5 Wege zum Aufbau eines besseren Exportkontrollsystems

Der Aufbau eines effektiven Exportkontrollsystems für Ihr Unternehmen erfordert eine Partnerschaft und Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Regierungsbehörden und ihren angrenzenden Einheiten. Angesichts der zahlreichen zu berücksichtigenden Vorschriften und Definitionen ist es wichtig, über ein organisiertes Compliance-System zu verfügen, das alle regulatorischen Details berücksichtigt. Obwohl es viele Richtlinien und Tipps zu diesem Thema gibt, denken Sie daran, dass jede Organisation für die Erstellung ihres eigenen Programms verantwortlich ist. Lesen Sie die Ratschläge unten, um Tipps für den Einstieg zu erhalten.

Definition eines Exportkontrollsystems

Screenshot über BIS

Das US-Handelsministerium verlangt über das Bureau of Industry and Security (BIS) von allen Unternehmen, dass sie ein Exportmanagement- und Compliance-Programm (EMCP) unterhalten, um den Transfer von Waren, Software und Technologie über die Landesgrenzen hinaus zu regulieren. Die von der BIS veröffentlichten Richtlinien bestehen aus den folgenden 9 Abschnitten:

• Verpflichtung des Managements
• Risikobewertung
• Ein schriftlicher EMCP
• Compliance-Schulung
• Cradle to Grave Export Compliance Security &Screening
• Aufzeichnung
• Audits/Bewertungen
• Berichte und Eskalation
• Korrekturmaßnahme

Diese Dokumentation wurde erstellt, um Unternehmen bei der Einrichtung ihrer eigenen internen Compliance-Programme zu unterstützen, die für ihre Geschäftspläne und -bewegungen einzigartig sind.

Hier sind fünf wichtige Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass Ihr Exportkontrollsystem unter Berücksichtigung der Best Practices erstellt wird, um es an zukünftige Anforderungen anzupassen:

1. Rollen und Verantwortlichkeiten klären

Es ist wichtig, Ihr Exportkontrollsystem um Ihre bestehenden Geschäftsprozesse herum aufzubauen; Der beste Weg, dies effektiv zu tun, besteht darin, mit Ihrem Führungsteam und Ihren Mitarbeitern zu beginnen. Um das kritische Engagement des Managements sicherzustellen, ernennen Sie einen hochrangigen Exportbeauftragten, der das Compliance-Programm überwacht und sicherstellt, dass alle Komponenten befolgt werden. Es ist auch wichtig, klare Rollen zwischen den Mitarbeitern festzulegen, die mit der Exportkontrolle arbeiten, um zu klären, wie das Programm verwaltet und gewartet wird. Mit dieser neu gewonnenen Transparenz zwischen den wichtigsten Stakeholdern Ihrer Organisation können Sie sich jetzt auf die notwendigen Details zur Durchführung des Programms konzentrieren.

2. Technische Daten identifizieren und kontrollieren

Screenshot über BIS

Eine vollständige Liste aller Anwendungen, Server, Cloud-Software und Dateispeicherdienste zu haben, die Ihr Unternehmen verwendet, ist ein guter erster Schritt, um zu bestimmen, welche technischen Daten kontrolliert werden sollten. Es gibt zwei Gruppen von Vorschriften, die Exportkontrollen für technische Daten definieren:die Export Administration Regulations (EAR) und die International Traffic in Arms Regulations (ITAR). Basierend auf der Export Control Classification Number (ECCN) für Ihre Produkte sind die Arten von technischen Daten, die kontrolliert werden müssen, jeweils eindeutig. Aus diesem Grund ist es besonders wichtig, alle relevanten Daten in Bezug auf das Produkt, wie z. B. Design, Produktion, Betrieb und Wartung, gründlich zu überprüfen.

Innerhalb Ihres Exportkontrollsystems ist es außerdem unerlässlich, angemessene Sicherheitsüberprüfungen einzurichten, um den Zugriff auf kontrollierte technische Daten einzuschränken. Diese lassen sich oft am besten als Technology Control Plan (TCP) organisieren, der digitale und physische Kontrollmethoden für die Verwaltung des Datenzugriffs vollständig umreißt. Daten können oft übersehen werden, wenn es um die Einhaltung von Exportbestimmungen geht, aber sie sind genauso wichtig wie Ausrüstung, Verpackung und andere Hardware.

3. Stellen Sie Zugangskontrollen und Etikettierung zum Standort bereit

Sie sollten Ihre kontrollierten Artikel ordnungsgemäß kennzeichnen, einschließlich technischer Daten, externer Speichergeräte mit sensiblen Informationen und aller zugehörigen Ausrüstung, Teile und Lagerbehälter. Wenn externe Partner an der Operation beteiligt sind, kann dies zusätzliche Schilder und Kennzeichnungen an Gegenständen und in Ihrer Einrichtung rechtfertigen. Verwenden Sie für die Ausrüstungskennzeichnung dauerhafte UID-Etiketten, langlebige, dauerhafte Lösungen, die auf die vom Verteidigungsministerium festgelegten Anforderungen zugeschnitten sind. Ihr Standortsicherheitsplan sollte eine vollständige Zugangskontrolle für Bereiche bieten, die basierend auf den vorhandenen kontrollierten Artikeln geschützt werden müssen. Alle Reisen oder Transporte von Gegenständen oder Daten durch Mitarbeiter müssen ebenfalls streng kontrolliert werden.

4. Klären Sie Ihre Ausfuhrdokumentation und Aufzeichnungen

Wir haben bereits Daten und Ausrüstung abgedeckt, aber die Dokumentenkontrolle ist auch ein wesentlicher Aspekt beim Aufbau eines robusten Export-Compliance-Systems. Bei so vielen Formularen, Verfahren und Aufzeichnungen, die im Auge behalten werden müssen, ist es eine gute Idee, die in den EMCP-Richtlinien enthaltenen Dokumentationsinformationen zu überprüfen.

Exportbestimmungen sind komplex und umfassen sich ständig ändernde Vorschriften und zahlreiche wichtige Begriffe, die Ihr Team verstehen muss. Schulungen gehen Hand in Hand, und infolgedessen gibt es – über einfache Schulungsaufzeichnungen hinaus – viele Möglichkeiten, Rollen und Verantwortlichkeiten zu stärken und gleichzeitig Export-Compliance-Systeme an vorderster Front zu halten.

5. Behalten Sie von Anfang an einen starken Prüfungsprozess bei

Der beste Weg, sich auf externe Aufsicht und Prüfung vorzubereiten, besteht darin, ein starkes internes Audit als Teil Ihres Compliance-Kontrollprogramms einzurichten. Indem Sie relativ häufige Überprüfungen Ihrer Systeme, Dokumentation und Verfahren planen, können Sie sicherstellen, dass alle Probleme rechtzeitig behoben werden können. Ihr Exportkontrollsystem ist Ihr wichtigstes Mittel zum Schutz Ihrer Sendungen, Ihres Eigentums und Ihrer internen Informationen.

Die Grundlage eines regelkonformen Exportkontrollsystems ist die ordnungsgemäße Kennzeichnung. Erfahren Sie hier mehr über die Registrierungs- und Installationsdienste für UID-Etiketten von Experten von Camcode.