Unterscheidung klären: Arbeitsanweisungen, Prozesse und Verfahren

Die Terminologie der Industrie umfasst so viele geschriebene Konzepte und Begriffe, dass es essenziell wird, sie zu kennen, um eine effektive Organisation aufzubauen und zu garantieren. Sie präzise zu identifizieren, ermöglicht die Etablierung und Pflege industrieller Dokumentation, die nahtlos an die Bedürfnisse und Ziele des Unternehmens angepasst werden kann.

Arbeitsanweisungen, Prozesse und Verfahrenssätze werden manchmal durch Sprachmissbrauch oder Unwissenheit miteinander verwechselt. Natürlich sind dies drei ganz unterschiedliche und distincte Begriffe, und man muss ihre Spezifikation und die Unterschiede zwischen ihnen verstehen. Also, wie erstellt man Arbeitsanweisungen?

Arbeitsanweisung: das „Wie“ eines Verfahrens

Die Arbeitsanweisung beantwortet die Frage „Wie?“ im Verfahren, das später in diesem Artikel besprochen wird.

Tatsächlich spezifizieren Arbeitsanweisungen die durchzuführenden Aktionen, um eine gegebene Aufgabe an einem gegebenen Posten auszuführen, und die Beschreibung dieser Aktionen in einfachen Schritten. Sie müssen äußerst detailliert erfolgen, können sich auch auf den Ablauf von Operationssequenzen von einem Posten zum anderen beziehen.

Was die industrielle Dokumentation betrifft, wird die Arbeitsanweisung durch Textinhalt beschrieben, aber nichts hindert Sie daran, Ihr Heft durch visuelle Formate (Bilder, Videos…) anzureichern. Heute, dank aktueller digitaler Medien, sind visuelle Elemente nicht nur leichter zu integrieren, sondern auch empfohlen, weil sie das Verständnis von Anweisungen für die Bediener, die für deren Ausführung verantwortlich sind, erleichtern.

Der Prozess: Die Abfolge von Aktivitäten, die die Wertschöpfungskette bilden

Um der Definition der European Foundation for Quality Management (EFQM) zu folgen, ist der Prozess „das Mittel, mit dem die Organisation die Kompetenzen ihres Personals einsetzt und entfaltet, um Ergebnisse zu erzielen“.

Allgemeiner bezeichnet der Prozess sowohl die Abfolge von Aktivitäten und die schrittweisen Verfahren in der Wertschöpfungskette des Unternehmens als auch die eingesetzten Ressourcen, um sie zu erreichen. Natürlich meinen wir mit Ressourcen die menschlichen und materiellen Mittel. Kurz gesagt, er deckt alle Phasen der Umwandlung von Eingabedaten (Rohstoffe) in Ausgabedaten (Fertigprodukte) ab – also den Produktlebenszyklus. Der Abschluss eines Prozesses kann entweder die Lieferung an den Kunden oder seine interne Nutzung durch einen anderen Prozess sein.

Die Bewertung seiner Leistung basiert auf seiner Fähigkeit, Kundenzufriedenheit oder die Qualität des Ergebnisses vor dem Übergang zum nächsten Prozess zu gewährleisten. Folglich ist die Verbesserung und kontinuierliche Überarbeitung der ihn ausmachenden Flüsse durch einen Prozessorientierten Ansatz ein kapitales Anliegen.

Das Verfahren: Wer macht was?

Seinerseits beschreibt das Verfahren die Organisation. Genauer gesagt: Es ist die Regelwerk für eine Aktivität. Es beschreibt die Arbeitsmethode und den Betriebsprozess sowie die verschiedenen Akteure (Bediener und Services), die die Aufgaben ausführen werden.

Etwas weiter gehend: Ein Verfahren ist dazu gemacht, die Frage „Wer macht was?“ zu beantworten. Ohne so ins Detail zu gehen wie die „Wie?“-Frage. Es nennt auch die Werkzeuge, die zur Anwendung der Arbeitsmethode verwendet werden. Hier sprechen wir von „Behandlungen“, um sie zu bezeichnen.

Diese Verfahren müssen spezifiziert und in einem schriftlichen Dokument zusammengefasst werden und in der industriellen Dokumentation des Unternehmens enthalten sein.