Remote-Work Survival Guide: Produktivität & Balance meistern – Teil 1

OK, sofern Sie nicht die letzten Monate komplett offline gelebt haben, wissen Sie, dass es sehr wahrscheinlich ist, dass Sie in absehbarer Zukunft von zu Hause arbeiten werden. Allerdings wird Ihre Homeoffice-Erfahrung höchstwahrscheinlich gemischte Ergebnisse liefern – abhängig von den Kollaborationstools und der Unternehmensinfrastruktur. Dieser Post ist Teil einer Serie, wie Sie das Beste aus dieser Situation herausholen – hoffentlich ebnet das den Weg für flexibleres Arbeiten, sobald die aktuelle Lage vorbei ist.

Wenn Ihr Unternehmen bereits vollständig auf eine Cloud-Lösung wie Teams und Office 365 umgestiegen ist, sind Sie "home and dry". Hier sind alles – Dateien, Programme, Daten, Tools und alles andere, was Sie brauchen – in der Cloud. Solange Sie eine Internetverbindung haben – ob zu Hause, im Zug, im Café – können Sie sich einloggen und wie gewohnt arbeiten: Business as usual.

Eine der Kernvoraussetzungen für jede Cloud-Lösung ist Konnektivität. Die meisten von uns werden zu Hause sein – entweder über heimisches Breitband oder Mobile Hotspot. In den meisten Fällen hat Remote-Arbeit nicht dieselben Herausforderungen wie Arbeit über das interne firmeninterne MPLS-Netzwerk. Arbeiten Sie von zu Hause, ist Ihre Verbindung direkt über das Internet – Umgehung von Firmen-Firewalls, DNS-Servern, Breakout-Points und geografischer Tenant-bezogener Latenz. Eine direkte Verbindung bedeutet, Sie erleben möglicherweise sogar bessere Performance zu Hause (es sei denn, Ihre Heimverbindung ist superslow) als im Büro.

Sie werden jedoch feststellen, dass selbst bei Cloud-Kollaborationstools einige Ihrer Schlüsseldaten und Programme noch auf Dateiservern oder internen File Shares liegen. Zugriff darauf nur via VPN – Sie benötigen einen Token (Hardware-Token wie ein Key Fob oder Soft-Token als App auf dem Smartphone) zur Authentifizierung beim Login. Zwar sicher, aber umständlich. Der einfachste Workaround: Verschieben Sie Ihre wichtigsten Dateien auf OneDrive (oder andere firmenempfohlene Cloud-Speicher) – per Dateimanager oder Firmen-E-Mail. Je länger Sie remote arbeiten müssen, desto mehr Ihrer Dateien und Daten werden in der Cloud landen.

Manche von Ihnen realisieren, dass ihre Büroumgebung noch intern von der IT-Abteilung in firmeneigenen On-Premise-Rechenzentren betrieben wird. Das ist die am wenigsten bevorzugte Situation. Sie müssen via VPN zugreifen – Ihre Arbeitserfahrung wird erträglich, aber nicht am produktivsten sein.

Zum Glück ist nicht alles verloren. Wenn Sie sich in dieser Situation befinden, bieten die meisten Cloud-Kollaborationstool-Anbieter zeitlich begrenzten Zugang zu ihren Produkten an. Microsoft und Google sind die jüngsten Anbieter. Worst Case: Sie melden sich als Einzelperson an und laden in manchen Fällen eine App oder Browser-Applet herunter. Damit können Sie trotzdem kollaborieren – die Erfahrung wird nicht so nahtlos sein wie bei einer vollen Cloud-Lösung, da das Teilen von Firmendaten möglicherweise nicht so einfach, unterstützt oder erlaubt ist. Aber besser als die Alternative.

Die nächste Herausforderung hängt davon ab, wie erfolgreich das Einführungsprogramm (Rollout) für das Kollaborationstool war. Die meisten Nutzer, mit denen ich sprach, sagten, sie könnten produktiver sein, wenn sie die Tools besser beherrschten. Angenommen, das trifft auf Sie zu: Klicken Sie auf den "Getting Started"-Guide (Teams oder Google). Nachdem Sie sich mit dem Überblick vertraut gemacht haben, tun Sie sich mit einem Kollegen zusammen und probieren Sie einige Features aus, um Vertrauen in die Bedienung aufzubauen – Meetings einrichten, beabsichtigten Bildschirm oder Programm teilen, Testaufnahmen etc. Das spart Zeit und Peinlichkeit (und vielleicht Reputationsverlust), wenn Sie es "für echt" mit einem wertvollen Kunden, wichtigen Verkaufschance oder größerem Publikum tun.

Die meisten dieser Tools haben spezifische Features, die Ablenkungen reduzieren oder minimieren. Dazu gehören Hintergrundverwischen (praktisch, wenn Wäsche an der Bilderleiste hängt oder kleine Kinder herumlaufen) und Aufzeichnung, damit andere Kollegen Meetings nachholen können, an denen sie nicht teilnehmen konnten. Sie sollten auch ein Team oder Google Hangout einrichten, um Tipps und Tricks zu teilen und ein informelles Support-Netzwerk zu bieten. Gute Praxis: Einen "Frequently Asked Questions" (FAQ)-Bereich, einen "Need to Know" (N2K)-Bereich für wichtige Infos, einen "News"-Bereich für aktuelle und späte Infos (z. B. wann wir ins Büro zurückkehren) sowie weitere spezifische Bereiche wie Applikation, Kunde oder spezifische Interessen z. B. Meetings, Data Sharing etc. So hat jeder Zugriff auf dieselben Infos, statt selbst herauszufinden.

Eine der Herausforderungen beim Remote-Arbeiten: Der Verlust informeller Interaktionen, Witze, Geschichten und Smalltalk, die das echte Büroumfeld tragen. Das wollen Sie nicht verlieren, aber gleichzeitig wollen Sie nicht, dass dieser informelle Plausch die Arbeitsbereiche verstopft. Warum also nicht einen Channel, ein Team oder Hangout "WaterCooler" erstellen, wo solche informelle Kommunikation stattfinden kann? Sie könnten sogar mittags eine Videokonferenz einrichten und eine virtuelle Kantine hosten.

Das sollte genug sein, um Sie beschäftigt zu halten und zu starten – aber denken Sie daran: Ihre Tastatur und Ihr Handy haben wahrscheinlich mehr Bakterien als Ihre Toilette – reinigen Sie sie also auch regelmäßig. In meinem nächsten Post teile ich Ideen, wie Remote-Arbeit produktiver wird – und hoffentlich werden Sie so einfallsreich und effektiv wie Kevin, statt wie die anderen zwei Typen!!!

Vernetzen Sie sich mit Mark Sweeney (Director of Professional Services)