Die Einzelheiten einer Wartungsanfrage

Längere Anlagenstillstände können zu allen Arten von Sicherheits- und Produktivitätsproblemen führen, die die betriebliche Produktivität ernsthaft beeinträchtigen und Ihren Gewinn erheblich beeinträchtigen können. Abgesehen von der Vermeidung von Problemen durch proaktive Wartung ist ein standardisiertes Arbeitsanforderungssystem die einzige Möglichkeit, mit fehlerhaften Assets effizient umzugehen.

Die Einrichtung eines solchen Systems ist eigentlich ziemlich einfach, wenn Sie wissen, welche Rolle eine Arbeitsanforderung im übergreifenden Wartungsprozess spielt. Im Folgenden geben wir Ihnen alle notwendigen Details und Tools, die Sie benötigen, um ein ordnungsgemäßes Ticketing-System und einen ordnungsgemäßen Workflow einzurichten.

Was ist der Zweck einer Arbeitsanfrage?

Eine Arbeitsanforderung ist ein Dokument, das verwendet wird, um das Wartungsteam über Probleme zu informieren, die seine Aufmerksamkeit erfordern. Es hebt ein Problem oder einen Defekt hervor, der den Betrieb eines bestimmten Vermögenswerts oder einer bestimmten Eigenschaft behindert.

Es ist ein Dokument, das in vielen verschiedenen Branchen häufig verwendet wird, daher gibt es viele Synonyme wie Wartungsticket, Wartungsserviceanfrage, Wartungsauftrag, Reparaturauftrag, Problembericht usw. 

Eine Arbeitsanfrage kann manuell (papierbasiert) oder digital (über eine Arbeitsanfragelösung) eingereicht werden durch:

• Ein Kunde: Mieter, der eine Wohnung mietet; Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen; Anlagenbediener in Produktionshallen.
• Partnereinrichtungen: Organisationen wie Schulen, Industrien oder Büros, die Wartungsarbeiten auslagern und Arbeitsanfragen an ihre Wartungsanbieter senden.
• Wartungsarbeiter und Maschinenbediener die Anomalien bei Routineinspektionen und im normalen Betrieb erkennen.

Seine Rolle im Wartungsprozess

Eine Arbeitsanforderung bildet die Grundlage für die Instandhaltungsabteilung, um Notfallwartungsarbeiten zu planen, zu priorisieren und den Technikern zuzuweisen.

Ein effizientes Ticketing-System und -Prozess ist entscheidend für die schnelle Planung und Bearbeitung prioritärer Arbeiten und die Optimierung des Workflows für Wartungsanfragen. Nur so können Sie die Reaktionszeit Ihres Wartungsteams verkürzen, die durchschnittliche Reparaturzeit verkürzen und Probleme umgehend beheben, die ansonsten zu übermäßigen Leerlaufzeiten und Produktivitätsverlusten führen können.

Personen außerhalb der Wartungsbranche verwechseln häufig Arbeitstickets mit Arbeitsaufträgen. Das ist ein wichtiger Unterschied, also lassen Sie uns die Dinge klarstellen. Die Arbeitsanfrage stellt einen formellen Appell dar, einen Vermögenswert zu erhalten. Nachdem eine Arbeitsanfrage überprüft und genehmigt wurde, wird sie zu ein Arbeitsauftrag .

Arbeitsanfragen werden von Instandhaltungs-/Facility-Managern, Instandhaltungsleitern, Instandhaltungsplanern oder Instandhaltungskoordinatoren geprüft – also von allen Personen, die mit der Arbeitskoordination beauftragt sind, und von Technikern. Die Genehmigung/Ablehnung des Wartungstickets basiert auf:

• die Verfügbarkeit von Wartungsfonds
• die aktuelle Verfügbarkeit interner Ressourcen (Reparaturwerkzeuge, Ersatzteile und Arbeitskräfte) 
• Priorität des gemeldeten Problems (basierend auf Sicherheitsrisiken und möglichen Verlusten, wenn es nicht behandelt wird) 

Im Allgemeinen werden Themen, die hohe Sicherheitsrisiken bergen oder die Produktions- und Organisationsziele stark beeinträchtigen, zuerst genehmigt und geplant.

Die Elemente, die Sie in einem Arbeitsanfrageformular finden sollten

Eine Arbeitsanfrage sollte Wartungsprobleme in einfachen Worten beschreiben, um ausreichende Einblicke in die Art des gemeldeten Problems zu geben. In manchen Situationen kann es auch Vorschläge zu den gewünschten Korrekturmaßnahmen machen.

Hier ist ein Beispiel für eine grundlegende Arbeitsanfragevorlage:

Und hier ist ein Beispiel für ein fortgeschritteneres Arbeitsauftrags-Anfrageformular:

Wie Sie den obigen Vorlagen entnehmen können, sollte ein ordnungsgemäßes Arbeitsanfrageformular die folgenden Schlüsselelemente enthalten:

1) Die Informationen über den Anforderer

Die Person, die einen Wartungsantrag einreicht, kann ein Mieter, ein Abteilungsleiter, ein Produktionsmitarbeiter, ein Techniker sein – jeder, der befugt ist, Arbeitsanträge für Wartungsreparaturen einzureichen. Die Kontaktinformationen des Anforderers zu haben bedeutet, dass das Wartungsteam weiß, an wen es sich wenden kann, wenn es zusätzliche Informationen benötigt. Dies ist besonders wichtig, wenn die Wartungsarbeiten ausgelagert werden.

2) Problembeschreibung

Es ist eine einfache Beschreibung von Mängeln, Problemen oder Pannen, die den Betrieb von Geräten oder Einrichtungen behindern. Gegebenenfalls kann der Anforderer versuchen, das Problem zu identifizieren und eine Stellungnahme dazu abgeben, was zu seiner Behebung getan werden kann. Bei digitalen Lösungen kann der Anfragende der Problembeschreibung auch ein Bild beifügen, das er mit seinem Mobiltelefon aufgenommen hat.

Jedes Problem muss einfach und dennoch vollständig beschrieben werden, damit das Wartungsteam schnell reagieren und weniger Zeit für die Fehlerbehebung aufwenden kann. Wenn sich schlechte Problembeschreibungen als Problem erweisen, sollte das Wartungsteam Richtlinien zu den wichtigen Details erstellen, die beim Einreichen eines Wartungstickets anzugeben sind.

3) Standort des Assets/Problems

Wartungstechniker müssen den genauen Standort innerhalb einer Einrichtung oder einen bestimmten problematischen Teil großer Geräte kennen. Einige Unternehmen verfügen über dieselbe Art von Vermögenswerten, die auf verschiedene Standorte verteilt sind – und auf denselben Gebäudeetagen. Der Anforderer muss das problematische Asset eindeutig angeben.

Die gute Nachricht ist, dass die Technologie dafür bereits die Lösung bietet. Für bewegliche Vermögenswerte wie Flotten und Baumaschinen können Unternehmen GPS und andere Methoden zur Verfolgung von Vermögenswerten verwenden. Für Anlagegüter können sie Barcodes verwenden, die mit einem Mobilgerät gescannt werden können, um die Anlage eindeutig zu identifizieren.

4) Prioritätsstufe und Budgetschätzung (optional)

Verfügbare Budget- und Prioritätsstufen können auch in ein Arbeitsanfrageformular aufgenommen werden. Dies wird jedoch überwiegend von Unternehmen genutzt, die Wartungsarbeiten auslagern. Die genauen enthaltenen Details variieren je nach den Angaben im Wartungsvertrag.

Einrichten eines reibungslosen Arbeitsanfragesystems

Eine Arbeitsanfrage soll Reparaturen beschleunigen. Die Abhängigkeit von komplizierten Arbeitsanforderungssystemen kann jedoch Wartungsarbeiten behindern, was zu verzögerten Rückständen führt. Unternehmen können ihre Arbeitsanforderungssysteme durch die folgenden Schritte verbessern:

Legen Sie klare Richtlinien für die Priorisierung der Arbeit fest

Die Wartungsabteilung kann oft mehrere Anfragen von verschiedenen Standorten gleichzeitig erhalten. Mit begrenztem Personal und begrenzter Zeit muss die Abteilung eine Methode entwickeln, um eingehende Anfragen einzuordnen und Aufgaben basierend auf der Kritikalität der Anlagen zu priorisieren.

Dies kann sehr schwierig sein, wenn man bedenkt, dass die Priorität mit bestehenden geplanten Arbeiten korreliert werden muss, die möglicherweise (oder auch nicht) eine höhere Priorität haben als das gerade eingegangene Ticket für die nicht routinemäßige Wartung (denken Sie z. B. an Stromausfälle und Klimaanlagen). Ausfälle vs. Landschaftsgestaltungsaufgaben).

Bei der Entwicklung einer Arbeitsprioritätsstrategie können Planer und Manager die Risikomatrix einsehen und eine einfache Entscheidungsmatrix für die Arbeitspriorität erstellen, wie die im Bild unten:

Einreichen von Arbeitsanfragen standardisieren

Arbeitsanfragen werden manuell oder digital eingereicht. Einige Organisationen erlauben Einreichungen über beide Kanäle, was die Wahrscheinlichkeit einer Duplizierung erhöht. Einige Anfragende verwenden möglicherweise sogar Mundpropaganda, Textnachrichten oder E-Mails, die das Problem weiter verschlimmern.

Als Teil der Standardisierung sollte eine Organisation Details zu Folgendem bereitstellen:

• wer kann Arbeitsanfragen einreichen
• Wer ist für die Überprüfung/Genehmigung verantwortlich 
• welche Informationen in ein Arbeitsanfrageformular aufgenommen (und nicht) werden sollen
• So reichen Sie eine Arbeitsanfrage ein
• wie/wo kann man den Fortschritt des Tickets überprüfen

Es gibt vielleicht noch mehr Dinge zu standardisieren, aber das sind die Grundlagen, die jeder wissen muss.

Eingehende Arbeitsanfragen zentralisieren

Die Verwaltung von Arbeitsanfragen kann mühsam sein, wenn sie nicht organisiert behandelt wird. Organisationen, die ein CMMS – oder ein anderes digitales Tool – verwenden, sollten dieses Problem bereits gelöst haben.

Diejenigen, die immer noch auf Papierformulare angewiesen sind, müssen nach anderen Mitteln suchen, um den Prozess zu zentralisieren. Dies kann durch die Zuweisung einer bestimmten Person/Geschäftsstelle für die Bearbeitung eingehender Arbeitsanfragen (z. Beachten Sie jedoch, dass eine Online-Arbeitsanfrage niemals von einschränkenden Faktoren wie den Geschäftszeiten eines Helpdesks abhängen wird.

Zentralisierung ist wichtig für die allgemeine Zugänglichkeit, für die Verfolgung des Status gültiger Anfragen, das Entfernen doppelter Anfragen, die Minimierung der Wahrscheinlichkeit von verlegten Tickets und schließlich für die Verwaltung des gesamten Wartungsaufwands.

Automatisierung des Arbeitsanfragesystems

Es ist so viel einfacher, Arbeitsanfragen zu verwalten, wenn Sie eine digitale Lösung verwenden. Arbeitsanforderer können die App einfach auf ihrem Mobilgerät öffnen und Probleme mit einem Tastendruck jederzeit und überall melden. Bei Bedarf können sie auch ein Bild machen und es als Teil der Problembeschreibung einfügen.

Mit Limble CMMS eine Arbeitsanfrage senden

Jeder Anfrage wird eine eindeutige Tracking-Nummer zugewiesen, sodass es fast unmöglich ist, eine zu übersehen. Darüber hinaus verfügen digitale Arbeitsanforderungssysteme häufig über Algorithmen, die eingehende Datensätze filtern, um ungültige Anforderungen und doppelte Einreichungen zu blockieren. Dies kann jeder Person, die mit der Überprüfung dieser Tickets beauftragt ist, eine Menge Zeit sparen.

Arbeitsanfragen mit Limble CMMS verwalten  

Viele CMMS-Lösungen bieten eine Möglichkeit, eingehende Arbeitstickets zu verwalten. Hier bei Limble haben wir es über unser Arbeitsanfrageportal gelöst.

Grundsätzlich erhalten Sie einen Link, der mit der gesamten Organisation geteilt werden kann. Jeder, der ein Wartungsticket einreichen muss, kann einfach auf den Link klicken und die erforderlichen Daten der Online-Arbeitsanfrage eingeben. Alles andere wird von der Software automatisiert, wie im vorherigen Abschnitt beschrieben.

Wenn Sie mehr erfahren möchten, finden Sie hier ein Video, in dem detailliert erklärt wird, wie Limble Ihnen bei der Verwaltung von Arbeitsanfragen hilft:

Wenn Sie auch eine Lösung benötigen, mit der Sie Arbeitstickets und Arbeitsaufträge mit Ihren Wartungsdienstleistern teilen können, hat Limble auch in dieser Hinsicht für Sie gesorgt. Weitere Informationen zu unseren Anbieterverwaltungsfunktionen finden Sie hier.

Es ist Zeit für die Digitalisierung

Die Bearbeitung von Arbeitsanfragen über ein digitales System hat so viele Vorteile, dass es schwer ist, etwas anderes zu argumentieren. Wenn Sie nicht alles benötigen, was CMMS bietet, gibt es viele Tools, die Sie ausschließlich für die Verwaltung von Arbeitsanfragetickets verwenden können.

Bleiben Sie nicht in den alten Vorgehensweisen stecken. Ein paar hundert Dollar im Monat für ein paar Konten zu bezahlen ist nichts im Vergleich zu den Einsparungen, die Sie durch Zeitersparnis und Reduzierung von Geräteausfallzeiten erzielen können, insbesondere im industriellen Umfeld. Deine Zukunft du wird Ihnen unendlich dankbar sein.