Produktivität im Homeoffice steigern: Strategien & Tipps (Teil 2)

Es rückt näher. Einige von Ihnen haben bereits die E-Mail erhalten, die bestätigt, dass Sie von zu Hause arbeiten können. Teil 1 deckte ab, was Sie brauchen – dieser Teil behandelt Ideen, wie Sie Ihre Zeit produktiv gestalten.

Es wird immer die Dinge sein, die Sie nicht erwarten, die Sie erwischen. Beispiel: Ein Projekt, an dem ich arbeitete, hatte einen täglichen Stand-up-Call um 8 Uhr. Ich war Dienstag bis Donnerstag vor Ort und arbeitete Montag (Reisetag) und Freitag von zu Hause. Donnerstagabend reiste ich nach Hause. Nichts Ungewöhnliches – außer, das Projekt war in Europa und ich kam erst nach Mitternacht an. Ich würde gerne sagen, ich war immer pünktlich zum Freitag-Morgen-Stand-up. War ich nicht. Aber es gab einen Vorteil: Es wurde immer mittags ruhig.

Aber das ist der Schlüsselvorteil von Homeoffice – Flexibilität, die Arbeit um sich herum zu organisieren, statt umgekehrt. Doch diese Flexibilität ist auch die größte Herausforderung. Eine häufige Falle: Wir sind tagsüber zu flexibel, arbeiten dann bis spät abends. Das heißt, wir stehen später auf, schaffen weniger als gedacht, arbeiten wieder später. Wir haben die Zeit verschoben, aber nicht positiv. Schlimmer: Wir haben die Risiken und Herausforderungen des Büros durch eine selbstverursachte ersetzt. Der Schlüssel: So proaktiv wie möglich sein, statt reaktiv – und Himmels willen, in dieser Phase gibt es genug, worauf man reagieren muss!

Im Homeoffice müssen wir realistisch sein, was wir erreichen können. Wir haben alle Anekdoten gehört, wie viel produktiver man abseits der Büroablenkungen ist. Die meisten von uns haben keinen inneren, ultra-produktiven Super-Ninja, der nur darauf wartet, befreit zu werden. Zu Hause haben wir auch Ablenkungen. Beispiel: Wussten Sie, wie viele Leute an Ihre Haustür klopfen? Wenn ein Bericht im Büro zwei Stunden dauert, wird er zu Hause wahrscheinlich auch zwei Stunden dauern. Dazu kommt der Impuls, zu beweisen, dass man tatsächlich arbeitet. Eine gängige Wahrnehmung: Remote-Arbeit besteht aus Tages-TV und Social Media. Ja, Sie könnten vielleicht die Nachmittags-"Archers" statt der Abendausgabe hören – aber in dieser Zeit wird niemand Sie beurteilen, also machen Sie einfach, was Sie normalerweise tun. Also: Erstens realistisch sein, was Sie erreichen können. Andernfalls fallen Sie leicht in die Zeitverschiebungsfalle.

Zweitens brauchen wir Struktur. Struktur bedeutet nicht Remote-Mikromanagement. Struktur bedeutet einen Anker. Remote-Arbeit kann ziemlich einsam und isolierend sein. Wir können das mit agilen Techniken überwinden. Beispiel: Täglicher Stand-up-Call, sagen wir 9:30 oder 9:45 Uhr, damit Morgenaktivitäten – Kinder zur Schule, Arztbesuche etc. – in Ruhe erledigt werden können. Nicht nur hält der tägliche Stand-up alle auf demselben Stand – ja, es ist wirklich schon Mittwoch – sondern er hilft, kritische, laufende Projekte voranzubringen.

Der Stand-up sollte maximal 15 Minuten dauern, unterteilt in:

1) Erste 5 Minuten Round-Robin: Was wurde gestern erreicht? (Netflix-Serien und Haushaltsgeräte zählen nicht.)

2) Zweite 5 Minuten: Was planen Sie heute?

3) Letzte 5 Minuten: Herausforderungen oder Probleme.

Ziel ist nicht, Herausforderungen und Probleme im Call zu lösen, sondern zuzuweisen, wer am besten platziert ist, sie zu lösen, und die Aktion separat zu geben.

Das führt zum dritten Schlüsselaspekt: Scheuen Sie sich nicht, um Hilfe zu bitten (wenn überlastet) oder einzuspringen (wenn Sie glauben, helfen zu können). Remote-Arbeit bedeutet, Sie sind immer noch Teil eines Teams – und genau wie im Büro ist das Team effektiver, wenn alle in dieselbe Richtung ziehen. Brauchen Sie Hilfe? Bitten Sie darum. Glauben Sie, helfen zu können? Sagen Sie es.

Viertens: Teilen (aber nicht überteilen). Wenn ein Familienmitglied oder Nachbar Ihre Hilfe braucht oder etwas Unerwartetes auftaucht, sagen Sie dem Team Bescheid. "Leute, ich muss für ein paar Stunden weg" ist okay. Sie müssen nicht ins Detail gehen. Das hilft anderen Teammitgliedern, ihre Erwartungen zu setzen und Aktivitäten proaktiv statt reaktiv umzuplanen.

Fünftens: Pausen nicht vergessen – ob für Tee, Mittagessen oder nur zur Trennung von Aufgaben. Auch aktiv bleiben. Beides wird leicht übersehen, besonders wenn man demonstrieren will, wie hart man arbeitet. Übrigens: Niemand ist beeindruckt oder tut etwas mit E-Mails, die spät nachts oder früh morgens gesendet werden. Machen Sie das Vernünftige und nutzen Sie die Zeitversand-Funktion, damit sie zum Start des nächsten Tages rausgehen.

Sechstens: Es ist okay, Meetings zu verpassen – wie tägliche Stand-ups. In dieser Zeit haben wir alle andere, kritischere Prioritäten. Diese können ohne Vorwarnung auftauchen. Es ist eine ungewöhnliche Zeit, aber wir sollten die Tools nutzen, die wir jetzt haben, um negative Auswirkungen zu minimieren. Also: Meetings und/oder Konferenzcalls aufzeichnen. Notizen zu Kernpunkten machen und teilen – über Kollaborationstool, Instant Messaging oder geteilter Teams-Speicher.

Siebtens: Nutzen Sie Kollaborationstools, um in regelmäßigem Kontakt mit Teammitgliedern zu bleiben. Erstellen Sie einen virtuellen "Watercooler" für Smalltalk und informellen Austausch. Alternativ: Videokonferenz nutzen und Teammitglieder zu einem virtuellen Mittagessen einladen.

Ja, es wird einen dritten Teil geben – aber meantime Spaß mit Teilen 1 & 2. Hoffentlich werden wir und unsere Arbeitgeber die Vorteile von Remote-Arbeit so stark sehen, dass sie sie lange nach der Verweisung von Covid-19 in den Geschichts-Kanal fortsetzen wollen.

Vernetzen Sie sich mit Mark Sweeney (Director of Professional Services)