Stift und Papier vs. Wartungssoftware:Die beste Methode zur Reduzierung von Ausfallzeiten

Stift und Papier und Wartungssoftware treten in einem Duell gegeneinander an, um herauszufinden, welche Asset-Management-Methode am besten geeignet ist, um Ausfallzeiten zu kontrollieren.

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung:Die Gefahren, die im Status Quo lauern
2. Messung von Ausfallzeiten in einer Einrichtung mit Stift und Papier im Vergleich zu einer Einrichtung mit Wartungssoftware
   • Faceoff Nr. 1:Arbeitsauftrag wird erstellt
   • Faceoff #2:Techniker wird benachrichtigt
   • Faceoff #3:Techniker überprüft Job
   • Faceoff #4:PNs oder Reparaturen sind abgeschlossen
   • Faceoff #5:PM-Zeitplan wird erstellt
3. Tools auf dem mobilen CMMS von Fiix, die Ausfallzeiten reduzieren können
   • QR-Codes
   • Aufgabengruppen
   • Standardfehlercodes
   • Automatisierte Berichte
   • Priorisierung von Arbeitsaufträgen

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Einer der tödlichsten Sätze im Geschäftsleben ist:„So haben wir es immer gemacht.“ Frag einfach Blockbuster Video.

Der Videoverleih hatte seinen Höhepunkt im Jahr 2004 erreicht, als Netflix, ein relativer Neuling in der Branche, damit begann, DVDs an Kunden zu versenden. Während Netflix zu boomen begann, betrieb Blockbuster seine Geschäfte wie gewohnt weiter. Das Unternehmen glaubte, dass es auch weiterhin gut funktionieren würde, wenn es an der Strategie festhielt, die immer gut funktioniert hatte. Unnötig zu sagen, dass sie falsch lagen. Blockbuster ist längst vorbei, während Netflix ein kulturelles Phänomen ist.

Dies ist nur ein Beispiel für ein Unternehmen, das den Status quo der Anpassung an neue Realitäten in seinem Markt vorzieht. Und die Vermögensverwaltungsbranche ist bei weitem nicht immun gegen diese Voreingenommenheit des Status quo – es gibt viele Möglichkeiten, wie Produktionsstätten in die gleiche Falle wie Blockbuster tappen können.

Nehmen Sie zum Beispiel Ausfallzeiten. Es ist leicht, sich die geplante und ungeplante Ausfallzeit Ihrer Einrichtung anzusehen und sich selbst zu sagen, dass sie unter Kontrolle ist oder ein notwendiges Übel ist. Immerhin hast du es immer so gemacht und es hat bis jetzt geklappt.

Aber was wäre, wenn es eine Möglichkeit gäbe, unnötige Ausfallzeiten zu erkennen und zu vermeiden? Weniger Ausfallzeiten bedeuten geringere Kosten, bessere Arbeitseffizienz, weniger Rückstau und höhere Anlagenzuverlässigkeit. Der Wechsel von Stift und Papier zu Wartungssoftware ist eine Möglichkeit, diese Vorteile zu erzielen. Es mag verlockend sein, das Stift-und-Papier-System, das in der Vergangenheit funktioniert hat, weiter zu verwenden, aber dieser Ansatz, wie gewohnt, könnte Ihnen auf lange Sicht schaden. Mit anderen Worten, lassen Sie Ihre Wartung nicht wie Blockbuster laufen.

Aber nur zu sagen, dass Wartungssoftware weniger Ausfallzeiten verursacht als Stift und Papier, macht es nicht wahr. Aus diesem Grund haben wir die beiden Instandhaltungsplanungsmethoden gegeneinander ausgespielt, um zu sehen, welche am besten abschneidet.

Messung von Ausfallzeiten in einer Einrichtung mit Stift und Papier im Vergleich zu einer Einrichtung mit Wartungssoftware

Faceoff Nr. 1:Arbeitsauftrag wird erstellt

Was passiert mit Stift und Papier:Ein Techniker, Bediener oder Manager füllt handschriftlich ein Arbeitsauftragsformular in Papierform aus, sei es für eine vorbeugende Wartung oder einen ungeplanten Ausfall. Der Arbeitsauftrag wird dann ins Büro geliefert und im Notfall abgelegt oder zum Techniker gebracht. Wenn ein Arbeitsauftrag von außerhalb des Wartungsteams kommt, können sie das Arbeitsanfrageportal der Software verwenden, um eine Anfrage zu stellen. Die Anfrage wird über das CMMS an das Wartungsteam weitergeleitet.

Was passiert mit Wartungssoftware:Arbeitsaufträge für ungeplante Reparaturen werden aus der Ferne über eine mobile CMMS-Software ausgeführt, sodass Sie sich keine Zeit für die Zustellung der Anfrage nehmen müssen. Bei vorbeugender Wartung werden Arbeitsaufträge automatisch über die Wartungssoftware ausgelöst. Es wird keine Zeit damit verbracht, für jede Instanz von PM einen neuen Arbeitsauftrag auszufüllen.

Gewinner:Wartungssoftware. Software, wie beispielsweise ein CMMS, kann mit seinen mobilen Fähigkeiten die Zeit zum Erstellen und Senden von Arbeitsaufträgen verkürzen. Weniger Zeitaufwand für das Ausfüllen und Einreichen von Arbeitsaufträgen bedeutet weniger Schritte zwischen Ausfallzeiten und der Wiederinbetriebnahme eines Assets. Selbst wenn Sie den Prozess für jeden Arbeitsauftrag um fünf bis zehn Minuten verkürzen, können Sie jedes Jahr Hunderte von Stunden zusätzlicher Produktion gewinnen. Es hilft auch, Pflichtfelder in Arbeitsantragsformularen setzen zu können. Dies stellt sicher, dass Sie über die richtigen Informationen verfügen und können zeitraubendes Hin und Her zur Klärung der Anfrage vermeiden.

Faceoff #2:Techniker wird benachrichtigt

Was passiert mit Stift und Papier:Der Techniker muss gefunden werden, wenn der Arbeitsauftrag ein Notfall ist oder der Techniker kontrolliert regelmäßig das Büro, sortiert Stapel von Arbeitsaufträgen und entscheidet, welche er anpackt.

Was passiert mit Wartungssoftware:Technikern werden Arbeitsaufträge zugewiesen und über die mobile Wartungs-App auf ihre Aufgaben aufmerksam gemacht. Techniker können auch sehen, welche Arbeitsaufträge ausstehend sind, ihre Prioritätsstufe und ihren Status. Dadurch entfällt das Rätselraten oder das Durchsuchen von Papieren.

Gewinner:Wartungssoftware. Mit einer digitalen Plattform wie einem CMMS vergeht weniger Zeit zwischen der Übermittlung des Arbeitsauftrags und der Alarmierung eines Technikers. Der Techniker kann eine Aufgabe schneller erledigen und so Ausfallzeiten reduzieren. Die Möglichkeit, den Status eines Arbeitsauftrags zu sehen, ermöglicht es den Technikern auch, die für die Produktion wichtigsten Anlagen zu überprüfen oder zu reparieren. Reparaturen werden so schnell wie möglich durchgeführt und die Anlagenzuverlässigkeit wird verbessert.

Faceoff #3:Techniker überprüft Job

Was passiert mit Stift und Papier:Der Techniker besucht mehrmals die Anlage, den Lagerraum, das Büro und die Kollegen, um die Aufgabe zu beurteilen, die Verfügbarkeit von Teilen zu überprüfen, auf Handbücher zuzugreifen und die Reparaturhistorie der Anlage zu besprechen. Erst dann kann der Techniker eine Strategie für die Arbeit an der Anlage festlegen.

Was mit Wartungssoftware passiert:Der Techniker überprüft den Arbeitsauftrag, die Arbeitshistorie, die Ursachenanalyse und die Standardfehlercodes der Anlage über die mobile Plattform der Wartungssoftware. Sie können über die App auch auf Handbücher, SOPs, Fotos und andere Materialien sowie den Lagerbestand aller erforderlichen Teile zugreifen. Dann können sie eine praktikable Strategie entwickeln.

Gewinner:Wartungssoftware. Dies ist der bisher größte Sieg. Mehrere Fahrten in der Anlage, fehlende Teile und langwieriges Suchen nach Informationen können zu zusätzlichen Stunden, wenn nicht sogar Tagen, führen. Wartungssoftware wie ein CMMS gruppiert alle Asset-Informationen an einem aus der Ferne zugänglichen Ort. Die Software zeigt auch Lagerbestände an und löst automatisch Lagerbestellungen aus, wenn der Lagerbestand niedrig ist, sodass Sie nie wieder ein wichtiges Teil verloren haben.

Es kann verlockend sein, das Stift-und-Papier-System, das in der Vergangenheit funktioniert hat, weiter zu verwenden. Dieser Business-as-usual-Ansatz könnte Ihnen jedoch auf lange Sicht schaden. Mit anderen Worten, lassen Sie Ihre Wartung nicht wie Blockbuster laufen.

Faceoff #4:PNs oder Reparaturen sind abgeschlossen

Was passiert mit Stift und Papier:Der Techniker behebt das Problem anhand von Informationen aus Handbüchern, SOPs, Gesprächen mit Kollegen und/oder aus dem Gedächtnis. Der Techniker kann PMs aus dem Gedächtnis oder anhand einer schriftlichen Checkliste vervollständigen. Dann besuchen sie das Büro erneut, um den Arbeitsauftrag abzuzeichnen.

Was passiert mit Wartungssoftware:Der Techniker behebt das Problem mithilfe einer Ursachenanalyse, Standardfehlercodes und/oder entsprechenden Checklisten und Handbüchern, die alle über die digitale Plattform zugänglich sind. PMs werden anhand vorgegebener Checklisten abgeschlossen. Der Arbeitsauftrag wird in der Software abgemeldet und abgeschlossen und die entsprechenden Verwendungen werden benachrichtigt.

Gewinner:Wartungssoftware. Bei der geplanten Wartung gehen die beiden Methoden Kopf an Kopf. Allerdings hat Wartungssoftware wie ein CMMS den klaren Vorteil, wenn es um ungeplante Ausfallzeiten geht. Die Software bietet dem Techniker einen viel klareren Weg zu einer Lösung als die Fehlerbehebung mit Stift und Papier. Als Bonus ist es mit Software viel schneller, einen Arbeitsauftrag zu unterzeichnen und die Anlage so schnell wie möglich zum Laufen zu bringen. All dies führt zu weniger Ausfallzeiten.

Faceoff #5:PM-Zeitplan wird erstellt

Was passiert mit Stift und Papier:PM-Aufgaben werden in einen physischen Kalender eingetragen, der auf einer Überprüfung der SOPs, Produktionspläne und dem Durchsuchen vergangener Pläne und Anlagenhistorie basiert, um zu bestimmen, wie oft die Ausrüstung gewartet werden sollte.

Was passiert mit Wartungssoftware:Berichte werden basierend auf der Anlagenhistorie und SOPs erstellt. Diese Daten werden dann verwendet, um vorbeugende Wartungsauslöser zu bestimmen, die dann dem Kalender der Software hinzugefügt werden. Auch Produktionspläne werden dem Kalender hinzugefügt und bei der Erstellung des Plans berücksichtigt.

Gewinner:Wartungssoftware (Sehen Sie schon ein Muster?). Software, wie ein CMMS, ist in dieser Phase ein klarer Gewinner. Es braucht viel Zeit, Geschick und Glück, um den besten vorbeugenden Wartungsplan basierend auf Papierberichten, physischen Handbüchern und Excel-Tabellen zu erstellen. Wartungssoftware macht diesen Schritt schneller, einfacher und genauer. Ausfallzeiten werden minimiert und die Anlagenzuverlässigkeit wird verbessert.

Tools auf dem mobilen CMMS von Fiix, die Ausfallzeiten reduzieren können

QR-Codes

QR-Codes bieten Ihnen eine einfache Möglichkeit, Assets in Ihrem CMMS zu finden. QR-Codes sind scanbare Bilder, die von einem Computer interpretiert und mit Informationen wie einer Website oder Zahlen verknüpft werden. Mit dem CMMS von Fiix können Benutzer automatisch QR-Codes für jedes Asset generieren. Sobald diese QR-Codes gedruckt und an Geräten angebracht sind, können sie von der Kamera eines Mobilgeräts gescannt und direkt mit dem Profil des Assets im CMMS verknüpft werden.

Das Anbringen von QR-Codes an den Anlagen Ihrer Einrichtung kann Ihnen helfen, Ausfallzeiten zu vermeiden. Stellen Sie sich vor, Sie haben alle Informationen für ein Gerät, Handbücher, Arbeitsauftragshistorie, Fehlercodes usw. in einem Ordner. Stellen Sie sich jetzt vor, Sie können von überall aus auf diesen Ordner in weniger als einer Minute auf Ihrem mobilen Gerät zugreifen, anstatt in ein Büro zu wandern und einen Aktenschrank zu durchwühlen. Sie haben jetzt zuverlässige Informationen für jedes Asset zur Hand, sodass Sie ein Asset schneller überprüfen oder reparieren und Ausfallzeiten reduzieren können.

Aufgabengruppen

Aufgabengruppen im mobilen CMMS von Fiix fungieren als standardisierte Checklisten. Sie helfen, Fehler zu vermeiden, indem sie Konsistenz und Vollständigkeit gewährleisten. Sie beseitigen auch die Notwendigkeit, dieselben Informationen mehrmals einzugeben. Aufgabengruppen können für PMs, Installationen, Reparaturen, Upgrades und mehr verwendet werden. Sie können diese Aufgabengruppen an Arbeitsaufträge oder geplante Wartungen anhängen. Wenn zusätzliche Aufgaben hinzugefügt werden, musst du nicht jede PM einzeln ändern, du musst nur die Aufgabengruppe ändern.

Aufgabengruppen haben einen zweifachen Effekt auf die Reduzierung von Ausfallzeiten. Erstens sparen Techniker Zeit beim Sammeln von Informationen aus mehreren Quellen, um einen Prozess für die Reparatur eines Assets oder die Durchführung einer PM zu erstellen. Zweitens bieten sie eine bewährte Anleitung zum Erledigen einer Aufgabe. Es ist kein Rätselraten erforderlich, was eine schnellere Wartung und eine höhere Anlagenzuverlässigkeit bedeutet. Diese Vorteile summieren sich zu weniger Ausfallzeiten.

Standardfehlercodes

Einfach ausgedrückt ist ein Standardfehlercode eine sehr kurze Beschreibung des Grundes, warum ein Asset kaputt ging. Im Fiix CMMS beschreiben Fehlercodes das Problem, die Ursache und die empfohlenen Maßnahmen für die häufigsten Probleme eines Assets. Techniker können beim Abschließen eines Arbeitsauftrags einen voreingestellten Fehlercode auswählen. Dies wird erklären, was schief gelaufen ist, die Ursache und die beste Möglichkeit, es zu beheben.

Die Verwendung von Fehlercodes eliminiert Vermutungen bei Ihrer Wartung. Fehlercodes bieten eine konsistente Lösung zum Verfolgen von Fehlerinformationen. Mit diesem Tool ist es viel einfacher, Probleme zu melden und Lösungen zu finden. Die Verwendung von Fehlercodes beschleunigt die Fehlerbehebung, beseitigt anhaltende Probleme, verbessert die vorbeugende Wartung und erhöht die Zuverlässigkeit. Dies ist ein Tool, das einen großen Einfluss darauf haben kann, wie Techniker PMs und Reparaturen durchführen, was zu drastisch reduzierten Ausfallzeiten führen kann.

Automatisierte Berichte

Die CMMS-Planungsfunktion von Fiix ermöglicht es Benutzern, regelmäßige Wartungsberichte zu planen und an ihren Posteingang zu senden. Ein Manager kann beispielsweise wöchentliche, monatliche oder vierteljährliche Berichte über die von einem bestimmten Techniker ausgeführten Arbeitsaufträge planen. Die Berichte können zu einem größeren Datensatz kombiniert werden, um analysiert und verwendet zu werden, um Trends und Muster im Wartungsprogramm einer Einrichtung zu erkennen.

Die Möglichkeit, schnell Berichte zu erstellen, bedeutet, dass die Tage des Addierens von Zahlen und des Analysierens von Metriken in Tabellenkalkulationen vorbei sind. Die Daten werden vom CMMS berechnet, was sie viel genauer macht. Diese Informationen können von Wartungsmanagern verwendet werden, um bei der Planung der vorbeugenden Wartung intelligentere Entscheidungen zu treffen. Ein datenbasiertes vorbeugendes Wartungsprogramm erleichtert die Verbesserung der Anlagenzuverlässigkeit erheblich. Wenn Anlagen länger effizient funktionieren, bedeutet dies weniger ungeplante, zeitaufwendige Ausfälle und weniger Ausfallzeiten.

Priorisierung von Arbeitsaufträgen

Nicht alle Arbeitsaufträge sind gleich. Einer der bedeutendsten Unterschiede zwischen Arbeitsaufträgen ist ihre Unmittelbarkeit. Die vorbeugende Wartung einer Anlage kann längst überfällig sein oder ein Ausrüstungsgegenstand, der für einen großen Produktionszyklus geplant ist, muss möglicherweise repariert werden. Diese Arbeitsaufträge haben eine hohe Priorität, können jedoch durch das Raster fallen, wenn eine Einrichtung wichtige Aufgaben mit Stift und Papier, Whiteboards oder Excel-Tabellen kommunizieren muss. In diesem Fall folgt eine Ausfallzeit.

Die CMMS-Software von Fiix bietet eine einfache Lösung für dieses Problem. Auf der Plattform erstellte Arbeitsaufträge können mit einer Prioritätsstufe gekennzeichnet und nach ihrer Zeitsensibilität sortiert werden. Techniker können die Prioritätsstufe der vorhandenen oder ihnen zugewiesenen Arbeitsaufträge einsehen und nach Wichtigkeit angehen. Diese einfache Funktion ermöglicht es, die Arbeit zu erledigen, wenn sie am dringendsten benötigt wird, sodass die Produktion nicht beeinträchtigt und Ausfallzeiten minimiert werden.

Wenn Sie mehr über die Reduzierung von Ausfallzeiten und die Vorteile der digitalen Transformation erfahren möchten, lesen Sie diese Beiträge:

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• 5 Ursachen für Geräteausfälle (und was Sie tun können, um dies zu verhindern)
• Nieder mit der Wartung. Mit Zuverlässigkeit.