Hersteller: Finanzen vor internem Betrug schützen

Kürzlich wurde ich unglücklicher Zeuge eines Vorfalls, bei dem ein vertrauenswürdiger Mitarbeiter – der Controller – mit hohen sechsstelligen Beträgen verschwand. Dieser hatte Kreditkarten im Namen des Unternehmens eröffnen lassen, autorisiert durch einen „Brief“ des Inhabers, dessen Unterschrift gefälscht war. Ohne auf die Haftung der Banken und Kreditkartenunternehmen einzugehen, die diese Veruntreuung ermöglichten, gibt es wichtige Lektionen, die ich weitergeben möchte. Hoffentlich erhöht dies das Bewusstsein kleiner Hersteller dafür, dass Betrug und Diebstahl dort florieren, wo man sie am wenigsten erwartet – im eigenen Unternehmen.

Unterschlagung vermeiden

Ich habe noch keinen Kleinunternehmer (hier definiert als Unternehmen mit weniger als 25 Mitarbeitern) getroffen, der nicht betonte, wie beschäftigt er ist – schließlich trägt er mehrere Hüte gleichzeitig. Wenn Umsätze sinken, Liquidität knapp wird und Gläubiger sowie Lieferanten Zahlungen und Auskünfte fordern, führt der Druck oft zu übermäßigem Vertrauen in die Person, die die Finanzen verwaltet. Genau dann ist man am verwundbarsten – wenn man „verzweifelt“ ist, unter Stress steht und darauf angewiesen ist, dass jemand anderes das Finanzvermögen schützt.

Hier sind 8 Tipps, die Sie unabhängig von Zeitdruck in Betracht ziehen sollten. Sorgfalt und richtige Verfahren können helfen, Opfer von Mitarbeiterunterschlagung zu vermeiden oder zumindest stark einzudämmen.

Tipp #1: Bankauszüge genau prüfen

Sehen Sie sich Ihre Bankauszüge immer selbst an – achten Sie auf Anomalien oder ungewöhnliche Posten und fordern Sie bei Auffälligkeiten Erklärungen ein. Wenn Sie papierlos arbeiten und Online-Auszüge nutzen, rufen Sie monatlich einen Auszug ab, besser noch: prüfen Sie das Kontoregister alle paar Tage. Nach einer Weile wird Ihr Controller/Buchhalter wissen, dass Sie kontrollieren – und bei böswilliger Absicht zweimal nachdenken. Maximaler Zeitaufwand: 10–20 Minuten.

Tipp #2: Unnötige Vollmachten vermeiden

Begrenzen Sie die Befugnisse des Buchhalters/Controllers bei Zugriff, Ausführung und Autorisierung auf den Firmenkonten. Sie sollten Kontoauszüge einsehen können, aber keine Zeichnungsberechtigung für Schecks haben. Ebenso keine Vollmacht für Überweisungen oder Unterschrift in Ihrem Namen.

Tipp #3: Organisiert bleiben

Strukturieren Sie Ihre Zahlungsläufe – wöchentlich, monatlich oder wann immer praktikabel. Wenn Schecks zur Zahlung vorgelegt werden, bestehen Sie auf Belegen: Rechnungen, Kaufnachweise, schriftliche Bestätigungen usw. Prüfen Sie die Unterlagen – den Was, Warum und Betrag. Je nach Anzahl der Zahlungen pro Zyklus: maximal 15–30 Minuten.

Tipp #4: Belege für außerplanmäßige Schecks verlangen

Wenn ein Scheck außerhalb des Plans ausgestellt werden muss, fordern Sie Belege und fragen Sie immer nach dem Grund.

Tipp #5: Keine vorunterschriebenen Schecks hinterlassen

Wenn Sie in Urlaub fahren, hinterlassen Sie keine vorunterschriebenen Schecks. Kontaktieren Sie stattdessen wichtige Lieferanten und klären Sie, dass in Ihrer Abwesenheit keine Zahlungen erfolgen. Planen Sie den Urlaub zwischen den Abrechnungszyklen. Für Notfälle können Sie bei Ihrer Bank einen Anruf-Überweisungsservice vorab einrichten.

Tipp #6: Dritte-Zugriffe auf Bankkonten beschränken

Moderne Cash-Management-Tools ermöglichen Online-Zahlungen an Lieferanten, Versorger, Subunternehmer etc. Ich empfehle, dies nur für zwingend nötige Fälle zu nutzen – eine Drittanbieter-Ermächtigung zum Lastschrifteinzug spart zwar Zeit, kann aber langfristig weit mehr kosten. Wenn Sie Online-Zahlungen nutzen und diese nicht selbst tätigen: Banklisten führen Schecks und Online-Zahlungen getrennt auf – prüfen Sie also auch hier Belastungen auf Anomalien.

Tipp #7: Gründliche Hintergrundchecks

Prüfen Sie Buchhalter oder Controller gründlich. Investieren Sie in einen tiefgehenden Background-Check statt eines oberflächlichen – der Preisunterschied lohnt sich, um späteren Schmerz zu vermeiden. Im genannten Fall hatte der Controller bereits früher unterschlagen, war vorbestraft, und der Billig-Check deckte dies nicht auf.

Tipp #8: Lohnabrechnungsdienstleister kennen

Wenn Sie Lohnschecks ausstellen, unterschreiben Sie selbst – und prüfen Sie, ob Beträge und Stunden plausibel sind. Kennen Sie Ihre Belegschaft. Nutzen Sie einen Lohnservice, scannen Sie den Bericht, der mit den Schecks kommt – suchen Sie nach Mitarbeitern, die gar nicht existieren. Stellen Sie sicher, dass der Lohnservice seriös und finanziell solide ist – denn Sie haften persönlich für nicht abgeführte Lohnsteuern. Und: Nur der Lohnservice darf Ihre autorisierte Faksimile-Unterschrift nutzen. Keine Stempelunterschriften.

Hausverstand? Ja. Doch der genannte Vorfall zog sich über drei Jahre hin. Hoffentlich haben die meisten von Ihnen bereits Verfahren etabliert, die so etwas verhindern.

Und denken Sie daran: Ein ehrlicher Mitarbeiter wird es nicht übelnehmen, wenn Sie kontrollieren – also tun Sie es.

Weitere Informationen zu Warnsignalen bei Unterschlagung finden Sie hier.

Danke an Doug Waterman, seit vier Jahren Client Advisor bei CMTC, für seine Expertise. Doug unterstützt Hersteller regelmäßig bei Finanzfragen und Lösungsentwicklung. Zuvor 22 Jahre Finanzberatung für kleine Familienunternehmen und Commercial Lender bei Großbanken.