Experten-Guide zum CMMS-Erfolg: Jeff O'Brien teilt bewährte Implementierungsstrategien

CMMS-Implementierung kann ein Angst-Thema sein. Schließlich will niemand in Betracht ziehen, dass CMMS-Adoption in der eigenen Organisation scheitern könnte. Jeff O'Brien hilft Wartungsteams seit fast 10 Jahren, Fiix erfolgreich an ihren Standorten zu rollen, und war kürzlich im Rooted in Reliability Podcast zu Gast, um mit Host James Kovacevic über alles Implementierungsbezogene zu sprechen.

In der Episode definieren sie, wie Implementierungserfolg aussieht, die fünf Schritte für einen smoothen Rollout, warum gute Datenqualität einer der wichtigsten Aspekte beim CMMS-Setup ist, wer in der Organisation in den Implementierungsprozess involviert sein sollte und welche Meilensteine Sie in Ihrer Implementierungsreise erreichen sollten.

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Episoden-Transkript

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James Kovacevic: Es ist mir eine Freude, Jeff O'Brien im Podcast willkommen zu heißen. Willkommen, Jeff.

Jeff O'Brien: Hey James. Danke für die Einladung.

JK: Nun, Jeff, du bist ein neuer Gast im Podcast. Zur Einführung: Du bist Senior Director of Professional Services bei Fiix Software.

JO: Korrekt.

JK: Du managst ein Team von CMMS-Implementierungsberatern, die Kunden helfen, Fiix erfolgreich an ihren Standorten zu implementieren und zu launchen. Du hast auch über hundert verschiedene Branchenartikel und E-Books verfasst, viele davon bei Fiix verfügbar. Vor Fiix warst du Equipment Engineer bei ASML. Was habe ich in deiner kurzen Einführung verpasst, das du ergänzen möchtest?

JO: Ich denke, das ist es. Sehr gute Einführung. Wie du sagst, manage ich das Implementierungsberater-Team und auch das Tech-Support-Team. So sehe ich viele Tech-Support-Issues nach Go-Live.

JK: Ja. Tech-Support zu managen gibt dir gute Gelegenheit, zu identifizieren, was in der Implementierung besser hätte laufen können oder die Implementierungsstrategie zu revidieren, vermute ich.

JO: Korrekt.

JK: Excellent. Wie lange bist du schon in CMMS-Implementierungen involviert?

JO: Ich bin seit meinem Eintritt bei Fiix 2010 in CMMS-Implementierungen involviert, hatte aber davor als Equipment Engineer bei ASML viel Exposure zu CMMS-Applikationen. Ich habe weltweit in verschiedenen Facilities gearbeitet – AMD in Deutschland, Infineon in Deutschland, SD, Micro etc. – und viele verschiedene Versionen diverser CMMS-Applikationen genutzt, also viel Exposure über die Jahre.

JK: Excellent. Und wer besser, um sie zu implementieren, als jemand, der mit nicht optimalen Implementierungen zu tun hatte. Richtig?

JO: Genau. Jede dieser Applikationen hat dieselben Kernkonzepte, aber Delivery und Ease of Use sind immer anders. Ich habe mit einigen sehr herausfordernden Applikationen gearbeitet, das ist sicher.

JK: Ja, wir lassen die Namen raus für den Podcast, es sind mehr als ein paar.

JO: Kein Problem.

JK: Was ist eine CMMS-Implementierung? Kaufen wir nicht einfach die Software und sie läuft?

JO: Nicht ganz. CMMS-Implementierung ist die Integration der CMMS-Software in den Workflow einer Organisationsstruktur oder eines individuellen Endnutzers. Es geht darum, das CMMS vollständig zu konfigurieren und für die Organisation mit allen Key Usern ordnungsgemäß geschult operational zu machen. Es ist definitiv kein simples Plug-and-Play.

JK: Und das ist kritisch anzusprechen. Du erwähntest Integration in Workflows etc. Ich denke, nicht für Wartungs- oder Reliability-Profis, aber manche sehen CMMS als Software, die man einfach downloadet, installiert und gut ist. Definitiv nicht der Fall.

JO: Definitiv nicht. Was über Zeit passiert: Es wird zur Last und die Organisation hört auf, es zu nutzen. Sie profitieren nicht vom System. Egal ob Techniker, Manager, Planner, Supervisor, Parts Person – man denkt immer: „Was habe ich davon?“ Man will sicherstellen, dass die Applikation den Alltag erleichtert, und wenn sie nicht korrekt konfiguriert und implementiert ist, hört man auf, sie zu nutzen, und sie ist nicht erfolgreich in der Organisation.

JK: Richtig. Ohne richtige Input-Daten können wir keine richtigen Reports ziehen und die korrekten Änderungen für die Organisation nicht anstoßen.

JO: Korrekt.

JK: Wie definierst du erfolgreiche CMMS-Implementierung? Nur Master Data korrekt drin? Was ist Erfolg wirklich?

JO: Für mich gibt es verschiedene Success-Level. Aber wirklich: Der ultimative erfolgreiche Implementierungserfolg ist, wenn die Organisation den Wert des neuen Systems maximiert. Das heißt: System korrekt konfiguriert für den Use Case. PMs triggern when due, Kosten rollen auf korrekte Parent Assets hoch, Leute haben Visibility auf Storeroom-Inventar etc. Zweitens: Jeder, der das CMMS nutzen sollte, nutzt es täglich. Techniker loggt Reparaturen, Planner macht Wochenplan bereit, Line Manager loggt Work Request. Und drittens: Echte, genaue Daten können aus dem CMMS gezogen werden, bilden KPIs und Reports, und diese Daten werden genutzt, um Trends zu identifizieren, Entscheidungen wie Repair-vs-Replace zu treffen. Das ist für mich wahrhaft erfolgreiche Implementierung.

JK: Perfekt. Wir nutzen das System, sammeln Daten, nutzen Daten für Entscheidungsfindung. Das ist wahrer Erfolg.

JO: Exakt.

JK: Hast du andere Success-Versionen in Organisationen gesehen?

JO: Ja, wie gesagt, verschiedene Level. Aber Organisationen, die von Null kommen, von Stift und Papier, ohne System – selbst nur das System für Work Orders und Work Requests zu haben, ist somewhat successful. Natürlich gibt es viel Wachstumspotenzial, aber es ist ein gewisser Erfolg. Ich sah vor paar Jahren eine Organisation, wo der arme Maintenance Manager von Requests aus allen Winkeln bombardiert wurde – Post-Its, Textnachrichten, Papier auf dem Schreibtisch, Whiteboard-Reminders – viel fiel durch die Ritzen. Mit CMMS automatisiert man diesen Prozess. Requests laufen alle durch denselben Kanal, man kann priorisieren, nichts fällt durch. Selbst diese simple Nutzung führt für mich zu somewhat successful Implementation.

JK: Excellent. Je nach Organisation variiert der Success-Level. Aber wir treiben Verbesserungen in Business Processes, Effizienz und am Ende nutzen Daten für Entscheidungen. Was sind die Steps, die Organisationen zu erfolgreichem Implementieren führen?

JO: Okay. Nach Erkennen des CMMS-Bedarfs haben wir fünf Steps für erfolgreiche CMMS-Implementierung identifiziert. Step 1: Management-Support holen. CMMS aufzubauen braucht Zeit und Ressourcen. Ich habe zahlreiche Projekte gesehen, wo Management nicht fully onboard war, Ressourcen zögerlich bereitstellte, und die Implementierung nicht smooth lief. Management-Support führt zu Budget und Ressourcen für erfolgreiche Implementierung.

Step 2: Dedizierte Ressource(n) für das Projekt zuweisen. Wie erwähnt: Einfach einschalten? Nicht der Fall. Jemand auf Organisationseite muss das Implementierungsprojekt unterstützen. CMMS-Projekt ist wahrscheinlicher erfolgreich, wenn Ressourcen beider Seiten – Vendor und Client – involviert sind. Wir sagen Clients immer: „Wir kennen CMMS. Wir kennen nicht eure Equipment.“ Ich machte letztes Jahr Remote-Implementation, Client hatte zahlreiche andere Responsibilities, konnte keine Zeit widmen. Jede Session fühlte sich wie Refresher an, wir gingen ständig dieselben Dinge durch. Nach neun Monaten einigten wir uns: dedicated resource nötig. Mit dedizierter Resource in unter einer Woche done.

Step 3: Effektive Projektplanung. Altes Sprichwort: „Fail to plan, plan to fail.“ Organisation braucht detaillierten Projektplan, damit nichts verpasst wird: Needs Analysis, Pain Points identifizieren, was neue Software adressiert, Nutzer identifizieren, Scope definieren und kontrollieren, Schedule von initialer Datensammlung bis Post-Go-Live (6 Monate oder 1 Jahr) aufbauen: Wie sieht Review aus? Unser detailliertester Plan hat ~96 Line Items.

Step 4: Effektive Execution des Projektplans. Plan durchgegangen, jetzt systematisch und methodisch ausführen: Team auf Change vorbereiten, Daten sammeln, Daten bereinigen, System konfigurieren, Endnutzer einbinden, Go-Live. Go-Live-Support ist Key. Dann Implementation Review am Projektende.

Step 5: Laufende Verfeinerung. CMMS evolviert immer. Kein Sinn, CMMS hinzustellen und stillzustehen. Man kann mehr Features in die Arbeitsweise integrieren. Man kann mit Work Order System starten, später Inventory und PMs hinzufügen. Mehr User hinzufügen – z. B. Machine Operators für tägliche Inspektionen. Wenn Vendor neue Features launcht: Wie in Arbeitsweise integrieren? Schließlich: CMMS ist Datenbank über Assets. Wie nutzt man Info, um Arbeitsweise zu ändern, PMs zu verfeinern? Beispiel aus meiner vorherigen Karriere: Wir schauten Reliability- und Availability-Daten, verschoben PM-Zyklus von 7 auf 8 Tage. Kein Availability-Impact, aber Millionen gespart across Facility. Solche Opportunities suchen, um System zu verfeinern und mehr rauszuholen.

JK: Excellent. Fünf Steps. Management Support, richtiger Projektplan, Returns verstehen, Go-Live/Post-Go-Live Support. Vital, oft verpassen Orgs einen oder zwei. Ich sah oft: Orgs machen Training 1-2 Monate vor Go-Live, kein Follow-up/Coaching danach. Niemand weiß, wie man Dinge richtig macht. Diese fünf einfachen Steps gefallen mir.

Wie wichtig ist es, dass User Business Processes vor CMMS-Implementierung verstehen?

JO: Absolut wichtig. Prozesse dokumentiert zu haben stellt sicher, nichts wird verpasst. Wartungsprozesse sind jedoch überall sehr ähnlich.

Alles dieselbe Art: Operator meldet Maschinenissue, Planner/Supervisor reviewed oder signed Work zu Techniker, Techniker completes Work, Inventory Leute stellen Parts sicher. Viele Off-the-Shelf CMMS sind um Best Practices designed, Adoption kann Arbeitsweise actually verbessern.

Ein Beispiel: Vor paar Monaten Implementation, Floor-Guys brauchten Part: Form in Word ausfüllen, als PDF, 45 Min später an Storeroom mailen, rüberlaufen schauen ob Part da, wenn nicht: ordern, Work nicht completable. Mit CMMS jetzt: Part-Verfügbarkeit checken während Work Order Completion. Als Planned Part zu Work Order adden, Stores bekommen automatisch Email dass Part needed. Wissen es ist in Stores, Order automatisch an Storeroom. Wenn sie hingehen, wartet es.

JK: Excellent. Reduziert massiv non-value-added Zeit für Techniker – Word, PDF, Email, rüberlaufen, nur um zu finden: nicht da.

JO: Exakt.

JK: Durch Adoption von Standard-Workflow im CMMS konnten sie viel davon reduzieren.

JO: Korrekt.

JK: Welche Konfiguration ist wichtig, vor Implementierung zu bedenken?

JO: Hängt ab: On-Prem oder Cloud. On-Prem: Hardware-Config, Installation, Ports öffnen, Firewalls – IT-Expertise nötig. Cloud-based: Keine Hardware-Config. Einfach im Internet anmelden, in 60 Sekunden ready. Cloud-CMMS ist mehr data-configurable als system-configurable. Wenig Pre-Config-Arbeit. Bei uns: Consultants verbringen paar Tage mit Process-Verständnis, Datenstandardisierung, Asset-Naming, Meter-Types, Custom Workflows etc., konfigurieren CMMS accordingly. Dauert meist 1-2 Tage.

JK: Excellent. Asset-Naming, Numbering, Spare Parts Naming/Numbering, Meter-Types, Reading. Users, Permission Levels, User Groups – Planner haben Access zu diesen Portionen aber nicht jenen, oder nur „View“ statt „Edit“. Alles wichtig upfront beim Design/Konfigurieren.

JO: Exakt. Viele Cloud-CMMS haben diese Settings pre-configured oder gute Defaults. Man bekommt ~95% von dem, was man braucht, schon pre-configured. Nur wenig Tweaking für Exact Fit.

JK: Bei Configuration erwähntest du Asset-Naming, Numbering. Wie wichtig ist Datenqualität und Setup von Assets, Materials, Asset-Hierarchie, PMs etc. im CMMS?

JO: Datenqualität ist sehr, sehr wichtig. Schlechte Datenqualität verursacht langfristig Probleme. Schlechtes Asset-Labeling oder schlecht konfigurierte Hierarchie: Assets im CMMS schwerer zu finden. Inventory Data off: Floor-Leute ordern Parts von Vendors, die im Regal liegen. Mehr Stockouts. PMs: Falsche Task Groups und PMs führen zu falscher Arbeit an falschem Equipment. Beispiel: Vor zwei Jahren Client migrierte 12 Sites zu Fiix, gleiche Equipment an jedem Site. Bei Migration stellte sich raus: Ein Site machte komplett andere PMs/Tasks für like-for-like Assets, Maschinen dort in sehr schlechtem Zustand. Daten beim ersten Mal richtig -> nur einmal machen.

JK: Absolut. Nicht drittes/viertes Mal Assets ablaufen. Nicht Material-Master deduplizieren. Viele Orgs: Storeroom, gleiche Lager in drei Bins, drei Locations. Weil anders benannt, Bindestrich in Part Number oder nicht. Richtig Setup -> tonnenweise Arbeit langfristig gespart.

JO: Exakt.

JK: Wer sollte im Implementation Team sein? Maintenance Planner in Spare Time oder volles Cross-Functional Team?

JO: Implementation ist shared process zwischen IT Leaders, Implementation Teams, Vendors, System Champions. Definitiv cross-funktionales Team. Impactet zahlreiche Individuals langfristig across Organisation: Maintenance, Reliability, Safety, Parts/Inventory Purchasing, IT, Operations. Für SMB: Representative von jedem Team in Projekt nicht sinnvoll.

Empfehlung: System Champion identifizieren – Employee, der Projekt ownet. Champions kennen Arbeitsweisen der verschiedenen Teams, verstehen Prozesse, Workloads – könnte Planner, Supervisor, guter Techniker sein – und ziehen Representatives bei Bedarf rein. Brauchen Parts/Inventory Help? Klärung holen. Für größere Orgs: Groß genug für Cross-Functional Team, alle inkludieren, komplexere Systeme/Prozesse.

Representatives aller Teams involviert -> nichts verpasst, Org schneller up to speed auf Applikation. Post Go-Live: Expertise da, können ihren Groups assistieren.

JK: Cross-Functional Team variiert mit Site/Org-Größe. Auch abhängig von Features: Failure Coding? Wie built? Who owns Lists?

JO: Exakt.

JK: Reports definieren und während Implementation bauen. Wie wichtig, CMMS-Output vorab zu definieren?

JO: Wichtiger Punkt. 80s, 90s, 2000s: Einziger Weg, Info aus CMMS zu bekommen, war Report. Query bauen, Data auf Sheet organisieren, Report drucken. 2018: Viele Wege, Data zu pullen – Reports, List Views, Dynamic Filtering, Customizable Dashboards. Data live im System ohne Reports laufen. Antwort: Ja, wichtig zu verstehen, welche Reports, Lists, KPIs/Metriken man früh braucht. Grund: Sicherstellen, dass CMMS Applikation diese Data liefern kann. Orgs von existierendem CMMS haben Suite von Reports zum Replizieren. Brand new Orgs wissen evtl. nicht exactly what they need. Müssen Reporting über Zeit herausfinden. Viele heutige Apps kommen mit Canned Reports – ready out of the box, ~90% von dem, was man braucht. Report Builders oder Third-Party Integration. Handvoll nützlicher Reports reicht. Wir empfehlen meist: Planned Maintenance %, MTBF, MTTR, Schedule Compliance.

JK: Excellent. Neue CMMS haben Report Engine, Dashboards mit Real-Time Data. Weniger Fokus auf Reports built during Implementation, mehr auf Understanding Data Needs.

Was sind Key Milestones für neue CMMS-Implementierung?

JO: Fünf Key Milestones. 1. Planning & Discovery: CMMS Goals verstehen, zum Project Plan kommen. Business Processes verstehen, Data Standards definieren, Consistent Data planen, Training Plan etc. 2. Configuration & Setup: CMMS aufstellen, technisch operational und für Use Case/Business Requirements customized. 3. Training: Key für Skills/Knowledge, um Software optimal zu nutzen. Erhöht User Adoption, stellt sicher, Software richtig genutzt wird, erhöht langfristiges Commitment. Advice: Nicht an Training sparen, beim ersten Mal richtig machen. Sonst Team verschwendet wertvolle Trial-and-Error-Zeit auf Company Time. 4. Go-Live: System konfiguriert, Training complete -> Go-Live. Orgs mit existierendem System: Blackout Period wo beide Systeme unavailable während Data Transfer. New Orgs: Einfach Go-Live. 5. Review & Close Out: Alle Original Requirements met? Minor Corrections implementieren? Slight Tweak an PM, KPI/Report Modification, meist minor.

JK: Excellent. Fünf simple Steps. Training Piece betont – wichtig, weil es Wichtigkeit von proper System-Nutzung heimtreibt, sicherstellt, alle verstehen wie easy es ist, damit wir Resistance nicht face und es nicht unused bleibt. Sehr gut.

Bei allem Besprochenen: Was ist das EINE Ding, das den größten Unterschied für erfolgreiche neue CMMS-Implementierung macht?

JO: Software-Implementierung ist daunting für jede Org, CMMS keine Ausnahme. Viele Orgs fail to properly plan CMMS-Implementation-Projekte. Ich glaube, der größte Unterschied zwischen Success und Non-Success ist: Diesen Plan haben. Fail to plan, plan to fail.

JK: Excellent. Voller Plan: Resources, Timelines, Data Collection, Review, Setup, Training, all das. Das ist das Größte.

JO: Exakt. Alles auf Papier, von initialer Datensammlung bis Go-Live-Support. Proper Project Planning eliminiert Rework und Confusion later down the line.

JK: Magic Wand: Das eine Ding, das du ändern würdest – alle haben Plan? Oder was anderes?

JO: Das eine Ding, das ich ändern würde: Mitarbeiter-Wahrnehmung über CMMS-Applikationen. Seit 1965 da. Reputation nicht die beste. Würde liebend gerne, wenn das positiver wäre, weil CMMS-Implementierung als sehr positive Veränderung gesehen werden sollte. Kann Work Request Process automatisieren. Disparate Systeme eliminieren – Anrufe, Texten, Post-Its. PMs automatisch triggern, kein Kalender-Check. Work Orders real-time im Feld/auf Floor updaten, kein Zurück zum Desk am Tagesende. Real-time Part Search – Stores checken ohne Parts Room zu queren. Benefits endlos. Most Users verstehen eventually, wenn CMMS properly stood up und sie Value sehen. Redundante und Low-Value-Aktivitäten eliminieren hilft Technikern, auf High-Value-Aktivitäten zu fokussieren. Hilft auch langfristig ihren Karrieren.

JK: Yeah, Benefits immens, manche etwas time-consuming/cumbersome, aber generally: CMMS huge Time Saver. Driven Efficiency von Maintenance Management Processes, Techniker, Wrench Time, all das.

JO: Exakt.

JK: Danke Jeff für Zeit heute zu CMMS-Implementierung. Bevor wir gehen: Wo finden Leute mehr über dich, Fiix, all die großartigen Dinge und Ressourcen?

JO: Best Place: Mein LinkedIn Profile. Fiix Website – great Resource. Blogs, Articles, 100+ Articles von mir, E-Books, Best Practice Guides auf fiixsoftware.com, massig Info.

JK: Excellent. Links zu deinem LinkedIn, Fiix Website, paar Best Practice Guides/E-Books. Leute können direkt klicken.

JO: Sure, in Maintenance und Maintenance Best Practices: Reliability Web, UpTime Magazine, Reliable Plant gute Resources. Aber wir sprachen heute CMMS Implementation – das ist Project Management. Gute Project Management Resources online: PMI.org, projectmanagement.com. Definitiv empfehlenswert, da reinzuschauen.

JK: PMI und projectmanagement.com sehr gut. Ich bin PMI Member. Spielt in alles rein: CMMS Implementations, Data Projects, Reliability Projects. Great Resources. Well Jeff, danke nochmal für Zeit aus deinem busy Day. Ich habe Neues gelernt, wie immer von meinen großartigen Gästen, Zuhörer vermutlich auch. Nochmal danke.

JO: Danke für die Einladung, James.

JK: Danke fürs Zuhören. Mehr zu Maintenance Reliability und Asset Management auf www.eruditio.com und unserem Blog.