50 bewährte Equipment-Tracking-Tipps für mehr Effizienz und geringere Kosten
50 bewährte Equipment-Tracking-Tipps für mehr Effizienz und geringere Kosten
Nie zuvor hatten Unternehmen die Möglichkeit, ihre Ausrüstung so effizient zu tracken – und manchmal mit nur geringen Vorabinvestitionen. Doch der Markt ist hart umkämpft, was die Auswahl bei Prozessen, Software und spezialisiertem Tracking-Equipment erschwert. Glücklicherweise ist das Internet voll von Expertenressourcen, die Fokus in diese verwirrende Aufgabe bringen. Um den Ballast zu reduzieren, haben wir 50 Equipment-Tracking-Tipps zusammengestellt: organisatorische Tricks, Prozesseinführung, Wartungs- und Reparatur-Best-Practices. Unten finden Sie Zitate direkt aus diesen Expertenquellen, übersichtlich nach Kategorien geordnet.
Springen Sie zu:
- Beste Organisationsstrategien für Equipment
- Best Practices für Asset-Tracking-Software und Tag-Auswahl
- Implementierung eines Equipment-Tracking-Programms
- Wartung und Reparaturen dokumentieren
- Bedeutung von Equipment-Tracking an Mitarbeiter vermitteln
Beste Organisationsstrategien für Equipment
1. Bevor Sie irgendetwas tun, erstellen Sie eine aktuelle Equipment-Inventarliste. „Wissen Sie genau, welche Ausrüstung in Ihrem Inventar ist? Sie haben vielleicht eine Vorstellung, obwohl wir glauben, der kombinierte Wert all Ihrer Unterstützungsausrüstung ist wahrscheinlich höher als erwartet. Selbst wenn Sie einen Überblick haben: Ist er ein lebendiges Ding? Eine Liste vom vorigen Jahr ist weniger wert als das Papier, auf dem sie gedruckt steht.“ – Henri Van Bost, 8 Tips for Effective Equipment Inventory Management, Cheqroom; Twitter: @cheqroom
2. Denken Sie über manuelles Equipment-Tracking hinaus. „Die gängige Wahrnehmung, manuelle Inventarverfolgungsmethoden seien ein sicherer Tipp, schadet Unternehmen. Sicher, sie sind erschwinglich und existieren seit der Reagan-Ära, aber sie haben sich auch als finanzielle und operative Haftung für das Equipment-Management erwiesen.“ – The Ultimate Way to Track Construction Tools and Equipment, ASAP Systems; Twitter: @ASAP_Systems
3. Organisieren Sie Ihren Raum so, dass Equipment effizient lokalisiert werden kann. „Bevor Sie etwas ins Lager stellen, kennzeichnen Sie alles: Lagerregale, Regale, Docks, alles. Warehouse label solutions sind speziell auf die einzigartigen Bedürfnisse des Lagers zugeschnitten und bieten maßgeschneiderte Optionen von Langstrecken-Retroreflektoren bis zu Kühllageretiketten, hängenden Lagerzeichen, Multi-Level-Regaletiketten und Außenschildern für Docks und Türen, die den Elementen standhalten. Durch die Wahl der richtigen Etikettenlösung wird Ihr Lager leichter navigierbar, Kommissionieren und Verpacken werden gestrafft und die organisatorische Effizienz erhält insgesamt einen Schub.“ – Shelly Stazzone, How to Organize a Warehouse: A Step-By-Step Guide to Efficient Warehouse Organization, Camcode; Twitter: @Camcode
4. Erstellen Sie einen Equipment-Management- und Tracking-Prozess, der Ihrem Betrieb hilft, seine Ziele zu erreichen. „Laut US-Verkehrsministerium ist der erste Schritt in einem physischen Asset-Management-Prozess die Festlegung organisatorischer Richtlinien, einschließlich strategischer Ziele und Budgets. Dies hilft, zukünftige Anforderungen eines Unternehmens zu bestimmen. Der zweite Schritt umfasst das Sammeln und Analysieren des aktuellen Asset-Bestands und der Leistung. Der Unterschied zwischen dem, wo das Unternehmen sein will, und dem, wo es heute steht, ist die strategische Asset-Lücke, die anzeigt, wo Verbesserungen nötig sind. Der dritte Schritt bewertet Alternativen zum Schließen dieser Lücken. Der letzte Schritt beinhaltet die kontinuierliche Überwachung der Asset-Leistung und die Anpassung des Asset-Mix nach Bedarf.“ – Chirantan Basu, Organizing Function of Managing Physical Assets, Chron; Twitter: @houstonchron
5. Treffen Sie starke organisatorische Entscheidungen, die Bestand haben. „Die Übersetzung einer Reihe von Fertigungsprioritäten in eine angemessene Sammlung von Anlagen, Menschen und Richtlinien erfordert Ressourcen, Zeit und Management-Ausdauer. Wie wir früher erwähnten, befindet sich der größte Teil der meisten Unternehmensassets (Kapital, menschlich, managerial) in der Fertigung. Zudem neigen diese Assets dazu, massiv, hochgradig vernetzt und langlebig zu sein – im Vergleich zu Marketing- und den meisten Finanzassets. Daher ist es schwierig, sie umzuleiten, und ‚Feintuning‘ ist fast unmöglich. Einmal vorgenommen, wirkt sich eine Änderung im gesamten System aus und kann nicht leicht rückgängig gemacht werden.“ – Robert H. Hayes und Roger W. Schmenner, How Should You Organize Manufacturing?, Harvard Business Review; Twitter: @HarvardBiz
6. Entscheiden Sie sich für einen visuellen Organisationsprozess, der einfach zu implementieren und zu verstehen ist. „Es gibt eine Reihe bestehender Methoden zur Organisation von Werkzeugen. Es könnte nach Werkzeugtyp, nach Auftragstyp (sofern diese Unterscheidung leicht getroffen werden kann) oder sogar alphabetisch erfolgen, wenn Sie eine besonders große Auswahl haben. Verschiedene Kategorien können in verschiedenen Bereichen gelagert werden, was eine einfache Lokalisierung ermöglicht.“ – Moira Van Den Akker, Simple Ways to Manage Your Tool Crib Inventory, Constructible; Twitter: @TrimbleMEP
7. Identifizieren und eliminieren Sie Ihre „Geister-Assets“. „Ein ‚Geist‘-Asset ist Eigentum, das verloren, gestohlen oder unbrauchbar ist, aber im System noch als aktives Anlagevermögen geführt wird… Nicht identifizierte Geister-Assets können verlorene Produktivität verursachen, da fehlende oder unbrauchbare Assets nicht verfügbar sind, wenn sie gebraucht werden. Kapitalbudgets werden unzureichend, weil das Management kritische Assets, die ersetzt werden müssen, nicht kennt.“ – Best Practices for Fixed Asset Managers, Sage Software; Twitter: @SageNAmerica
Best Practices für Asset-Tracking-Software und Tag-Auswahl
8. Bevor Sie Ihre Software auswählen, prüfen Sie zunächst Ihre Optionen. „Feste Asset-Manager können Best Practices umsetzen, indem sie geeignete Asset-Tracking-Systeme für ihre Organisationen auswählen. Zu den Tools für die Gesamtkontrolle des Asset-Lebenszyklus gehören Fixed-Asset-Accounting-Software, Inventarlösungen, Custom Reporting und Project Accounting Solutions. Bei der Evaluierung von Softwarelösungen sollte besonderes Augenmerk auf die Integration zwischen Fixed-Asset-Anwendungen sowie mit anderen Finanzlösungen wie dem Hauptbuch gelegt werden, um zusätzliche Zeit zu sparen und die Möglichkeit von Dateneingabefehlern zu eliminieren.“ – Benefits of Implementing Fixed Asset Solution that Includes Bar Coding, Scanning, ITWeb; Twitter: @ITWeb
9. Bestimmen Sie das Equipment, das für Tracking-Zwecke getaggt werden muss. „Fast jede Art von Equipment kann getaggt werden, und Tags werden aus verschiedenen Materialien hergestellt, um der Umgebung standzuhalten, in der Ihr Equipment genutzt wird. Asset-Tags enthalten typischerweise einen Barcode, der jedem Equipment eine eindeutige Identifikationsnummer zuweist, um seinen Standort einfach zu bestimmen, Wartungspläne abzurufen, den Equipment-Status zu ermitteln und mehr – nur durch Scannen des permanenten Equipment-Etiketts. Die Verwendung von Asset-Tags verringert auch das Risiko, Equipment durch menschlichen Fehler oder Diebstahl zu verlieren.“ – Shelly Stazzone, Equipment Tracking Best Practices: Asset Tags and Software, Maintenance Scheduling, and More, Camcode; Twitter: @Camcode
10. Berücksichtigen Sie Ihre aktuellen Equipment-Tracking-Investitionen. „Es ist entscheidend, dass Sie ein System wählen, das mit Ihren bestehenden Technologien kompatibel ist – zum Beispiel funktionieren einige nur auf bestimmten Geräten oder Betriebssystemen. Sie müssen Ihre aktuellen Systeme prüfen und bewerten, ob das Online-Bestellmanagementsystem damit integriert werden kann.“ – Jodie Green, How to Select the Right Online Inventory Management System, Fleximize; Twitter: @fleximize
11. Bestimmen Sie das zusätzliche Equipment, das zum Tracken Ihrer Assets benötigt wird. „Es gibt viele verschiedene Wege, Inventar zu tracken, daher ist es wichtig zu wissen, welche Methode Sie verwenden werden. Sie können Bestand per Barcode, Serialisierung, RFID-Tags, Loskontrolle und Kitting tracken. Nicht nur gibt es viele Methoden, sondern einige funktionieren besser mit bestimmten Inventarprozessen. Deshalb sollten Sie sich vor der Suche nach einem Inventarsystem für eine Tracking-Methode entscheiden. Nicht alle Systeme können alle Tracking-Methoden nutzen, besonders im kleinen bis mittleren Markt. Ihre Inventarprozesse an ein System anzupassen, kann problematisch und kostspielig sein. Um dies zu vermeiden, definieren Sie, welche Tracking-Methode am besten funktioniert, bevor Sie Ihre Suche starten. „Je nach Wahl müssen Sie möglicherweise Hardware und Scanner kaufen. Sie wollen sicherstellen, dass die gewählten Scanner mit Ihrem System nutzbar sind. Wenn Sie Ihre Scanner nach dem System auswählen, sind sie möglicherweise nicht kompatibel. Oder die kompatiblen Scanner sind nicht für Ihre Bedürfnisse geeignet. Wie Sie sehen, ist es wichtig, diese Entscheidungen vor dem Start Ihrer Suche zu treffen.“ – 5 Tips on Selecting the Right Inventory Management System, Clear Spider; Twitter: @clearspider
12. Stellen Sie sicher, dass Ihre Equipment-Tracking-Software mindestens diese Funktionen enthält. „… Sie sollten die Funktionen notieren, die Sie definitiv brauchen, sowie die, die Sie in Zukunft brauchen könnten, und irrelevante Funktionen vergessen. Es ist auch erwähnenswert, dass Ihre Point-of-Sale-Software möglicherweise bereits alle Inventarmanagement-Funktionen enthält, die Sie brauchen – also stellen Sie sicher, dass Sie nicht doppelt bezahlen.
- Zentrale Drehscheibe: Stellen Sie sicher, dass Ihre Software als ‚zentrale Drehscheibe‘ zwischen allen Bezugsquellen fungiert, einschließlich Online-Shops und mehreren physischen Standorten.
- Echtzeitdaten: Besonders wichtig, wenn Sie mehrere Stores betreiben oder mehrere Lager verwalten.
- Benutzerfreundlichkeit: Testen Sie alle Software kostenlos und stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter sich wohl fühlen, bevor Sie kaufen. Das spart langfristig viel Zeit und Geld.
- Sicherheit: Ihre Daten sollten online in der Cloud gesichert sein, nicht lokal gespeichert.
- Technischer Support und Schulung: Fragen Sie Ihren Anbieter, ob Implementierung, Support und Schulung inkludiert sind. Das kann ein großer Extrakostenfaktor sein, wenn nicht.
- Hardware-Integration: Funktioniert die Software mit Ihrem bestehenden Computer, Betriebssystem und Barcode/RFID-Scannern?“
13. Verwenden Sie eine eindeutige Identifikationsnummer für jedes Equipment. „Es ist wichtig zu bedenken, dass Sie die Seriennummer des Equipments vermeiden sollten, wenn Sie ein Asset-Tag oder Barcode-Label erstellen. Seriennummern können dupliziert sein, und Benutzer werden verwirrt, wenn es unmöglich wird, zwei Assets in einem Asset-Tracking-System auseinanderzuhalten. Die Lösung ist, für jedes Equipment eine eindeutige Identifikationsnummer zu verwenden, damit Sie keine identischen Nummern haben. Sie wahren Ihre Datenintegrität und haben vollständige, genaue Equipment-Informationen in Echtzeit, wenn Sie sich für eindeutige Identifikationsnummern entscheiden.“ – Shelly Stazzone, Equipment Tracking Best Practices: Asset Tags and Software, Maintenance Scheduling, and More, Camcode; Twitter: @camcode
14. Bevor Sie ein Asset-Management-System kaufen, fragen Sie nach einer kostenlosen Demo. „Prüfen Sie, ob ein kostenloser Test oder eine Demonstration vom Unternehmen angeboten wird. Fragen Sie danach und versuchen Sie, die Demonstration unter denselben Bedingungen (identische Hardware- und Softwarekonfiguration wie in Ihrer Organisation) zu erhalten.“ – Mungara Chinratan, 6 Tips to Choose the Right Asset Management Software, eLearning Industry; Twitter: @elearningindustry
15. Achten Sie auf einfache Check-in/Check-out-Funktionen. „Eine einfach zu bedienende Check-in/Check-out-Funktion kann die Genauigkeit erheblich verbessern und die Zeit für Ausgabe und Rücknahme von Assets reduzieren. Suchen Sie Software, die Felder für Check-in/Check-out mit einer ‚Quick-Find‘-Funktion automatisch ausfüllt, die Ihre Datenbank nach Asset-Tag, Asset, Lieferant, Kunde oder Mitarbeiter durchsucht. Einige Softwareangebote erlauben eine einzige Transaktion beim Ein-/Auschecken mehrerer Assets an mehrere Zuweiser – ein großer Vorteil für Werkzeuglager, Schulen und Notfalleinheiten mit vielen Assets, die regelmäßig an mehrere Nutzer ausgecheckt werden müssen.“ – Brian Sutter, 14 Things to Look for When Choosing Asset Management Software for Your Business, Business2Community; Twitter: @b2community
16. Bestimmen Sie, welche Equipment-Stücke Asset-Tags benötigen. „Die Beantwortung der folgenden Fragen kann Sie auf einen klar definierten Weg zur Kennzeichnung Ihrer Assets bringen:
- Welche Werkzeuge haben ein höheres Diebstahl- oder Verlegungsrisiko?
- Welche Assets werden am häufigsten genutzt?
- Besteht die Chance, dass Instrumente zwischen Abteilungen wechseln?
17. Im Zweifel: Wählen Sie den Barcode. „Seriennummern sind oft dupliziert, beschädigt oder während des Inventurprozesses nicht verfügbar. Das Format der Seriennummer variiert stark je nach Hersteller, was nicht förderlich für einen Datenbankschlüssel ist. Die Erfassung von Seriennummern ist anfällig für menschlichen Fehler und Interpretation. Seriennummern enthalten oft spezielle nicht-alphanumerische Zeichen (#, -, %). „Während die Seriennummer ein wichtiger Datensatz für alle Assets ist, sollte sie nicht isoliert als Standarddatensatz für Tracking und Reporting verwendet werden. Barcoding ist der bevorzugte Weg. Dies ermöglicht einen konsistenten, einheitlichen Identifikator für alle Assets in einem Standardformat. Barcoding erlaubt auch eine kontrolliertere Inventur. Tags können getrackt und Assets visuell bestätigt sowie im Inventar erfasst werden.“ – David Foxen, Quick Guide to Hardware Asset Tracking, The ITAM Review; Twitter: @itamreview
18. Erfahren Sie die Vorteile von Tracking-Systemen für Schwerlast-Equipment. „Schwere Ausrüstung, die Ihnen mitteilt, wo sie ist, wann sie zurückkommt, wie viel Treibstoff sie verbraucht und wann es Zeit für den Arzt ist? Ganz zu schweigen davon, dass sie zu Berichten beitragen und On-Site-Lieferungen ohne Kaffeepause durchführen? Neben der Reduzierung der jetzt für Koordination und Datenerfassung durch Personal aufgewendeten Zeit kann diese ‚intelligente‘ Ausrüstung Managern auch helfen, Entscheidungen über anzusprechende Kunden und Arbeitspläne zu treffen – was nicht nur Zeit spart, sondern mehr Gewinn bringt. Einige proprietäre Telematik-Streitigkeiten unter Herstellern bestehen fort, sodass noch nicht auf alle Equipment-Daten zugegriffen werden kann, aber Manager sollten sich auf ein nahes Zukunftsszenario vorbereiten, in dem viel Arbeit von ehemals ‚dummen‘ Maschinen erledigt wird.“ – How High Tech Equipment Tracking is Changing Construction, Raken; Twitter: @RakenApp
19. Machen Sie Ihr Equipment weniger diebstahlsanfällig. „Lassen Sie den Namen und die Adresse Ihres Unternehmens in Ihre Ausrüstung und Werkzeuge gravieren. Dies ermöglicht die ordnungsgemäße Identifizierung Ihrer Ausrüstung und schreckt Diebe ab. Wenn Ihre Ausrüstung graviert ist, ist sie identifizierbar und damit weniger begehrenswert.“ – How to Combat Construction Equipment Theft, LiveViewGPS; Twitter: @latracker
20. Tracken Sie die Werkzeuge, die Ihr Equipment reparieren. „Effiziente Werkzeug-Tracking-Daten sammeln sich über Zeit an, und Manager können identifizieren, welche Mitarbeiter mehr Schulung benötigen oder Equipment missbrauchen. Prusha sagt, Werkzeug-Tracking ist in der Fertigung prioritär, wo spezifische Werkzeuge verwendet werden, um Assets über eine gesamte Produktionslinie zu reparieren. Im Gegensatz dazu übersehen Facility-Manager diesen Prozess oft, da sie unspezifische Ausrüstung wie Rasenmäher, Bürsten oder Bohrer nutzen. Für Organisationen jeder Größe bietet das Tracking der für tägliche Aufgaben kritischsten Werkzeuge größere Kontrolle.“ – Brock Prusha, Senior Systems Analyst bei CMMS-Anbieter MAPCON, laut Taylor Short, Tool Management with a CMMS: Benefits and Best Practices, Software Advice; Twitter: @softwareadvice
21. Führen Sie regelmäßige Asset-Nutzungsberichte für fokussierteres Tracking durch. „Die erfolgreiche Ausführung täglicher Geschäftsabläufe ist nur durch robustes Asset-Management möglich. Um nahtlose Arbeitsaktivitäten zu gewährleisten, ist es entscheidend, Asset-Verbrauch zu notieren. Dies kann durch Erstellung eines Asset-Nutzungsberichts geschehen, der Tracking-Nutzungshistorie und Check-in/Check-out-Aufzeichnungen verwendet. Es hilft Unternehmen, Inventarversorgungsschwellen festzulegen und Equipment für Langlebigkeit zu rotieren, falls nötig. „Am wichtigsten: Das Tracking des Verbrauchs durch Nutzungsberichte ermöglicht die Automatisierung der Beschaffung. Dies stellt sicher, dass Sie keine Verzögerungen durch Engpässe erleben. Das Tracking monatlicher Beschaffungstrends mithilfe solcher Berichte kann die administrativen Overheads Ihres Unternehmens erheblich senken.“ – Momina Sohail, The Most Crucial Asset Tracking Reports You Should Be Running, TechnologyAdvice; Twitter: @Technology_Adv
22. Stellen Sie sicher, dass Ihre Equipment-Tracking-Software flexibel genug ist, um wichtige kategoriale Unterscheidungen zu treffen. „Sie müssen in der Lage sein, Dinge zu tracken, die Sie nicht besitzen, neben denen, die Sie besitzen, und über vergleichende Nutzung zu berichten. Diese Daten sind sehr nützlich, um zu entscheiden, ob es sich lohnt, zusätzliche Artikel zu Ihrer eigenen Flotte hinzuzufügen.“ – Asset Tracking Software – Best Practices for Equipment Management, Wynne; Twitter: @wynnesystems
23. Erhöhen Sie die Verantwortungskultur Ihres Unternehmens. „Asset-Tracking fügt jedem Unternehmen eine höhere Ebene der Verantwortlichkeit hinzu. Wenn Manager detaillierte Aufzeichnungen darüber führen können, wann bestimmte Assets genutzt wurden und von wem, gewinnen Sie neue Informationen, die zur Lösung bestehender Probleme genutzt werden können. Beispielsweise erfahren Sie, dass Sie regelmäßig Produkte in Lager A verlieren. Nach Untersuchung stellen Sie fest, dass jedes Mal, wenn der neue Kommissionierer dorthin geschickt wird, etwas fehlt. „Ohne Asset-Tracking hätten Sie vielleicht nie bemerkt, dass dies geschah. Die Erhöhung der allgemeinen Systemverantwortung schreckt auch die Misshandlung von Assets durch Mitarbeiter ab. Wenn Mitarbeiter wissen, dass sie für Assets verantwortlich gemacht werden, gehen sie sorgfältiger damit um.“ – Dominique Robinson, How to Tell If Your Business Needs Asset Tracking Software, SkuVault; Twitter: @SkuVault
24. Wählen Sie ein cloudbasiertes System für mobiles Equipment-Tracking. „Cloudbasierte Softwarelösungen ergänzen Automatisierungsfunktionen, indem sie Teams mehr Flexibilität bei Zeit und Art der Arbeitserledigung geben. Statt eines On-Premises- oder On-Device-Systems stellt eine cloudbasierte Plattform sicher, dass Teammitglieder Daten jederzeit und überall erfassen und aktualisieren können. Zudem ermöglichen cloudgehostete Systeme Echtzeit-Kollaboration, statt auf die neueste Version zu warten. Schließlich finden Sie erhöhte Genauigkeit mit Cloud-Programmen und stellen sicher, dass es nur eine einzige Version der Wahrheit gibt.“ – Inventory Management 101: From Simple Inventory to Cloud-Based Management, Smartsheet; Twitter: @smartsheet
Implementierung eines Equipment-Tracking-Programms
25. Holen Sie mehr aus Ihrem Equipment-Tracking, indem Sie Systeme zusammenführen. „Alternativen für Software zur Verwaltung Ihres Inventarsystems reichen von kostenlosen Software-Downloads über Tabellenkalkulationslösungen, die Sie selbst entwickeln, bis hin zu cloudbasierten und eigenständigen kommerziellen Inventarmanagern. Sie können sogar maßgeschneiderte Software entwickeln, die ausdrücklich für Ihr Unternehmen konzipiert ist. Wenn Sie Inventarsoftware mit Buchhaltungspaketen integrieren möchten, verengen sich Ihre Optionen, obwohl einige Buchhaltungspakete grundlegende Inventarfunktionen eingebaut haben, sodass Sie möglicherweise bereits Inventarsoftware-Fähigkeiten besitzen. Prüfen Sie, ob das betrachtete Softwarepaket genügend Inventarartikel verarbeiten kann, um Ihren Bedarf zu decken.“ – Scott Shpak, How to Implement an Inventory System for a Manufacturing Company, AZ Central; Twitter: @azcentral
26. Bei der Implementierung entscheiden Sie sich für ein einheitliches Einheitensystem. „Maßeinheiten wie ‚Stk‘, ‚St‘, ‚kg‘, ‚Beutel‘ etc. geben Mengen Bedeutung und gehören an einen eigenen separaten Ort, außerhalb von Beschreibungen und numerischen Mengenfeldern. Gut erstellte und konsistente Maßeinheiten machen Bestandsstände, Versandmengen und Bestellmengen leichter verständlich.“ – Inventory Basics – Inventory Management, Clearly Inventory; Twitter: @clearinventory
27. Wählen Sie die mobilfreundlichsten Scanlösungen. „Ob Sie in einer schnelllebigen Umgebung, im Freien oder in einem großen Lager arbeiten – ein robuster Barcode-Scanner ist für Ihren Erfolg unerlässlich. Die Hauptunterschiede zwischen Standard- und robusten Scannern sind, dass letztere mit vollständigen Dichtungen gegen Staub und Feuchtigkeit gebaut sind. Sie haben auch rutschfeste Griffe und oft eine Fallfestigkeit von 1,2 bis 1,8 Metern.“ – Inventory Management Best Practices, ASAP Systems; Twitter: @ASAP_Systems
28. Bereiten Sie sich auf das Worst-Case-Szenario vor der Softwareimplementierung vor. „Sichern Sie alle Ihre Daten und speichern Sie das Backup an einem sicheren Ort. Dies wird Ihre Notfallkopie der Informationen für den unwahrscheinlichen Fall, dass etwas schiefgeht.“ – How to Prepare for Inventory Management Software Implementation: Minimize the Disruption, Zenventory; Twitter: @zenventory
29. Integrieren Sie einfache Audit-Optionen in Ihre Softwareintegration. „Auditoren sollten nicht durch einen Ozean von Papierkram waten oder von einem Ort zum anderen wechseln müssen. Mit einem Inventarmanagementsystem haben sie alle benötigten Informationen direkt zur Hand. Ob auf einem Computer oder Mobilgerät – die Daten sind überall zugänglich. Diese Software sollte Ihnen auch helfen, die Inventarkontrolle aufrechtzuerhalten.“ – The Ins and Outs of Inventory Management Systems, SelectHub; Twitter: @SelectHub
Wartung und Reparaturen dokumentieren
30. Nutzen Sie Ihr Equipment-Tracking-System, um Reparaturen zu verfolgen. „Reparaturen zu verfolgen, ist essenziell, um chronisch fehlerhafte Ausrüstung oder missbräuchliche Bediener zu identifizieren. Eine einfache Tabellenkalkulation mag ausreichen, obwohl eine spezialisierte und anspruchsvolle Asset-Tracker-Anwendung die Arbeit in der Werkstatt, Eigentum, Wartungspläne, Programmier-Upgrades, Inventurprüfungen, Installation und strukturelle Wartung steuern kann. Sie können es für Asset-Management-Reporting einrichten und Abteilungen für ihre Assets verantwortlich machen und Zugriff kontrollieren.“ – Asset Tracking, P25 Best Practice; Twitter: @TaitRadio
31. Nutzen Sie Ihr System, um einen Wartungsplan zu erstellen. „Unternehmen erzielen einen massiven ROI mit einem qualitativ hochwertigen Fixed-Asset-System, das periodische Abschreibungen berechnen kann (mit verschiedenen Methoden, einschließlich linearer und doppelt degressiver Abschreibung), den Bedarf an präventiver Wartung zur Verlängerung der Lebensdauer des Anlagevermögens identifiziert und einen Check-in/Check-out-Prozess zur Überwachung, wer das Asset zuletzt in Besitz hatte, wo und warum – um Asset-Verlust durch Diebstahl, Vergessen oder Inkompetenz zu verhindern.“ – Jay Schofield, What You Need to Know: Fixed Asset or Inventory Management, System ID; Twitter: @systemid
32. Nutzen Sie Ihr Equipment-Tracking-Tool, um Abschreibungen nachzuverfolgen. „Normalerweise verbuchen Sie nicht die gesamten Kosten eines Anlagevermögens in einem Jahr. Stattdessen schreiben Sie den Aufwand ab, um den Wertverlust des Assets über Zeit zu berücksichtigen. Sie verbuchen Teile der Gesamtkosten über eine feste Anzahl von Jahren. Sie müssen den Abschreibungsstatus jedes Anlagevermögens tracken, um zu wissen, was Sie in Ihrer Steuererklärung angeben müssen.“ – Amanda Cameron, Fixed Asset Management for Small Business, Patriot Software; Twitter: @patriotsoftware
33. Schaffen Sie Klarheit über die Bedeutung verschiedener Reparaturzyklus-Strategien. „Idealerweise wird präventive oder routinemäßige Wartung über ein Asset-Tracking-System geplant und durchgeführt, um Reparaturen oder vollständige Austausche von Ausrüstung vorherzusehen oder zu vermeiden. Alternativ tritt korrektive oder Notfallwartung auf, wenn ein plötzlicher Reparatur- oder Austauschbedarf besteht. „Wartung kann umfassen, ist aber nicht beschränkt auf:
- Regelmäßig geplante Inspektionen von Assets
- Notwendige Reparaturen an Assets zur Sicherstellung der vollen Funktionalität
- Austausch von Equipment, das nicht mehr genutzt werden kann
- Sichtbarkeit der Equipment-Reparaturhistorie für Buchhaltungszwecke
34. Gewöhnen Sie sich an, Equipment-Nutzungsdaten zu Ihren allgemeinen Aufzeichnungen hinzuzufügen. „Jedes Unternehmen investiert viel Kapital in seine Ausrüstung. Hochwertige Werkzeuge und Maschinen brechen seltener und funktionieren länger. Aber das bedeutet nicht, dass Sie ihre Nutzung nicht rigoros überwachen. Ein Weg dazu ist, zu tracken, wann und wo Ihre Ausrüstung eingesetzt wird. Dies lässt sich leicht durch Equipment-Wartungsaufzeichnungen durch Tagging all Ihrer Werkzeuge erreichen. Dies verknüpft Ihren offiziellen Bestand mit einer Online-Software. Diese Software ist ein einziger Zugriffspunkt für Informationen für alle in Ihrem Arbeitsplatz. Jedes Mal, wenn ein Mitarbeiter eine Maschine auscheckt, wird das System sofort aktualisiert. Wenn Sie wissen, wo Ihre Werkzeuge sind, wird es einfacher, ihre Nutzungsgeschichte aufzuzeichnen, um zukünftige Trends und Muster vorherzusagen.“ – What is Equipment Maintenance Record Keeping and How to Optimize It, EZ Office Inventory; Twitter: @officeinventory
35. Automatisieren Sie die Wartungs- und Servicepläne Ihrer Ausrüstung. „EAM/CMMS-Lösungen bieten umfassenderes Wartungsmanagement und Aufzeichnungen, was größere Teillebensdauer fördert und allgemein für regulatorische Compliance erforderlich ist. Serialisierung erleichtert die Überwachung und Verwaltung von Wartungsaktivitäten und -historien erheblich, und bessere Lösungen unterstützen erweiterte Funktionen wie Integration mit Mobilgeräten für Wartungsaktivitätsberichte. Die Fähigkeit, Terminplanung zu automatisieren, einschließlich ressourcenbasierter Terminmanagement, stellt sicher, dass Arbeiten wie erforderlich ausgeführt werden. „Zusätzlich gewinnen Anlagen bessere Kontrolle über Reparaturarbeiten durch die Fähigkeit, Reparaturvorfälle und -intervalle aufzuzeichnen und zu analysieren. Historische Analysen von Service- und Reparaturaufzeichnungen können der Organisation auch helfen, zu verfolgen, wie bestimmte Teile im Verhältnis zu Erwartungen performen.“ – Mike Edwards, Gründer von AssetOptics, 4 Tips for Better Inventory Management, Reliable Plant; Twitter: @NoriaCorp
36. Integrieren Sie Wartungsmanagement in Ihren Asset-Management-Plan. „Während Wartungsmanagement und Asset-Management technisch unterschiedlich sind, sind sie dennoch miteinander verknüpft und fließen gut zusammen. Wartungsmanagement hilft, die physische Leistung von Wartungsausrüstung und -aktivitäten effizient zu steuern, während Asset-Management hilft, alle Daten für die notwendige Arbeit an den Assets selbst zu analysieren. „Asset-Management unterstützt die Identifizierung und Priorisierung der für spezifische Assets notwendigen Arbeit – nicht nur für den ROI des Assets, sondern auch zur Analyse und strategischen Koordination mit Arbeit an anderen Gelegenheiten.“ – What’s the Difference Between Asset Management and Maintenance Management, Micromain; Twitter: @micromaincorp
37. Berücksichtigen Sie immer das Wetter bei der Erstellung eines Wartungsplans. „Es ist wichtig, Wetter und Standortbedingungen in Ihren Wartungsplan einzubeziehen. Da Wetter und Standortbedingungen ändern, wie oft und wann Baumaschinenwartung geplant werden sollte. In Gebieten mit saurem Boden oder Streusalz ist es wichtig, dies im Wartungsplan zu berücksichtigen. Andernfalls könnten wichtige Teile der Ausrüstung rosten oder korrodieren und unerwartete Wartungsbedarfe verursachen.“ – Rachel Novotny, Construction Equipment Maintenance: How Often and When to Schedule, eSUB; Twitter: @eSUBinc
38. Sparen Sie Geld, indem Sie die wichtigsten Leistungsdaten Ihrer Ausrüstung analysieren. „Ein großer Vorteil einer Wartungssoftware-Lösung sind Daten. Alle aktuellen und historischen Daten zu Assets und Wartung sind an einem Ort leicht zugänglich. “‘Das gibt Auftragnehmern ein mächtiges Werkzeug für das Management täglicher Wartungsprozesse, die Überwachung von KPIs und strategische Eigentumsentscheidungen wie den Zeitpunkt, an dem es kosteneffektiver ist, einen Asset zu ersetzen, statt ihn weiter zu warten‘, sagt Kane.“ – John Kane, Produktmanager bei B2W Software, zitiert von Conexpo Con/Agg, Association of Equipment Manufacturers, Conexpo Con/Agg; Twitter: @conexpoconagg
39. Setzen Sie Ihre Ausrüstung auf einen präventiven Wartungspfad statt auf einen korrektiven. „Geräteausfälle können Teile Ihrer Anlage oder sogar die gesamte Anlage stilllegen. Der Betrieb ruht, bis Sie das Equipment-Problem beheben können. Präventive Wartung hilft, potenzielle Probleme zu erkennen, bevor sie zu großen Ausfällen werden, während korrektive Wartung darauf setzt, Probleme zu beheben, nachdem sie bereits Störungen verursacht haben. „Mit einem PM-System können Sie Wartungsaufgaben durchführen und potenzielle Probleme auf Ihre Bedingungen lösen. Sie können das Problem zu einem Zeitpunkt angehen, an dem Sie das betreffende Equipment nicht benötigen – nachts, am Wochenende oder zu einer anderen Zeit, wenn die Aktivität gering ist. Sie können auch kleine Teile Ihres Betriebs nacheinander herunterfahren, damit Ihr Geschäft nie komplett stillsteht. Wenn Sie auf korrektive Wartung vertrauen, haben Sie keine Kontrolle darüber, wann Sie Wartungsaktivitäten durchführen. Equipment könnte jederzeit ausfallen, und die Chancen stehen gut, dass es nicht zu einem für Sie günstigen Zeitpunkt passiert. Diese Ausfälle werden auch wahrscheinlich länger dauern, als PM-Aktivitäten gedauert hätten.“ – – The Importance of Preventative Maintenance for Your Material Handling Equipment, Cherry’s Industrial Equipment; Twitter: @CherrysInd180
40. Lernen Sie, wie Sie einen Equipment-Downtime-Bericht mit Ihrer Equipment-Tracking-Software erstellen. „Sie wissen, wie frustrierend es ist, durch Tabellenkalkulationen zu navigieren, wenn Ihr Unternehmen noch auf manuelles Asset-Tracking und Reporting setzt. Eliminieren Sie die Notwendigkeit von Tabellenkalkulationen (mit Tausenden von Zeilen pro Standort) mit einem CMMS. „Wenn Sie einen CMMS implementieren, gewinnen Sie Echtzeit-Transparenz und Einblicke, die Downtime minimieren und entgangene Gewinne reduzieren. Sie erhalten die Möglichkeit, alle Assets an einem Ort in einer hierarchischen Struktur zu organisieren, statt als Liste für einen leicht zu scannenden Downtime-Bericht. Ein CMMS erlaubt Ihnen, Equipment zu Arbeitsaufträgen hinzuzufügen, während Sie diese befüllen. Von dort können Sie nach gesamtem Asset, Marke oder Lebenszyklusphase sortieren oder wählen, Assets nach Standort anzuzeigen. Mit einem Klick können Sie Assets oder Standorte nach Downtime sortieren, um schnelle, datengestützte Berichte für zukünftige Entscheidungen zu generieren.“ – Leah Garcia, How to Create an Equipment Downtime Report in a CMMS, Maintenance Connection; Twitter: @maintconnect
Bedeutung von Equipment-Tracking an Mitarbeiter vermitteln
41. Schulen Sie Ihr Personal in Ihrem neuen Equipment-Tracking-System. „Während ein System wichtig ist, ist es genauso wichtig, dass Sie und Ihr Team verstehen, wie man es effektiv nutzt. Nehmen Sie sich Zeit, sich mit der Software vertraut zu machen, einschließlich Einstellungen, Filtern, Attributen, und verstehen Sie, wie man Berichte generiert, um wichtige Informationen zu prüfen. „Wenn es etwas gibt, was Sie oder Ihre Kollegen nicht verstehen oder lernen möchten, ist es wichtig, dass Sie einen Serviceanbieter haben, der ein technisches Support-Team hat, das in der Lage (und willens) ist, Ihre Bedürfnisse zu erfüllen. Ihr Team sollte in der Lage sein, Ihnen nützliche Tipps und Ratschläge zu geben – oder Sie auf einen Ort zu verweisen, wo Sie diese finden können – um das Beste aus Ihrem System herauszuholen.“ – Brian Dziuk, 4 Tips for Improving Your Equipment Tracking Solutions in 2018, RasTrac; Twitter: @RasTrac_GPS
42. Implementieren Sie strenge Nachschulungen nach der Ausbildung. „Anweisung ist nur Teil eines erfolgreichen Trainingsprogramms. Nach der Schulung mit Ihrem Personal nachzugehen, während sie das Asset-Tracking-System nutzen, kann helfen, sicherzustellen, dass sie es richtig anwenden. „Das ist aus mehreren Gründen wichtig. Erstens, wenn es erhebliche trainingsbezogene Herausforderungen bei der Nutzung des Systems gibt, ist es eine gute Gelegenheit zu entscheiden, ob zusätzliche Schulung nötig ist. Zweitens hilft es, die Effektivität der Schulung selbst zu bestimmen und gibt Ihnen die Gelegenheit, sie neu zu bewerten und den Lehrplan bei Bedarf anzupassen. Schließlich ermöglicht es Ihnen, Leistungsbeurteilungen durchzuführen und zu erfahren, ob das für die Asset-Tracking-Software verantwortliche Personal dies auf die produktivste und effizienteste Weise tut.“ – – 5 Tips for Onboarding New Staff with Barcode Asset Tracking Tools, Supply Chain Services; Twitter: @SupplyChainSvcs
43. Schulen Sie Ihr Personal, Ineffizienzen wie Duplikation zu vermeiden. „Einer der wertvollsten Schlüssel im richtigen Asset-Management ist die Identifizierung und Beseitigung von Verschwendungsquellen. Identifizieren Sie, wo Fehler oder Mängel in Ihr Equipment-Asset-Management-Programm eingeführt werden. Wo kann menschlicher Fehler die Qualität von Entscheidungen bei der Asset-Wartung beeinflussen? Bei einem Öl-Analyse-Programm können Probenahmetechnik, Informationsübertragung und Informationsaufbau alle die Genauigkeit der Testergebnisse beeinflussen. „Identifizieren Sie, wo Arbeit dupliziert wird. Die Nutzung ineffizienter, duplizierter oder sich überlappender Routen zur Erfassung prädiktiver Wartungsinformationen kann viel Zeit verschwenden. Die Eingabe von Informationen in mehrere Datenbanken oder durch mehrere Personen kann ebenfalls eine potenzielle Fehlerquelle sein, wenn sie nicht korrekt administriert wird.“ – Kent Knight, Equipment Asset Management: 6 Key Factors for Success, Reliable Plant; Twitter: @NoriaCorp
44. Halten Sie Ihr Equipment-Tracking-Protokoll schriftlich fest. „Die Menschen, die mit Ihrem Bestand arbeiten und Ihr Inventarsystem nutzen, sind das kritischste Element bei der Etablierung eines ziemlich guten Inventarmanagementsystems. Sie müssen sicherstellen, dass diese Menschen wissen, was mit Artikeln zu tun ist, die empfangen, aus dem Bestand entnommen, für zukünftige Verwendung reserviert, für Produktion benötigt werden oder wer für bestimmte Transaktionen verantwortlich ist usw. In manchen Fällen sind es nur ein oder zwei Personen, aber es ist nichts Falsches daran, Ihre Richtlinien schriftlich festzuhalten und sicherzustellen, dass sie eingehalten werden. Wenn Sie oder die Menschen, mit denen Sie arbeiten, nicht konsistent im Umgang mit dem Inventar sind, spielt es keine Rolle, welche Software Sie verwenden – Sie werden nur Frustration und Scheitern erleben.“ – – Inventory Basics – Inventory Management, ClearlyInventory; Twitter: @clearinventory
45. Nutzen Sie Equipment-Tracking, um Mitarbeiterverantwortung zu stärken. „Wenn Sie versuchen, die Einstellung der Mitarbeiter bezüglich Equipment-Verantwortung zu ändern, funktioniert es immer besser, ihnen zu zeigen, wie das Tracking von Assets einzelnen Crewmitgliedern sowie dem Unternehmen nützen kann. Zum Beispiel erklären Sie, wie GPS-Tracking zeitaufwändige Papierarbeit eliminiert und präzisere Daten liefert. „Geben Sie konkrete Beispiele, wie Asset-Tracking direkt den Mitarbeitern nützt. Das kann alles umfassen: die richtigen Fahrzeuge zur richtigen Zeit an den Einsatzort bringen, Fahrersicherheit verbessern, gestohlene Fahrzeuge zurückgewinnen und mehr. Es hilft auch, Mitarbeiter in die Implementierung und Nutzung von Asset-Tracking einzubeziehen. Wenn dies Teil ihrer täglichen Routine wird, übernehmen sie natürlich mehr Verantwortung für Pflege und ordnungsgemäße Nutzung der Ausrüstung.“ – Greg Arlen, How Tracking Assets Can Help Improve Employee Accountability, Tenna; Twitter: @Tenna_Co
46. Lassen Sie nicht zu, dass „klebrige Finger“ der Mitarbeiter Ihr Ergebnis schmälern. „Nicht zurückgeholte, ungenutzte Laptops, Smartphones und Softwarelizenzen erhöhen IT-Kosten unnötig. Neben neuen Mitarbeitern, die Assets mitnehmen, liegen in vielen Organisationen schlecht getrackte Assets, einschließlich ihrer installierten Software, einfach ungenutzt in Schubladen und Schränken. Selbst aktiv genutzte Hardware-Assets enthalten oft Software, die bezahlt, aber selten genutzt wird. Diese Organisationen kaufen unnötig neue Assets und zahlen oft erhebliche Steuern auf ihre ungenutzten Assets.“ – – Automating Employee Asset Lifecycle Management, LANDesk; Twitter: @LANDeskSoftware
47. Stellen Sie Mitarbeitern das trackbare Equipment bereit, das sie brauchen – ab Tag eins. „Sicherzustellen, dass Mitarbeiter haben, was sie brauchen, um ihre Arbeit am Tag 1 zu erledigen, ist eine kritische Funktion des New-Employee-Onboardings, doch es ist tatsächlich ein Mitarbeiter-Lebenszyklusprozess: Rollen ändern sich, neue Assets müssen ausgegeben, alte Assets zurückgewonnen werden.“ – – Employee Onboarding, Assets@Work
48. Stellen Sie sicher, dass alle neuen Mitarbeiter zur aktualisierten digitalen Equipment-Liste hinzugefügt werden. „Eine Liste sollte generiert und einem IT-Asset-Manager übergeben werden. Wenn Assets zurückgegeben werden, sollte eine Bestätigungsschnittstelle oder E-Mail ausgelöst werden, die den automatisierten Prozess zur Aktualisierung der Asset-Management-Datenbank anstößt.“ – Marcel Shaw, Asset Management On-Boarding and Off-Boarding Users, Ivanti Blog; Twitter: @Golvanti
49. Machen Sie Leistungsziele Ihren Mitarbeitern bekannt. „Organisatorische Richtlinien können als breiter Overlay zum Prozess betrachtet werden. Nicht-ingenieurtechnische, nicht-ökonomische Faktoren, die die Werte, Wahrnehmungen und Prädispositionen einer Agentur widerspiegeln, können leistungsbasierte Entscheidungen modifizieren. Zum Beispiel können etablierte Richtlinien oder ‚Daumenregeln‘ eine Agentur anweisen, eine Investitionsalternative basierend auf historischer Praxis oder anderen Gründen zu wählen. Auch kann das Management nicht-ökonomische Ressourcenbeschränkungen auf einige Asset-Komponenten anwenden. „Der Schlüssel zur Festlegung von Leistungszielen ist die Bestimmung von Benutzerprioritäten, Werten und Standards in Bereichen wie Fahrkomfort und gesamtem Serviceniveau; Reisezeit; gesamtem Systemmobilität; Zugänglichkeit zum System; und Verfügbarkeit von Einrichtungen. Ziele können beispielsweise in Form des Prozentsatzes der Assets definiert werden, die bestimmte Leistungsniveaus erfüllen.“ – – Asset Management Overview: Strategies for Implementation, U.S. Department of Transportation Federal Highway Administration; Twitter: @USDOTFHWA
50. Zur weiteren Tracking-Optimierung sollte jedes Equipment einen festen ‚Eigentümer‘ haben. „Ein Eigentümer wird normalerweise auf Führungsebene oder Senior-Management-Ebene innerhalb einer Organisation zugewiesen, wie Direktor oder Vizepräsident. Ein Eigentümer besitzt den ihm zugewiesenen Asset nicht rechtlich; der Eigentümer ist letztlich verantwortlich für den Schutz der zugewiesenen Assets und kann treuhänderische Verantwortung haben oder persönlich haftbar gemacht werden für Fahrlässigkeit beim Schutz dieser Assets unter dem Konzept der Sorgfaltspflicht.“ – Lawrence C. Miller, Peter H. Gregory, Determine and Maintain Ownership for Asset Security, Dummies; Twitter: @ForDummies
Industrietechnik
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