Aktuelle Qualitätsdokumentation: Warum regelmäßige Updates unverzichtbar sind

Dokumentation ist eine der Säulen des Qualitätsmanagementsystems (QMS). Die Leistung und Effizienz des QMS hängen daher davon ab, weshalb eine Aktualisierung notwendig ist. Das Qualitätshandbuch und andere Grundlagendokumente des Qualitätsystems müssen ständig aktualisiert werden, um eine verlässliche Grundlage zu sein, die Entwicklungen berücksichtigt und Fehler vermeidet, die die Qualität beeinträchtigen könnten.

Die Bedeutung der Aktualisierung von Qualitätsdokumenten

Die Aktualisierung von Qualitätsdokumenten ist in mehrfacher Hinsicht entscheidend. Erstens garantiert sie, dass das im Unternehmen geschaffene und erworbene Know-how und Wissen nicht verloren geht. Um die gesetzten Ziele zu erreichen, verfolgt das Unternehmen eine Wissensmanagementpolitik, die Identifikation, Analyse, Organisation, Speicherung und Austausch von Wissen sicherstellt. Die systematische Aktualisierung der Dokumentation ermöglicht somit die Kapitalisierung dieses Know-hows und dessen Weitergabe an Mitarbeiter – seien es Neueinsteiger oder bestehende Mitarbeiter, die im Vertretungsfall einspringen (und damit für mehr Vielseitigkeit sorgen). Neue Mitarbeiter und interne Vertretungen können sich so auf gültige Dokumente beziehen, die sie effektiv bei der Aufgabenerfüllung leiten und das Fehlerrisiko reduzieren.

Zudem stellt die Aktualisierung von Qualitätsdokumenten sicher, dass Verbesserungsmaßnahmen stets in die richtige Richtung zielen, nicht von Mängeln betroffen sind und keine Rückschritte erzwingen.

Schließlich hat die Aktualisierung von Qualitätsdokumenten zwangsläufig positive Auswirkungen auf die Arbeitsbedingungen der Mitarbeiter und das Image des Unternehmens. Der QHSE-Ansatz (Qualität, Gesundheit, Sicherheit, Umwelt) – der die Sicherheit und Gesundheit der Mitarbeiter, ihre Schulung in Prävention, die Einhaltung von Normen und die Zuverlässigkeit von Anlagen gewährleistet – wird kontinuierlich aktualisiert, um optimale Produktionsbedingungen zu schaffen und die Wahrnehmung des Unternehmens durch den Kunden zu verbessern. Eine HSE-Politik zielt darauf ab, Arbeitsunfälle und Gesundheitsprobleme zu reduzieren und das gesellschaftliche Engagement des Unternehmens, insbesondere in Umweltfragen, zu bekräftigen.

Die verschiedenen Quellen der Qualitätsaktualisierung

Die an der Aktualisierung der Qualitätsdokumentation Beteiligten, einschließlich des Qualitätsmanagers, stützen sich auf unterschiedliche Quellen, um diesen Prozess zu gewährleisten.
Erstens erfolgt die Aktualisierung unter Berücksichtigung von Kundenfeedback. Jegliche Anmerkungen der Kunden nach der Produktnutzung müssen berücksichtigt werden. Sie können zu mehr oder weniger erheblichen Änderungen an Verfahren führen, um die Produktqualität und damit die Kundenzufriedenheit zu verbessern.
Zweitens ermöglichen Audits die Aktualisierung von Qualitätsdokumenten auf Basis der bei diesen Vorgängen gemachten Beobachtungen, ob intern oder extern.
Dasselbe gilt für die verschiedenen Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen; diese müssen in bestehende Dokumente integriert werden, damit die Referenzdokumente wirklich in ihren aktuellsten Versionen vorliegen und von den Beteiligten ohne Fehlerrisiko genutzt werden können. Zudem erfordert die Erstellung eines Nachtrags nach einem Ereignis Reflexion und die Umsetzung einer logischen, verständlichen schriftlichen Struktur.

Schließlich gehören auch Überprüfungen und Revisionen zu den Quellen für Elemente, die bei der Aktualisierung in Qualitätsdokumente einfließen. Ein Managementreview kann beispielsweise zu einer Änderung der Unternehmensausrichtung führen (z. B. hin zu mehr ökologischen Aspekten), was Verfahrensänderungen und somit Aktualisierungsbedarf nach sich zieht.

Die Aktualisierung entspricht also einem reaktiven, dynamischen Prozess, der durch verschiedene Ereignisse im Unternehmensleben ausgelöst und bestimmt wird. Sie ermöglicht unter anderem Dokumente, die die Realität widerspiegeln, und vermeidet Fehler, die die Qualität beeinträchtigen könnten.

Über Picomto

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