So verfolgen und verwalten Sie Ihre Wartungskosten

Hohe Wartungskosten für physische Vermögenswerte können sich nachteilig auf den Geschäftserfolg auswirken. Sie treiben Ihre Betriebskosten in die Höhe und verdünnen Ihre Gewinnmargen. Ohne ordnungsgemäß funktionierende Geräte können Sie jedoch keine Geschäfte tätigen. Die einzige Lösung besteht darin, herauszufinden, wie Sie die Wartungskosten im Zaum halten können.

Dazu benötigen Sie einen tiefen Einblick in Ihre Wartungsaktivitäten. Welche Aktionen und Assets verursachen die höchsten Kosten und warum? Wie kann man die Wartungskosten auf der Ebene der gesamten Organisation sowie auf der Ebene eines einzelnen Assets genau verfolgen?

Lesen Sie weiter, um es herauszufinden.

Wartungskosten verstehen

Die Wartungskosten stellen alle Ausgaben dar, die das Ergebnis Ihrer Bemühungen sind, die physischen Vermögenswerte in einem optimalen Betriebszustand zu halten. Egal ob Auto, Mietobjekt, Generator oder Kreissäge – bei regelmäßiger Wartung fallen Wartungskosten an.

Fertigung, Luftfahrt und Bau , neben vielen anderen anlagenlastigen Branchen, einen sehr starken Anreiz haben, ihr Instandhaltungsbudget im Zaum zu halten. Die Nachverfolgung der Wartungskosten ist eine der Methoden, mit denen sie die Effektivität ihrer jeweiligen Wartungsabteilungen bewerten. In diesem Sinne werden Wartungskosten oft als wichtiger Wartungs-KPI (Key Performance Indicator) angesehen.

Wartungskosten richtig denken

Viele Unternehmer haben eine falsche Denkweise, wenn es um Wartung geht. Sie betrachten es nur als Kostenstelle (ein Vorgang, der nicht direkt zum Gewinn beiträgt). Dies führt dazu, dass sie Wartungsdirektoren und -manager ständig unter Druck setzen, die Gesamtwartungskosten zu senken, selbst wenn dies nicht im langfristigen Interesse ihrer Organisation ist.

Die richtige Denkweise über Wartung ist wie eine Investition. Durch die Durchführung von Wartungsarbeiten verlieren Sie kein Geld, sondern investieren es in Ihre Ausrüstung. Sie geben Geld aus, um die Leistung und Nutzungsdauer Ihrer Anlagen zu erhöhen und die Anzahl der Produktionsverzögerungen in den kommenden Monaten und Jahren zu reduzieren – beides trägt langfristig zu Ihrem Gewinn bei.

Wartungsfachleute müssen immer im Rahmen ihres Budgets arbeiten. Um eine Chance auf eine erfolgreiche Verwaltung der Wartungsausgaben zu haben, müssen sie verstehen, welche Faktoren zu ihren Wartungsrechnungen beitragen.

Was ist in der Berechnung der Gesamtwartungskosten enthalten?

Die tatsächlichen Kosten eines Vermögenswerts sind nicht nur der Kaufpreis. Wenn eine Abteilung ein neues Gerät kauft, sollte sie auch die laufenden Wartungs- und Reparaturkosten berücksichtigen. Die durchschnittlichen Kosten für die laufende Wartung können sich von Anlage zu Anlage erheblich unterscheiden. Wie viel regelmäßige Wartung braucht es, wie geht es mit Verschleiß um, wie hoch sind die Kosten für Ersatzteile? Dies sind nur einige der Faktoren, die sich auf die jährlichen Wartungskosten für eine bestimmte Anlage auswirken.

Solche Budgetentscheidungen werden oft den Instandhaltungsleitern und -managern überlassen, solange sie das festgelegte Instandhaltungsbudget nicht überschreiten. Am Ende des Jahres interessiert Unternehmer oft nur noch die Gesamtkosten, die in den Bilanzen oft als MRO-Gesamtkosten (Wartung, Reparatur, Betrieb) ausgewiesen werden.

Die MRO-Kosten können in Arbeitskosten, Ersatzteile und Materialien, Wartungsanbieter, Energiekosten und Gemeinkosten unterteilt werden. Die effektive Verfolgung der Kosten für jede dieser Kategorien ist der Schlüssel zur Reduzierung zukünftiger Wartungskosten.

Eine wichtige Sache, die in diesem Gespräch oft ausgelassen wird sind die indirekten Kosten von Produktivitätsverlusten . Während der meisten Wartungsarbeiten muss die Anlage abgeschaltet werden. Wenn eine geplante Wartung oder eine unerwartete Reparatur während der regulären Geschäftszeiten stattfindet, führt dies zu verlorenen Produktionsstunden – und damit zu entgangenem Gewinn. Wird das Unternehmen Hunderte oder Millionen Dollar verlieren, hängt davon ab, wie kritisch der betroffene Vermögenswert für den Geschäftsbetrieb ist und wie lange die Geräte insgesamt ausfallen.

Wie man Wartungskosten verfolgt (mit Limble CMMS)

Der einfachste Weg, die Gesamtwartungskosten zu messen, ist die Verwendung eines CMMS-Systems. Sie müssen es nur einmal einrichten und können alle laufenden Kosten automatisch nachverfolgen. Um genaue Daten zu gewährleisten, müssen Techniker die aufgewendete Zeit und die verwendeten Teile eingeben, wozu sie beim Schließen einer PM oder WO aufgefordert werden.

Die Alternative besteht darin, stundenlang Excel-Tabellen und Rechnungen zu durchsuchen, wenn Sie einen Bericht erstellen müssen. Sie können sich vorstellen, wie viel Spaß das machen muss.

Gesamtwartungskosten verfolgen

Um die Wartungskosten effektiv zu verwalten, benötigen Sie genaue Daten und die Möglichkeit, die Kosten nach Kategorien wie Teilen und Anlagen aufzuschlüsseln. So können Sie Problembereiche finden und beseitigen.

Die Gesamtwartungskosten in Limble werden in drei Hauptkategorien unterteilt:

1. $ für Teile ausgegeben
2. $ für Arbeit ausgegeben (beinhaltet Kosten wie Gehalt, Sozialleistungen und Überstundenvergütung)
3. $ für Rechnungen ausgegeben (z. B. wenn Sie einen Händler für eine spezielle Reparatur anrufen oder zu einem Baumarkt gehen, um ein fehlendes Teil zu erwerben)  

In der Abbildung unten sehen Sie ein Beispiel für einen benutzerdefinierten monatlichen Bericht, der Kostenaufschlüsselungen für Teile, Fremdanbieter und Arbeit enthält. Sie können auf jede Kategorie klicken, um weitere Kostenaufschlüsselungen anzuzeigen .

Diese Art von Bericht ist eine großartige Möglichkeit, die Gesamtwartungskosten im Auge zu behalten. Wenn wir jedoch Bereiche mit Verbesserungsbedarf finden möchten, benötigen wir Zugriff auf detailliertere Berichte . Das ist es, was wir als nächstes behandeln werden.

Aufspüren von Ausgaben für einen einzelnen Vermögenswert

Lieferantenrechnungen sind an Vermögenswerte gebunden. Ersatzteile werden für Vermögenswerte ausgegeben. Durch die Durchführung von Wartungsarbeiten an Anlagen fallen Arbeitskosten an. Während Sie mit einem CMMS möglicherweise die Kosten nach Rechnungstypen, Ersatzteiltypen und durchgeführten Arbeiten aufschlüsseln können, sind die nützlichsten Berichte diejenigen, die sich auf bestimmte Vermögenswerte beziehen.

Stellen Sie sich die Welt ohne CMMS vor, in der Sie versuchen, die Gesamtbetriebskosten einer Klimaanlage zu berechnen. Sie müssen Papierarbeitsaufträge durchforsten, um herauszufinden, wie viele Wartungsarbeiten an der Anlage durchgeführt wurden und welche Ersatzteile verwendet wurden. Wenn Sie diese Informationen finden, müssen Sie hoffen, dass sie korrekt sind und keine WOs verlegt wurden. Danach müssen Sie Tabellenkalkulationen durchsuchen, um die Kosten für jedes gebrauchte Ersatzteil zu ermitteln.

Als nächstes müssen Sie sich ansehen, wer PMs und WOs wie lange durchgeführt hat und ob es sich dabei um Überstunden handelte – damit Sie zusätzliche Tabellen durchforsten und die Arbeitskosten berechnen können. Ist John nicht letzte Woche zu Home Depot gegangen, um eine Gasröhre für diese Klimaanlage zu besorgen? Rufen Sie ihn besser an, um dies zu bestätigen.

ODER Sie können eine digitale Lösung wie Limble verwenden und all diese Informationen mit wenigen Klicks finden, die exportiert werden können:

Der einfachste Weg, ein Wartungsbudget zu verwalten, ist ein tiefer Einblick in Ihre Wartungsdaten. Indem Sie wissen, wie viel Ihre Vermögenswerte Sie kosten und warum es viel einfacher wird, Orte zu finden, um Kosten zu senken und verschwenderische Handlungen zu vermeiden.

Wenn Sie Limble CMMS geben möchten, haben Sie drei Möglichkeiten:

• eine kostenlose 30-Tage-Testversion starten
• Demo anfordern
• probieren Sie unsere Selbstdemo (lädt eine simulierte Umgebung, in der Sie mit den Funktionen von Limble herumspielen können)

Obwohl CMMS unglaublich nützlich ist, gibt es andere Möglichkeiten, Ihre Wartungskosten im Zaum zu halten. Diese werden wir als nächstes ansprechen.

So senken Sie die Gesamtwartungskosten

Es ist immer schwer, neue Wege zu finden, um Ihr Wartungsbudget zu reduzieren. Nachfolgend finden Sie eine umfangreiche Liste mit Ideen zur Reduzierung der Wartungskosten:

• ein implementieren moderne CMMS-Lösung So können Sie Wartungskosten nachverfolgen und Aktionen und Anlagen ermitteln, die die höchsten Kosten verursachen
• verwende ein Inventarverwaltungslösung um den Lagerbedarf genau zu prognostizieren und die Lagerhaltungskosten für Ersatzteile zu senken 
• Verbesserung des Onboarding-Prozesses für Maschinenbediener so haben sie ein geringeres Risiko, Geräte durch unsachgemäßen Gebrauch zu beschädigen
• härter verhandeln mit Wartungsanbietern und Ersatzteilanbietern
• implementieren Lean Maintenance-Praktiken um Verschwendung und verschwenderische Handlungen zu reduzieren
• autonome Wartung implementieren
• In die Zustandsüberwachungstechnologie investieren um den Anlagenzustand zu überwachen und Ihren Wartungsplan zu optimieren (dies kann Ihnen helfen, teure Reparaturen zu vermeiden und die Gesamtarbeitskosten zu senken)
• Fokus auf proaktive Wartungsstrategien wie vorbeugende Wartung und vorausschauende Wartung (es ist weniger teuer, Geräte zu warten als sie zu reparieren)

Reaktive Wartung um 73,2 % reduzieren

Sehen Sie sich die Ergebnisse an, die Red Hawk mit Limble genießt

Lesen Sie unsere
Fallstudie

Nichts auf dieser Liste ist eine schnelle Lösung, wie es wäre, ein paar Leute zu entlassen. Dies sind jedoch weit überlegene langfristige Lösungen. Die Umsetzung dieser Schritte zwingt Sie dazu, systematische Probleme zu lösen, die viele vermeidbare Kosten verursachen.

Wartungskosten vs. Investitionsausgaben

Aus buchhalterischen Gründen ist es wichtig, zwischen allgemeinen Wartungskosten und Investitionsausgaben zu unterscheiden.

Kurz gesagt umfassen die regelmäßigen Wartungskosten regelmäßig durchgeführte Wartungsmaßnahmen, um die Vermögenswerte in ihrem ursprünglichen Zustand zu erhalten. Dazu gehören routinemäßige Wartungsarbeiten, der Austausch von Ersatzteilen und einfache Reparaturen.

Investitionsausgaben sind Wartungskosten wie größere Überholungen und Upgrades, die erhebliche Ressourceninvestitionen erfordern. Im Gegensatz zur regulären Wartung steigern Investitionen den Wert der Anlagen.

Die Vorteile einer Standardwartung halten weniger als 12 Monate an und gehen für das laufende Jahr in die Gewinn- und Verlustrechnung ein. Im Gegensatz dazu hält der Nutzen von Investitionen länger als 12 Monate – sie können also im Laufe der Zeit abgeschrieben werden.

Manchmal muss man Geld ausgeben, um Geld zu sparen

Geld in die Wartung zu investieren ist oft die klügste langfristige Lösung, die Sie machen können.

Es ist sinnvoller, eine neue Maschine zu kaufen, als ein altes Gerät, das sich dem Ende seiner Lebensdauer nähert, ständig zu reparieren. Der Kauf von Originalteilen und -materialien kann die Lebensdauer der Anlage verlängern und die Anzahl der Notfallreparaturen reduzieren. Durch die Investition in ein CMMS können Sie auf vielfältige Weise Geld sparen. Ein paar Dollar in die Ausbildung von Wartungstechnikern und Bedienern zu investieren, kann bei der Arbeit mit teuren Geräten äußerst kostengünstig sein.

Natürlich ist die Genehmigung für solche Investitionen leichter gesagt als getan. Das beste Argument, das Sie dem Top-Management vorlegen können, besteht darin, die erwartete Kapitalrendite aufzuzeigen. Sie können mit einem kostengünstigen Vorschlag wie der Implementierung einer CMMS-Software beginnen. Hier ist eine einfache Anleitung zu Berechnung des CMMS-ROI um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

Wenn alles gesagt und getan ist, hoffen wir, dass der Artikel Ihnen eine gute Vorstellung davon gegeben hat, wie Sie Ihre Wartungskosten kontrollieren können. Wenn Sie glauben, dass wir etwas Wichtiges übersehen haben, starten Sie eine Diskussion in den Kommentaren unten!