Auf Erfolg organisiert? Vermeiden Sie diese 5 Fallstricke in Unternehmenstechnologieprojekten

Die anhaltenden Herausforderungen einer volatilen Wirtschaft erfordern von mittelständischen Fertigungsunternehmen, ihre Abläufe so weit wie möglich zu rationalisieren.

Leider sind die meisten Unternehmen bei der Auswahl und Implementierung von Unternehmenstechnologie mit einem ressourcenintensiven Prozess belastet. Die Herausforderungen werden durch die nie endenden Anforderungen der Kunden, eine komplexe Lieferkette, zunehmend wettbewerbsorientierte Marktbedingungen und andere Szenarien, die knappe Zeit und Ressourcen verbrauchen, noch verstärkt.

Unter diesen Bedingungen stellt sich für ein Fertigungsunternehmen die zwingende Frage, wie es sich effektiv organisieren kann, um die Anforderungen eines Unternehmenstechnologieprojekts zu erfüllen.

Nach Hunderten von effektiven Auswahl- und Implementierungsprojekten in einer Reihe von vertikalen Fertigungsindustrien haben wir genaue Einblicke in die Bedeutung der strategischen Kommunikation bei der Auswahl und Implementierung von Unternehmenslösungen.

Die Projektkommunikation der Enterprise-Technologie ist der rote Faden für den Erfolg und Misserfolg von Projekten. Jedes fünfte Projekt scheitert an ineffektiver Kommunikation. Die Bedeutung der Projektkommunikation kann nicht genug betont werden.

Unser Team hat mit Hunderten von Organisationen zusammengearbeitet und 5 häufige Kommunikationsprobleme festgestellt, die zum Scheitern von Projekten führen . Sie zeigen, wie wichtig die Kommunikation bei der Verhinderung jedes einzelnen ist.

Mangelndes Verständnis des Projektziels oder der Vision

Dies ist eine der häufigsten Beschwerden unter Projektteammitgliedern. Es ist einfach nicht klar, warum das Projekt durchgeführt wird, warum jetzt und warum das Enterprise-System ausgewählt wurde.

Was ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass dies bei Ihrem Projekt nicht passiert? Die Kommunikation Ihrer Projektziele und Vision sollte in dem Moment erfolgen, in dem das Projekt gestartet wird, und während des gesamten Projekts wiederholt werden. Zusätzliche Schritte:

• Stellen Sie ein Projektportal oder eine Website bereit, die das Ziel und die Vision hervorhebt. Fügen Sie Projektaktualisierungen, wichtige Projektdaten und ein wöchentliches Dashboard mit dem Fortschritt in Richtung dieses Ziels hinzu.
• Bestimme einen Raum als Kommandozentrale. Geben Sie das Projektziel und die Vision klar an, zusammen mit den Projektdaten und einem wöchentlichen Dashboard und dem Projektfortschritt in Richtung eines Ziels. Wenn Sie mehrere Standorte haben, haben Sie an jedem Standort ein Zimmer.
• Versenden Sie wöchentliche Updates per E-Mail oder berufen Sie Besprechungen ein, an denen das Projektteam und alle Mitarbeiter teilnehmen. Formulieren Sie das Projektziel und die Vision in allen Mitteilungen. Demonstrieren Sie den wöchentlichen Fortschritt in Richtung des Projektziels.

Fehlendes Engagement der Stakeholder

Die Implementierung von Technologie und die Durchführung großer Projekte wie die Implementierung der vorbeugenden Wartung erfordern die Zustimmung aller Beteiligten. Stellen Sie sicher, dass Ihre Stakeholder das Ziel, die Vision und den Fortschritt des Projekts kennen. Identifizieren:

• Die Stakeholder und der Grad ihrer Beteiligung – die Kontaktaufnahme mit den Stakeholdern ist entscheidend, um ihre Unterstützung für das Projekt zu gewinnen.
• Die Bedürfnisse und Interessen jedes Stakeholders – hören Sie zu und analysieren Sie ihre Antworten, um eine klare Definition zu geben, wie das Projekt sie erfüllen wird.

Bestimmen Sie, wie Sie mit den einzelnen Stakeholdern kommunizieren und wie oft diese Kommunikation erfolgt.

Fehlende Projektsteuerung

Project Governance ist der Managementrahmen, innerhalb dessen Projektentscheidungen getroffen werden. Ein Fehlen dieses Rahmens verringert die Klarheit des Projektziels und der Vision.

Wie vermeiden Sie diese Falle? Veröffentlichen Sie Aktualisierungen auf Ihrem Portal/Ihrer Website, die die Rollen und Verantwortlichkeiten Ihres Vorstands/Steering Committee, des Projektmanagers und der Projektbeteiligten definieren. Es ist wichtig, dies jedes Mal zu wiederholen, wenn Sie sich auf die Durchführung Ihrer monatlichen Sitzung des Lenkungsausschusses vorbereiten.

Mangelndes Verständnis des Projektumfangs und der Anforderungen

So oft verstehen Projektteams während der Implementierung einer Unternehmenstechnologie nicht wirklich das gewünschte Ergebnis und den Grund, warum der Weg zu einer neuen oder aktualisierten Unternehmenslösung geebnet wurde. Alle Mitglieder des Projektteams benötigen ein solides Verständnis dessen, was das Projekt erreichen wird, geleitet von der Dokumentation der Geschäftsanforderungen für Änderungen, um den Projektumfang aufrechtzuerhalten und die Anforderungen zu verstehen.

Fehler beim Risikomanagement

Ein Projektteam für Unternehmenstechnologie muss Risiken identifizieren, kommunizieren und verstehen. Es liegt in ihrer Hauptverantwortung sicherzustellen, dass alle Risiken korrekt kommuniziert werden (idealerweise in einem Risikoprotokoll/-register und in Projektstatus- und Lenkungsausschusssitzungen).

Es liegt in der Natur des Menschen, Konflikte zu vermeiden. Um Risiken zu managen, darf man jedoch keine Angst vor Konflikten haben. Vielmehr ist die Kommunikation von Risiken ein Weg, um den Erfolg sicherzustellen. Das Team hat dann die Möglichkeit zu entscheiden, ob es das Risiko akzeptieren, vermeiden oder mindern möchte.

Es ist wichtig, offene Kommunikationswege einzurichten, damit das Team einen Risikomanagementplan versteht und sich darauf einigen kann. Mit dem Fokus auf das gemeinsame Ziel müssen Projektteams möglicherweise Bedingungen innerhalb des Risikoplans neu verhandeln.

Schlussgedanken

Die Auswahl einer neuen Unternehmenssoftwarelösung ist eine wichtige Herausforderung und erfordert eine sorgfältige Planung und Untersuchung potenzieller Lösungen.

Wie wir hier beschrieben haben, braucht es auch bewusste Kommunikationsstrategien.

Durch eine fundierte Herangehensweise an den Bewertungsprozess und die Auswahlkriterien für Unternehmenstechnologien können Unternehmen sicherstellen, dass sie ihren Wettbewerbsvorteil auf dem Markt behaupten.

Ultra Consultants ist ein unabhängiges Beratungsunternehmen für Forschung und Unternehmenslösungen, das die Fertigungs- und Vertriebsindustrie in ganz Nordamerika bedient.