So verwalten Sie Ihre Beschaffungsabteilung aus der Ferne

Zunächst als Lösung für die Hyperurbanisierung eingeführt, wurde in den letzten Wochen Remote-Arbeit als Lösung zur Verhinderung der Ausbreitung des Coronavirus eingeführt.

Traditionell arbeiten Einkaufsabteilungen nicht aus der Ferne, daher ist dies eine gute Gelegenheit für Unternehmen, neue Arbeitsabläufe zu entdecken und ihre Prozesse zu optimieren. Remote-Arbeit hat tatsächlich mehrere Vorteile, darunter:

• Produktivität . Telearbeiter sind bis zu 40 % produktiver als ihre Kollegen im Büro und haben eine Leistungssteigerung von mindestens 4,4 % gemessen.
• Leistung . Remote-Mitarbeiter erzielen Ergebnisse mit 40 % weniger Qualitätsmängeln.
• Engagement . Höhere Produktivität und Leistung sorgen für stärkeres Engagement und 41 % weniger Fehlzeiten.
• Aufbewahrung . 54 % der Mitarbeiter geben an, dass sie den Arbeitsplatz zu einem Arbeitsplatz wechseln würden, der ihnen Flexibilität am Arbeitsplatz bietet.
• Rentabilität . Unternehmen sparen pro Teilzeit-Telearbeiter durchschnittlich 11.000 $ pro Jahr.

Jetzt können auch Beschaffungsabteilungen, gewollt oder nicht, von diesen Vorteilen profitieren.

Von Plattformen für die Beschaffungsautomatisierung bis hin zu Chat-Apps, Videoanruf-Apps und Plattformen für die gemeinsame Nutzung von Ressourcen haben Beschaffungsabteilungen alles, was sie brauchen, um ihre Arbeit auch außerhalb des Büros fortzusetzen. Hier sind vier Arten von Tools, die die Fernbeschaffung ermöglichen:

Chat-Apps

Es gibt Chat-Apps für den Arbeitsplatz und für persönliche Nachrichten. Die Verwendung der richtigen App rationalisiert nicht nur die Kommunikation innerhalb einer Organisation; es spart auch viel Zeit.

Laut Statista hatten 53 % der Unternehmen bis 2016 Kollaborationstools eingeführt, und die Zahl ist seitdem kontinuierlich gestiegen. Zu den Vorteilen von Arbeits-Chat-Apps und Tools für die Zusammenarbeit gehören eine verbesserte Kommunikation, ein optimierter Workflow, eine höhere Produktivität, eine erhöhte Verantwortlichkeit und ein verbessertes Projektmanagement.

Es gibt viele Chat-Apps, die Unternehmen verwenden können, aber die beliebtesten sind Slack, Microsoft Teams und Workplace von Facebook.

Videokonferenzen

Für moderne und innovative Unternehmen ist der Aufbau und die Pflege hochwertiger Beziehungen zu Partnern, Lieferanten, internen Teams, Investoren und Kunden unerlässlich. Videokonferenzen steigern die Produktivität, sparen Zeit, reduzieren Reisekosten und fördern die allgemeine Zusammenarbeit.

Durch die Verwendung einer einfachen, einheitlichen Videokonferenzlösung mit Unterstützung für die Bildschirmfreigabe können Teams vernetzter, produktiver und engagierter sein. Es auch:

• Ermöglicht eine digitale Belegschaft . Videokonferenzen helfen Unternehmen, menschliche Verbindungen unabhängig vom physischen Standort aufrechtzuerhalten, was die Entscheidungsfindung beschleunigt und die Fähigkeit zur globalen Zusammenarbeit verbessert.
• Rallyes Kommunikation und Kultur . Remote-Arbeit kann die Produktivität steigern und gleichzeitig Reisekosten senken; Videokonferenzen haben die einzigartige Fähigkeit, die menschliche Verbindung der persönlichen Kommunikation in jede Interaktion einzubringen;
• Erhöht die Zuverlässigkeit der Kommunikation . Videokonferenzen bieten eine schnelle und sichere Möglichkeit, mit Ihrem Team sowie mit Ihren Lieferanten zu kommunizieren.

Die beliebtesten Videokonferenz-Softwareanwendungen sind Skype, Google Hangouts, Cisco Webex, GoToMeeting und Zoom.

Ressourcenfreigabe

Bis vor kurzem waren die meisten Unternehmen zum Speichern ihrer wachsenden Dateisammlung auf interne Server angewiesen. Heutzutage wird die Online-Speicherung von Daten auf Cloud-Servern immer häufiger, da sie unbegrenzten Speicherplatz ermöglicht. Darüber hinaus kann von überall auf der Welt problemlos auf die Daten zugegriffen werden.

Zu den Vorteilen von Apps zur gemeinsamen Nutzung von Ressourcen wie Google Drive und Dropbox gehören Notfallwiederherstellung durch Cloud-Speicher, Schutz vor Angriffen und Hardwareausfällen, Kosteneinsparungen, einfaches Teilen mit Lieferanten und Kollegen sowie Zusammenarbeit beim Zugriff auf und der Bearbeitung von Dateien oder Dokumenten.

Beschaffungsautomatisierung

Traditionell erforderte der Beschaffungsprozess einen hohen manuellen Aufwand. Moderne Tools ermöglichen es Herstellern jedoch, viele manuelle Aufgaben an Beschaffungsautomatisierungslösungen zu übergeben. Im Gegenzug setzt die Verbesserung des Beschaffungsprozesses wertvolle interne Ressourcen für die Entscheidungsfindung und Strategieentwicklung frei.

Tools zur Beschaffungsautomatisierung ermöglichen:

• Einfache RFx-Verwaltung . Durch die Verwendung von Online-RFIs, RFPs und RFQs können Unternehmen einfacher mit Lieferanten kommunizieren und jeden Schritt automatisch und in Echtzeit verfolgen.
• Online-Auktionen . Leistungsstarke Unternehmen nutzen E-Auktionen, um erhebliche Kosteneinsparungen zu erzielen.
• Online-Dokumentgenehmigung . Von Anforderungen bis hin zu benutzerdefinierten Genehmigungen, von Bestellungen bis zu Rechnungen und Drei-Wege-Abgleich – Beschaffungsautomatisierungstools ermöglichen es Beschaffungsmanagern, jedes Dokument online zu unterzeichnen und zu genehmigen.
• Lieferantenmanagement . Der Aufbau einer für beide Seiten vorteilhaften Beziehung zu Lieferanten, insbesondere zu denjenigen, die für die Marke am strategischsten sind, ist der Schlüssel zur Förderung von Qualität, Effizienz, Innovation, Kostensenkung, Abfallreduzierung und Stärkung der Lieferkette.
• Vertragsverwaltung . Beschaffungsautomatisierungsplattformen können Vertragsmanagern dabei helfen, Verträge richtig zu verwalten, indem sie das Übergangsmanagement und die Leistungsüberwachung angehen und sicherstellen, dass sowohl Käufer als auch Lieferant ihre kommerziellen und vertraglichen Verpflichtungen erfüllen.

Alina Naftanaila ist Mitbegründerin von Prokuria, eine Cloud-basierte E-Procurement-Plattform.