50 wichtige Tipps zur Ausrüstungsverfolgung, die Sie kennen sollten

Unternehmen haben heute mehr denn je die Möglichkeit, ihre Geräte effizient und manchmal mit nur geringen Vorabinvestitionen zu verfolgen. Allerdings gibt es derzeit viel Konkurrenz auf dem Markt, was die Auswahl schwierig machen kann, insbesondere in Bezug auf Prozesse, Software und spezialisierte Tracking-Geräte. Glücklicherweise ist das Internet randvoll mit Expertenressourcen, die dabei helfen, sich auf diese schwindelerregende Aufgabe zu konzentrieren. Um das Fett zu reduzieren, haben wir eine Liste mit 50 Tipps zur Geräteverfolgung zusammengestellt, darunter organisatorische Tricks, Prozessimplementierung und Best Practices für Wartung und Reparatur. Unten finden Sie Zitate direkt aus diesen Expertenressourcen, bequem nach Kategorien geordnet.

Gehe zu:

• Beste Organisationstaktiken für Ausrüstung
• Best Practices für Asset-Tracking-Software und Tag-Auswahl
• So implementieren Sie ein Ausrüstungsverfolgungsprogramm
• Wartung und Reparaturen aufzeichnen
• So fördern Sie die Bedeutung der Geräteverfolgung bei Mitarbeitern

Beste Organisationstaktiken für Ausrüstung

1. Bevor Sie etwas unternehmen, erstellen Sie eine aktuelle Geräteinventarliste. „Wissen Sie genau, welche Ausrüstung sich in Ihrem Inventar befindet? Vielleicht haben Sie eine Idee, obwohl wir glauben, dass der Gesamtwert Ihrer gesamten unterstützenden Ausrüstung wahrscheinlich höher ist, als Sie erwarten würden. Auch wenn Sie einen Überblick haben, ist es ein Lebewesen? Eine Liste der Ausrüstung in Ihrem Inventar von vor einem Jahr ist weniger wert als das Papier, auf dem sie gedruckt ist.“ – Henri Van Bost, 8 Tipps für eine effektive Gerätebestandsverwaltung , Cheqroom; Twitter:@cheqroom

2. Denken Sie über die manuelle Nachverfolgung von Organisationsgeräten hinaus. „Die allgemeine Wahrnehmung, dass manuelle Bestandsverfolgungsmethoden eine sichere Sache sind, schadet Unternehmen. Sicher, sie sind erschwinglich und gibt es seit der Reagan-Administration, aber sie haben sich auch als finanzielle und betriebliche Belastung für das Gerätemanagement erwiesen.“ – Die ultimative Möglichkeit, Bauwerkzeuge und -geräte zu verfolgen , ASAP-Systeme; Twitter:@ASAP_Systems

3. Organisieren Sie Ihren Raum so, dass Geräte effizient aufgestellt werden können. „Bevor Sie etwas in das Lager stellen, kennzeichnen Sie alles:Lagerregale, Regale, Docks, alles. Lageretikettenlösungen wurden speziell entwickelt, um die einzigartigen Anforderungen des Lagers zu erfüllen, und bieten kundenspezifische Optionen, die von retroreflektierenden Etiketten mit großer Reichweite bis hin zu Kühlhausetiketten, hängenden Lagerschildern, mehrstöckigen Regaletiketten sowie Dock- und Türschildern für den Außenbereich reichen Elemente. Durch die Wahl der richtigen Etikettenlösung wird Ihr Lager übersichtlicher, die Kommissionierung und Verpackung wird rationalisiert und die organisatorische Effizienz wird insgesamt gesteigert.“ – Shelly Stazzone, How to Organize a Warehouse:A Step-by-Step Guide to Efficient Warehouse Organization , Kameracode; Twitter:@Camcode

4. Erstellen Sie einen Ausrüstungsverwaltungs- und -verfolgungsprozess, der Ihrem Betrieb hilft, seine Ziele zu erreichen. „Laut dem US-Verkehrsministerium besteht der erste Schritt in einem physischen Asset-Management-Prozess darin, organisatorische Richtlinien festzulegen, einschließlich strategischer Ziele und Budgets. Dies hilft, die zukünftigen Anforderungen eines Unternehmens zu ermitteln. Der zweite Schritt umfasst das Sammeln und Analysieren des aktuellen Asset-Bestands und der Performance. Der Unterschied zwischen dem, wo das Unternehmen sein möchte, und dem, wo es heute ist, ist die strategische Vermögenslücke des Unternehmens, die anzeigt, wo das Unternehmen Verbesserungen vornehmen muss. Im dritten Schritt werden Alternativen zur Überbrückung dieser Lücken evaluiert. Der letzte Schritt beinhaltet die kontinuierliche Überwachung der Asset-Performance und die Anpassung des Asset-Mix nach Bedarf.“ – Chirantan Basu, Organizing Function of Managing Physical Assets , Chronik; Twitter:@houstonchron

5. Treffen Sie starke organisatorische Entscheidungen, die getroffen werden, um zu bleiben. „Die Umsetzung einer Reihe von Fertigungsprioritäten in eine angemessene Sammlung von Werken, Mitarbeitern und Richtlinien erfordert Ressourcen, Zeit und Durchhaltevermögen des Managements. Wie wir bereits erwähnt haben, befindet sich der Großteil der Vermögenswerte der meisten Unternehmen (Kapital, Personal und Management) in der Fertigung. Darüber hinaus sind diese Vermögenswerte in der Regel massiv, stark miteinander verknüpft und langlebig – im Vergleich zu Marketing und den meisten Finanzanlagen. Infolgedessen ist es schwierig, sie umzuleiten, und eine „Feinabstimmung“ ist fast unmöglich. Sobald eine Änderung vorgenommen wurde, wirkt sie sich im gesamten System aus und kann nicht einfach rückgängig gemacht werden.“ – Robert H. Hayes und Roger W. Schmenner, Wie sollten Sie die Fertigung organisieren? , Harvard Business Review; Twitter:@HarvardBiz

6. Entscheiden Sie sich für einen visuellen Organisationsprozess, der einfach zu implementieren und zu verstehen ist. „ Es gibt eine Reihe bestehender Verfahren zum Organisieren von Werkzeugen. Das kann nach Werkzeugtyp, nach Auftragstyp (vorausgesetzt, diese Unterscheidung ist problemlos möglich) oder auch alphabetisch geordnet sein, wenn Sie eine besonders große Auswahl haben. Verschiedene Kategorien können in verschiedenen Bereichen gespeichert werden, was ein einfaches Auffinden ermöglicht.“ – Moira Van Den Akker, Einfache Möglichkeiten zur Verwaltung Ihres Werkzeuglagerbestands , Konstruierbar; Twitter:@TrimbleMEP

7. Identifizieren und eliminieren Sie Ihre „Geister-Assets“. „Ein ‚Geister'-Asset ist Eigentum, das verloren geht, gestohlen oder unbrauchbar ist, aber immer noch als aktives Anlagevermögen im System aufgeführt ist … Nicht identifizierte Ghost-Assets können zu Produktivitätsverlusten führen, da fehlende oder unbrauchbare Assets nicht verfügbar sind, wenn sie benötigt werden . Die Kapitalbudgets werden unzureichend, weil das Management nicht weiß, dass kritische Vermögenswerte ersetzt werden müssen.“ – Best Practices für Anlagevermögensverwalter , Sage-Software; Twitter:@SageNAmerica

Best Practices für Asset-Tracking-Software und Tag-Auswahl

8. Bevor Sie Ihre Software auswählen, sollten Sie zunächst Ihre Optionen in Betracht ziehen. „Anlagenverwalter können Best Practices implementieren, indem sie ein geeignetes Asset-Tracking-System für ihre Organisationen auswählen. Zu den Tools, die für die vollständige Kontrolle des Lebenszyklus von Vermögenswerten in Betracht gezogen werden sollten, gehören Buchhaltungssoftware für Sachanlagen, Bestandslösungen, benutzerdefinierte Berichterstellung und Projektbuchhaltungslösungen. Bei der Bewertung von Softwarelösungen sollte besonderes Augenmerk auf die Integration zwischen Anlagenanwendungen sowie mit anderen Finanzlösungen wie dem Hauptbuch gelegt werden, um zusätzliche Zeit zu sparen und Fehler bei der erneuten Eingabe von Daten auszuschließen.“ – Vorteile der Implementierung einer Anlagelösung, die Strichcodierung und Scannen umfasst , ITWeb; Twitter:@ITWeb

9. Bestimmen Sie die Ausrüstung, die für Nachverfolgungszwecke gekennzeichnet werden muss. „Nahezu jede Art von Ausrüstung kann etikettiert werden, und die Etiketten werden aus verschiedenen Materialarten hergestellt, damit sie der Umgebung standhalten, in der Ihre Ausrüstung verwendet wird. Asset-Tags enthalten in der Regel einen Barcode, mit dem jedem Gerät eine eindeutige Identifikationsnummer zugewiesen werden kann, damit Sie seinen Standort leicht lokalisieren, auf Wartungspläne zugreifen, den Status des Geräts bestimmen und vieles mehr können, indem Sie einfach das permanente Geräteetikett scannen. Die Verwendung von Asset-Tags verringert auch das Risiko, Geräte durch menschliches Versagen oder Diebstahl zu verlieren.“ – Shelly Stazzone, Equipment Tracking Best Practices:Asset Tags and Software, Maintenance Scheduling and More , Kameracode; Twitter:@Camcode

10. Berücksichtigen Sie Ihre aktuellen Investitionen in die Geräteverfolgung. „Es ist entscheidend, dass Sie ein System auswählen, das mit Ihren vorhandenen Technologien kompatibel ist – einige funktionieren beispielsweise nur auf bestimmten Geräten oder Betriebssystemen. Sie müssen sich Ihre aktuellen Systeme ansehen und beurteilen, ob sich das Online-Bestellverwaltungssystem darin integrieren lässt.“ – Jodie Green, Auswahl des richtigen Online-Bestandsverwaltungssystems , Fleximieren; Twitter:@fleximize

11. Bestimmen Sie die zusätzliche Ausrüstung, die benötigt wird, um Ihre Vermögenswerte zu verfolgen. „Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, Inventar zu verfolgen, daher ist es wichtig zu wissen, welche Methode Sie verwenden werden. Sie können Lagerbestände mithilfe von Barcodes, Serialisierung, RFID-Tags, Chargenkontrolle und Kitting verfolgen. Es gibt nicht nur viele Methoden, sondern einige funktionieren besser mit bestimmten Inventarisierungsprozessen. Deshalb sollten Sie sich für eine Methode entscheiden, bevor Sie mit der Suche nach einem Inventarsystem beginnen. Nicht alle Systeme sind in der Lage, das gesamte Tracking zu verwenden, insbesondere in den Märkten für mittlere bis kleine Büros. Es kann problematisch und kostspielig sein, Ihre Bestandsprozesse an ein System anzupassen. Um dies zu vermeiden, legen Sie fest, welche Tracking-Methode am besten funktioniert, bevor Sie mit der Suche beginnen.

„Abhängig von Ihrer Wahl müssen Sie möglicherweise die Hardware und die Scanner kaufen. Sie möchten sicherstellen, dass die von Ihnen ausgewählten Scanner mit Ihrem System verwendbar sind. Wenn Sie Ihre Scanner nach Ihrem System auswählen, sind sie möglicherweise nicht kompatibel. Oder die kompatiblen Scanner sind möglicherweise nicht für Ihre Anforderungen geeignet. Wie Sie sehen, ist es wichtig, diese Entscheidungen zu treffen, bevor Sie mit der Suche beginnen.“ – 5 Tipps zur Auswahl des richtigen Warenwirtschaftssystems , Klare Spinne; Twitter:@clearspider

12. Stellen Sie sicher, dass Ihre Ausrüstungsverfolgungssoftware mindestens diese Funktionen enthält. „… Sie sollten diejenigen markieren, die Sie unbedingt benötigen, sowie diejenigen, die Sie möglicherweise in Zukunft benötigen, und irrelevante Funktionen vergessen. Es ist auch erwähnenswert, dass Ihre Point-of-Sale-Software möglicherweise bereits alle benötigten Bestandsverwaltungsfunktionen integriert hat, also stellen Sie einfach sicher, dass Sie Ihre Software nicht verdoppeln.

• Zentrale Drehscheibe: Stellen Sie sicher, dass Ihre Software als „zentraler Knotenpunkt“ zwischen allen Einkaufspunkten fungiert, einschließlich Online-Shops und mehreren physischen Standorten.
• Echtzeitdaten: Dies ist besonders wichtig, wenn Sie mehrere Geschäfte betreiben oder mehrere Lager verwalten.
• Benutzerfreundlichkeit: Sie sollten alle Software kostenlos testen und sich vor dem Kauf vergewissern, dass Ihre Mitarbeiter damit vertraut sind. Das kann langfristig viel Zeit und Geld sparen.
• Sicherheit: Ihre Daten sollten online in der Cloud gesichert und nicht lokal gespeichert werden.
• Technischer Support und Schulung: Fragen Sie Ihren Anbieter, ob Implementierung, Support und Schulung enthalten sind. Dies kann ein großer Aufpreis sein, wenn dies nicht der Fall ist.
• Hardwareintegration: Funktioniert die Software mit Ihrem vorhandenen Computer, Betriebssystem und Barcode-/RFID-Scannern?“

– Amanda Layton, Digital Marketing Professional bei PrognoStore, The Ultimate Guide for Choosing Inventory Management Software , Der PrognoStore-Blog; Twitter:@PrognoStore

13. Verwenden Sie für jedes Gerät eine eindeutige Identifikationsnummer. „Es ist wichtig zu bedenken, dass Sie beim Erstellen eines Asset-Tags oder Barcode-Etiketts die Verwendung der Seriennummer des Geräts vermeiden sollten. Seriennummern können dupliziert werden, und Benutzer werden verwirrt, wenn es unmöglich wird, zwei Assets in einem Asset-Tracking-System voneinander zu unterscheiden. Die Lösung besteht darin, für jedes Gerät eine eindeutige Identifikationsnummer zu verwenden, damit Sie keine identischen Nummern haben. Sie bewahren Ihre Datenintegrität und haben vollständige, genaue Geräteinformationen in Echtzeit, wenn Sie sich für die Verwendung einer eindeutigen Identifikationsnummer für Ihr Gerät entscheiden.“ – Shelly Stazzone, Equipment Tracking Best Practices:Asset Tags and Software, Maintenance Scheduling and More , Kameracode; Twitter:@camcode

14. Fordern Sie vor dem Kauf eines Asset-Management-Systems eine kostenlose Demo an. „Prüfen Sie, ob das Unternehmen eine kostenlose Testversion oder Vorführung anbietet. Fragen Sie danach und versuchen Sie, die Demonstration unter denselben Bedingungen zu erhalten (identische Hardware- und Softwarekonfiguration, die Sie in Ihrer Organisation verwenden werden).“ – Mungara Chinratan, 6 Tipps zur Auswahl der richtigen Asset-Management-Software, E-Learning-Branche; Twitter:@elearningindustry

15. Achten Sie auf einfache Check-in/Check-out-Funktionen. „Eine benutzerfreundliche Check-in/Check-out-Funktion kann die Genauigkeit erheblich verbessern und den Zeitaufwand für das Austeilen und Empfangen von Assets reduzieren. Suchen Sie nach Software, die Felder für das Ein- und Auschecken automatisch ausfüllt, mit einer „Schnellsuche“-Funktion, die Ihre Datenbank nach Asset-Tag, Asset, Anbieter, Kunde oder Mitarbeiter durchsucht. Einige Softwareangebote ermöglichen es Ihnen, eine einzige Transaktion zu verwenden, wenn Sie mehrere Assets an mehrere Beauftragte auschecken/auschecken – ein großer Vorteil für Werkzeuglager, Schulen und Notfalleinheiten mit einer großen Anzahl von Assets, die regelmäßig bei mehreren ein- und ausgecheckt werden müssen Benutzer.“ – Brian Sutter, 14 Dinge, auf die Sie bei der Auswahl einer Asset-Management-Software für Ihr Unternehmen achten sollten , Business2Community; Twitter:@b2community

16. Bestimmen Sie, welche Ausrüstungsteile Asset-Tags benötigen. „Die Beantwortung der folgenden Fragen kann Sie auf einen klar definierten Weg bringen, um Ihre Assets zu kennzeichnen:

1. Bei welchen Werkzeugen besteht ein höheres Diebstahl- oder Verlustrisiko?
2. Welche Assets werden am häufigsten verwendet?
3. Besteht die Möglichkeit, dass Instrumente zwischen den Abteilungen ausgetauscht werden?

„Sobald Sie alle Assets aufgelistet haben, die unter die Kriterien fallen, können Sie besser verstehen, welche Artikel Sie kennzeichnen sollten. Dies können beispielsweise tragbare Geräte sein, die an verschiedenen Standorten leicht verloren gehen können, oder Artikel, die stark nachgefragt werden. Zu den am häufigsten getaggten Geräten gehören Laptops, Smartphones und Drucker. Je nach Größe des Unternehmens können solche Artikel teure Kapitalanlagen sein, die nicht einfach zu ersetzen sind. Abgesehen vom Geldwert enthalten Laptops und Festplatten oft vertrauliche Informationen, auf die unbefugtes Personal um keinen Preis zugreifen sollte. Aus genau diesem Grund ist es von entscheidender Bedeutung, alle Vermögenswerte zu kennzeichnen, die geschützt und während ihrer gesamten Nutzung verfolgt werden müssen.“ – Best Practices für die Kennzeichnung von Assets:Ein Leitfaden zur Kennzeichnung von Unternehmensressourcen , EZ Office-Inventar; Twitter:@officeinventory

17. Wählen Sie im Zweifelsfall den Strichcode. „Seriennummern werden während des Inventarisierungsprozesses oft dupliziert, beschädigt oder sind nicht verfügbar. Das Format der Seriennummer ist je nach Hersteller sehr unterschiedlich, was für eine Datenbankschlüsselkennung nicht förderlich ist. Die Sammlung von Seriennummern ist anfällig für menschliche Fehler und Interpretationen. Seriennummern enthalten oft spezielle nicht-alphabetische oder nicht-numerische Zeichen (#, -, %).

„Obwohl die Seriennummer ein wichtiger Datenpunkt für alle Assets ist, sollte sie nicht isoliert als Standarddatenpunkt für Verfolgungs- und Berichtszwecke verwendet werden. Barcodes sind der bevorzugte Weg. Dies ermöglicht eine konsistente Schlüsselkennung für alle Assets in einem Standardformat. Die Strichcodierung ermöglicht auch eine besser kontrollierte Bestandsaufnahme. Tags können nachverfolgt und Assets visuell bestätigt sowie im Inventar erfasst werden.“ – David Foxen, Kurzanleitung zur Verfolgung von Hardware-Assets , Die ITAM-Rezension; Twitter:@itamreview

18. Erfahren Sie mehr über die Vorteile des Einsatzes von Ortungssystemen für Hochleistungsgeräte. „Schwere Ausrüstung, die Sie wissen lässt, wo sie ist, wann sie zurückkommt, wie viel Kraftstoff sie verbraucht und Wann ist es Zeit zum Arzt zu gehen? Ganz zu schweigen von der Mitarbeit an Berichten und Lieferungen vor Ort ohne Kaffeepause? Neben der Reduzierung der Zeit, die jetzt für die Koordination und Datenerfassung durch die Mitarbeiter aufgewendet wird, kann diese „intelligente“ Ausrüstung Managern auch dabei helfen, Entscheidungen über Kundenziele und Arbeitspläne zu treffen, was nicht nur Zeitersparnis, sondern auch mehr Gewinn bedeutet. Einige proprietäre Telematik-Streitigkeiten zwischen den Herstellern gehen weiter, so dass noch kein vollständiger Zugriff auf alle Gerätedaten besteht, aber Manager sollten sich auf ein Standortszenario der nahen Zukunft vorbereiten, in dem ein Großteil der Arbeit von ehemals „dummen“ Maschinen erledigt wird.“ – Wie High-Tech-Geräteverfolgung die Konstruktion verändert , Rechen; Twitter:@RakenApp

19. Machen Sie Ihre Ausrüstung weniger anfällig für Diebstahl. „ Lassen Sie auf Ihren Geräten und Werkzeugen den Namen und die Anschrift Ihres Unternehmens anbringen. Dies ermöglicht die korrekte Identifizierung Ihrer Ausrüstung und hält Diebe davon ab, Ihre Ausrüstung zu stehlen. Wenn Ihre Ausrüstung beschriftet ist, ist sie identifizierbar, was sie weniger wünschenswert macht.“ – Wie man Baumaschinendiebstahl bekämpft , LiveViewGPS; Twitter:@latracker

20. Verfolgen Sie die Werkzeuge, die Ihre Geräte reparieren. „Effiziente Tool-Tracking-Daten werden sich im Laufe der Zeit ansammeln, und Manager können erkennen, welche Mitarbeiter möglicherweise mehr Schulung benötigen oder Geräte falsch verwenden. Prusha sagt, dass die Werkzeugverfolgung eine Priorität in der Fertigung ist, wo bestimmte Werkzeuge verwendet werden, um Anlagen in einer gesamten Produktionslinie zu reparieren. Im Gegensatz dazu übersehen Facility Manager diesen Prozess möglicherweise häufiger, da sie dazu neigen, unspezifische Geräte wie Rasenmäher, Bürsten oder Bohrer zu verwenden. Für Unternehmen jeder Größe bietet die Nachverfolgung der Tools, die für die täglichen Aufgaben am wichtigsten sind, eine bessere Übersicht.“ – Brock Prusha, Senior System Analyst beim CMMS-Anbieter MAPCON, im Gespräch mit Taylor Short, Tool Management with a CMMS:Benefits and Best Practices , Softwareberatung; Twitter:@softwareadvice

21. Führen Sie regelmäßige Asset-Nutzungsberichte für eine konzentriertere Nachverfolgung aus. „Die erfolgreiche Durchführung des täglichen Geschäftsbetriebs ist nur durch ein robustes Asset Management möglich. Um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten, ist es entscheidend, den Anlagenverbrauch zu notieren. Dies kann durch Generieren eines Asset-Nutzungsberichts erfolgen, der die Nachverfolgung des Nutzungsverlaufs sowie Check-in- und Check-out-Aufzeichnungen verwendet. Es hilft Unternehmen, Schwellenwerte für die Bestandsversorgung festzulegen und Geräte bei Bedarf für eine lange Lebensdauer zu rotieren.

„Am wichtigsten ist, dass Sie durch die Verfolgung des Verbrauchs anhand von Auslastungsberichten die Beschaffung automatisieren können. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie keine Verzögerungen aufgrund von Engpässen haben. Die Verfolgung monatlicher Beschaffungstrends mithilfe von Berichten wie diesen kann den Verwaltungsaufwand für Ihr Unternehmen erheblich senken.“ – Momina Sohail, Die wichtigsten AssetTracking-Berichte, die Sie ausführen sollten , TechnologyAdvice; Twitter:@Technology_Adv

22. Stellen Sie sicher, dass Ihre Ausrüstungsverfolgungssoftware flexibel genug ist, um wichtige kategorische Unterscheidungen zu treffen. „Sie müssen in der Lage sein, Dinge, die Sie nicht besitzen, mit denen, die Sie besitzen, zu verfolgen und über die vergleichbare Nutzung zu berichten. Diese Daten sind sehr hilfreich bei der Entscheidung, ob es sich lohnt, zusätzliche Artikel zu Ihrer eigenen Flotte hinzuzufügen.“ – Asset-Tracking-Software – Best Practices für die Geräteverwaltung , Wynne; Twitter:@wynnesystems

23. Erhöhen Sie die Kultur der Verantwortlichkeit in Ihrem Unternehmen. „Asset-Tracking fügt jedem Unternehmen ein höheres Maß an Rechenschaftspflicht hinzu. Wenn Manager in der Lage sind, detaillierte Aufzeichnungen darüber zu führen, wann bestimmte Assets verwendet werden und wer sie verwendet hat, erhalten Sie neue Informationen, die zur Lösung bereits bestehender Probleme verwendet werden können. Beispielsweise erfahren Sie möglicherweise, dass Sie regelmäßig Produkte in Lager A verlieren. Nachdem Sie die Angelegenheit untersucht haben, stellen Sie fest, dass jedes Mal, wenn der neue Picker an diesen Ort geschickt wird, etwas fehlt.

„Ohne Asset-Tracking hätten Sie vielleicht nie bemerkt, dass dies passiert. Durch die Erhöhung der Gesamtverantwortung Ihres Systems wird auch die missbräuchliche Behandlung von Vermögenswerten durch Mitarbeiter verhindert. Wenn Mitarbeiter wissen, dass sie für Vermögenswerte verantwortlich sind, kümmern sie sich besser darum.“ – Dominique Robinson, So erkennen Sie, ob Ihr Unternehmen Asset-Tracking-Software benötigt , SkuVault; Twitter:@SkuVault

24. Wählen Sie ein Cloud-basiertes System für die Geräteverfolgung unterwegs. „Cloudbasierte Softwarelösungen ergänzen Automatisierungsfunktionen, indem sie Teams mehr Flexibilität geben, wann und wie sie ihre Arbeit erledigen. Anstelle eines lokalen oder geräteinternen Systems stellt eine Cloud-basierte Plattform sicher, dass Teammitglieder jederzeit und überall Daten aufzeichnen und aktualisieren können. Darüber hinaus ermöglichen Cloud-gehostete Systeme Teams, in Echtzeit zusammenzuarbeiten, anstatt darauf zu warten, dass die neueste Version versendet wird. Finden Sie schließlich eine erhöhte Genauigkeit mit Cloud-Programmen und stellen Sie sicher, dass es nur eine Aufzeichnung der Wahrheit gibt.“ – Bestandsverwaltung 101:Von der einfachen Bestandsverwaltung zur Cloud-basierten Verwaltung , Smartsheet; Twitter:@smartsheet

Einführung eines Ausrüstungsverfolgungsprogramms

25. Holen Sie mehr aus Ihrer Geräteverfolgung heraus, indem Sie Systeme zusammenführen. „Alternativen für Software zur Verwaltung Ihres Bestandssystems reichen von kostenlosen Software-Downloads über selbst entwickelte Tabellenkalkulationslösungen bis hin zu Cloud-basierten und eigenständigen kommerziellen Bestandsverwaltungen. Sie können sogar benutzerdefinierte Software speziell für Ihr Unternehmen entwickeln lassen. Wenn Sie Inventarsoftware in Buchhaltungspakete integrieren möchten, werden Ihre Optionen eingeschränkt, obwohl einige Buchhaltungspakete grundlegende Inventarfunktionen integriert haben, sodass Sie möglicherweise bereits über Inventarsoftware verfügen. Überprüfen Sie, ob das Softwarepaket, das Sie in Betracht ziehen, genügend Inventargegenstände verarbeiten kann, um Ihren Anforderungen gerecht zu werden.“ – Scott Shpak, Implementierung eines Bestandssystems für ein Fertigungsunternehmen , AZ-Zentrale; Twitter:@azcentral

26. Entscheiden Sie sich bei der Implementierung für ein einheitliches Einheitensystem. „Maßeinheiten, Dinge wie ‚Stück‘, ‚Stück‘, ‚Pfund‘, ‚Beutel‘ usw. geben Mengen Bedeutung und sie gehören an einen eigenen Ort, außerhalb von Beschreibungen und numerischen Mengenfeldern. Die Verwendung gut erstellter und konsistenter Maßeinheiten macht Lagerbestände, Versandmengen und Bestellmengen leichter verständlich.“ – Bestandsgrundlagen – Bestandsverwaltung , eindeutig Inventar; Twitter:@clearinventory

27. Wählen Sie die mobilfreundlichsten Scanlösungen aus. „Ob Sie in einer schnelllebigen Umgebung, im Freien oder in einem großen Lagerhaus arbeiten, ein robuster Barcode-Scanner ist für Ihren Erfolg unerlässlich. Der Hauptunterschied zwischen Standard- und robusten Scannern besteht darin, dass erstere vollständig versiegelt sind, um sie vor Staub und Feuchtigkeit zu schützen. Sie haben auch rutschfeste Griffe und sind oft 4 bis 6 Fuß sturzfest.“ – Best Practices für die Bestandsverwaltung , ASAP-Systeme; Twitter:@ASAP_Systems

28. Bereiten Sie sich vor auf das Worst-Case-Szenario vor Softwareimplementierung. „Sichern Sie alle Ihre Daten und bewahren Sie die Sicherung an einem sicheren Ort auf. Dies ist Ihre Notfallkopie der Informationen für den unwahrscheinlichen Fall, dass etwas schief geht.“ – So bereiten Sie sich auf die Implementierung einer Bestandsverwaltungssoftware vor:Minimieren Sie die Unterbrechung , Zenventory; Twitter:@zenventory

29. Integrieren Sie einfache Audit-Optionen in Ihre Software-Integration. „Wirtschaftsprüfer sollten sich nicht durch einen Ozean von Papierkram wühlen oder von einem Standort zum anderen wechseln müssen. Mit einem Bestandsverwaltungssystem haben sie alle Informationen, die sie benötigen, direkt zur Hand. Ob auf einem Computer oder einem mobilen Gerät, die Daten sind überall abrufbar. Diese Software sollte Ihnen auch dabei helfen, die Bestandskontrolle aufrechtzuerhalten“ – Ins and Outs of Inventory Management Systems , SelectHub; Twitter:@SelectHub

Wartung und Reparaturen aufzeichnen

30. Verwenden Sie Ihr Ausrüstungsverfolgungssystem, um Reparaturen im Auge zu behalten. „Die Verfolgung von Reparaturen ist unerlässlich, um chronisch fehlerhafte Geräte oder missbräuchliche Bediener zu identifizieren. Eine einfache Tabellenkalkulation kann ausreichen, obwohl eine spezialisierte und ausgeklügelte Asset-Tracker-Anwendung die Arbeit im Geschäft, den Besitz, Wartungspläne, Programmier-Upgrades, Bestandsprüfungen, Installation und strukturelle Wartung kontrollieren kann. Sie können es für Asset-Management-Berichte einrichten und Abteilungen für ihre Assets verantwortlich machen und den Zugriff kontrollieren.“ – Asset-Tracking , P25 Best Practice; Twitter:@TaitRadio

31. Use your system to devise a maintenance schedule. “Businesses gain a massive return on investment with a quality fixed asset system that can calculate periodic depreciation (using a variety of methods, including straight-line depreciation and double declining balance), identify the need for preventative maintenance in order to extend the fixed asset’s lifespan, and a check-in-and-out process to monitor who had the asset in their possession last, where they had it and for what reason, preventing asset loss due to theft, forgetfulness or incompetence.” – Jay Schofield, What You Need to Know:Fixed Asset or Inventory Management , System ID; Twitter:@systemid

32. Use your equipment tracking tool to follow up on depreciation. “Usually, you don’t report the entire cost of a fixed asset in one year. Instead, you depreciate the expense to account for the asset’s declining value over time. You report portions of the total cost over a fixed number of years. You need to track each fixed asset’s depreciation status to know what to report on your business tax return.” – Amanda Cameron, Fixed Asset Management for Small Business , Patriot Software; Twitter:@patriotsoftware

33. Get clear on the meanings behind different repair cycle strategies. “Ideally preventive or routine maintenance is scheduled and performed through an asset tracking system to prevent or foresee the need for repairs or full replacements of equipment. Alternatively, corrective or emergency maintenance occurs when there is an abrupt need for repair or replacement.

“Maintenance can include, but is not limited to:

1. Regularly scheduled inspections of assets
2. Making necessary repairs to assets to ensure full functionality
3. Replacing equipment that can no longer be used
4. Visibility of equipment repair history for accounting purposes”

– Maintaining Maintenance for Asset Tracking , Barcloud Blog; Twitter:@ASAP_Systems

34. Get in the habit of adding equipment utilization data to your general records. “Every firm invests a large amount of capital in its equipment. High-quality tools and machines tend to break down less and function longer. But that doesn’t mean you don’t rigorously monitor their usage. One way to do this is to track when and where your equipment is being used. This can be easily done through equipment maintenance record keeping by tagging all your tools. What this basically does is link your official inventory to an online software. This software is a single access point of information for everyone in your workplace. Every time an employee checks out a machine for use, it is instantly updated in the system. When you know where your tools are, it becomes easier to record their usage history to forecast future trends and patterns.” – What is Equipment Maintenance Record Keeping and How to Optimize It , EZ Office Inventory; Twitter:@officeinventory

35. Automate your equipment’s maintenance and servicing schedules. “EAM/CMMS solutions offer more comprehensive maintenance management and recordkeeping, which promotes greater part longevity and is generally required to achieve regulatory compliance. Serialization makes it much easier to monitor and manage maintenance activities and histories, and better solutions support enhanced features such as integration with mobile devices for maintenance activity reporting. The ability to automate scheduling, including resource-based schedule management, ensures work is performed as required.

“In addition, plants gain better control over repair work through their ability to record and analyze repair incidents and intervals. Historical analyses of service and repair records can also help the organization track how specific parts perform in relation to expectations.” – Mike Edwards, founder of AssetOptics, 4 Tips for Better Inventory Management , Reliable Plant; Twitter:@NoriaCorp

36. Fuse maintenance management into your asset management plan. “While maintenance management and asset management are technically different, they are still interrelated and flow well together. Maintenance management helps to guide the physical performance of maintenance equipment and activities efficiently, while asset management helps to analyze all the data for the work needed to perform on the assets themselves.

“Asset management assists in identifying and prioritizing the work necessary for specific assets not only for the ROI of the asset, but also to analyze and coordinate strategically with work on other opportunities.” – What’s the Difference Between Asset Management and Maintenance Management , Micromain; Twitter:@micromaincorp

37. Always take weather into account when formulating a maintenance schedule. “It’s important to take weather and site conditions into your maintenance plan. Because weather and site conditions change how often and when construction equipment maintenance should be scheduled. In places with acidic soil or salting, it’s important to address this in your maintenance plan. Otherwise important parts of the equipment could end up rusting or corroding and cause unexpected maintenance needs.” – Rachel Novotny, Construction Equipment Maintenance:How Often and When to Schedule , eSUB; Twitter:@eSUBinc

38. Save money by analyzing the key performance data of your equipment. “A major benefit with a maintenance software solution involves data. All the current and historical data related to assets and maintenance is easily accessible in one place.

“’That gives contractors a powerful tool for managing day-to-day maintenance processes, monitoring KPIs, and making strategic ownership decisions like when it is more cost effective to replace an asset versus continuing to maintain it’,” says Kane.” – John Kane, product manager at B2W Software, as quoted by Conexpo Con/Agg, Association of Equipment Manufacturers , Conexpo Con/Agg; Twitter:@conexpoconagg

39. Put your equipment on a preventative maintenance track instead of a corrective one. “Equipment failures can shut down part of your plant or even your entire facility. Operations will cease until you can fix the equipment issue. Preventive maintenance helps you catch potential problems before they become major failures, whereas corrective maintenance relies on fixing issues after they’ve already caused disruptions.

“With a PM system in place, you can perform maintenance tasks and fix potential problems on your terms. You can choose to address the issue at a time when you don’t need to use the equipment in question, such as at night, on the weekend or during another time when activity is slow. You can also shut down small parts of your operations one at a time, so your business never has to come to a complete stop. If you rely on corrective maintenance, you have no control over when you perform maintenance activities. Equipment could go down anytime, and chances are it won’t fail at a time that’s convenient for you. These failures will also likely take longer to fix than conducting PM activities would have.” – The Importance of Preventative Maintenance for Your Material Handling Equipment , Cherry’s Industrial Equipment; Twitter:@CherrysInd180

40. Learn how to create an equipment downtime report using your equipment tracking software. “You know it’s frustrating to navigate through spreadsheets if your company still relies on manual asset tracking and reporting. Eliminate the need for spreadsheets (with thousands or rows of assets for each location) with a CMMS.

“When you implement a CMMS, you gain real-time visibility and insights that minimize downtime and reduce lost profits. You’ll gain the opportunity to organize all assets in one place in a hierarchical structure, rather than a list for an easy-to-scan downtime report. A CMMS allows you to add equipment to work orders as you populate them. From here, you can sort by overall asset, brand or lifecycle stage, or choose to see asset by location. In one click, you’re able to sort assets or locations by downtime to generate quick, data-driven reports for future decisions.” – Leah Garcia, How to Create an Equipment Downtime Report in a CMMS , Maintenance Connection; Twitter:@maintconnect

How to Promote the Importance of Equipment Tracking to Employees

41. Educate your staff on your new equipment tracking system. “While having a system in place is important, it is just as important that you and your team understand how to use it effectively. Set aside time to familiarize yourself with the software, including its settings, filters, attributes, and understand how to generate reports so you can review important information.

“If there is something you or your colleagues don’t understand or want to learn about, it is important that you have a service provider that has a technical support team that is able (and wanting) to meet your needs. Their team should be able to provide you with useful tips and advice — or point you to a place where you can find those things — to help you get the most out of your system.” – Brian Dziuk, 4 Tips for Improving Your Equipment Tracking Solutions in 2018 , RasTrac; Twitter:@RasTrac_GPS

42. Implement strict post-training followups. “Instruction is only part of a successful training regiment. Following up with your staff after their training, while they are using the asset tracking system, can help you ensure that they are using it correctly.

“It’s important for several reasons. First, if there are substantial training-related challenges in using the system, it’s a good opportunity to decide whether additional training is needed. Also, it will help you to determine the effectiveness of the training itself and gives you the opportunity to re-evaluate it and make modifications to the curriculum if necessary. Finally, it lets you conduct performance assessments, and will let you know whether or not the staff responsible for using the asset tracking software are doing so in the most productive and efficient way possible.” – 5 Tips for Onboarding New Staff with Barcode Asset Tracking Tools , Supply Chain Services; Twitter:@SupplyChainSvcs

43. Train your staff to beware of inefficiencies like duplication. “One of the most valuable keys in proper asset management is identifying and eliminating sources of waste. Identify where defects or errors are being introduced into your equipment asset management program. Where can human error influence the quality of decisions made in maintaining assets? With regards to an oil analysis program, sample collection technique, information transcription and information setup can all impact the accuracy of test results.

“Identify where duplication of work is occurring. The use of inefficient, duplicated or overlapping routes to collect predictive maintenance information may result in much time wasted. Entry of information into multiple databases or by multiple people may also be a potential source of error if not administered correctly.” – Kent Knight, Equipment Asset Management:6 Key Factors for Success , Reliable Plant; Twitter:@NoriaCorp

44. Put your equipment tracking protocol in writing. “The people who work with your stock and use your inventory system are the most critical element in establishing a pretty good inventory management system. You must make sure that these people know what to do with items that are received, taken from stock, reserved for future use, required for production, or who is responsible for making certain transactions, etc… In some cases this may only be one or two people, but there’s nothing wrong with writing down your policies and making sure they get followed. If you or the people you work with aren’t consistent about the way inventory is handled, it won’t matter what software you use, you will only experience frustration and failure.” – Inventory Basics – Inventory Management , ClearlyInventory; Twitter:@clearinventory

45. Use equipment tracking to bolster employee accountability. “When trying to shift employee attitudes regarding equipment responsibilities, it always works better to let them know how tracking assets can benefit individual crewmembers as well as the business. For example, explain how GPS tracking can eliminate time-consuming paperwork and provide more accurate data.

“Provide actual examples of how asset tracking directly benefits employees. This can include everything from getting the right vehicles to the job site at the right time to improving driver safety, recovering stolen vehicles and more. It also helps to get employees involved in the implementation and use of asset tracking. When this becomes part of their daily routine, they will naturally take more accountability for the care and proper use of the equipment.” – Greg Arlen, How Tracking Assets Can Help Improve Employee Accountability , Tenna; Twitter:@Tenna_Co

46. Don’t let employees’ sticky fingers hurt your bottom-line. “Un-reclaimed, unused laptops, smart phones, and software licenses increase IT costs unnecessarily. Aside from new employees taking assets with them, in many organizations poorly tracked assets, including their installed software, simply lie unused in drawers and closets. Even actively used hardware assets often contain software that is paid for but rarely used. These organizations end up purchasing new assets unnecessarily and often pay significant taxes on their unused assets.” – Automating Employee Asset Lifecycle Management , LANDesk; Twitter:@LANDeskSoftware

47. Provide employees with the trackable equipment they need, starting on day one. “Making sure employees have what they need to do their jobs on day 1 is a critical function of new employee onboarding, yet it’s actually an employee lifecycle process:roles change, new assets must be issued, retired assets must be recovered.” – Employee Onboarding , Assets@Work

48. Ensure that all new employees are added to the updated digital equipment list. “A list should be generated and supplied to an IT asset manager. When assets are returned, a confirmation interface or email should be sent that will trigger the automated process to update the asset management database.” – Marcel Shaw, Asset Management On-Boarding and Off-Boarding Users , Ivanti Blog; Twitter:@Golvanti

49. Make performance goals known to your employees. “Organizational policies may be thought of as a broad overlay to the process. Nonengineering, noneconomic factors that reflect an agency’s values, perceptions, and predispositions may modify performance-based decisions. For example, established policies, or ‘rules of thumb,’ may direct an agency to select an investment alternative based on historic practice or other reasons. Also, management may assign noneconomic resource constraints to some asset components.

“The key to establishing performance goals is determining user priorities, values, and standards related to areas such as ride smoothness and overall level of service; travel time; overall system mobility; accessibility to the system; and availability of facilities. Goals may be defined in terms of the percentage of assets that meet specified performance levels, as one example.” – Asset Management Overview:Strategies for Implementation , U.S. Department of Transportation Federal Highway Administration; Twitter:@USDOTFHWA

50. To further tracking optimization, each piece of equipment should have an established ‘owner’. “An owner is normally assigned at an executive or senior-management level within an organization, such as director or vice president. An owner doesn’t legally own the asset assigned to him or her; the owner is ultimately responsible for safeguarding assigned assets and may have fiduciary responsibility or be held personally liable for negligence in protecting these assets under the concept of due care.” – Lawrence C. Miller, Peter H. Gregory, Determine and Maintain Ownership for Asset Security , Dummies; Twitter:@For Dummies