Welche Risiken bergen Papierverfahren für die Techniker?

Auch wenn, wie wir später sehen werden, das Ziel papierlos ist in der Branche noch lange nicht erreicht ist, die Dematerialisierung auf dem besten Weg ist. Unternehmen werden sich der Vorteile der Dokumentendigitalisierung, einschließlich der Verfahren, sowie der Risiken bewusst, die mit der Aufbewahrung von Papiermedien verbunden sind. Industrietechniker, die für ihre Arbeit effiziente und zuverlässige Werkzeuge benötigen, profitieren von diesem Wandel, der durch die Anforderungen von Industrie 4.0, einer digitalen und vernetzten Industrie, auferlegt wird.

Digitalisieren Sie Dokumente, um den Anforderungen des modernen Geschäfts gerecht zu werden

Während technologische Fortschritte die industrielle Welt dramatisch beeinflussen und der Wettbewerb immer härter wird, können es sich Unternehmen nicht leisten, an der Seitenlinie dieser Entwicklungen zu bleiben. Die Leistungs- und Fortschrittsanpassungsanforderungen betreffen insbesondere die Entwicklung und Verwaltung der Dokumentation und insbesondere der Verfahren.

ISO 14001 fordert im Kapitel 445 die Einrichtung eines Systems zur Lenkung der Dokumentation. Dazu gehören die Überprüfung und Aktualisierung der Dokumentation, die Sicherstellung der Verfügbarkeit relevanter Versionen von Dokumenten, die Sicherstellung ihrer Lesbarkeit und Identifizierung und die Verhinderung der unbeabsichtigten Verwendung veralteter Dokumentation. Dies sind alles Punkte, die durch digitale Tools erleichtert werden.

Das papierlose Arbeitsumfeld:Wo stehen wir heute?

Obwohl sich Unternehmen der Vorteile der Dematerialisierung von Verfahren und anderen Dokumenten bewusst sind, tun sie sich heute noch schwer, das Ziel papierloser Prozesse zu erreichen. Laut einer 2015 veröffentlichten Studie der Association for Information and Image Management (AIIM) geben nur 31 % der Unternehmensleiter zu, dass ihre Büros immer noch voller Papierdokumente sind (Quelle:infoDSI.com). Laut AIIM arbeiten nur 17 % der Mitarbeiter in einer papierlosen Umgebung.

Warum ist die Umstellung auf papierlos so schwierig?

Mehr als die Hälfte der Unternehmensleiter (56%) antworten, dass dies daran liegt, dass sie wichtige Dokumente weiterhin in Papierform benötigen:Verträge, unterschriebene Bestellungen usw. Andere erwähnten die Zurückhaltung einiger Mitarbeiter, auf schriftliche Dokumente zu verzichten und zu wechseln zur digitalen Technologie.

Eine weniger genaue Darstellung der realen Arbeitsumgebung

Es besteht kein Mangel an Risiken, die mit der Aufbewahrung von Papierdokumenten verbunden sind. Unter diesen Dokumenten würden die Verfahren stark von einer Digitalisierung profitieren. Um einen neuen Mitarbeiter zu schulen oder einen Techniker mit verschiedenen Arbeitsplätzen oder Werkzeugen vertraut zu machen, ist es beispielsweise viel effizienter, ein Videomedium zu verwenden als ein Papierdokument. Im Allgemeinen visuelle Verfahren (Bilder, Videos) Verständnis und Umsetzung fördern. Verfahren auf Papier können die reale Arbeitsumgebung (Umgebung, Bewegung…) nicht so genau wiedergeben wie andere Medien.

Die Kosten für Papierdokumente

Die Kosten für die Verwaltung, Handhabung und Aufbewahrung von Papierdokumenten sind ebenfalls einer ihrer Nachteile. Herkömmliche Dokumentationen können große Mengen darstellen, die viel Platz für ihre Aufbewahrung und nicht weniger erhebliche Ressourcen für ihre Ablage, Archivierung und Verwendung erfordern. 2 oder 3 CDs reichen aus, um eine Informationsmenge von etwa 20.000 Seiten pro m2 aufzunehmen. Dies zeigt die erreichbare Platzersparnis.

Papierdokumente sind auch ein Hindernis für die Produktivität , da geschätzt wird, dass ein Mitarbeiter durchschnittlich 50 % seiner Zeit damit verbringt, Informationen in allen Dokumenten zu suchen, und 15 %, um sie zu lesen. Durch die Computerisierung sind diese Dokumente einfacher und schneller zugänglich, wodurch die Zeit, die für ihre Recherche verschwendet wird, reduziert und mehr Zeit für die eigentlichen Vorgänge, die tatsächlich produzieren, reserviert wird.

Weniger Rückverfolgbarkeit und Sicherheit

Für Industrietechniker verringert die digitale Dokumentation das Risiko der Zerstörung oder des Verlusts von Informationen. Auch die Möglichkeit, von verschiedenen vernetzten Endgeräten auf sie zuzugreifen und sie über verschiedene Medien (USB-Sticks, externe Festplatten, Server, Cloud…) zu transportieren, erleichtert den täglichen Umgang enorm.
Außerdem haben Papierdokumente ein echtes Manko der Rückverfolgbarkeit und Überwachung. Es ist viel komplizierter, die Geschichte von Informationen, ihren Fortschritt und die Änderungen, die daran vorgenommen wurden, zu kennen, als wenn sie entmaterialisiert und in ein digitales Format umgewandelt werden. Dies bezieht sich auch auf das Risiko einer veralteten Dokumentation.

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