Hersteller – Wissen Sie, wo Ihr Geld ist?

Vor kurzem war ich der unglückliche Zeuge eines Vorfalls, bei dem ein vertrauenswürdiger Mitarbeiter , der Controller, flüchtete mit hohen sechsstelligen Geldbeträgen. Diese Person veranlasste die Eröffnung von Kreditkarten im Namen des Unternehmens, autorisiert durch einen „Brief“ des Auftraggebers, dessen Unterschrift gefälscht wurde. Ohne auf die Haftung der Banken und Kreditkartenunternehmen einzugehen, die diese Unterschlagung ermöglicht haben, gibt es einige Lehren, die ich gerne weitergeben möchte. Hoffentlich wird dadurch das Bewusstsein kleiner Hersteller dafür geschärft, dass Betrug und Diebstahl dort lebt und wo Sie es am wenigsten erwarten – in Ihrem Unternehmen.

Unterschlagung vermeiden

Ich muss noch einen Kleinunternehmer treffen (den ich hier als einen mit weniger als 25 Mitarbeitern definiere) , der mir nicht gesagt hat, wie beschäftigt sie sind, da sie alle mehrere Hüte tragen. Wenn die Verkäufe rückläufig sind, die Kasse knapp ist und Kreditgeber und Verkäufer an die Tür klopfen und Zahlungen und Informationen verlangen, führt der Druck dazu, dass viele von uns sich übermäßig auf jemanden verlassen, der die Zahlen verwaltet. Dies ist jedoch der Moment, in dem Sie am anfälligsten sind – wenn Sie „verzweifelt“ sind, wenn Sie gestresst sind, wenn Sie von jemand anderem abhängig sind, um Ihre finanziellen Vermögenswerte zu schützen.

Hier sind 8 Tipps, die Sie berücksichtigen sollten, egal wie unter Zeitdruck Sie stehen. Wenn Sie sorgfältig vorgehen und geeignete Verfahren einführen, kann dies dazu beitragen, dass Sie Opfer von Unterschlagung von Mitarbeitern werden, wenn nicht sogar verhindern.

Tipp 1:Behalten Sie Ihre Kontoauszüge im Auge

Schauen Sie immer und immer selbst auf Ihre Kontoauszüge - suchen Sie nach Anomalien oder ungewöhnlichen Gegenständen und fragen Sie, wenn sie gefunden werden, nach einer Erklärung. Wenn Sie papierlos sind und Online-Kontoauszüge abarbeiten, ziehen Sie einmal im Monat einen Kontoauszug oder besser alle paar Tage in das Kontoauszugsregister. Nachdem Sie dies eine Weile getan haben, wird Ihr Controller/Buchhalter wissen, dass Sie zuschauen, und wenn er Unehrlichkeit im Sinn hat, wird er es sich zweimal überlegen. Maximal investierte Zeit dafür:10-20 Minuten.

Tipp #2:Widerstehe unnötiger Autorität

Beschränken Sie die Befugnisse des Buchhalters/Controllers darauf, was er auf die Bankkonten des Unternehmens zugreifen, ausführen und autorisieren kann. Sie sollten in der Lage sein, auf Kontoauszüge zuzugreifen, aber keine Unterschriftsberechtigung für Schecks haben. Sie sollten nicht befugt sein, Gelder zu überweisen oder in Ihrem Namen zu unterschreiben.

Tipp 3:Bleiben Sie organisiert

Versuchen Sie, Ihre Rechnung einmal pro Woche, alle 30 Tage oder wann immer möglich, nach einem Zeitplan zu bezahlen. Wenn Schecks zur Zahlung vorgelegt werden, bestehen Sie darauf, dass Belege wie Rechnungen, Kaufbelege, schriftliche Bestätigungen usw. beigefügt werden. Und schauen Sie sich die Dokumente an – überprüfen Sie das Was, das Warum und den Betrag. Je nachdem, wie viele Rechnungen Sie in einem Zyklus bezahlen, maximal investierte Zeit dafür:15-30 Minuten.

Tipp 4:Erfordern Sie eine Sicherungsdokumentation

Wenn ein Scheck vom Zeitplan abgeschrieben werden muss, fordern Sie eine Sicherung an und fragen Sie immer nach dem Grund.

Tipp #5:Lassen Sie keine unterschriebenen Schecks zurück

Lassen Sie im Urlaub keine unterschriebenen Schecks zurück. Wenden Sie sich stattdessen an einige Ihrer wichtigeren Lieferanten und besprechen Sie die Tatsache, dass während Ihrer Abwesenheit keine Zahlungen erfolgen. Planen Sie Ihren Urlaub zwischen den Abrechnungszyklen, damit der Kontrollbedarf minimal ist. Im Notfall können Sie jederzeit Ihre Bank anrufen und eine Überweisung veranlassen – aber planen Sie im Voraus und vereinbaren Sie mit der Bank die Möglichkeit zu haben, Überweisungen mit einem Telefonanruf zu autorisieren.

Tipp #6:Beschränken Sie die Autorisierung von Drittanbieter-Banken

Zu den modernen Cash-Management-Tools von heute gehört die Möglichkeit, Lieferanten, Versorgungsunternehmen, Auftragnehmer usw. online zu bezahlen. Ich schlage vor, diese Methode auf die Anbieter zu beschränken, die dies verlangen – die Ermächtigung eines Dritten, Ihr Firmenbankkonto zu belasten, um Rechnungen zu bezahlen, um Zeit zu sparen, könnte Sie auf lange Sicht weit mehr kosten als die zusätzlichen Arbeitskosten. Wenn Sie darauf bestehen, Rechnungen online zu bezahlen, und dies nicht selbst tun möchten, werden auf den Kontoauszügen normalerweise Schecks aufgeführt, die getrennt von Online-Zahlungen bezahlt wurden. Sehen Sie sich also erneut die Abbuchungen für das Konto für Anomalien oder ungewöhnliche Posten an.

Tipp #7:Hintergrundüberprüfungen sind wichtig

Überprüfen Sie Ihren Buchhalter oder Controller gründlich. Zahlen Sie für eine tiefgehende Hintergrundprüfung statt oberflächlich – der Preisunterschied ist es wert, den Schmerz später zu vermeiden. Der Controller meines Kunden war zuvor unterschlagen worden, wurde verurteilt und tauchte nie bei der Hintergrundüberprüfung der reduzierten Rate auf.

Tipp #8:Kennen Sie Ihr Lohnabrechnungsunternehmen

Wenn Sie Gehaltsschecks ausstellen, sollten Sie diese unterschreiben – und sicherstellen, dass Beträge und Stunden angemessen sind. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Mitarbeiter kennen. Wenn Sie einen Gehaltsabrechnungsservice nutzen, scannen Sie den Bericht, der mit den Gehaltsabrechnungsschecks eingeht, und suchen Sie erneut nach Mitarbeitern, die kein Mitarbeiter sind. Stellen Sie außerdem sicher, dass das Lohnabrechnungsunternehmen seriös und finanziell solide ist – denken Sie daran,, Sie haften persönlich für nicht gezahlte Lohnsteuern. Und stellen Sie sicher, dass nur das Lohnabrechnungsunternehmen Ihre autorisierte Faxunterschrift hat. Keine Stempel mit Gummiunterschrift.

Gesunder Menschenverstand? Ja, doch der oben erwähnte Vorfall ereignete sich über einen Zeitraum von drei Jahren. Hoffentlich haben die meisten von Ihnen Verfahren eingeführt, damit Ihnen dies nicht passiert.

Und denk bitte daran:Eine ehrliche Person wird es dir nicht übel nehmen, wenn du ihr über die Schulter schaust, also tu es bitte.

Hier finden Sie weitere Informationen zu Warnzeichen für Unterschlagung, die Sie überwachen können.

Dank an Doug Waterman, der seit vier Jahren als Kundenberater bei CMTC, für seine Expertise. Doug unterstützt Hersteller regelmäßig bei ihren finanziellen Problemen und hilft ihnen, Lösungen zu entwickeln. Bevor er zu CMTC kam, bot Doug 22 Jahre lang Finanzberatungsdienstleistungen für kleine Familienunternehmen an und war gewerblicher Kreditgeber für große Geschäftsbanken.