306.000 Stunden gespart: Wie unsere Roboter unseren Betrieb revolutionierten

Wie automatisiert ein Automatisierungsunternehmen sich selbst?

Diese Frage hören wir oft. Und das zu Recht! Wenn wir Sie ermutigen, ein Fully Automated Enterprise™ zu werden, ist es nur vernünftig, dass wir selbst eines sind.

Gestern haben wir unser erstes Quartal als börsennotiertes Unternehmen gemeldet. Ab heute werden wir nach jedem Quartalsbericht die aktuellen Statistiken unseres eigenen unternehmensweiten Automatisierungsprogramms veröffentlichen, das von unserem Automation Center of Excellence (CoE) geleitet. Heute haben wir intern mehr als 306.000 Arbeitsstunden automatisiert – und gleichzeitig unsere Belegschaft auf über 3.000 UiPath-Mitarbeiter weltweit ausgebaut.

306.000 Stunden Kapazitätserstellung entsprechen einem Sprung von 12.500 Tagen in die Zukunft* bis August 2055. Oder praktischer: Jeder UiPath-Mitarbeiter hat effektiv 54 Wochen Arbeit in einem Jahr geleistet (statt 52). Unsere Roboter sind ein zentraler Baustein für nachhaltiges Wachstum.

*Basiert auf 24-Stunden-Tagen. Rechnet man mit 8 Stunden pro Tag (typischer Arbeitstag in vielen Ländern), erhalten Teammitglieder dank ihrer Roboter fast 40.000 Arbeitstage zurück.

Unsere Erfahrung widerspricht der gängigen Erzählung, dass Automatisierung Jobs negativ beeinflusst. Für uns und viele unserer Kunden ermöglicht der Einsatz von Software-Robotern verbesserte Kunden- und Mitarbeitererlebnisse, erhöhten operativen Hebel und die Chance, das Produktivitätsparadoxon anzugehen (trotz Jahrzehnten technologischen Fortschritts sinkt die Produktivitätsrate der Gesellschaft).

Wir hoffen, dass die Lektionen, die wir gelernt haben, Ihre eigene Reise zum Fully Automated Enterprise unterstützen. Ein Fully Automated Enterprise:

1. Weist alle automatisierbare Arbeit Robotern zu mit einem skalierten CoE
2. Befreit Mitarbeiter, um sich auf erfüllende, wertvolle und strategische Arbeit zu konzentrieren
3. Demokratisiert Automatisierung und baut eine Armee von Citizen Developern auf
4. Durchdringt künstliche Intelligenz (KI) in jede Facette der Arbeit

Lektion 1: Alle automatisierbare Arbeit Robotern zuweisen mit einem skalierten CoE

Natürlich haben UiPath-Mitarbeiter seit Unternehmensgründung Automatisierungsprojekte übernommen. Aber 2019 haben wir gezielt unser globales Automation CoE skaliert.

Wir brauchten ein dediziertes Automation CoE, um die besten Prozesse für Automatisierung in jedem Fachbereich zu identifizieren, crowdsourced Roboter-Ideen zu bewerten und zu bauen, und die Wirkung unseres Programms zu tracken.

Unser CoE verfolgt die Vision einer Welt, in der:

• Jeder Kunde von unserer Erfahrung mit unserer eigenen Technologie profitiert
• Jeder Mitarbeiter einfachen Zugang zu Automatisierungstechnologien hat
• Wir „A Robot for Every Person™“ täglich Realität werden lassen

UiPath Automation Hub war entscheidend für das Rollout unserer unternehmensweiten Automatisierungsstrategie. Er ermöglicht uns, unsere Automatisierungspipeline und Ideen an einem zentralen Ort zu identifizieren, zu managen und zu priorisieren – statt auf den frustrierenden Prozess separater Tabellen, Post-it®-Notizen mit Automatisierungsideen und E-Mails angewiesen zu sein.

Um Automatisierung im großen Maßstab zu erreichen, mussten wir unternehmensweite Begeisterung für Automatisierung entfachen und wachsen lassen. Traditionell haben Organisationen bei der CoE-Struktur zwei Optionen: zentralisiert oder föderiert.

• Zentralisiertes CoE-Modell: Vereint digitale Transformation in einem Kernteam, das die Organisationsstrategie besitzt.
• Föderiertes CoE-Modell: Delegiert Automatisierungsstrategie an einzelne Business Units, die ihre eigenen Ziele definieren.

Wir kombinieren beide Ansätze. Der Großteil unseres CoE sitzt in Rumänien, wird aber durch interne Automatisierungs-Champions und Citizen Developer in jedem Team weltweit ergänzt.

Über Anfragen via Automatisierungs-Champions hilft das CoE dann jedem Fachbereich, alle automatisierbare Arbeit Robotern zuzuweisen.

Beispielsweise:

• Finance hat den Order-to-Cash-Prozess optimiert, diverse Systeme wie Salesforce, NetSuite und mehr verknüpft
• Marketing nutzt Roboter, um relevante Informationen für wöchentliche E-Mails an das Sales-Team zu konsolidieren
• Procurement verbindet Informationen aus unserem Beschaffungssystem Coupa mit nachgelagerten Anwendungen, beschleunigt Bestellabwicklung
• Legal stellt GDPR-Compliance über alle Unternehmensdatenbanken sicher
• People Ops baute einen „Avokudos“-Roboter, der Mitarbeiter ermutigt, positives Feedback auf Slack zu teilen

Wir haben auch zahlreiche unbeaufsichtigte Automatisierungen, die im Hintergrund laufen. Unser Finance-Team hat den Order-to-Cash-Prozess mit zahlreichen zeitsparenden unbeaufsichtigten Automatisierungen automatisiert.

Lektion 2: Mitarbeiter für erfüllende, wertvolle Arbeit freisetzen

Unsere Reise zu 306.000 gesparten Stunden wäre ohne UiPath Assistant nicht möglich gewesen.

Direkt auf jedem Mitarbeiter-Desktop installiert, gibt UiPath Assistant Zugriff auf eine Bibliothek vorgefertigter Automatisierungen und Apps, die per Mausklick gestartet werden können.

Über UiPath Assistant können Nutzer schnell Roboter auf ihren Computern einsetzen. Diese Automatisierungen ermöglichen alles: von Textextraktion aus beliebigen Bildern per OCR über stimmgesteuerte Präsentationen bis hin zur Erstellung von Verkaufsangeboten.

Durch die Nutzung einer Bibliothek vorgefertigter Roboter kann jeder Mitarbeiter seine Aufmerksamkeit auf Kundenbeziehungen lenken – statt mühsame Formulare auszufüllen.

Lektion 3: Automatisierung demokratisieren und oft kommunizieren

Wir haben geteilt, warum wir denken, dass der Citizen Developer der Überraschungsstar der IT ist.

Citizen Developer waren integraler Bestandteil unserer eigenen Automatisierungsbemühungen. Natürlich gibt es Hunderte professionelle Entwickler in unserem CoE, Presales, Customer Success und Product Teams. Und sie treiben zweifellos enormen Wert und gesparte Stunden voran. Doch Citizen Developer aus überraschenden Bereichen wie Marketing, Sales und Procurement entstehen ebenfalls.

Citizen Developer mit den nötigen Tools auszustatten, ist eine zentrale Aufgabe des CoE. Jeder Mitarbeiter hat Zugriff nicht nur auf Assistant und Automation Hub, sondern auch:

• UiPath StudioX, um eigene Automatisierungen per Low-Code-Canvas zu bauen
• UiPath Apps, um benutzerdefinierte Oberflächen für ihre Automatisierungen zu erstellen
• UiPath Automation Ops, damit das CoE Zugriff auf diese Tools regeln und Citizen Developern die nötigen Leitplanken geben kann

Das CoE sponsert auch ein formelles Citizen-Developer-Programm, durch das fast 100 Mitarbeiter als offizielle Citizen Developer designiert wurden. Sie ergänzen das CoE, indem sie einfache Automatisierungsprojekte übernehmen, die im Automation Hub auftauchen.

Nächste Woche hat die DevCon eine gesamte Session zum Thema citizen-geführte Automatisierung. Das kostenlose, virtuelle Event ist öffentlich und ideal für Ihr CoE-Team:

Wir haben auch festgestellt, dass Kommunikation entscheidend für die Entwicklung von Citizen Developern ist.

Alle unternehmensweiten Automatisierungsinitiativen brauchen transparente, ständige Kommunikation. Ohne sie arbeiten Teams in Silos und verpassen cross-funktionale Automatisierungsmöglichkeiten. Mit ihr fühlen sich Teammitglieder ermächtigt und investiert, die neue Technologie innovativ und spannend zu nutzen.

Unser CoE kommuniziert über drei Hauptkanäle:

1. Automation Hub. Unser bestes Asset für das Teilen und Entdecken von Automatisierungsideen
2. Slack. Wir haben alle Mitarbeiter in einen CoE-spezifischen Channel aufgenommen (natürlich mit einem Roboter), wo wir regelmäßige Ankündigungen posten
3. Eine CoE-Intranet-Seite. Wir haben eine interne Homepage für das CoE erstellt, wo Mitarbeiter Automatisierungsergebnisse sehen, unseren monatlichen Scorecard prüfen, Testimonials lesen und Ideen an Automation Hub einreichen können

Dieser Ansatz schafft Zwei-Wege-Kommunikation zwischen CoE und dem Rest von UiPath. Über diese drei Kanäle sehen Menschen die Echtzeit-Arbeit der Roboter im Unternehmen, lassen sich inspirieren, eigene Ideen einzureichen, und erhalten Updates zu ihren laufenden Automatisierungen.

Lektion 4: KI in jede Facette der Arbeit einbringen

KI-Fähigkeiten werden über die gesamte UiPath-Plattform angeboten – von unserer Task-Mining-Lösung, die Automatisierungskandidaten identifiziert, bis zur KI Computer Vision, die Roboter Bildschirme wie wir sehen lässt.

Als „Customer Zero“, der neue Produkte testet, hat das CoE einen Platz in der ersten Reihe, um KI-gestützte Automatisierungen zu nutzen. Im letzten Jahr haben wir KI eingesetzt, um Geschäftsprozesse zu entdecken, Rechnungsverarbeitung zu beschleunigen und unsere IT-Helpdesk-Services zu optimieren.

Wollen Sie Ihren eigenen Pfad zu 306.000 gesparten Stunden (und mehr) mit KI-angereicherten Tools gehen?

Entdecken Sie UiPath.com/CoE, um zu lernen:

• Wie wir Task Mining nutzen, um ideale Automatisierungskandidaten zu identifizieren
• Einige der Lieblingsautomatisierungen unserer C-Suite
• Wie ein Witze-erzählender Chatbot unseren IT Service Desk transformiert

Setzen Sie ein Lesezeichen auf UiPath.com/CoE für weitere Lektionen auf unserem Weg zum Fully Automated Enterprise.

Wir freuen uns, unseren internen Automatisierungsfortschritt künftig quartalsweise zu teilen.