderungen, die Ihnen bei der Entwicklung einer vollständig maßgeschneiderten Asset-Tracking-Lösung für eine bessere Bestandsverwaltung hilft.

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