Risiken papierbasierter Verfahren für Industrietechniker: Warum Digitalisierung entscheidend ist

Auch wenn, wie wir später sehen werden, das Ziel „papierlos“ in der Industrie noch weit von der Realisierung entfernt ist, ist die Entmaterialisierung definitiv auf dem Vormarsch. Unternehmen werden sich der Vorteile der Dokumentendigitalisierung – einschließlich Verfahren – sowie der Risiken der Aufbewahrung von Papiermedien bewusst. Industrietechniker, die effiziente und zuverlässige Werkzeuge für ihre Arbeit benötigen, profitieren von diesem durch die Anforderungen der Industrie 4.0 auferlegten Übergang: eine digitale und vernetzte Industrie.

Dokumente digitalisieren, um modernen Anforderungen gerecht zu werden

Während technologische Fortschritte die industrielle Welt dramatisch verändern und der Wettbewerb immer härter wird, können es sich Unternehmen nicht leisten, am Rande dieser Entwicklungen zu stehen. Die Anforderungen an Leistung und Anpassungsfähigkeit betreffen insbesondere die Entwicklung und Verwaltung von Dokumentation, und ganz besonders von Verfahren.

Kapitel 4.4.5 der ISO 14001 fordert die Einrichtung eines Systems zur Dokumentenlenkung. Dies umfasst die Überprüfung und Aktualisierung der Dokumentation, die Sicherstellung der Verfügbarkeit relevanter Dokumentversionen, ihre Lesbarkeit und Identifizierung sowie die Verhinderung der unbeabsichtigten Verwendung veralteter Dokumente. All diese Punkte werden durch digitale Werkzeuge erleichtert.

Papierlose Arbeitsumgebung: Wo stehen wir heute?

Obwohl Unternehmen die Vorteile der Entmaterialisierung von Verfahren und anderen Dokumenten kennen, gelingt es ihnen noch immer schwer, das Ziel papierloser Prozesse zu erreichen. Laut einer 2015 veröffentlichten Studie der Association for Information and Image Management (AIIM) geben nur 31 % der Führungskräfte zu, dass ihre Büros noch voll von Papierdokumenten sind (Quelle: infoDSI.com). Laut AIIM arbeiten nur 17 % der Mitarbeiter in einer papierlosen Umgebung.

Warum ist der Wechsel zum Papierlosen so schwierig?

Mehr als die Hälfte der Führungskräfte (56 %) antwortet, dass sie wichtige Dokumente weiterhin in Papierform benötigen: Verträge, unterschriebene Bestellungen etc. Andere nannten die Zurückhaltung mancher Mitarbeiter, auf Schriftstücke zu verzichten und auf digitale Technologie umzusteigen.

Eine weniger genaue Abbildung der realen Arbeitsumgebung

Die Risiken der Beibehaltung von Papierdokumentation sind zahlreich. Unter diesen Dokumenten würden Verfahren stark von einer Digitalisierung profitieren. Um einen neuen Mitarbeiter einzuarbeiten oder einen Techniker an verschiedene Arbeitsplätze oder Werkzeuge heranzuführen, ist es weitaus effizienter, beispielsweise ein Videomedium zu nutzen als ein Papierdokument. Generell fördern visuelle Verfahren (Bilder, Videos) das Verständnis und die Ausführung. Papierverfahren können die reale Arbeitsumgebung (Umgebung, Bewegungen etc.) nicht so präzise abbilden wie andere Medien.

Die Kosten von Papierdokumenten

Die Kosten für Verwaltung, Handhabung und Lagerung von Papierdokumenten sind ebenfalls ein Nachteil. Traditionelle Dokumentation kann große Volumen umfassen, die erheblichen Platz für die Lagerung und nicht minder beträchtliche Ressourcen für Ablage, Archivierung und Nutzung erfordern. 2 oder 3 CDs reichen aus, um ein Informationsvolumen zu speichern, das etwa zwanzigtausend Seiten pro m² entspricht. Das zeigt die mögliche Platzeinsparung.

Papierdokumente sind auch ein Hindernis für die Produktivität, da geschätzt wird, dass ein Mitarbeiter durchschnittlich 50 % seiner Zeit mit der Suche nach Informationen in all den Dokumenten verbringt, dann 15 % mit deren Lesen. Werden diese Dokumente digitalisiert, sind sie leichter und schneller zugänglich, was die für die Recherche vergeudete Zeit reduziert und mehr Zeit für die eigentlichen operativen Tätigkeiten lässt, die tatsächlich Wert schaffen.

Weniger Rückverfolgbarkeit und Sicherheit

Für Industrietechniker reduziert digitale Dokumentation das Risiko der Zerstörung oder des Verlusts von Informationen. Die Möglichkeit, von verschiedenen vernetzten Terminals darauf zuzugreifen und sie über diverse Medien (USB-Sticks, externe Festplatten, Server, Cloud etc.) zu transportieren, erleichtert ihre tägliche Nutzung erheblich.
Zudem weisen Papierdokumente ein echtes Defizit in puncto Rückverfolgbarkeit und Überwachung auf. Es ist weitaus komplizierter, die Historie von Informationen, ihren Fortschritt und die vorgenommenen Änderungen nachzuvollziehen, als wenn sie entmaterialisiert und in digitales Format konvertiert sind. Dies bezieht sich auch auf das Risiko, am Ende mit veralteter Dokumentation dazustehen.

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