Remote-Management des Beschaffungsteams meistern

Zunächst als Lösung für Hyper-Urbanisierung eingeführt, wurde Remote-Arbeit in den vergangenen Wochen als Lösung zur Verhinderung der Coronavirus-Ausbreitung verordnet.

Traditionell arbeiten Beschaffungsabteilungen nicht remote, daher ist dies eine gute Gelegenheit für Organisationen, neue Workflows zu entdecken und ihre Prozesse zu optimieren. Remote-Arbeit hat tatsächlich multiple Vorteile, darunter:

• Produktivität. Teleworker sind bis zu 40 % produktiver als ihre Büro-Pendants und verzeichnen eine Output-Steigerung von mindestens 4,4 %.
• Leistung. Remote-Mitarbeiter erzielen Ergebnisse mit 40 % weniger Qualitätsmängeln.
• Engagement. Höhere Produktivität und Leistung schaffen stärkeres Engagement und 41 % geringere Abwesenheit.
• Retention. 54 % der Mitarbeiter würden den Job wechseln für einen, der ihnen Arbeitsplatzflexibilität bietet.
• Rentabilität. Organisationen sparen durchschnittlich 11.000 $ pro Jahr pro Teilzeit-Telecommuter.

Nun, freiwillig oder nicht, können Beschaffungsabteilungen diese Vorteile ebenfalls nutzen.

Von Beschaffungsautomatisierungsplattformen über Chat-Apps, Video-Call-Apps bis hin zu Ressourcen-Sharing-Plattformen – Beschaffungsabteilungen haben alles, was sie brauchen, um fernab des Büros weiterzuarbeiten. Hier sind vier Tool-Typen, die Remote-Beschaffung ermöglichen:

Chat-Apps

Es gibt Chat-Apps für den Arbeitsplatz und für persönliche Nachrichten. Die richtige App strafft nicht nur die Kommunikation innerhalb einer Organisation, sie spart auch viel Zeit.

Laut Statista hatten 2016 53 % der Organisationen Kollaborationstools eingeführt, und die Zahl stieg seither stetig. Vorteile von Arbeits-Chat-Apps und Kollaborationstools umfassen verbesserte Kommunikation, gestraffte Workflows, erhöhte Produktivität, erhöhte Verantwortlichkeit und verbessertes Projektmanagement.

Es gibt viele Chat-Apps, die Organisationen nutzen können, die beliebtesten sind Slack, Microsoft Teams und Workplace by Facebook.

Videokonferenzen

Für moderne und innovative Unternehmen ist der Aufbau und Erhalt qualitativer Beziehungen zu Partnern, Lieferanten, internen Teams, Investoren und Kunden essenziell. Videokonferenzen steigern Produktivität, sparen Zeit, reduzieren Reisekosten und fördern die Gesamtkollaboration.

Die Nutzung einer einfachen, einheitlichen Videokonferenzlösung mit Bildschirmfreigabe-Unterstützung ermöglicht Teams, verbundener, produktiver und engagierter zu sein. Sie:

• Ermöglicht eine digitale Belegschaft. Videomeetings helfen Organisationen, menschliche Verbindungen unabhängig vom physischen Standort aufrechtzuerhalten, was Entscheidungsfindung beschleunigt und globale Kollaboration verbessert;
• Stärkt Kommunikation und Kultur. Remote-Arbeit kann Produktivität steigern und Reisekosten senken; Videokonferenzen haben die einzigartige Fähigkeit, die menschliche Verbindung von Gesicht-zu-Gesicht-Kommunikation in jede Interaktion zu bringen;
• Erhöht Kommunikationszuverlässigkeit. Videokonferenzen bieten einen schnellen und sicheren Weg, mit Ihrem Team und Ihren Lieferanten zu kommunizieren.

Die beliebtesten Videokonferenz-Softwareanwendungen sind Skype, Google Hangouts, Cisco Webex, GoToMeeting und Zoom.

Ressourcen-Sharing

Bis vor Kurzem hingen die meisten Organisationen von internen Servern für ihre wachsende Dateisammlung ab. Heute ist das Speichern von Daten online auf Cloud-Servern zunehmend üblich, da es unbegrenzten Speicher ermöglicht. Zudem sind die Daten von überall auf der Welt leicht zugänglich.

Vorteile von Ressourcen-Sharing-Apps wie Google Drive und Dropbox umfassen Disaster Recovery durch Cloud-Speicher, Schutz vor Angriffen und Hardwareausfällen, Kosteneinsparungen, einfaches Teilen mit Lieferanten und Kollegen, und Kollaboration zum Zugriff und Bearbeiten von Dateien oder Dokumenten.

Beschaffungsautomatisierung

Traditionell erforderte der Beschaffungsprozess erheblichen manuellen Aufwand. Moderne Tools ermöglichen Herstellern jedoch, viele manuelle Aufgaben an Beschaffungsautomatisierungslösungen abzugeben. Im Gegenzug befreit Prozessverbesserung wertvolle interne Ressourcen für Entscheidungsfindung und Strategie.

Beschaffungsautomatisierungstools ermöglichen:

• Einfaches RFx-Management. Durch Online-RFIs, RFPs und RFQs können Organisationen einfacher mit Lieferanten kommunizieren und jeden Schritt automatisch und in Echtzeit verfolgen.
• Online-Auktionen. Top-performende Unternehmen nutzen E-Auktionen für signifikante Kosteneinsparungen.
• Online-Dokumentenfreigabe. Von Anforderungsformularen bis zu individuellen Freigaben, von Bestellungen bis zu Rechnungen und Three-Way-Matching – Beschaffungsautomatisierungstools ermöglichen Beschaffungsmanagern, jedes Dokument online zu unterzeichnen und freizugeben.
• Lieferantenmanagement. Entwicklung gegenseitig vorteilhafter Beziehungen zu Lieferanten, besonders jenen, die als strategisch für die Marke gelten, ist Schlüssel zur Förderung von Qualität, Effizienz, Innovation, Kostensenkung, Abfallreduzierung und Stärkung der Lieferkette.
• Vertragsmanagement. Beschaffungsautomatisierungsplattformen unterstützen Vertragsmanager bei der ordnungsgemäßen Vertragsverwaltung durch Transition Management, Performance Monitoring und Sicherstellung, dass sowohl Käufer als auch Lieferant ihre kommerziellen und vertraglichen Verpflichtungen erfüllen.

Alina Naftanaila ist Mitgründerin von Prokuria, einer cloudbasierten E-Procurement-Plattform.