KI als strategischer Treiber der digitalen Transformation und Automatisierung

Kurzfassung: KI in der digitalen Transformation und Automatisierung

KI schreitet rasant voran und verändert Automatisierung und Prozessmanagement branchenübergreifend. Um sich vorzubereiten, müssen Unternehmen ihre Digitalisierungsziele klar definieren und den Unterschied zwischen Digitalisierung (Papier in Digitales umwandeln) und Digitalisierung (digitale Daten zur Prozessveränderung nutzen) verstehen.

Erfolgreiche KI-Einführung basiert auf standardisierter, konsistenter Datenerfassung und der Einbindung der Mitarbeiter zur Identifikation von Prozessverbesserungen. KI-gestützte Automatisierung steigert Produktivität, reduziert menschliche Fehler und unterstützt Compliance durch Echtzeit-Überwachung und standardisierte Workflows. Organisationen, die diesen Wandel annehmen, verschaffen sich einen Wettbewerbsvorteil in der sich wandelnden Industrielandschaft.

Bradley Flook, Chief Revenue Officer bei Intoware, beleuchtet die Rolle künstlicher Intelligenz bei der Verbesserung der Automatisierung und die notwendigen Vorbereitungsschritte für Unternehmen.

Digitalisierung vs. Digitalisierung: Ein entscheidender Unterschied

Die beiden Begriffe klingen ähnlich, bedeuten aber grundverschiedene Dinge.

Digitalisierung beschreibt den Übergang, Dokumente buchstäblich zu digitalisieren – die Überführung in Bits und Bytes. Von Fotografien bis zu wichtigen Firmendokumenten: Immer mehr ehemals papierbasierte Informationen wandern in den digitalen Raum, was die Datensicherheit verbessert und den Zugriff erleichtert.

„Mit digitalen Prozessen zur Datenerfassung können Organisationen wertvolle Einblicke in Geschäftsabläufe gewinnen – von Aufgabendauern bis hin zu Engpässen und Ineffizienzen.“

Dieser Prozess allein transformiert ein Unternehmen jedoch nicht. Digitalisierung tut das.

Digitalisierung ist der Vorgang, bei dem die Daten einer Organisation durch fortschrittliche digitale Technologien verarbeitet und zum Zweck der digitalen Transformation im Unternehmen genutzt werden.

Digitalisierte Daten werden erfasst und verarbeitet, was einen Datenschatz schafft, der es dem Unternehmen erlaubt, seine Systeme und Prozesse zu analysieren und grundlegende Veränderungen in der Arbeitsweise anzustoßen.

Der Pionier der Digitalisierungsforschung, George Westerman, bringt es auf den Punkt: „Wenn digitale Transformation richtig gemacht wird, ist es wie eine Raupe, die zum Schmetterling wird. Wenn sie falsch gemacht wird, hat man nur eine sehr schnelle Raupe.“

Der Wert von Daten

Die Digitalisierung von Dokumenten und der Einsatz digitaler Technologien zur Prozesssteuerung sind ein guter Schritt – aber allein nicht ausreichend, besonders jetzt, wo KI hinzukommt.

Es ist hinlänglich bekannt, dass der Aufstieg der KI das Potenzial hat, Systeme und Prozesse grundlegend umzukrempeln – doch der Erfolg hängt davon ab, von Anfang an die richtigen Datenerfassungsprozesse im gesamten Unternehmen etabliert zu haben.

Diese Informationen stammen zunächst aus menschlicher Eingabe, was die Mitarbeiter in den Mittelpunkt jeder Digitalisierungs- und KI-Strategie stellt: um ihre Arbeitsweisen, bestehende Datentouchpoints zu verstehen und gemeinsam Bereiche zu identifizieren, die sich straffen und effizienter gestalten lassen.

Mit digitalen Prozessen zur Datensicherung können Organisationen dann einen ganzen Schatz wertvoller Einblicke in den Geschäftsbetrieb heben – von der Dauer der Aufgabenerledigung bis zu auftretenden Engpässen. Diese Daten bilden das solide Fundament, um KI effektiv im gesamten Unternehmen zu nutzen.

Reduzierung menschlicher Fehler

Die Bereitstellung von Unternehmensdaten für KI-Tools erfordert einen eigenen Prozess, um sicherzustellen, dass die Informationen standardisiert und konsistent sind.

Wenn Aufgaben oder Prozesse manuell beschrieben werden oder Mitarbeitende eigene, individuelle Antworten auf aufgabenbezogene Fragen geben, besteht immer ein erhöhtes Fehlerrisiko.

Menschen beschreiben Gegenstände oder Prozesse naturgemäß unterschiedlich, was Probleme bei der Dateneingabe in Workflow-Automatisierungstools und der KI-Nutzung verursachen kann.

Die Standardisierung dieser Informationen – durch Auswahl aus vorgefertigten Listen oder standardisierten Prompts – beseitigt Inkonsistenzen, verbessert die Datenqualität, gewährleistet Einheitlichkeit über alle Prozesse hinweg und liefert der KI klare, konsistente Informationen.

„KI wird nicht verschwinden – sie ist gekommen, um zu bleiben und prägt bereits jetzt rasant die Art, wie Industrie arbeitet. Schritt zu halten, wird für Organisationen, die wettbewerbsfähig bleiben wollen, entscheidend sein.“

KI für die Automatisierung befähigen

Sobald die digitale Transformation begonnen hat, standardisierte Datenerfassungsprozesse etabliert sind und Mitarbeiter an Bord und investiert in die Veränderungen sind, können KI-Tools die Organisationen bei der Erstellung digitaler Workflows und Verfahren schnell und einfach unterstützen, Produktivität steigern und menschliche Fehler insgesamt reduzieren.

Ein gutes Beispiel ist die Unternehmens-Compliance mit Branchenstandards und -vorschriften – ein kritisches Anliegen der Industrie.

KI-gestützte Workflow-Automatisierung kann die notwendigen Schritte zur Erfüllung von Compliance-Anforderungen – wie vorbeugende Wartungsaufgaben, Zertifizierungen, Schulungsanforderungen und Dokumentenaustausch – nahezu augenblicklich in standardisierte digitale Prozesse für die Belegschaft überführen, sodass jede Aktion korrekt ausgeführt, dokumentiert und verifizierbar ist.

Zusätzlich können KI-Systeme Echtzeit-Überwachung und -Reporting ermöglichen und Teams vor eskalierenden Compliance-Problemen warnen.

„KI-gestützte Workflow-Automatisierung kann Compliance-Anforderungen fast augenblicklich erfüllen und standardisierte digitale Prozesse schaffen, die sicherstellen, dass jede Aktion korrekt, dokumentiert und verifizierbar ist.“

Transformativer Wandel

KI wird nicht verschwinden – sie ist da, um zu bleiben und prägt bereits jetzt rasant die Arbeitsweise der Industrie. Wir befinden uns mitten in einer Revolution, und die Rolle der KI in der Workflow-Automatisierung wird nur wachsen. Schritt zu halten wird entscheidend sein, und es sind die Organisationen, die jetzt die richtigen Prozesse für die Zusammenarbeit mit KI etablieren, die wettbewerbsfähig bleiben, während sich die Technologie weiterentwickelt – was einen transformativen Wandel in der Zukunft des Prozessmanagements markiert.

FAQs: Digitale Transformation und KI in der Automatisierung

Was ist der Unterschied zwischen Digitalisierung und Digitalisierung?
Digitalisierung ist die Umwandlung von Papierdokumenten in digitale Form; Digitalisierung ist die Nutzung digitaler Daten zur Transformation und Optimierung von Geschäftsprozessen.

Warum ist Datensstandardisierung für KI wichtig?
Sie gewährleistet Konsistenz und Genauigkeit bei der Dateneingabe, reduziert Fehler und liefert der KI verlässliche Informationen für die effektive Automatisierung von Workflows.

Wie reduziert KI menschliche Fehler in der Automatisierung?
Durch die Erstellung standardisierter digitaler Workflows und die Begrenzung manueller oder variabler Eingaben minimiert KI Inkonsistenzen und Fehler über alle Prozesse hinweg.

Welche Vorteile bringt KI für das Compliance-Management?
KI kann Compliance-Aufgaben, Dokumentation und Überwachung automatisieren, Teams vor eskalierenden Problemen warnen und verifizierbare Aktionen sicherstellen.

Warum müssen Mitarbeiter in KI- und Digitalisierungsstrategien einbezogen werden?
Sie liefern kritische Einblicke in bestehende Workflows und Datentouchpoints, helfen Ineffizienzen zu identifizieren und verbessern die Akzeptanz neuer Systeme.

Ist KI-Einführung notwendig, um wettbewerbsfähig zu bleiben?
Ja, da KI sich weiterentwickelt, wird sie integraler Bestandteil effizienten Prozessmanagements und Automatisierung branchenübergreifend.

Was ist der erste Schritt, den Unternehmen zur Nutzung von KI unternehmen sollten?
Klare Digitalisierungsziele definieren und robuste, standardisierte Datenerfassungsprozesse etablieren.