Wie jeder in Ihrer Einrichtung durch bessere Wartungsberichte Zeit sparen kann

In diesem Artikel wird untersucht, wie sich Wartungsberichte auf alle in einer Einrichtung auswirken können und wie Sie den Berichtsprozess verbessern können, um Zeit zu sparen, unabhängig von Ihrer Rolle.

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung:Warum Wartungsberichte der alten Schule einfach nicht mehr reichen
2. Das Gesamtbild:Wie bessere Wartungsberichte für alle einen Unterschied machen
3. Wer spart Zeit mit digitalen Wartungsberichten und warum ist das wichtig?
1. Wartungstechniker
2. Wartungsmanager
3. Betriebsleiter
4. Ingenieure
5. Führungskräfte
4. Fiix CMMS-Funktionen, die bei der Wartungsberichterstattung Zeit sparen

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Unabhängig von Ihrer Rolle oder Ihrem Titel ist Zeit eine wertvolle Ressource und manchmal hat man das Gefühl, dass es einfach nicht genug davon gibt. Heute betrachten wir einen der größten Bereiche, in denen jeder in Ihrer Befehlskette wahrscheinlich viel mehr Zeit sparen könnte – die Berichterstattung.

Das Wichtigste zuerst:Die Verwendung von Stift und Papier oder Excel-Tabellen zur Verwaltung der Wartung kann ineffizient und eine enorme Zeitverschwendung sein. Diese veralteten Wartungstechniken und -methoden können Ihren Tag stundenlanger machen, wenn Sie die Auswirkungen verlorener Papiere, das manuelle Dokumentieren von Protokollen, das Durchsuchen von Dateien zum Erstellen von Berichten und die Dateneingabe addieren.

Wie bessere Wartungsberichte für alle einen Unterschied machen

Die richtige Wartungssoftware kann viele dieser Ineffizienzen beseitigen und Ihnen etwas Zeit verschaffen, insbesondere wenn es um die Berichterstellung geht

Die Möglichkeit, Wartungsberichte zu automatisieren und spezifische Daten zu zielen, macht die Berichterstellung schneller und einfacher und hilft allen in einer Einrichtung, schnellere und fundiertere Entscheidungen zu treffen. Dies kann Entscheidungen über alles beinhalten, an welchem ​​Vermögenswert als nächstes gearbeitet werden soll, bis hin zu dem besten Weg, um einen massiven neuen Vertrag abzuschließen. Die gesamte Organisation kann mit diesem effizienteren Entscheidungsprozess einen großen Vorteil erzielen.

Diese Zeiteinsparungen können zu einem gesünderen Endergebnis, einer sichereren Arbeitsumgebung, weniger Ausfallzeiten und einer nachhaltigeren präventiven Wartungsstrategie führen.

Wer spart Zeit mit digitalen Wartungsberichten (und warum ist das wichtig)?

Wartungstechniker

Genaue und nützliche Wartungsberichte beginnen beim Techniker. Ohne ihre Sorgfalt bei der Protokollierung von Informationen gibt es nicht genügend solide Daten, um Wartungsberichte zu erstellen. Wenn die Eingabe von Daten zu zeitaufwändig wird, treten andere Prioritäten wie die Reparatur eines anderen Assets in den Hintergrund. Dadurch entstehen ungenaue oder fehlende Daten. Techniker können Zeit sparen, indem sie Stift und Papier oder eine Excel-Tabelle gegen Wartungssoftware austauschen. Software, wie ein mobiles CMMS, bietet Technikern die Möglichkeit, Informationen auf der Baustelle mit nur einem Tastendruck zu protokollieren. Dies ersetzt die Zeit, die Sie am Ende eines langen Tages damit verbringen, Berichte auszufüllen oder Daten in eine Tabelle zu protokollieren.

Wartungsmanager

Instandhaltungsmanager sind häufig für die Erstellung von Instandhaltungsberichten verantwortlich. Sie müssen tage-, wochen- oder monatelange Papierakten oder Excel-Tabellen mühevoll durchkämmen, um die Daten zu addieren und zu berechnen. Dieses System erhöht die Wahrscheinlichkeit von Fehlern in Wartungsberichten. Schlimmer noch, da dieser Prozess so viel Zeit in Anspruch nimmt, werden Berichte oft übersprungen, wenn wichtigere Dinge auftauchen. Mit Wartungssoftware können Berichte mit Vorlagen erstellt werden. Sie können auch automatisiert und regelmäßig direkt an den Posteingang des Instandhaltungsleiters gesendet werden. Dies spart dem Wartungsmanager Zeit und verbessert den Wartungsberichtsprozess.

Betriebsleiter

Der Betriebsleiter verwendet Wartungsberichte, um wichtige Entscheidungen zu Produktionsplänen, Budgetierung und mehr zu treffen. Sogar ein einziger Wartungsbericht kann sich auf alles auswirken, vom Arbeitseinsatz bis hin zu Gesundheits- und Sicherheitsprotokollen. Betriebsleiter müssen in der Lage sein, wichtige Informationen aus einem Wartungsbericht schnell und sicher zu identifizieren und zu analysieren. Dauert der Prozess zu lange, können zeitkritische Entscheidungen nach hinten verschoben und Fristen versäumt werden. Dies kann enorme negative Auswirkungen auf den Betrieb der Einrichtung haben. Mit Wartungssoftware sind die Daten genauer, Berichte können angepasst und zusätzliche Informationen in wenigen Minuten generiert werden. Mit diesen Fähigkeiten können Betriebsleiter agiler sein, klügere Entscheidungen treffen und eine Atmosphäre der Zuverlässigkeit innerhalb einer Einrichtung schaffen.

Die Möglichkeit, Wartungsberichte zu automatisieren und spezifische Daten zu zielen, macht die Berichterstellung schneller und einfacher und hilft allen in einer Einrichtung, schnellere und fundiertere Entscheidungen zu treffen.

Ingenieur

Ingenieure konzentrieren sich darauf, die Anlagenzuverlässigkeit zu erhöhen und effiziente Prozesse für das Anlagenmanagement und die Produktion sicherzustellen. Wartungsberichte informieren über die Entscheidungen der Ingenieure. Die Verwendung von Wartungssoftware ermöglicht es ihnen, Berichte zu erstellen und Trends und Muster aus den Ergebnissen zu erkennen. Es hilft Ingenieuren auch, die Erkenntnisse aus diesen Berichten praktisch anzuwenden, um die Anlagenzuverlässigkeit zu verbessern. Dies ist ein viel schnellerer Prozess, als zu versuchen, mit Stift und Papier oder Excel-Tabellen Daten nach Trends zu suchen. Wenn Entscheidungen schneller getroffen werden, kann alles vom Energieverbrauch bis zur Anlageneffizienz früher optimiert werden. Dies kann zu geringeren Kosten für Inventar, Arbeit und mehr führen.

Führungskraft

Zeitersparnis bei Wartungsberichten ist entscheidend für Führungskräfte, die die Wartung von einem Kostenzentrum zu einem Profitcenter verlagern möchten. Führungskräfte treffen täglich große Entscheidungen, wie zum Beispiel Partnerschaften oder große Einkäufe. Der schnelle Zugriff auf und das Verstehen von Informationen bedeutet, dass Führungskräfte diese Entscheidungen schneller treffen können. Wenn Sie diese Entscheidungen einige Tage oder Wochen früher treffen, kann dies einen enormen Schub für das Endergebnis bedeuten. Wartungssoftware beschleunigt das Reporting und damit den Wissenstransfer entlang der Kette bis zur C-Suite. Es ermöglicht auch eine Anpassung, sodass Daten verständlich sind und Berichte spezifische Entscheidungen mit aktuellen Informationen treffen.

Fiix CMMS-Funktionen, die Zeit bei Wartungsberichten sparen

Die folgenden fünf Tools sind in der CMMS-Software von Fiix verfügbar, die jedem in einer Einrichtung helfen, Wartungsberichte schneller und intelligenter zu erstellen und zu analysieren:

Benutzerdefinierter Berichtersteller und Planer

Das CMMS von Fiix verfügt über über 100 vorgefertigte Vorlagen für Wartungsberichte, die sofort erstellt oder in regelmäßigen Abständen geplant werden können. Im CMMS können auch benutzerdefinierte Wartungsberichte erstellt und automatisiert werden. Mit dem Writer für benutzerdefinierte Wartungsberichte können Sie eine Bibliothek mit Berichten erstellen, die auf Ihre spezifischen Anforderungen zugeschnitten sind. Entwerfen und erstellen Sie Berichtsvorlagen für eine schnelle Bereitstellung und speichern Sie sie im CMMS, damit Sie sie jederzeit ausführen können.

Mit dem benutzerdefinierten Berichterstellungs- und Planer können Sie ganz einfach Berichte erstellen und die benötigten Daten abrufen, wenn Sie sie benötigen. Die Benutzerfreundlichkeit ermöglicht es jedem in der Einrichtung, Trends schnell zu analysieren und wiederkehrende Probleme zu erkennen. Die aus Wartungsberichten gewonnenen Informationen können verwendet werden, um Wartungskosten zu verfolgen, PM-Zeitpläne zu optimieren, Reparaturprozesse zu analysieren, KPIs zu überprüfen und vorherzusagen, wann Teile ausgetauscht werden müssen.

Fehlercodes

Fehlercodes folgen einem Problem-/Ursache-/Aktionsrahmen innerhalb des CMMS. Der erste Schritt besteht darin, allgemeine Probleme für ein Asset, die wahrscheinlichen Ursachen jedes Problems und jede mögliche Maßnahme zur Behebung der Ursache aufzulisten. Anschließend können Sie das CMMS mit den häufigsten Fehlercodes eines Assets einrichten. Techniker können beim Abschließen eines Arbeitsauftrags schnell einen voreingestellten Fehlercode auswählen. Sie können dann alle Details eines Problems anzeigen, warum es aufgetreten ist und einige Optionen zur Behebung des Problems.

Fehlercodes machen die Berichterstellung für alle schneller und effektiver. Techniker können mit wenigen Klicks die Ursache eines Problems und die Lösung angeben. Manager können in wenigen Minuten Wartungsberichte basierend auf gängigen Fehlercodes erstellen. Die Berichte können auf Trends hinweisen, die dazu beitragen, zukünftige Ausfälle zu vermeiden. Fehlercodes helfen Ingenieuren auch, wiederkehrende Probleme zu erkennen und zu beseitigen, vorbeugende Wartung zu bewerten und die Anlagenzuverlässigkeit zu verbessern. Schließlich können Berichte über häufige Fehlercodes Führungskräften helfen, Kosten zu senken.

Benutzerprofile

Benutzerprofile können auf dem CMMS von Fiix eingerichtet und mit Informationen zu jedem Mitglied des Wartungsteams gefüllt werden. Das Profil kann Informationen wie den Arbeitsauftragsverlauf und Gesundheits- und Sicherheitszertifizierungen enthalten. Die CMMS-Berichtsfunktion ermöglicht es Wartungsmanagern, schnell Berichte für einen einzelnen Benutzer zu erstellen. Unter anderem lässt sich das Qualifikationsniveau aller Mitarbeiter und der Arbeitsfortschritt verfolgen.

Benutzerberichte zur Hand zu haben, kann eine Vielzahl von Vorteilen haben. Die Vorbereitung auf und das Bestehen von Audits ist einfacher, da regelmäßige Berichte über Mitarbeiterschulungen es ermöglichen, Verbesserungspotenziale schneller zu identifizieren und ordnungsgemäße Dokumentationen zusammenzustellen. Arbeitskosten können maximiert werden. Techniker mit einem besonderen Händchen für die Reparatur bestimmter Anlagen können identifiziert werden, um Ausfallzeiten zu reduzieren.

Zeitersparnis bei Wartungsberichten ist für Führungskräfte von entscheidender Bedeutung, die die Wartung von einem Kostenzentrum zu einem Profitcenter verlagern möchten.

Online-/Offline-Tracker

Das Fiix CMMS ermöglicht es Benutzern, ein Asset als offline zu setzen, wenn es einer vorbeugenden Wartung oder Reparatur unterzogen wird. Der Benutzer kann das Asset dann als online setzen, wenn es wieder produktionsbereit ist. Das CMMS benachrichtigt Benutzer automatisch über die Systemverfügbarkeit. Es verfolgt auch die Zeit, die ein Asset offline ist, ohne dass Timer, Stift und Papier oder Excel-Tabellen erforderlich sind.

Die Online-/Offline-Daten können beim Erstellen von Wartungsberichten einfach abgerufen werden. Jeder, vom Wartungsmanager bis zum Ingenieur oder leitenden Angestellten, kann sehen, welche Anlagen in einem bestimmten Zeitraum die meisten Ausfallzeiten hatten. Diese Daten können verwendet werden, um mehrere Wartungsmetriken zu berechnen, wie z. B. die mittlere Zeit zwischen Ausfällen. Diese Informationen können wertvoll sein, wenn Sie alle Arten von finanziellen Entscheidungen treffen, z. B. Reparatur oder Austausch, Arbeitseinsatz und Produktionspläne.

Inventardatenbank

Das CMMS von Fiix bietet Benutzern die Möglichkeit, alle Teile und Verbrauchsmaterialien an einem Ort zu verfolgen, was Ihnen beim Erstellen von Inventarberichten viel Zeit sparen kann. Wenn Sie alle Bestandsdaten auf einer Plattform haben, können Sie Mengen, Umschlaghäufigkeit, Zyklenzahlen und mehr in einem Bericht verfolgen. Sie müssen nicht mehr den ganzen Tag im Lagerraum verbringen oder Tabellenkalkulationen durcharbeiten, um Inventar zu tabellieren und Berechnungen anzustellen.

Detaillierte, zugängliche und aktuelle Bestandsdaten können einen großen Einfluss auf Produktivität, Kosten und Anlagenzuverlässigkeit haben. Es ermöglicht intelligentere Kaufentscheidungen, genauere Budgetierung, kürzere Reparaturzeiten und eine effizientere PM-Planung. Wartungsmanager können Anbieter einfacher auswählen. Ingenieure können Teile empfehlen, die zu einer verbesserten Anlagenzuverlässigkeit führen. Schließlich können Führungskräfte problemlos Berichte an diejenigen senden, die sie am dringendsten benötigen, wie die Finanzabteilung, und helfen, Budgets zu erstellen, die für das Unternehmen besser funktionieren.

Erfahren Sie mehr über die Vorteile einer Wartungsmanagement-Software und wie sie allen in einer Einrichtung dabei helfen kann, die Wartung effizienter zu gestalten:

• Wer ist wirklich für die Wartung verantwortlich?
• Aufbau eines Total Productive Maintenance-Programms:Wo soll ich anfangen?
• Tipps für die Verwendung von Wartungssoftware, um Zeit zu sparen und effizienter zu investieren