Tipps, Tricks und Tools, um Audits für Wartungsteams einfacher und kostengünstiger zu machen

Wir schlüsseln die gängigsten Arten von Audits auf und erklären, was Wartungsteams tun können, um sie einfacher, billiger und erfolgreicher zu machen.

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung:Die schlimmen Folgen von nicht bestandenen Audits
2. Arten von Audits und wie man Audits vereinfacht
   • Umweltaudits
   • Lebensmittelsicherheitsaudits
   • Geschäftsprüfungen
   • Gesundheits- und Sicherheitsaudits
3. Wie sich Audits auf Ihr Endergebnis auswirken
4. Wie Sie Audits mit dem CMMS von Fiix einfacher und kostengünstiger machen

Irving Pulp and Paper, The Wood Group, Fiera Foods und Cericola Farms haben alle eine unangenehme Gemeinsamkeit:Sie alle sahen sich vor kurzem mit hohen Geldstrafen konfrontiert, nachdem sie bei Audits nicht bestanden hatten. Obwohl jeder Fall anders war, von Umweltverstößen bis hin zu Verstößen gegen die Lebensmittelsicherheit, waren die Kosten für jedes Unternehmen hoch. Die Geldbußen beliefen sich auf über 11 Millionen $.

Diese Produktionsstätten sind nur vier von Hunderten von Unternehmen, die in den letzten halben Jahrzehnten Bußgelder bezahlt haben, nachdem sie bei Audits nicht bestanden hatten. In einigen Fällen kosten die Verstöße mehr als Geld. Im Jahr 2016 wurde ein Arbeiter in der Produktionsstätte von Fiera Foods getötet, weil er keine sichere Arbeitsumgebung aufrechterhalten konnte. Leider ist dies nur ein Beispiel dafür, wie eine Nichteinhaltung zum Worst-Case-Szenario führen kann.

Aber hier ist die Sache:Die meisten fehlgeschlagenen Audits sind vermeidbar, aber nur, wenn sie für die Verantwortlichen, insbesondere das Wartungsteam, oberste Priorität haben. Die Konzentration auf konforme Wartungspraktiken kann einen verheerenden Dominoeffekt verhindern und die Wahrscheinlichkeit von Geldstrafen, Produktionsausfällen, hoher Fluktuation, Arbeitsunfällen und schlechter Werbung verringern.

Arten von Audits (und wie man sie einfacher macht)

Audits finden in fast jeder Branche aus einer Vielzahl von Gründen statt, z. B. aus Sicherheitsgründen, Einhaltung von Umweltvorschriften und um die Gesundheit eines Unternehmens vor möglichen Geschäftsabschlüssen zu beurteilen.

Aber auch wenn sie üblich sind, sind Audits nicht immer einfach. Sie sind oft zeitaufwendig und teuer. Informationen können durch die Ritzen schlüpfen, genaue Daten sind schwer zu bekommen und ein Mangel an Zugänglichkeit macht die Daten, die Sie haben, nutzlos. Ohne eine zentrale Wissensquelle ist es schwierig, Audits zu vereinfachen und eine bestandene Note ist nie sicher. Mit den hohen Kosten des Scheiterns gehen große Kopfschmerzen und ein potenzieller Verlust von Tausenden oder Millionen von Dollar einher.

Die Konzentration auf konforme Wartungspraktiken kann einen verheerenden Dominoeffekt verhindern und die Wahrscheinlichkeit von Geldstrafen, Produktionsausfällen, hoher Fluktuation, Arbeitsunfällen und schlechter Werbung verringern.

Die richtigen Tools und Prozesse sind entscheidend für ein erfolgreiches Audit. Wichtige Daten zu sammeln und digital zu organisieren, kann Ihre Bestehenschancen erheblich erhöhen. Die Digitalisierung öffnet auch die Tür zu einer Vielzahl von Tools, die Audits einfacher und kostengünstiger machen. Das Wartungsteam kann auf Aufzeichnungen zugreifen, Berichte erstellen und präventive Wartungsstrategien effektiver implementieren.

Im Folgenden sind einige der häufigsten Arten von Audits aufgeführt, denen Hersteller ausgesetzt sind, und wie digitale Wissenszentren dazu beitragen können, Audits für Einrichtungen zu vereinfachen.

Umweltaudits

Umweltaudits messen anhand festgelegter Kriterien, wie sich Hersteller auf die Umwelt auswirken. Diese Kriterien sind in der Regel von der Industrie abhängig und können Abwassermanagement, CO2-Emissionen und Energieverbrauch umfassen. Umweltaudits zeigen auch, wie Hersteller ihre Umweltauswirkungen reduzieren können. Diese Audits finden normalerweise aufgrund von Umweltgesetzen (wie den von der EPA festgelegten Gesetzen), Zertifizierungen (wie ISO oder LEED) oder überwältigenden Kundenanfragen statt.

Digitale Wartungssoftware wie ein CMMS kann Einrichtungen bei der Vorbereitung auf Umweltaudits unterstützen. Es kann eine Datenbank mit Anlagen und Verfahren führen, die Dokumentation von Schadstoffeinträgen verfolgen und Arbeitshistorien erstellen. Es ermöglicht Einrichtungen, Fehler schnell zu analysieren und zu beheben, was die Effizienz verbessert und die Emissionen senkt. Die Software macht es einfach, Daten zusammenzustellen, Berichte zu erstellen und Auditoren zu zeigen, wie eine Einrichtung gemäß den Standards arbeitet.

Lebensmittelsicherheitsaudits

Lebensmittelsicherheitsaudits stellen sicher, dass die Hersteller alle Standards für die Handhabung und Verarbeitung von Lebensmitteln erfüllen. Audits zur Lebensmittelsicherheit können verwendet werden, um die Konformität nachzuweisen (wie bei der FDA), für die Zertifizierung (wie ISO 22000 oder GFSI) oder um das Vertrauen der Öffentlichkeit nach einem vielbeachteten Rückruf zurückzugewinnen.

Eine kürzlich durchgeführte FDA-Umfrage identifizierte „keine vorbeugende Wartung“ als das fünfthäufigste Problem in der US-amerikanischen Lebensmittelindustrie. Einrichtungen können dieses Problem angehen und Audits mit einem CMMS oder einer anderen digitalen Wartungslösung bestehen, um eine Wissensdrehscheibe zu schaffen. Die Wartungssoftware bietet Auditprotokolle und einen Arbeitsverlauf für jede Anlage, was Verbesserungen und vorbeugende Wartungsroutinen erleichtert. Außerdem können Techniker die Ausrüstung mit einer Teiledatenbank besser im Auge behalten und sicherstellen, dass die Ersatzteile sauber, normgerecht und frei von Verunreinigungen sind. Dokumente wie Sicherheitshandbücher und Wartungschecklisten können an das Profil einer Anlage angehängt werden. Dies macht PMs nicht nur schneller, sondern reduziert auch das Kontaminationsrisiko, das oft mit Wartungsarbeiten verbunden ist. Schließlich können Techniker oder Manager mit wenigen Klicks Daten abrufen oder Berichte erstellen, um die Compliance nachzuweisen.

Geschäftsprüfungen

Produktionsstätten werden häufig auditiert, wenn ein Unternehmen erworben, fusioniert oder einer neuen Partnerschaft beigetreten wird. Bei diesen Audits werden die Einrichtungen nach Informationen zu Subunternehmern, Erträgen, Rückständen, Inventar, Umweltleistung, Sicherheitsaufzeichnungen und Anlagenzuverlässigkeit gefragt. Audits können Einrichtungen auch dabei helfen, Versicherungen zu sparen, da sie beweisen, dass Vermögenswerte wahrscheinlich gut gewartet werden.

Einige Organisationen verlangen von Einrichtungen, dass sie über vorbeugende Wartungsprogramme verfügen, bevor sie mit ihnen zusammenarbeiten. Die Verwendung einer digitalen Wartungsplattform zum Sammeln, Speichern und Zugreifen auf Informationen kann einen großen Beitrag zur Erstellung einer soliden PM-Strategie leisten. Digitale Tools können Ausfallzeiten reduzieren, indem sie die Planung von Wartungsarbeiten, die Verarbeitung von Arbeitsaufträgen und die Erstellung einer Dokumentenbibliothek vereinfachen. Sie können auch die Verwaltung von Gesundheits- und Sicherheits-, Bestands- und Umweltaufzeichnungen vereinfachen. Diese Schritte verbessern die Produktivität und machen die Einrichtungen attraktiver.

Gesundheits- und Sicherheitsaudits

Gesundheits- und Sicherheitsaudits werden normalerweise von Regierungsbehörden durchgeführt, um die Einhaltung von Gesetzen wie der OHSA sicherzustellen. Sie können auch von einem externen Auditor durchgeführt und verwendet werden, um die Gesundheits- und Sicherheitsstrategien eines Unternehmens zu bewerten und gleichzeitig Verbesserungsbereiche zu identifizieren.

Mit einer digitalen Wartungssoftware können Wartungsteams eine genaue und detaillierte Informationsbibliothek erstellen. Diese Informationen auf dem mobilen Gerät in der Tasche zur Verfügung zu haben, kann Audits erleichtern. Mobile Wartungssoftware kann Arbeitshistorien verfolgen, OSHA-Richtlinien mit Geräten verknüpfen und Wartungschecklisten erstellen. Diese Ressourcen an einem Ort zu haben, reduziert die Anzahl potenziell gefährlicher Korrekturaufgaben. Die Software kann auch Mitarbeiterschulungen und -zertifizierungen, Sicherheitsinspektionen und Berichte verfolgen, die zeigen, wie sich eine Einrichtung im Laufe der Zeit verbessert hat.

Wie sich Audits auf Ihr Endergebnis auswirken

Wenn man Bußgelder, entgangene Geschäfte, Produktionsausfälle, Verschwendung, zusätzliche Teile und Überstunden zusammenzählt, ist klar, dass ineffiziente und fehlgeschlagene Audits viel Geld kosten. Ein Wissenszentrum kann helfen, diese unnötigen Kosten aus der Gleichung zu vermeiden.

Informationen auf einer digitalen Plattform zu haben, macht sie für Techniker leichter zugänglich, damit sie vorbeugende Wartungen schnell und korrekt durchführen können. Die Eingabe und Analyse aller Daten an einem Ort mit wenigen Klicks beschleunigt den Berichtsprozess. Die Bereitstellung von Arbeitshistorien und Anlagenverbesserungen für einen Prüfer dauert nur wenige Minuten statt ein paar Tage. All diese Zeit zu sparen bedeutet mehr Produktivität und weniger Arbeitskosten. Ein verbesserter Auditierungsprozess kann sogar zu Zertifizierungen und einem stärkeren Ruf führen, was Ihrem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschafft.

Klicken Sie hier, um zu sehen, wie Wartungssoftware Audits für einen Hersteller einfacher gemacht hat

Wie Sie Audits mit dem CMMS von Fiix einfacher und kostengünstiger machen

Schritt 1 – Aufzeichnungen über Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter nachverfolgen

Benutzerprofile können auf dem CMMS von Fiix eingerichtet und mit wichtigen Gesundheits- und Sicherheitsinformationen gefüllt werden. Dazu gehören Zertifizierungen und Schulungen. Mit dem Benutzergruppen-Tool können Techniker dann in verschiedene Kategorien eingeteilt werden. Wartungsmanager können anpassen, was jede Person in der Software sehen und tun kann. Dies ist praktisch, wenn Sie sicherstellen möchten, dass alle Mitarbeiter über die erforderlichen Anmeldeinformationen zum Ausführen einer Aufgabe verfügen, und dies den Auditoren nachweisen.

Schritt #2 – Befestigen Sie wichtige Materialien an den Ausrüstungsprofilen

Das CMMS von Fiix ermöglicht es Benutzern, Gesundheits- und Sicherheitsmaterialien und -medien an Asset-Profile anzuhängen. Asset-Profile können MSDS-Formulare, SOPs, OHSA-Richtlinien, Wartungschecklisten und mehr enthalten. Techniker können einem Profil auch Fotos hinzufügen, um zu zeigen, dass ein Problem erkannt und behoben wurde. Diese Maßnahmen zeigen ein Engagement für Gesundheit und Sicherheit. Dies macht eine Prüfung einfacher und schneller und eine bestandene Note sicherer.

Schritt #3 – Beherrschen Sie die Berichtsfunktion

Die Berichtsfunktion von Fiix gibt Benutzern die Möglichkeit, Daten zu sammeln, relevante Metriken auszuwählen und in wenigen Minuten einen Bericht zu erstellen. Das CMMS ermöglicht es einer Einrichtung, unter anderem Statistiken wie Emissionen, Anlageneffizienz und Anzahl der Inspektionen zu verfolgen. Diese Informationen werden verwendet, um schnell Berichte zu erstellen, um den Prüfern den Nachweis der Einhaltung zu erbringen und Prüfungen zu vereinfachen. Es kann auch intern verwendet werden, um sicherzustellen, dass Verbesserungen vorgenommen werden und die Anlage so effizient wie möglich betrieben wird.

Schritt #4 – Erstellen Sie eine Historie von Audits und Arbeitsaufträgen

Verfolgen und archivieren Sie Arbeitsaufträge, Audits und andere Wartungsaufgaben mit der Wartungssoftware von Fiix. Die Root Cause Analysis (RCA)-Funktion kann beispielsweise die Fehlerursache in einer Anlage identifizieren und die Schritte zu ihrer Behebung nachverfolgen. Da sich diese Informationen an einem Ort befinden, ist es einfach, den Verlauf von Assets oder einer Gruppe von Assets abzurufen. Dies macht es einfach, ein Compliance-Muster nachzuweisen und zu zeigen, dass alle erforderlichen Aktivitäten fristgerecht und gemäß den Standards abgeschlossen wurden.

Schritt #5 – Verwenden Sie die Planungsfunktion

Die Planungsfunktion von Fiix macht es einfach, Gesundheits- und Sicherheitsaufgaben gemäß den Compliance-Zeitplänen zu planen. Diese Funktion löst eine Warnung aus, wenn eine Wartung erforderlich ist, damit Sie nie wieder eine Aufgabe verpassen. Sobald die erforderliche Wartung in den Zeitplan aufgenommen wurde, fungiert er auch als sekundärer Nachweis der Einhaltung. Der Zeitplan stellt auch sicher, dass Gesundheits- und Sicherheitskontrollen zu einem Zeitpunkt stattfinden, der auch die Produktivität optimiert.