Property Asset Management meistern: Wichtige Vorteile & Best Practices

Facility Management Marktführer

Aktualisiert am 30. September 2024

Inhaltsverzeichnis

• Was ist Property Asset Management?
• Warum ist Property Asset Management wichtig?
• 11 Best Practices für Property Asset Management
• Automatisierung des Property Asset Management mit Software
• Property Asset Management beginnt mit effektiver Kennzeichnung

Kernaussage

Effektives Property Asset Management umfasst den strategischen Kauf, die Verfolgung, Wartung und Optimierung der physischen Immobilien-Assets einer Organisation, um Kosten zu kontrollieren, Effizienz zu steigern und den Return on Investment zu maximieren.

Es ist großartig für ein Unternehmen, gefragte Produkte, kompetentes Personal und eine optimierte Lieferkette zu haben. Doch selbst dann müssen Unternehmen jeden Asset innerhalb ihrer Organisation verwalten, um Kosten zu kontrollieren und effizienter zu arbeiten. Und ja, das beinhaltet eine Strategie für Ihre teuersten Assets: Ihre Immobilien.

Dazu gehören alle Immobilien, die Ihr Unternehmen erwirbt, wie Bürogebäude, Fahrzeuge und Fabriken. Als Unternehmen hat jeder Asset, den Sie besitzen, Optimierungspotenzial. Sie müssen Immobilien strategisch erwerben und verwalten, um maximalen ROI zu erzielen – doch in einem Markt mit steigenden Kosten und Engpässen war Property Asset Management noch nie so schwierig.

Erfahren Sie, was Property Asset Management ist, warum es so wichtig ist, und welche Best Practices Ihnen helfen, das Maximum aus Ihren Property Asset Management Praktiken herauszuholen.

Property Asset Management ist ein Teilbereich des Asset Managements insgesamt. Beim regulären Asset Management verfolgen Organisationen jeden Asset, der dem Unternehmen gehört. Dies umfasst sowohl greifbare Assets wie Fahrzeuge als auch immaterielle Assets wie Software.

Property Asset Management dreht sich ganz um die Verwaltung der physischen Immobilien einer Organisation, die den Geschäftsbetrieb aufrechterhalten. Es befasst sich weitgehend mit der Instandhaltung von Einrichtungen sowie der Analyse, wie wertvoll und effizient diese Assets bei der Umsatzgenerierung für das Unternehmen sind.

Property Asset Management betrachtet also nicht nur Betriebskosten, sondern fokussiert sich auch auf Kostensenkungsmaßnahmen, damit die Organisation mit einem schlankeren Budget arbeiten kann, ohne Kompromisse einzugehen.

Jedes Unternehmen ist anders, aber Property Asset Management umfasst typischerweise die Verfolgung von Assets wie:

• Geräte
• Fahrzeuge
• Elektronik wie Tablets und Drucker
• Büroflächen
• Fabriken
• Versorgungsinfrastruktur
• Systeme innerhalb von Gebäuden, wie Feueralarme und HLK

Häufiger als nicht stellen Organisationen, die Property Asset Management betreiben, auch einen Property Asset Manager ein, der den gesamten Prozess überwacht. Dies ist ein dedizierter Mitarbeiter, der das Unternehmensvermögen verwaltet und auch als „Gebäudemanager“ bezeichnet werden könnte. Der Gebäudemanager listet alle Immobilien-Assets auf, verfolgt, was gekauft wurde, ersetzt veraltete Immobilien und hilft der Organisation, mit der Wartung Schritt zu halten.

Basierend auf den Bedürfnissen der Organisation könnte ein Property Manager:

• Budget für neue Immobilien-Assets erstellen
• Eigentum an Immobilien-Assets übernehmen
• Immobilien-Assets in den täglichen Arbeitsablauf der Organisation integrieren
• Versorgungsleistungen und Mietverträge verwalten
• Präventive und korrektive Wartung überwachen
• Arbeitsplätze und Bürolayouts optimieren
• Sicherheit, Reinigungsdienste oder Parkplätze organisieren

Im Wesentlichen betrachtet Property Asset Management den Wert einer Immobilie und alle greifbaren Assets innerhalb dieser Immobilie. Es ist ein oft übersehener Prozess, der für Organisationen viele Vorteile in Bezug auf Kosteneinsparungen und Produktivität bietet.

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Warum ist Property Asset Management wichtig?

Immobilien-Assets sind eine Kapitalinvestition in Ihr Unternehmen. Jedes Büro, jede Werkstatt, jede Fabrik oder jede Pipeline, die Sie installieren, hat echten Wert für das Geschäft. Aber jedes umsatzgenerierende Asset erfordert Geld, um effektiv zu funktionieren, und deshalb ist Property Asset Management so wichtig.

Mit dem richtigen Ansatz kann Property Asset Management Organisationen helfen:

• Ineffizienzen erkennen: Die Verwaltung Ihrer Immobilien-Assets und die Verfolgung von Geräten ermöglicht es, zu identifizieren, was nicht funktioniert. Vielleicht stellen Sie fest, dass Ihre HLK-Anlage nicht effizient ist und Ihr Unternehmen jedes Jahr Tausende von Dollar kostet. Ohne die richtigen Daten werden Sie es nie erfahren, und Property Asset Management hilft Ihnen genau dabei.
• Bessere Aufzeichnungen führen: Wo sind all Ihre Immobilien-Assets? Property Asset Management hilft Ihrem Team, bessere Aufzeichnungen darüber zu führen, was Sie besitzen und welchen Wert es für das Geschäft hat. Wissen Sie, was Sie haben, wo alles ist und wie viel mehr Lebensdauer Sie aus Ihren Assets herausholen können – mit Property Asset Management.
• Bürofläche optimieren: Die Miete von Büroflächen kann 23 $ oder mehr pro Quadratfuß kosten. Bürofläche ist wichtig, kann aber Ihr Konto schnell leeren, wenn Sie nicht jeden einzelnen Quadratzentimeter optimieren. Property Asset Management hilft Ihnen herauszufinden, wie viel Platz Sie benötigen und wie Sie den maximalen Wert daraus ziehen.
• Mitarbeiter halten: Mitarbeiter brauchen die richtigen Werkzeuge, um ihre Arbeit zu erledigen. Gut verwaltete Einrichtungen halten Mitarbeiter glücklich und produktiv, was die Bindung verbessern kann. Und wenn Sie in einer Fabrik arbeiten, kann konsistentes Property Asset Management Ihre Mitarbeiter am Arbeitsplatz sicher halten, was es für Hersteller unverzichtbar macht.
• Geld sparen: Von ungenutzter Boden- oder Vertikalfläche bis hin zu ineffizienten Gebäuden – es gibt viele Kosten, die mit Immobilien-Assets verbunden sind. Wenn Sie Ihre Assets jedoch über die Zeit verfolgen, können Sie die Daten nutzen, um kreative Lösungen für teure Probleme zu finden. Wenn Sie beispielsweise feststellen, dass die Sonne auf Ihr Gebäude scheint, könnten Sie Solarpaneele installieren, um Kühlkosten auszugleichen. Mit Property Asset Management an Ihrer Seite können Sie Kosten mit Ansätzen senken, die tatsächlich funktionieren.

11 Best Practices für Property Asset Management

Property Asset Management nützt Organisationen deutlich, aber wie holen Sie mehr aus dem Asset-Tracking heraus? Jede Organisation ist anders, aber diese 11 Best Practices können Ihnen helfen, mehr Geld zu sparen und die Immobilien-Assets, die Ihr Geschäft unterstützen, besser zu verstehen.

1. Jede Ausgabe gegen Erträge rechtfertigen

Einige Unternehmen kaufen Assets als Wertspeicher, aber wie wertvoll sind Ihre Immobilien-Assets wirklich? Jeder Asset, den Sie kaufen, sollte durch die Erträge gerechtfertigt sein, die dieser Asset generiert.

Bevor Sie einen Asset kaufen, fragen Sie sich:

• An welchem Punkt erreichen Sie den Break-even?
• Was sind die Gesamtkosten des Eigentums (Total Cost of Ownership)?
• Wie finanzieren Sie den Kauf dieses Assets?
• Was kostet die Instandhaltung dieses Immobilien-Assets?
• Wie viele Mitarbeiter müssen wir einstellen, um dieses Asset zu verwalten?

Es ist verlockend, mehr Assets zur Organisation hinzuzufügen, aber lassen Sie sich nicht von der Begeisterung mitreißen. Stellen Sie sicher, dass zusätzliche Assets wirklich notwendig sind und dass Sie die Kapazität haben, sie langfristig zu erhalten.

2. Property Asset Management Protokolle erstellen

Ob es sich um Ihre Büro-HLK oder das Kältemittelsystem in Ihrer Fabrik handelt – Dokumentation ist Ihr bester Freund. Property Asset Management lässt sich oft auf umsetzbare Checklisten reduzieren, die Sie mit Mitarbeitern als hilfreiche Referenzleitfäden teilen können, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Assets gut pflegen.

Denken Sie nur daran, Ihre Protokolle im Laufe der Zeit zu aktualisieren. Menschen werden Ihre SOPs wahrscheinlich nicht nutzen, wenn sie fünf Jahre veraltet sind. Stellen Sie also sicher, dass Sie Ihre Protokolle mindestens einmal jährlich überprüfen.

3. Mit Buchhaltung und Führung zusammenarbeiten

Property Asset Management kann nicht im Vakuum stattfinden. Ein Team von Entscheidungsträgern muss zusammenkommen, um Assets ordnungsgemäß zu verwalten. Meistens müssen Property Manager sich mit CEOs und Managern sowie der Buchhaltung treffen.

Da sich vieles im Property Asset Management auf Umsatz, Wertsteigerung, Abschreibung und andere steuerliche Auswirkungen reduziert, ist es immer eine gute Idee, einen Buchhalter am Tisch zu haben. Sie können Organisationen helfen, die Kosten von Immobilien-Assets auf die effizienteste Weise abzuschreiben. Treffen Sie also niemals Entscheidungen über diese Assets, ohne zuvor einen CPA zu konsultieren.

4. In routinemäßige Wartung investieren

Genau wie Ihr Auto oder Zuhause brauchen physisse Assets wie Ihr Bürogebäude regelmäßige Wartung. Reaktive Wartung wird immer notwendig sein, aber es ist eine gute Idee, auch proaktive Wartungspläne umzusetzen.

Proaktive Wartung stellt sicher, dass Ihre Immobilien-Assets über die Zeit in optimalem physischen Zustand bleiben. Zwar können Sie nicht jeden unerwarteten Ausfall verhindern, aber proaktive Wartung kann Störungen erheblich reduzieren. Folgen Sie den Herstellerrichtlinien, um in die Gesamtheit Ihrer Assets zu investieren. Dazu gehört ein Plan zur Wartung von:

• Druckern
• Dächern
• Schädlingsbekämpfung
• Parkplätzen
• Tiefenreinigung
• Notfallsystemen
• HLK
• Fenstern
• Sanitär

5. Wichtige Assets kennzeichnen

Sie müssen wahrscheinlich nicht ganze Gebäude mit Asset-Labels versehen, aber Property-ID-Labels sind ein nützliches Werkzeug, um physisse Assets und Systeme innerhalb eines Gebäudes zu verfolgen.

Wenn Sie beispielsweise mehrere HLK-Systeme in Ihrem Gebäude haben, die zu unterschiedlichen Zeiten installiert wurden, benötigen sie wahrscheinlich unterschiedliche Wartungspläne. Anstatt alle HLK-Systeme auf denselben Wartungsplan zu setzen, machen langlebige Asset-Tags es Ihrem Facility-Team leicht, verschiedene Assets zu unterscheiden.

Camcodes langlebige Asset-Labels sind langlebig und befähigen Ihr Team, mit einem Tastendruck sofortige Informationen zu erhalten. Mit Barcode-Etiketten und Asset-Tags, die auf verschiedene Property Asset Tracking Bedürfnisse zugeschnitten sind – von CMMS-Etiketten über Facility Management Asset Tags bis hin zu Sicherheitsetiketten und manipulationssicheren Barcode-Tags sowie Etiketten für raue Umgebungen – bietet Camcode die Asset-Tracking-Tools, die Sie benötigen, um ein starkes Fundament für effektives Property Asset Management zu schaffen.

In Kombination mit Wartungsmanagement-Software wie präventiver Wartungssoftware, CMMS-Software oder Facility Management Software können Mitarbeiter den Barcode oder QR-Code scannen, um die Historie eines Assets einzusehen. Kennzeichnung ist ein Muss, wenn Sie Missverständnisse reduzieren und mehr Geld bei der Asset-Wartung sparen möchten.

6. Mit Ihren Immobilien-Assets vertraut sein

Wie oft schauen Sie sich Ihre Immobilien-Assets physisch an? Wenn Sie ein multinationales Unternehmen führen, kann eine visuelle Prüfung Ihrer Assets schwierig sein. Dennoch ist es eine gute Idee, wichtige Immobilien-Assets mindestens einmal jährlich zu inspizieren. Eine schnelle Inspektion hilft Ihnen festzustellen, ob und was praktisches Management erfordert.

7. Auf zukünftige Renditen fokussieren, nicht auf kurzfristige Kosten

Property Asset Management dreht sich ganz um den Blick in die Zukunft. Es ist verlockend, kurzfristige Kosteneinsparungen anzustreben, um quartalsweise KPIs zu wahren, aber kurzfristiges Denken ist gefährlich für Immobilien-Assets.

Wenn Sie beispielsweise ein neues Telefonsystem für all Ihre Standorte aus eigener Tasche bezahlen, sieht es anfangs vielleicht so aus, als bluteten Sie Geld. Aber diese Vorabinvestition könnte sich langfristig auszahlen, weil sie Ihre Immobilien effizienter und widerstandsfähiger macht.

Vermeiden Sie die Versuchung, an der falschen Stelle zu sparen oder Innovationen abzulehnen, weil sie vorab Geld kosten. Property Asset Management erfordert Investitionen in Ihre Assets, damit sie den Test der Zeit bestehen – lassen Sie sich also nicht von Preisschocks davon abhalten, gute langfristige Entscheidungen für das Unternehmen zu treffen.

8. Nach Bedarf auslagern

Einige Organisationen verfügen über die internen Ressourcen, um Immobilien-Assets selbst zu verwalten. Aber KMUs haben diese Ressourcen oft nicht, und das ist in Ordnung. Es ist sehr üblich, dass Unternehmen Property Asset Wartungsaufgaben nach einem festen Zeitplan auslagern.

Anstatt beispielsweise alle Luftfilter Ihres Gebäudes selbst zu wechseln, können Sie ein professionelles Team beauftragen, das monatlich kommt und dies für Sie erledigt. Im Zweifel ist es gut, lästige Aufgaben an Profis auszulagern. Langfristig ist es im Allgemeinen günstiger, diese Aufgaben auszulagern, anstatt festes internes Personal einzustellen – zudem stellt dies sicher, dass Sie nie zu überlastet sind, um mit der Wartung Schritt zu halten.

9. Mitarbeiter befähigen

Gebäudemanager haben viele Verantwortlichkeiten, aber das bedeutet nicht, dass sie allein für all Ihre Immobilien-Assets verantwortlich sind. Jeder in der Organisation ist für die Pflege Ihrer Assets verantwortlich, einschließlich Ihrer Mitarbeiter. Stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter regelmäßig in den besten Methoden zur Pflege Ihrer Assets geschult werden. Dies erleichtert die Arbeit Ihres Gebäudemanagers erheblich und stellt sicher, dass Sie auch mehr Lebensdauer aus Ihren Immobilien-Assets herausholen.

10. Nebenkosten optimieren

Nebenkosten basieren typischerweise auf Verbrauch, weshalb sie leicht zu optimierende Früchte für Ihre Immobilien-Assets sind. Prüfen Sie Ihre Nebenkostenabrechnungen, um zu sehen, wie viel Energie, Gas und Wasser jeder Immobilien-Asset verbraucht. Wenn Sie einen deutlichen Anstieg feststellen, können Sie mit Ihrem Versorger bessere Tarife aushandeln oder Änderungen vornehmen, um Kosten zu senken – wie die Installation von Solarpaneelen oder wassersparenden Toiletten.

11. Mit Daten benchmarken

Benchmarking hilft Organisationen, in Echtzeit zu sehen, was für jeden Immobilien-Asset normal ist. Sie könnten beispielsweise feststellen, dass ein Standort niedrigere Kosten hat als all Ihre anderen Standorte. Sie können den optimierten Standort genauer betrachten, um zu sehen, ob Sie deren Prozesse an Ihren anderen Standorten nachahmen können.

Wenn Sie wissen, was normal ist, können Sie Probleme schneller identifizieren. Da Zeit Geld ist, kann Benchmarking Ihrem Unternehmen buchstäblich Tausende von Dollar an verlorenen Assets und Produktivität einsparen.

Automatisierung des Property Asset Management mit Software

Property Asset Management ist ein Muss, aber es sind viele Informationen zu verwalten. Es ist unmöglich, all Ihre Assets präzise in einer Excel-Tabelle zu verwalten, und deshalb ist es so wichtig, dass Organisationen in Property Asset Management Software investieren.

Mit der richtigen Software an Ihrer Seite können Sie automatisieren:

• Service-Benachrichtigungen
• Berichte
• Arbeitsaufträge

Automatisierung entfernt menschliche Fehler und Vergesslichkeit aus der Gleichung. Sie ermöglicht auch die Optimierung Ihrer Immobilien-Assets mit weniger Mitarbeitern, was die Kosten weiter senkt.

Property Asset Management beginnt mit effektiver Kennzeichnung

Das ultimative Ziel des Property Asset Management ist es, Organisationen zu einer höheren Rendite ihrer Investition zu verhelfen. Befolgen Sie diese Richtlinien, um noch mehr Wert aus den Assets zu ziehen, in die Sie bereits investiert haben.

Aber Sie können nur managen, was Sie messen – wie können Sie physische Assets so effizient messen wie immaterielle Assets? Alles beginnt mit langlebigen Etiketten.

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