Verbindung von Wartung, Produktion und Finanzen:4 bewährte Schritte zur Verbesserung der abteilungsübergreifenden Kommunikation

Der Schlüssel zur Verbesserung der Kommunikation zwischen den Abteilungen ist eigentlich ganz einfach:gegenseitiges Verständnis und Abstimmung.

Es klingt offensichtlich. Aber in der Praxis kann es eine Herausforderung sein.

Wenn Sie in der Wartung, Produktion oder Finanzen tätig sind, dann sind Sie im Asset Management tätig. Und da die Vermögensverwaltung jedermanns Sache ist, bedeutet das, dass alle beteiligt sein und auf gemeinsame Ziele hinarbeiten müssen. Die ISO 55001-Anforderungen besagen, dass das was , wann , wie , und wer der Kommunikation muss festgelegt werden. Es ist jedoch leicht zu erkennen, dass es oft schwierig sein kann, andere Abteilungen zu verstehen. Hier sind also vier einfache Schritte, die Ihr Unternehmen unternehmen kann, um die Magie wahr werden zu lassen.

1. Ziele teilen.
2. Bauen Sie Beziehungen auf.
3. Bilden Sie funktionsübergreifende Teams.
4. Verwenden Sie Kommunikationstools.

Aber zuerst ein kurzes Wort zur Rivalität.

Sie arbeiten wahrscheinlich in einer Abteilung. Sie erleben wahrscheinlich Rivalität mit einer anderen Abteilung, oder? Regelmäßig? Sogar abteilungsübergreifende Konflikte? Zunehmend spannende Runden E-Mail-Tennis. Schmutzige Blicke über den Wasserkühler. Flüstern und höhnisches Grinsen im Flur. Bei der wöchentlichen Besprechung die andere Abteilung „unter den Bus werfen“. Laut einer Studie ist dies keineswegs ungewöhnlich. Man könnte wahrscheinlich argumentieren, dass es in der menschlichen Natur liegt. Man stellt Menschen in „Teams“ zusammen, und diese wollen natürlich die anderen – die Rivalen – übertrumpfen, selbst wenn sie für dasselbe Unternehmen arbeiten.

Es ist schwer, Rivalität zu beseitigen. Aber letztendlich verschwendet es Zeit und Geld.

Doch wo liegt das Problem zwischen Wartung, Produktion und Finanzen? Wenn Sie in der Prozess- oder Fertigungsindustrie arbeiten, haben Sie wahrscheinlich schon einmal gehört:

Finanzen: Warum muss der Wartungsmanager die teuersten Gleitringdichtungen kaufen? Gibt es viele günstigere? Bekommen sie keinen Gewinn und Verlust?

Wartung: Es ist lächerlich. Wir planen und planen Sie den Wartungsausfalltag, dann geht die Produktion los und bricht ihn ab. Wieder! Sie haben gestern in der Sitzung nichts gesagt.

Produktion: Warum besteht die Finanzwelt darauf, billige Verpackungen aus dem Ausland zu kaufen? Jeden zweiten Tag macht es die Verpackungsmaschine kaputt. Sie verstehen nicht den Druck, unter dem wir stehen. Hat die Wartung jemanden, der in der Lage ist, das Problem zu beheben?

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Aus diesem Grund muss die Unternehmensleitung positive Beziehungen zwischen den Abteilungen rund um gemeinsame und gemeinsame Ziele fördern. Sorgen Sie dafür, dass die Menschen kommunizieren, und stellen Sie sie bei jeder Gelegenheit in funktionsübergreifende Teams zusammen.

Werfen wir einen Blick auf die vier einfachen, aber entscheidenden Schritte für eine bessere Kommunikation, ein besseres Verständnis und eine bessere Abstimmung zwischen Wartung, Produktion und Finanzen.

1. Ziele teilen

Es ist entscheidend, Unterschiede zu überwinden und Erfolg zu haben. Dies beginnt damit, eine gemeinsame Basis zu finden, und ein guter Ausgangspunkt ist die Suche nach gemeinsamen Zielen. Im Rahmen des Asset Managements sollten die Ziele aller Abteilungen aus der Gesamtorganisationsplanung abgeleitet werden:

Das bedeutet also, dass die Abteilungen zwar ihre eigenen Ziele, Vorgaben und Aufgaben haben, alles jedoch aus dem Organisationsplan abgeleitet werden sollte, d. h. aus den gemeinsamen Zielen, die jeder im Blick hat. Dadurch entsteht die gewünschte Ausrichtung.

Ein Beispiel für ein Wartungsziel, das sich traditionell auf die Produktion auswirkt, sind geplante Ausfallzeiten zur Durchführung vorbeugender Wartung (PM). Dies ist häufig eine Fehlausrichtung und die Ursache für Reibung zwischen beiden. Die Produktion steht unter dem Druck, die Zahlen zu erreichen . Und wenn es im Rückstand ist, dann betrachtet es PMs als etwas, das auf ein anderes Mal verschoben werden kann. Für die Instandhaltung sind PMs von wesentlicher Bedeutung für die Aufrechterhaltung der Anlagenleistung, d. h. um die Zahlen zu erreichen . Instandhaltung und Produktion müssen sich auf den Plan einigen und ihn einhalten. Er muss aus dem Organisationsplan abgeleitet werden.

2. Bauen Sie Beziehungen auf

Diesen Schritt zu tun bedeutet, die Leute zum Reden zu bringen, und oft bedeutet das informell. Die Menschen müssen sich kennenlernen. Was nützt es, wenn das Produktionsteam und das Wartungsteam in verschiedenen Gebäuden ansässig sind und sich selten sehen? Und wenn das Finanzteam zu 100 % aus der Ferne arbeitet? Hier sind einige Ideen, die Ihre Organisation umsetzen könnte:

Team-Mittagessen :Holen Sie sich ab und zu die bestellten Pizzen und alkoholfreien Getränke. Es kann hilfreich sein, einen informellen Chat zu fördern. Planen Sie es möglicherweise nach einem Projektabschluss oder einer Wartungspause ein.

Vereine/Teams erstellen :Wie wäre es mit der Gründung einer firmeneigenen Fußball- oder Basketballmannschaft? Es gibt so viele Möglichkeiten, verschiedene Menschen zusammenzubringen.

Vierteljährliche Retreats :Teambuilding-Veranstaltungen zur Problemlösung in der Gruppe oder einfach nur Kurzurlaube für die leitenden Teamleiter aus Wartung, Produktion und Finanzen. Diese sind mit Kosten verbunden, führen aber langfristig zu stärkeren Beziehungen und Zielerreichung. Und das ist ein stärkeres Endergebnis.

3. Bilden Sie funktionsübergreifende Teams

Der beste Zeitpunkt dafür ist ein Asset-Management-Projekt. Zum Beispiel die Einführung oder Modernisierung einer neuen Prozesslinie. Dies ist ein großartiges Beispiel dafür, dass Teams aus verschiedenen Abteilungen gebildet werden müssen:Produktion, Wartung, Finanzen, Projekte, Beschaffung, Gesundheit und Sicherheit und andere. Der Punkt ist jedoch, dass es als professionelles Projekt durchgeführt und verwaltet werden muss. Hier sind die entscheidenden Schritte zur Bildung eines erfolgreichen funktionsübergreifenden Teams:

1. Identifizieren Sie das Fachwissen, das für ein erfolgreiches Ergebnis erforderlich ist. Es nützt nichts, wenn der Auszubildende im ersten Lehrjahr für die Entwicklung des Wartungsplans verantwortlich ist.
2. Wählen Sie die richtigen Persönlichkeiten – Sie brauchen Teamplayer. Anführer, Arbeitsbienen und alles dazwischen. Kein Team voller Egos.
3. Sorgen Sie für eine qualitativ hochwertige Führung – das Projekt wird eine Lernkurve für alle sein, aber stellen Sie sicher, dass Sie erfahrene Projektleiter haben, die es vorantreiben.
4. Seien Sie sich über das Ziel jedes Teammitglieds im Klaren. Verwirrung kostet.
5. Erstellen Sie eine Teamcharta:Konsens und Einigung über die Ziele. Erinnern Sie sich an „die Sichtlinie“?
6. Legen Sie ein bestimmtes Budget fest.
7. Erstellen Sie Projektzeitpläne und -pläne und stellen Sie sicher, dass jeder jederzeit Einblick hat.
8. Erstellen Sie Kommunikationswege und einen Kommunikationsplan.

4. Nutzen Sie Kommunikationstools

Welche Tools können wir nutzen, um Wartung, Produktion und Finanzen zusammenzuführen, um effektiv zu kommunizieren, egal ob es sich um ein Projekt handelt oder nicht? Zum Glück gibt es viele davon:

Intranet und Foren – Ein offenes Informationsarchiv, in das die Finanzabteilung die finanzielle Leistung des Unternehmens hochladen kann; Die Produktion könnte Ziele und deren Einhaltung aufzeigen, und die Instandhaltung könnte KPIs für Arbeitsmanagement und Verfügbarkeit aufzeigen. Foren eignen sich besonders gut für den Wissenstransfer zwischen Abteilungen.

Digitale Newsletter – Diese ersetzen die alten Papierexemplare. Die Zustellung per E-Mail ist eine hervorragende Möglichkeit, Informationen schnell an alle Abteilungen einer Organisation zu übermitteln. Ideal für die Präsentation von Fallstudien:Einführung neuer recycelbarer Verpackungen in der Produktion; Wartungsupgrade auf ein neues EAM oder CMMS; Finanzierung, Sicherung der Finanzierung einer neuen Prozesslinie.

Digital Signage – . Diese Schilder sind programmierbar und können alle möglichen Abteilungsaktualisierungen anzeigen und sind eine tolle Alternative zu Newslettern für diejenigen, die nicht am Computer arbeiten:zum Beispiel Techniker und Bediener.

Tools für die Zusammenarbeit – Es gibt viele da draußen, wie zum Beispiel Google Meet and Docs, Teams und so weiter. Mit diesen Tools können Abteilungen und Teams in Echtzeit durch Dateifreigabe, App-Freigabe, Video- und Sprachanrufe und sogar Instant Messaging zusammenarbeiten. Ein großartiger Ort, um abteilungsübergreifende Informationen auszutauschen.

EAM/CMMS – Anstatt diese Funktionen zu integrieren und die daraus resultierenden Probleme zu lösen, können sie in ein ERP-System integriert werden. Dies ermöglicht eine einzige Informationsquelle für Finanzen und Wartung. Da die Software nicht vom ERP isoliert ist, wird ein größeres Kostenbewusstsein erreicht, und die Synchronisierung zwischen beiden ermöglicht eine höhere Produktivität und eine einfachere Kommunikation. Darüber hinaus können Analysen und KPIs problemlos an alle weitergegeben werden – sei es die Anlagenverfügbarkeit, offene Arbeitsaufträge oder MTBF.

Dies sind also vier einfache Schritte, die dazu beitragen, die Kommunikation zwischen Wartung, Produktion und Finanzen und eigentlich jeder Abteilung in Ihrem Unternehmen im Zusammenhang mit der Anlagenverwaltung zu verbessern. Kommunikation kann – ebenso wie Kultur – über den Erfolg oder das Scheitern von Organisationen entscheiden.

Wie jemand einmal sagte:„Teamwork lässt den Traum wahr werden.“