Umfassende Datensicherungsstrategie für Unternehmen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Cybersecurity ist für Unternehmen keine Angelegenheit, die man auf die leichte Schulter nehmen sollte.

Grundlegende Schutzmaßnahmen wie Antivirensoftware reichen nicht aus, um wertvolle Dateien zu schützen. Hacker investieren ihre Zeit darin, Wege zu finden, diese Schutzmechanismen zu umgehen – und früher oder später gelingt ihnen das.

Wenn es so weit ist, müssen Sie sich keine Sorgen um dauerhaften Datenverlust machen – vorausgesetzt, Sie haben eine Backup-Strategie implementiert, die die Informationen Ihres Unternehmens schützt.

Warum eine Backup-Strategie unverzichtbar ist

Datenverlust gefährdet nicht nur Kundendaten, sondern kann auch die Glaubwürdigkeit Ihres Unternehmens nachhaltig schädigen.

Die durchschnittlichen Kosten eines Datenschutzverstoßes beliefen sich 2019 auf sieben Millionen Dollar. Schätzungen zufolge schließen 60 % der Unternehmen, die einen Datenverlust erleiden, innerhalb von sechs Monaten.

Darüber hinaus besteht das Risiko, Daten dauerhaft zu verlieren. Viren und Malware, die Hardware angreifen, können diese zerstören – doch dies sind nur einige der dominierenden Bedrohungen.

Studien zeigen, dass 45 % aller ungeplanten Ausfallzeiten auf Hardwarefehler zurückzuführen sind, während 60 % der IT-Experten nachlässige Mitarbeiter als größtes Risiko für ihre Daten einstufen.

All diese Risiken können Ihr Unternehmen viel Geld kosten – und ohne ein adäquates Backupsystem könnten Sie alles verlieren.

Selbst wenn Ihr Unternehmen einen Datenverlust übersteht, kann dies teuer werden. Untersuchungen zeigen, dass Unternehmen im Durchschnitt 7 Millionen Dollar für die Wiederherstellung aufwenden müssen. Viele Unternehmen verfügen nicht über solche finanziellen Reserven.

Diese Kosten erzählen jedoch nur einen Teil der Geschichte. Der andere Preis ist möglicherweise unersetzlich: das Vertrauen Ihrer Kunden. Wenn diese das Gefühl haben, ihre Daten seien bei Ihnen nicht sicher, werden sie ihr Geschäft woanders hin verlagern.

Die Lösung besteht darin, eine Datensicherungsstrategie zu erstellen und umzusetzen. Mit den richtigen Tools, Planung und Schulungen können Sie Ihre Daten schützen.

Die Komponenten effizienter Backup-Strategien

Bevor Sie Ihre Backup-Strategie erstellen, sollten Sie wissen, was sie beinhalten muss. Lassen Sie uns einige Best Practices für Backup-Strategien aufschlüsseln:

1. Kosten. Sie benötigen einen Datensicherungsplan, den Sie sich leisten können. Denken Sie über reine Dollarbeträge hinaus. Behalten Sie die potenziellen Kosten eines Verstoßes oder Verlusts im Blick und wiegen Sie diese gegen die prognostizierten Kosten Ihres Backupsystems ab. Das wird Sie bei der Entscheidung leiten.
2. Wo speichern Sie Kopien Ihrer Daten? Manche Unternehmen bevorzugen Cloud-basierte Backups, andere physische Backups. Die vorsichtigsten Unternehmen nutzen mehrere Backup-Quellen. Fällt ein Backup aus, steht ein weiteres bereit.
3. Welchen Datenrisiken sind Sie ausgesetzt? Jedes Unternehmen muss an Malware- und Phishing-Angriffe denken. Doch das sind möglicherweise nicht die einzigen Risiken. Ein Unternehmen in einer überschwemmungsgefährdeten Region muss Wasserschäden einkalkulieren. Eine Off-Site-Backup- und Datenspeicherlösung wäre hier ratsam.
4. Wie oft sollten Sie Ihre Daten sichern? Manche Unternehmen generieren Daten sehr schnell. In solchen Fällen reicht ein tägliches Backup möglicherweise nicht – stündliche Backups könnten nötig sein. Für Unternehmen, deren Daten selten aktualisiert werden, genügt eventuell eine wöchentliche Sicherung.
5. Wer ist für die Backup-Planung verantwortlich? Mitarbeiterschulungen sind essenziell für eine effektive Dateisicherungsstrategie. Sie brauchen kompetente Personen, auf die Sie sich verlassen können.

Diese Punkte sind essenziell, aber nur die Spitze des Eisbergs. Sie müssen jeden Aspekt Ihres Backup-Plans detailliert betrachten und ihn dann so schnell und effizient wie möglich umsetzen.

Schritt 1: Ermittlung des Backup-Bedarfs Ihres Unternehmens

Der erste Schritt besteht darin, den Backup-Bedarf Ihres Unternehmens zu ermitteln. Es gibt viele Faktoren zu berücksichtigen. Lassen Sie uns dies aufschlüsseln, damit Sie den Prozess durchlaufen können.

Welche Daten müssen Sie schützen?

Die kurze Antwort lautet: alles. Den dauerhaften Verlust irgendwelcher Daten einzugehen, ist kein Risiko, das Sie eingehen wollen. Sie benötigen Daten, um Ihren Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten.

Es gibt spezifische Fragen, die Sie sich sowohl kurz- als auch langfristig stellen sollten, zum Beispiel:

• Benötigen Sie die Möglichkeit, Daten so schnell wie möglich wiederherzustellen?
• Benötigen Sie die Möglichkeit, Daten wiederherzustellen?
• Müssen Sie Dienste für Kunden verfügbar halten?
• Müssen Sie Datenbanken, Dateien, Betriebssysteme, Anwendungen und Konfigurationen sichern?

Je umfassender Ihr Datensicherungsplan ist, desto schneller sind Sie wieder geschäftsfähig. Diese Fragen helfen Ihnen, die richtige Backup-Lösung für Ihr Unternehmen zu finden. Sie sollten auch darüber nachdenken, welche Daten am wichtigsten sind.

Sie könnten auf ein sofortiges Backup mancher Dinge verzichten. Für andere benötigen Sie jedoch sofortigen Zugriff.

Welchen Datenrisiken sind Sie ausgesetzt?

Angesichts des aktuellen Tempos des Cyberkriminalitätswachstums sollten Sie Best Practices zum Schutz Ihrer Daten vor Hackern in Betracht ziehen. Hier sind Fragen, die helfen, Ihre Risiken zu bestimmen:

• Wurde mein Unternehmen schon einmal gehackt?
• Sind nachlässige Mitarbeiter ein Sicherheitsrisiko?
• Ist mein Standort wetterbedingten Schäden wie Überschwemmungen oder Waldbränden ausgesetzt?
• Loggen sich Kunden in mein System ein, um auf Daten oder Dienste zuzugreifen?

Diese Fragen helfen Ihnen, Ihre Risiken zu identifizieren. Ein Unternehmen in einem hurrikangefährdeten Gebiet sorgt sich möglicherweise um Überschwemmungs- oder Windschäden. Ein Kundensystem, das mit Ihren Daten verknüpft ist, birgt zusätzliche Risiken. Seien Sie bei der Risikoeinschätzung so gründlich wie möglich.

Wie sollte Ihre Backup-Infrastruktur aussehen?

Die Infrastruktur Ihres Backupsystems sollte Ihren Bedürfnissen entsprechen. Wenn Sie sich vor Hardwareausfällen oder Naturkatastrophen fürchten, sollten Sie Off-Site-Backup-Lösungen in Betracht ziehen.

Es kann auch Vorteile haben, ein physisches On-Site-Backup für die schnelle Datenwiederherstellung vorzuhalten. Dies rettet Sie, falls Sie Ihren Internetzugang verlieren – was in einem Notfall passieren kann. Der beste Weg, eine anhaltende Geschäftsunterbrechung zu vermeiden, ist die Wahl eines entfernten Cloud-Disaster-Recovery-Standorts, möglicherweise bei Ihrem Rechenzentrumsanbieter. Sie benötigen einen Ort, der Ihnen Zugang zu IT-Equipment, Internetdiensten und allen anderen Assets bietet, die Sie für Ihren Geschäftsbetrieb benötigen.

Stellen Sie sich vor, ein Hurrikan trifft Ihre Einrichtung. Ein Disaster-Recovery-Plan ermöglicht es Ihnen, Ihr Geschäft von einem anderen Standort aus fortzusetzen und den potenziellen finanziellen Verlust zu minimieren.

Wie lange müssen gesicherte Daten aufbewahrt werden?

Schließlich müssen Sie überlegen, wie lange Sie die gespeicherten Daten aufbewahren müssen. Speicherbedarf ist kumulativ. Wenn Sie mit großen Datenmengen rechnen, benötigen Sie entsprechenden Speicherplatz. Manche Unternehmen haben regulatorische Aufbewahrungspflichten für Backups. Falls dies auf Sie zutrifft, wird dies Ihre Entscheidung beeinflussen.

Sie sollten Ihre Bedürfnisse evaluieren und überlegen, welche Struktur für Sie am besten geeignet ist.

Schritt 2: Optionen bewerten, um die beste Backup-Strategie zu finden

Nachdem Sie Ihren Backup-Bedarf ermittelt haben, folgt der nächste Schritt: die Bewertung Ihrer Optionen. Die für ein anderes Unternehmen beste Backup-Lösung muss nicht zwingend für Sie funktionieren. Lassen Sie uns die verfügbaren Backup-Optionen prüfen.

Hardware-Backups

Ein Festplatten-Backup wird On-Site aufbewahrt und oft an der Wand montiert. Es verfügt meist über eine Speicherkomponente. Der Hauptvorteil von Festplatten ist, dass sie sich leicht in Ihr Netzwerk einbinden lassen.

Der Nachteil eines eigenständigen Hardware-Backups: Fällt es aus, haben Sie kein Backup mehr. Deshalb setzen manche Unternehmen auf mehrere Backup-Systeme.

Software-Lösungen

Der Kauf von Backup-Software kann günstiger sein als die Investition in dedizierte Hardware. Viele Software-Optionen lassen sich auf Ihrem System installieren. Eventuell müssen Sie keinen separaten Server dafür anschaffen.

Möglicherweise müssen Sie die Software auf einer virtuellen Maschine installieren. Ein Software-Backup kann die beste Wahl sein, wenn sich Ihre Infrastruktur häufig ändert.

Cloud-Dienste

Cloud-Dienste bieten Backup as a Service oder Offsite-Backup. Damit können Sie Ihr Backup ausführen und in der Cloud-Infrastruktur des Anbieters speichern.

Der Vorteil von Cloud-Speicher gegenüber dedizierten Servern liegt in Erschwinglichkeit und Sicherheit. Unternehmen mit sensiblen Daten oder regulatorischen Anforderungen können ihn jedoch möglicherweise nicht nutzen.

Hybride Lösungen

Eine beliebte Lösung ist die Implementierung eines hybriden Backup-Systems. Diese kombinieren Software- und Cloud-Backups, um mehrere Optionen für die Datenwiederherstellung zu bieten.

Der Vorteil eines hybriden Dienstes: Er schützt Sie zweifach. Sie haben On-Site-Backups, wenn Sie sie brauchen, und können im Bedarfsfall auch auf Cloud-Daten zugreifen.

Sie sollten auch bedenken, was jede Option für Ihr Personal bedeutet. Sofern Sie sich nicht für eine umfassende BaaS-Option (Backup as a Service) entscheiden, müssen Ihre Mitarbeiter die Backups verwalten. Das ist ein wichtiger Aspekt.

Backup-Speicheroptionen

Sie müssen auch darüber nachdenken, wo Sie Ihre Backups speichern. Auch hier haben Sie mehrere Optionen:

1. Sie können Ihre Daten auf lokale oder USB-Laufwerke sichern. Diese Option eignet sich am besten für die Sicherung einzelner Dateien und Hardware, nicht für Netzwerke. Wird das Laufwerk zerstört, verlieren Sie Ihr Backup.
2. Network Attached Storage (NAS) und Storage Area Networks (SAN) sind ebenfalls Optionen. Diese eignen sich ideal für die Datenspeicherung im Netzwerk. Sie ermöglichen in den meisten Situationen eine einfache Netzwerk-Datenwiederherstellung. Die Ausnahme: Wenn Ihre Hardware oder Ihr Büro zerstört wird.
3. Die Datensicherung auf Bändern mag manchen Unternehmen zusagen. Die Bänder würden an einen sicheren Ort zur Aufbewahrung versendet. Dies hält Ihre Daten sicher. Nachteile: Sie müssen auf das Eintreffen der Bänder warten, um Daten wiederherzustellen. Sie eignen sich am besten für die Wiederherstellung des gesamten Systems, nicht einzelner Dateien.
4. Cloud-Speicher wird zunehmend beliebter. Sie benötigen eine Internetverbindung, um Ihre Daten in die Cloud zu senden. Es gibt Optionen für die Übertragung großer Datenmengen. Sie können von überall auf Ihre Daten zugreifen – aber nicht ohne Internetverbindung.

Um zu entscheiden, welche Option am besten ist, müssen Sie zwei Metriken berücksichtigen: RTO und RPO. Die erste ist Ihr Recovery Point Objective (RPO) – die maximale Zeit, in der Sie Datenverlust auf Ihren Systemen in Kauf nehmen.

Die zweite ist Ihr Recovery Time Objective (RTO) – wie lange es dauern darf, bis der normale Geschäftsbetrieb wiederhergestellt ist.

Die Wahl Ihrer Backup- und Speichermethoden ist ein Balanceakt. Sie müssen Ihr Budget gegen Ihre spezifischen Backup-Bedürfnisse abwägen.

Schritt 3: Budgetierung

Der dritte Schritt ist die Erstellung eines Budgets für Ihren Backup-Plan.

Manche Lösungen sind teurer als andere. Der Kauf neuer Hardware ist kostspielig und erfordert möglicherweise Ausfallzeiten für die Installation.

Cloud-basierte Lösungen sind erschwinglicher.

Bei der Budgetplanung sollten Sie Folgendes berücksichtigen:

1. Wie hoch ist der maximal gewünschte Betrag?
2. Planen Sie, das Budget als Kapitalausgabe (CapEx) zu verbuchen? Oder bevorzugen Sie einen Betriebsausgabenansatz (OpEx)? Manche Optionen ermöglichen Letzteres.
3. Was würde es Sie kosten, wenn Sie durch einen Cyberangriff oder eine Katastrophe Daten verlieren?
4. Wie viel kostet die Schulung der Mitarbeiter für das Backup-Management? Wenn Sie kein BaaS wählen, muss jemand in Ihrem Unternehmen die Verantwortung für das Backup-Management übernehmen.

Wenn Sie Backup as a Service wählen, können Sie monatlich zahlen und eine große Vorabinvestition vermeiden. Seien Sie realistisch in Bezug auf Ihre Bedürfnisse und das, was Sie ausgeben müssen, um diese zu erfüllen.

Manchmal geben Unternehmen zu wenig für Backups aus. Ein Grund: Ein Backupsystem wird nicht als Profitcenter angesehen. Es hilft, es als Datenverlustpräventionslösung zu betrachten.

Schritt 4: Plattform auswählen

Als Nächstes wählen Sie eine Plattform.

Wenn Sie sorgfältig evaluiert haben, wissen Sie möglicherweise bereits, was Sie wollen. Wie bereits erwähnt, bevorzugen manche Unternehmen mehrere Backup-Optionen, um sich abzusichern.

Die Wahl nur einer Backup-Option kann Ihren Bedarf decken. Wenn Sie sicher sind, dass Sie eine Internetverbindung haben, reicht möglicherweise ein Cloud-Backup. Sie können von überall darauf zugreifen und Ihre Daten schnell abrufen.

Das bedeutendste Argument gegen einen Cloud-Dienstanbieter ist Vertraulichkeit.

Wenn Sie sensible Daten speichern, möchten Sie sich möglicherweise nicht auf ein externes Unternehmen verlassen. Vorschriften verbieten dies eventuell sogar. In diesem Fall denken Sie an Off-Site-Sicherheitsspeicher für Ihre Backups. So können Sie darauf zugreifen, falls Ihr Unternehmen beschädigt wird.

Schritt 5: Datensicherungsanbieter auswählen

Jetzt wählen Sie einen Anbieter, der Ihnen bei der Implementierung Ihrer neuen Backup-Strategie hilft. Sie können sich für einen All-in-One-Service entscheiden. Manche Unternehmen bieten Hardware, Software und Cloud-basierte Lösungen an. Sie können möglicherweise auch bei der Mitarbeiterschulung helfen.

Wenn Sie einen Anbieter wählen, sollten Sie ein Data Center RFP (Request for Proposal) oder einen Vorschlag anfordern. Das ist der beste Weg, um zu erfahren, welche Optionen Ihnen zur Verfügung stehen. Beim Vergleich von Angeboten sollten Sie alle Projektelemente berücksichtigen:

• Gesamtkosten der Implementierung
• Enthaltene Optionen
• Erwartete Implementierungsdauer
• Ruf des Anbieters

Referenzen anzufordern, ist klug. Rufen Sie an und fragen Sie nach jedem Aspekt der Erfahrung. Achten Sie besonders auf Service und Support während des Prozesses. Sobald Sie die benötigten Informationen gesammelt haben, können Sie den Auftrag an den gewählten Anbieter vergeben.

Schritt 6: Zeitplan erstellen

Der gewählte Anbieter gibt Ihnen möglicherweise einen geschätzten Zeitrahmen für die Implementierung. Sie sollten dennoch einen eigenen Zeitplan erstellen. Er hilft Ihnen bei der Planung der Implementierung. Ein Zeitplan ist essenziell – er ermöglicht es Ihnen, sich auf das neue Backup-Protokoll vorzubereiten.

Berücksichtigen Sie bei der Erstellung Ihres Zeitplans Folgendes:

1. Was müssen Sie tun, bevor der Anbieter beginnen kann? Beispiele: Erstellung eines Master-Backups bestehender Daten oder Benennung eines Teams zur Überwachung des Prozesses.
2. Benötigen Sie Budgetfreigabe vor Beginn? Wenn ja, wie lange dauert diese?
3. Welchen Zeitrahmen hat der Anbieter für die Fertigstellung genannt? Planen Sie etwas Pufferzeit ein, damit Verzögerungen seitens des Anbieters Sie nicht aus der Bahn werfen.
4. Wird die Installation Ihres Systems den Geschäftsbetrieb unterbrechen? Können Sie die Hardwareinstallation auf eine Nacht oder ein Wochenende legen, um dies zu vermeiden?
5. Wie wirkt sich das Projekt auf Ihre Kunden aus, falls überhaupt? Was können Sie tun, um sie vor Verzögerungen zu schützen?

Berücksichtigen Sie diese Punkte und erstellen Sie Ihren Zeitplan. Etwas Puffer einzuplanen, ist klug – er schafft Spielraum für Unvorhergesehenes. Es gibt immer Dinge, die Sie nicht kontrollieren können. Etwas zusätzliche Zeit im Zeitplan hilft Ihnen, darauf vorbereitet zu sein.

Schritt 7: Schritt-für-Schritt-Wiederherstellungsplan erstellen

Während Ihr Plan Gestalt annimmt, erstellen Sie detaillierte Anweisungen zur Nutzung. Idealweise sollte dies eine leicht verständliche Checkliste für die Reaktion auf Sicherheitsvorfälle enthalten.

Beachten Sie, dass die für Backups verantwortlichen Personen Ihre Verfahren verfeinern können. Das ist ein natürlicher Teil des Geschäftsbetriebs.

Mindestens sollte Ihr Wiederherstellungsprozess Folgendes umfassen:

• Die Art der erforderlichen Wiederherstellung
• Der wiederherzustellende Datensatz
• Abhängigkeiten, die die Wiederherstellung beeinflussen
• Alle nach der Wiederherstellung durchzuführenden Schritte

Sie benötigen möglicherweise Input von Ihren Anbietern oder Dienstleistern. So weit wie möglich sollten die für Backups verantwortlichen Personen einbezogen werden.

Schritt 8: Ihr neues Backupsystem testen

Der letzte Schritt ist das Testen Ihrer Backups. Tests sollten eine fortlaufende Aufgabe sein. Idealweise würden Sie nach jedem Backup testen. Da dies nicht praktikabel ist, benötigen Sie einen passenden Zeitplan.

Beginnen wir damit, was getestet werden soll. Sie sollten prüfen, ob:

• Ihr Backup erfolgreich war und die zu sichernden Daten vorhanden sind
• Ihr Wiederherstellungsprozess reibungslos und ohne Probleme verläuft
• Mitarbeiter wissen, was wann zu tun ist
• Keine Fehler oder Probleme beim Backup auftreten

Das ist viel zu testen. Beginnen wir mit den Daten, da dies für die meisten Unternehmen das Wichtigste ist. Datentests können umfassen:

• Dateiwiederherstellung. Können Sie eine einzelne Datei aus dem Backup abrufen? Dies ist der einfachste Test, aber ein notwendiger. Nutzer löschen oder beschädigen Dateien versehentlich. Sie müssen diese zurückholen können.
• VM-Wiederherstellung. Virtuelle Maschinen gelten nur für virtualisierte Umgebungen. Falls dies auf Sie zutrifft, sollten Sie sicherstellen, dass Sie die VM aus Ihren Backups wiederherstellen können. Prüfen Sie auch Ihre Anwendungslizenzen auf Konflikte.
• Physische Server-Wiederherstellung kann je nach Hardwarekonfiguration variieren. Manche sichern von SAN, andere von lokalen Laufwerken. Stellen Sie sicher, dass Sie den Prozess kennen und wissen, wie er durchzuführen ist.
• Datenwiederherstellung kann ebenfalls variieren. Wenn Sie eine Datenbank auf Anwendungsebene sichern, sollten Sie prüfen, ob Sie diese wiederherstellen können.
• Anwendungswiederherstellung kann kompliziert sein. Sie müssen die Beziehungen zwischen Ihren Apps und Servern verstehen. Es ist am besten, diesen Test in einer isolierten Umgebung durchzuführen.

Nachdem Sie bestätigt haben, dass die Backups funktionieren, sollten Sie einen Testzeitplan erstellen. Es gibt mehrere Optionen:

1. Ein zeitbasierter Zeitplan einrichten. Zum Beispiel: einmal pro Woche oder einmal pro Monat einen vollständigen Test Ihres Backups durchführen. Die Häufigkeit sollte sich nach Ihren Bedürfnissen richten.
2. Zusätzliche Tests nach Änderungen an Ihren Daten planen. Wenn Sie eine neue App hinzufügen oder eine alte aktualisieren, ist ein Test ratsam.
3. Bei einem Datenzuwachs einen Test einplanen, um sicherzustellen, dass dieser gesichert wird. Die Daten können mit einer neuen Anwendung kommen oder das Ergebnis einer Fusion mit einem anderen Unternehmen sein. In jedem Fall möchten Sie sicherstellen, dass das Backup die neuen Daten erfasst.

Mit einem Zeitplan stellen Sie sicher, dass Ihre Backups da sind, wenn Sie sie brauchen.

Backup-Strategien für Ihr Unternehmen nicht vernachlässigen

Kein Unternehmen sollte ohne ein umfassendes Backupsystem auskommen.

Es ist der einzige Weg, Datenverlust zu verhindern. Jedes Unternehmen trägt Risiken – ob Naturkatastrophen, Cyberkriminalität oder Mitarbeiternachlässigkeit. Ein sicheres Backupsystem gibt Ihnen die nötige Ruhe.