Arbeitsauftragssysteme: Professioneller Leitfaden für effiziente Instandhaltung

Den Arbeitsauftrag verstehen

Ein Arbeitsauftragssystem sollte eine Lösung klar definieren, die den geringstmöglichen Zeit- und Energieaufwand für Probleme in der Anlagenwartung allokiert. Einzelne Arbeitsaufträge können in Bedarfs- (on-demand) oder präventive Typen unterschieden werden.

Ein Beispiel für Bedarfsaufträge ist ein Lüfter für die Luftzirkulation, der eines Tages aufhört zu drehen. Ein Beispiel für präventive Wartung ist das Hinzufügen von Öl zu einem Luftkompressor. In jedem Fall müssen Sie proaktiv kleinere Probleme kennzeichnen, die potenziell zu einem größeren Ausfall eskalieren könnten.

Bei der Vorbereitung von Instandhaltungsarbeitsaufträgen formulieren Sie die Anweisungen für Ihre Techniker und die zu verwendenden Ersatzteile für die betroffene Ausrüstung klar. Stellen Sie sicher, dass sie Sicherheitsvorkehrungen ernst nehmen, indem sie PSA tragen, bevor sie am Standort eintreffen. Wenn sie die Fehlerquelle nicht finden können, geben Sie ihnen Zugriff auf Handbücher und Dokumente, die den Maschinenstatus offenlegen.

Wie man einen Arbeitsauftrag ausfüllt

Im Allgemeinen gibt es mehrere Teile einer Arbeitsauftragsvorlage, die es Instandhaltungsmitarbeitern ermöglichen, authentische, fehlerfreie Arbeitsaufträge zu schreiben.

Anlagenname

Identifizieren Sie die Ausrüstung, an der gearbeitet werden soll. Füllen Sie die ID der in Wartung befindlichen Anlage und gegebenenfalls die Prioritätsbewertung aus.

Arbeitsauftragsnummer

Jeder Arbeitsauftrag sollte eine eigene fortlaufende Nummer haben, damit der Anbieter den Fortschritt verfolgen und sehen kann, welche Aufgaben abgeschlossen sind.

Anfragedatum/Zeit

Informiert Sie darüber, wann die Arbeitsanforderung eingereicht wurde und gibt einen Zeitrahmen für das erwartete Fälligkeitsdatum.

Arbeitsumfang

Welche Werkzeuge und Teile werden für die Ausführung des Auftrags verwendet? Welche Fähigkeiten und Qualifikationen sind erforderlich?

Abteilung

Zeigt an, wer den Arbeitsauftrag verfasst hat und aus welcher Abteilung er gesendet wurde.

Anlagenbeschreibung

Beschreiben Sie den aktuellen Zustand der Anlage anhand dessen, was gesehen, gehört oder gerochen wurde, um prozedurale Wartung zu rechtfertigen.

Zugewiesen an

Wer hat Kapazität in seinem Terminkalender, um die Arbeit zu erledigen? Ziehen Sie einen Drittanbieter in Betracht, wenn spezialisierte Reparaturen als notwendig erachtet werden.

Einen Arbeitsauftrag erteilen

Der Zustand einer überwachten Anlage zeigt an, ob eine Anfrage zu einem verbindlichen Auftrag werden sollte. Sie müssten den Kritikalitätsgrad, das verfügbare Budget und die Schwere eines Berichts bewerten, um herauszufinden, was der Auftrag beinhaltet. Stellen Sie sicher, dass Sie eine gründliche Checkliste aller für jeden Arbeitsauftrag vorgesehenen Punkte haben. Einer davon könnte die elektrische Wartung sein, damit der Mechaniker einen fehlerhaften Verteilerkasten oder einen abgeschalteten Generator erkennen kann.

Das Wichtigste ist, sicherzustellen, dass Ihr Team über die Fähigkeiten und Ausrüstung verfügt, um mit jedem Szenario umzugehen, das die kritische Infrastruktur Ihrer Organisation stören könnte.

Funktion des Arbeitsauftrags

Arbeitsaufträge sind Dokumente, die die von Instandhaltung, Werksinspektoren, Generalunternehmern oder Feldservices zu erledigenden Aufgaben autorisieren. Die meisten Hersteller nutzen sie, um die Grundursache nach einer Routineprüfung zu ermitteln. Dies sollte nicht mit einem Bestellschein verwechselt werden, bei dem Sie die Kosten für Waren und Dienstleistungen von externen Anbietern zusammenzählen.

Sie sind eine effektive Methode zur Datenerfassung über die Nutzung von Arbeits- oder Teile-Ressourcen. Neben der Erfassung verschiedener Ausfallindikatoren können Sie mithilfe korrektiver Maßnahmen im Voraus für Notfallwiederherstellungen und -ersetzungen planen.

Arbeitsaufträge verwalten

Ein Arbeitsauftragsmanagementsystem wird am besten unter Verwendung von SOPs implementiert, die für jede Aufgabe vorgesehen sind. Es ist darauf ausgelegt, große Mengen an Anfragen zu verarbeiten, indem es Formulare mit angehängten Dokumenten standardisiert, um genaue Daten zu erhalten.

Die sechs Schritte im Arbeitsauftragsfluss lassen sich zusammenfassen als:

1. Aufgabenidentifikation
2. Arbeitsauftragserstellung
3. Arbeitsauftragsfreigabe
4. Prioritätszuweisung
5. Verteilung und Ausführung
6. Ergebnisdokumentation

Bei komplexen Workflows ist es am besten, diese über ein CMMS zu verwalten, das mit einer Arbeitsauftragsplanungs-App ausgestattet ist.

Arbeitsauftrags-Apps

Ein CMMS macht den Instandhaltungsarbeitsauftragsprozess zum Kinderspiel, indem es Aufzeichnungen Ihrer kumulierten Instandhaltungs- und Reparaturhistorie führt, sodass jeder Benutzer dieselbe Version dieser Dokumente erhält. Die Software nutzt Cloud Computing, um die direkte Kommunikation zwischen Teammitgliedern auf einem zentralen Portal zu unterstützen, wo Technikeranfragen über benutzerdefinierte Formulare eingereicht werden, um die Planung von PMs zu automatisieren.

Viele Arbeitsauftrags-Apps sind sowohl von Desktop- als auch von Mobilgeräten aus erreichbar, falls Techniker gerade mitten in der Reparatur schwerer Geräte sind oder auf Verschleißzeichen prüfen. Darüber hinaus erhalten Sie Einblicke in Ihre Abläufe dank Echtzeit-Tracking von Anlagenzuständen, das die gesamte Anlage über fällige Prüfaufgaben informiert.

Vor allem verfolgen Sie das Ergebnis genehmigter Arbeitsaufträge, indem Sie Kennzahlen wie die Gesamtanlageneffektivität (OEE) messen, um die Instandhaltungsziele Ihrer Anlage zu erreichen.