IT-Kosten senken: 11 bewährte Strategien zur Maximierung Ihres Technologiebudgets

Dieser Artikel wurde im Juni 2021 aktualisiert.

Suchen Sie nach bewährten Taktiken zur IT-Kostenoptimierung und Erfolgsstrategien?

Es ist bekannt, dass die Implementierung der richtigen Technologie Kosten senken kann. Aber wie sieht es aus, wenn es an der Zeit ist, die Ausgaben Ihres Unternehmens für Informationstechnologie zu bewerten?

Wenn Sie das Gefühl haben, Ihr IT-Budget sei zu knapp, um mit neuen Anforderungen Schritt zu halten, sind Sie nicht allein.

Viele Technologie- und Geschäftsführer kämpfen damit, die Nachfrage zu decken, während sie ein enges Budget verwalten müssen.

Eine Umfrage von CIO Magazine ergab, dass kleinere Unternehmen etwa 6,9 % ihres Umsatzes für IT-Infrastrukturkosten ausgeben – über dem empfohlenen Bereich von 4–6 %. Mittelständische Unternehmen gaben durchschnittlich 4,1 % aus, größere Unternehmen 3,2 %.

Hohe Ausgaben für IT-Infrastruktur machen jedoch noch keinen Top-Performer aus. Lesen Sie weiter, um mehr über kreative Wege zur Senkung der IT-Kosten zu erfahren.

IT-Kosten mit diesen 11 Strategien reduzieren

Es gibt unzählige Techniken, um signifikante IT-Kostensenkungen zu erzielen.

CIOs sollten ihr Budget prüfen und Möglichkeiten zur Kostensenkung identifizieren. Ermitteln Sie, welche Bereiche Sie konsolidieren können und welche mehr Aufmerksamkeit erfordern.

Hier sind elf Kostenoptimierungstechniken und Erfolgsstrategien zur Reduzierung der IT-Infrastrukturkosten:

1. Virtualisierung

Virtualisierung ist eine der Methoden, die Ihnen erhebliche Kosteneinsparungen ermöglichen können.

Der Virtualisierungsprozess bedeutet, physische Hardware durch virtuelle Pendants zu ersetzen.

Einer der Vorteile der Virtualisierung gegenüber traditioneller Infrastruktur ist die Fähigkeit, die Nutzung von Serverressourcen zu maximieren. Einige Bare-Metal-Virtualisierungsumgebungen weisen minimale Auslastungsgrade auf, oft unter 15 %. Virtualisierung kann diesen Prozentsatz vervierfachen.

Durch die Möglichkeit, Komponenten zu virtualisieren, müssen Unternehmen nicht mehr von physischen Servern abhängen. Sie können auf virtuelle Umgebungen umsteigen, um Energie- und Hardwarekosten zu senken. Zudem können in einem solchen Setup Speicher und CPUs von der Hardware getrennt werden, was Platz und Flexibilität für andere Nutzungen schafft.

2. Software-Defined Data Center

Ein Software-Defined Data Center (SDDC) ist lediglich der nächste Schritt in der Virtualisierung und kann die Betriebskosten im Zusammenhang mit IT-Systemen erheblich senken.

Anbieter wie phoenixNAP können Networking, Storage, Computing, Telekommunikation und andere IT-Funktionen bereitstellen. Diese Ressourcen werden gebündelt, sodass Unternehmen während Spitzenlastphasen keinen zusätzlichen Platzbedarf mehr haben. Dies minimiert auch den Zeit- und Kostenaufwand für die Systemwartung durch Mitarbeiter. Unternehmen sparen Hardwarekosten, da sie keine teuren und sperrigen Geräte mehr in ihren Gebäuden lagern müssen.

Darüber hinaus stellen viele Dienstleister ein Team aus Experten zur Verfügung. Ein Ausfall in Computing oder Networking kann die Produktivität Ihres Unternehmens erheblich beeinträchtigen und Tausende von Dollar an entgangener Produktivität kosten. Es ist entscheidend, einen Anbieter mit Support-Spezialisten zu wählen, die sofort verfügbar sind.

3. Auslagerung von IT-Personal und -Services

Outsourcing ist ein weiterer Weg, IT-Infrastrukturkosten zu senken. In einem durchschnittlichen Unternehmen machen IT-Support 8 % aller IT-bezogenen Kosten aus. Dies ist der Hauptgrund, warum einige Unternehmen auf Outsourcing setzen.

Laut einem Artikel von What's to Become zu Outsourcing-Statistiken lagern 30 % der US-Unternehmen aus, während 64 % der ausgelagerten Services auf Softwareanwendungsentwicklung entfallen. Diese Zahlen sprechen für die Beliebtheit und Bequemlichkeit von Personal-Outsourcing.

In den meisten Fällen ist Outsourcing ein hervorragender Weg, IT-Betriebskosten zu senken. Dies ist in der Tech-Branche am offensichtlichsten, aber viele andere Unternehmen nutzen es ebenfalls.

Eine Studie von Business Technology Labs berichtete, dass Unternehmen durch Outsourcing eine Ausgabenreduzierung von 25–40 % erfahren. Kein Wunder, dass 78 % der Kleinunternehmen Freelancer einsetzen, um einen Vorteil gegenüber Konkurrenten zu erlangen. Freelancing hilft kleinen Unternehmen, IT-Infrastrukturkosten und Einstellungskosten um 50 % oder mehr zu senken.

Zusätzlich zur Auslagerung von IT-Personal können Unternehmen Infrastrukturkomponenten nach einem Pay-per-Use-Modell auslagern. Ein solches Betriebsmodell ermöglicht Unternehmen den Zugriff auf verschiedene fortschrittliche Services und Technologien. Security as a Service, Disaster-Recovery-as-a-Service und Backup-as-a-Service sind nur einige Lösungen, die fortschrittliche IT zu einem erschwinglichen Preis bieten.

Da diese Technologien typischerweise recht teuer sind, könnte die bedarfsgerechte Bezahlung eine hervorragende Kostensenkungsinitiative sein.

4. Auslagerung von Sicherheitsdiensten

Die Beauftragung externer Auftragnehmer zum Schutz vor Netzwerksicherheitsbedrohungen kann vorteilhaft sein. Die Zusammenarbeit mit einem Managed Security Service Provider (MSSP) bietet wahrscheinlich einen effizienteren Schutz vor Cyberangriffen.

Hacker sind im Laufe der Jahre raffinierter geworden. Unternehmen müssen sich gegen neue Bedrohungen verteidigen.

Gleichzeitig sind Managed Security Services eine kosteneffiziente Alternative zur Implementierung interner Sicherheitsteams und -systeme.

Ein mittelständisches Unternehmen müsste beispielsweise Tausende Dollar pro Jahr für ein einzelnes Sicherheitssystem zahlen – etwa das Gehalt eines Informationssicherheitsspezialisten.

Der Mitarbeiter bringt jedoch Zusatzkosten mit sich: Sozialleistungen, Urlaubs- und Krankheitstage, Onboarding- und Offboarding-Kosten.

Hinzu kommt, dass Sie möglicherweise spezialisierte Sicherheitshardware kaufen und mehrere Mitarbeiter einstellen müssen. Vergleicht man beide Optionen, wird der enorme Geschäftswert von Managed Security deutlich.

MSSPs stellen zudem ein internes Team aus geschulten Experten bereit, die 24/7 Echtzeit-Kundenservice bieten. Sofortige Reaktion ist kritisch, da man nie weiß, wann der nächste Datenschutzverstoß auftritt.

5. Hybrid-Cloud-Implementierung

Cloud-Speicher ist ein beliebter Weg für Unternehmen, IT-Infrastrukturkosten zu senken. Eine AllCloud-Studie ergab, dass 85 % der Organisationen erwarteten, den Großteil ihrer Workload bis 2020 in der Cloud zu haben, während 23 % planten, bis 2020 rein cloud-basiert zu sein.

Selbst Großunternehmen setzen auf die Cloud. Laut Flexera nutzten 63 % der Unternehmen Cloud-Managed-Service-Provider zur Verwaltung der Public-Cloud-Nutzung. Zudem erwarteten 78 % der Unternehmen bis 2021 eine Hybrid-/Multi-Cloud-Umgebung.

Es ist wenig verwunderlich, dass die Cloud-Adoption so weit verbreitet ist. Wie im Microsoft Trend Report angegeben: „Fast 80 % [der befragten IT-Experten] gaben an, dass sie Geld sparen, mehr Produktivität und bessere Sicherheit durch die Nutzung eines Cloud-Ansatzes sehen.“

Unternehmen, die in die Cloud migrieren, verzeichnen eine Steigerung der Prozesseffizienz, des Wachstums und der Time-to-Market. Cloud Computing hilft Unternehmen, Geld zu sparen und die Produktivität zu steigern.

Unternehmen, die zusätzliche Sicherheit benötigen, können ihre Kosten mit einem Hybrid-Cloud-Modell senken. Heute die beliebteste und effektivste Form des Cloud Computing, ermöglicht die Hybrid Cloud eine optimale Verteilung von Workloads zwischen öffentlichen und privaten Umgebungen.

Unternehmen können kritische Daten in privaten Umgebungen speichern, während sie die Public Cloud für weniger sensible Daten und Anwendungen nutzen. Zudem sind Hybrid-Cloud-Lösungen äußerst skalierbar. Sie ermöglichen einfache Ressourcen-Upgrades, um sich besser an Ihre Geschäftsanforderungen anzupassen. Es ist entscheidend, einen Cloud-Anbieter zu wählen, der Ihnen hilft, die richtige Plattform für Ihre Bedürfnisse aufzubauen.

6. Cloud-Kostenoptimierung

Unabhängig davon, ob Sie einen einzelnen Cloud-Anbieter, Multi-Cloud oder Hybrid-Cloud nutzen: Ein häufiger Fehler ist, Geld für Ressourcen auszugeben, die Sie tatsächlich nicht nutzen. Um Ressourcenverschwendung zu vermeiden, entscheiden sich viele Unternehmen für ein Kostenmanagement-Tool wie Cloud Admin, um unnötigen Overhead zu verhindern.

Cloud-Kostenmanagement- und Optimierungstools ermöglichen es Unternehmen, die Vorteile des Cloud Computing zu nutzen, ohne Geld zu verschwenden.

Es gibt viele verschiedene Kostenmanagement-Tools, die Unternehmen dabei helfen, Management-Overhead zu reduzieren, Ausgaben vorherzusagen, Kosten zuzuweisen und Einblicke in die Cloud-Nutzung zu erhalten. Um mehr über die verschiedenen Optionen zu erfahren, sehen Sie sich 14 Cloud Cost Management & Optimization Tools an.

7. Systemkonsolidierung zur Kostensenkung

Konsolidierung bedeutet nichts anderes als die Zusammenführung mehrerer Prozesse zu einer einzelnen Einheit.

So können Unternehmen Platz, Zeit und Geld sparen. Die Zusammenführung mehrerer IT-Lösungen zu einer einzigartigen, straffen Plattform erfordert anfangs viel Arbeit und Aufwand.

Doch diese Technik wird Ihrem Unternehmen helfen, reibungsloser zu laufen.

Sie hilft Ihnen auch, verschiedene Kostensenkungschancen zu nutzen. Die kleinen Effizienzgewinne hier und da werden Ihre IT-Ausgaben erheblich reduzieren.

Es ist wichtig, den Geschäftsbetrieb während dieser kritischen Änderungen aufrechtzuerhalten. Neue Unternehmensprozesse, Datentransfers und das Hinzufügen oder Entfernen einzelner Elemente können den Geschäftsfluss erheblich beeinflussen. Sie müssen jeden Geschäftsbetrieb vorher testen, um sicherzustellen, dass er nach der Implementierung wie erwartet funktioniert.

8. IT-Infrastruktur standardisieren für Einsparungen

Standardisierung bedeutet, Konsistenz über verschiedene Hardware- und Softwareanwendungen hinweg sicherzustellen.

Dies ist eine Form der Geschäftsprozessverbesserung, die Kompatibilität erhält. Sie trägt auch erheblich zur IT-Kostenoptimierung bei. Die Standardisierung Ihrer Plattformen könnte so einfach sein, allen Mitarbeitern denselben Computer- oder Betriebssystemtyp bereitzustellen. Wenn alle auf demselben Stand sind, fragt niemand, welche Anwendung auf welcher Plattform funktioniert.

Dies ist eine der Schlüsselmaßnahmen, die IT-Infrastrukturkosten eliminieren und Geld bei Schulungen sparen können.

Stellen Sie sich vor, ein Spezialist verbringt seine Zeit damit, jeden anderen Computer oder jedes andere Programm zu meistern. Es würde enorme Energie kosten, jede neue Plattform zu erlernen. Zudem werden alle anderen Mitarbeiter mit denselben Plattformen vertraut sein und Probleme leichter lösen können.

9. Open-Source-Software nutzen

Sie können IT-Ausgaben erheblich senken, indem Sie Open-Source-Software verwenden. Open-Source-Lösungen bieten kostenlose Software, Zugriff auf Quellcode und Community-Support zur Wartung Ihres Geschäfts.

Abgesehen von den offensichtlichen Preisvorteilen bieten solche Lösungen auch mehr Flexibilität. Die Nutzung von Open-Source-Software kann Vendor Lock-ins verhindern. Daher werden Sie nicht gezwungen, einen bestimmten Dienstanbieter weiterzuverwenden, wenn dieser nicht zu Ihren Geschäftsanforderungen passt.

10. Verschiedene Kostentypen verstehen

Es ist entscheidend, verschiedene Kostentypen zu verstehen und wie sie gehandhabt werden sollten. Betriebskosten (OpEx) sind beispielsweise vorhersehbare Ausgaben, die während des normalen Geschäftsbetriebs anfallen. Dazu gehören Lagerkosten, Miete, Ausrüstung und ähnliche Ausgaben. Kapitalausgaben (CapEx) hingegen sind Mittel, die zur Erhaltung, Modernisierung und Anschaffung von Technologie, Ausrüstung, Gebäuden und anderen physischen Vermögenswerten verwendet werden.

Da OpEx vorhersehbarer ist, lässt es sich auch leichter beeinflussen. Die Senkung von Kapitalausgaben kann jedoch große Auswirkungen auf Ihr Budget haben. Deshalb ist es wichtig, bei der Wahl der richtigen Technologie und Ausrüstung gründliche Entscheidungen zu treffen.

11. Fluktuation reduzieren

Schließlich stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter wertgeschätzt und anerkannt werden. Die Einstellung und Schulung neuer IT-Mitarbeiter kann erhebliche Auswirkungen auf Ihr Budget haben. Menschen, auf die Sie sich verlassen können, ohne sich um ihre Effizienz oder Onboarding-Kosten sorgen zu müssen, sind ein großer Vorteil im Geschäft.

Wie viel sollte Ihr Unternehmen für IT ausgeben?

Apptio-Gründer Sunny Gupta sagte, dass die meisten CIOs 70–80 % ihres IT-Budgets für Wartung ausgeben. Die verbleibenden 20–30 % fließen in Innovation.

Es ist klar, dass CIOs Infrastrukturkosten senken müssen, um sich auf Innovation zu konzentrieren. Stellen Sie sich vor, wie viel Geld Sie durch den Einsatz von Kostensenkungstechniken einsparen können.

Gartner Managing Vice President Michele Caminos stimmt zu.

Das Unternehmen schlägt vor, dass Unternehmen spezifische Strategien nutzen sollten, um IT-Ausgaben in 12 Monaten um 10 % und in drei Jahren um 25 % zu senken.

Je früher Sie beginnen, IT-Infrastrukturkosten zu senken, desto besser.

Überlegen Sie, wie viel Sie pro Mitarbeiter und Jahr für IT-Infrastruktur ausgeben. Berechnen Sie nun, wie viel Kosteneinsparungen Sie durch eine Senkung um 10 % erzielen können. Wenn Sie einen Weg finden, dies zu tun, könnten Sie all diese Mittel in bessere Perspektiven umleiten.

Fazit

Die Umsetzung der oben genannten Strategien erfordert Recherche und Planung. Der anfängliche Aufwand ist jedoch im Vergleich zu den langfristigen Kosteneinsparungen, die Sie erzielen können, vernachlässigbar.

Sie werden feststellen, dass die eingesparten Hunderte, wenn nicht Tausende oder Millionen Dollar für Wachstum und Geschäftsinnovation genutzt werden können. Verschaffen Sie sich einen Wettbewerbsvorteil durch effiziente Budgetierungstechniken. Beleben Sie Ihren Finanzplan neu und senken Sie die IT-Infrastrukturkosten mit diesen Taktiken erheblich.