IT-Asset-Management erklärt:Zweck, Vorteile und Best Practices

Marktmanager für Anlagevermögen

Inhaltsverzeichnis

• Was ist IT-Asset-Management?
• Arten von IT-Assets
• Warum IT-Asset-Management wichtig ist?
• 8 Best Practices für das IT-Asset-Management
• Der Schlüssel zum ITAM-Erfolg? Langlebige Etiketten
• Häufig gestellte Fragen

Schlüssel zum Mitnehmen

IT-Asset-Management ist ein Tool, mit dem Unternehmen ihre IT-Ressourcen von der Beschaffung bis zur Entsorgung verwalten. Das Ziel besteht darin, den Wert dieser Vermögenswerte zu maximieren und sie gleichzeitig so zu verwalten, dass sie mit den Unternehmenszielen wie betrieblicher Effizienz und Compliance im Einklang stehen.

Technologie ist die Grundlage nahezu aller Aspekte einer modernen Organisation. Ganz gleich, ob es sich um digitale Software oder einen physischen Vermögenswert wie Desktop-Computer handelt, Ihr Unternehmen ist auf IT-Ressourcen angewiesen, um produktiv und effizient zu bleiben.

Allerdings kann die Verwaltung Ihrer Technologieressourcen komplex sein, insbesondere für größere Unternehmen.

Um mit dem wachsenden Umfang dieser Technologie Schritt zu halten, investieren immer mehr Unternehmen in IT-Asset-Management (ITAM)-Lösungen. Diese Technologie verfolgt und verwaltet alle digitalen und physischen IT-Ressourcen an einem Ort und bietet Führungskräften einen beispiellosen Einblick in ihre Nutzungsmetriken, Kosten, Compliance und mehr.

Der Ansatz und die Softwarekonfiguration Ihres Unternehmens haben einen enormen Einfluss auf den Erfolg Ihres gesamten IT-Asset-Management-Ansatzes. In diesem Leitfaden erklären wir, welche Vorteile das IT-Asset-Management für Unternehmen hat, und teilen Best Practices für die Mobilisierung der ITAM-Technologie.

Bild von Jonathan Borba von Pexels

IT Asset Management (ITAM) ist eine Strategie zur Verfolgung aller physischen und digitalen IT-Assets an einem einzigen Ort. ITAM hilft Unternehmen dabei, einen genauen Überblick über die Lebenszykluskosten von Technologieanlagen zu erhalten, um den Wert ihrer Investitionen in IT-Hardware und -Software zu maximieren.

Anstatt die Hardware in Tabellenkalkulationen oder papierbasierten Check-in-/Check-out-Logbüchern zu verwalten, erleichtert die ITAM-Software die Verfolgung aller Assets an einem Ort und die Überwachung ihrer Nutzungsdaten.

ITAM verfolgt nicht nur Vermögenswerte. Es unterstützt auch:

• Technologiebeschaffung
• Risikominderung
• Lizenzierung
• Lebenszyklusmanagement
• Wartung und Upgrades

Kostenmanagement ist definitiv ein Plus, aber das ultimative Ziel von ITAM besteht darin, Unternehmen dabei zu helfen, ihre IT-Ressourcen effektiv, legal und effizient zu nutzen. Mit der richtigen Einrichtung reduziert ITAM Ausfallzeiten und steigert die Produktivität des Unternehmens.

Schauen Sie sich das Video unten an, um mehr über ITAM zu erfahren:

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Arten von IT-Assets

IT-Asset-Management-Software unterteilt Assets im Allgemeinen in zwei Kategorien:digitale und physische. Sie benötigen beides, um produktiv zu bleiben, aber die Art und Weise, wie Sie diese Assets in einer ITAM-Lösung verfolgen, ist unterschiedlich.

Physische IT-Assets sind materielle Gegenstände, die Sie berühren können. Diese Assets sind Teil Ihrer Technologieinfrastruktur und umfassen Assets wie:

• Hardware: Dazu gehören Computer, Server, Netzwerkgeräte und Datenspeichergeräte wie externe Festplatten.
• Peripheriegeräte: Diese Zusatzgeräte ergänzen Ihre Haupthardware wie Drucker, Scanner und Monitore.
• Mobile Geräte: Immer mehr Arbeitnehmer arbeiten mobil, insbesondere in Branchen wie dem Baugewerbe und der Lagerhaltung. Mobile Gegenstände können leicht verloren gehen, daher verfolgen immer mehr Unternehmen Smartphones, Tablets und tragbare Scanner mit ITAM-Software.
• Rechenzentrumsausrüstung: Dazu gehören Server-Racks, Kühlsysteme und Notstromversorger.

Die meisten Unternehmen benötigen eine Lösung zur Nachverfolgung physischer Vermögenswerte, da diese leicht kaputt gehen oder verloren gehen können. Es ist jedoch genauso wichtig, ITAM zur Verfolgung Ihrer digitalen Assets zu verwenden, was häufig Folgendes umfasst:

• Software: Diese breite Kategorie umfasst Betriebssysteme, Anwendungen und Software-Suites.
• Lizenzen: Für den Betrieb der meisten Unternehmenssoftware sind Lizenzen erforderlich. ITAM-Systeme verfolgen alle Lizenzen und Abonnements für verschiedene Softwareprodukte und cloudbasierte Dienste. Da viele Unternehmen versehentlich für Lizenzen bezahlen, die sie nicht mehr nutzen, ist die Verfolgung dieser Informationen eine gute Möglichkeit, Verschwendung zu erkennen und Geld zu sparen.
• Digitale Medien: Digitale Dokumente, Bilder und Videos gelten als digitale Assets, insbesondere wenn Sie in einer Marketingabteilung oder einem kreativen Bereich arbeiten.

Im Idealfall sollte die ITAM-Lösung Ihres Unternehmens alle IT-Ressourcen verfolgen. Die Verfolgung eines Typs und nicht der anderen könnte zu blinden Flecken führen, die auf lange Sicht mehr kosten.

Warum IT-Asset-Management wichtig ist?

Bild von Christina von Unsplash

Das IT-Asset-Management ist für alle Unternehmen von entscheidender Bedeutung, unabhängig davon, ob Sie ein kleines Startup oder ein multinationales Unternehmen leiten.

Kosteneinsparungen

Sie können nur das verwalten, was Sie messen, was bei ITAM der Fall ist. Anstatt ohne Aufsicht in IT-Ressourcen zu investieren, verfolgt und verwaltet eine ITAM-Lösung IT-Ressourcen genau.

Einige moderne ITAM-Plattformen übernehmen sogar die gesamte Verwaltung für Sie durch praktische Funktionen wie maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz.

Mit ITAM können Sie den Überkauf oder die Unterauslastung von Geräten und Software vermeiden. Es identifiziert überflüssige oder nicht ausreichend genutzte Vermögenswerte, die Sie umverteilen oder stilllegen können, um Geld zu sparen. ITAM macht es auch viel einfacher, zukünftige IT-Ausgaben vorherzusagen, was eine genauere Budgetierung und Finanzplanung ermöglicht.

Verbessertes Compliance- und Risikomanagement

Bei der Verwaltung sensibler Daten über IT-Assets sind eine lückenlose Rückverfolgbarkeit und die Einhaltung von Compliance-Vorschriften von größter Bedeutung. Befolgen Sie diesen 10-Schritte-Ansatz bei der Planung der Außerbetriebnahme von Rechenzentrumshardware, um eine durchgängige Compliance sicherzustellen:https://t.co/Sk1hovRa1Q#itad pic.twitter.com/TZwGKAFBMY

– Michelle Medeiros (@MMLMedeiros) 1. Dezember 2023

Compliance ist für alle Unternehmen von entscheidender Bedeutung, aber für stark regulierte Branchen wie die chemische Fertigung und die Pharmaindustrie ist sie von entscheidender Bedeutung. ITAM verfolgt für Sie alle Softwarelizenzen, Garantien und damit verbundenen gesetzlichen Anforderungen und führt eine genaue Bestandsaufnahme aller IT-Ressourcen, die Ihnen dabei helfen können, Probleme im Zusammenhang mit der Softwarelizenzierung zu vermeiden.

Ein effektives Asset Management verbessert auch die Sicherheitslage Ihres Unternehmens. Wenn Sie wissen, wo sich alle Ihre Vermögenswerte befinden, ist es viel einfacher, sie vor Diebstahl oder Verlust zu schützen, was zu kostspieligen Sicherheitsverletzungen führen kann.

ITAM stellt außerdem sicher, dass die gesamte Hardware und Software auf dem neuesten Stand ist und ordnungsgemäß gewartet wird, um Sie vor sich entwickelnden Cybersicherheitsbedrohungen zu schützen.

Gesteigerte Produktivität und Effizienz

Durch das IT-Asset-Management erhalten Sie einen klaren Überblick über die verfügbaren Assets, um die Ressourcenzuweisung zu verbessern und den Mitarbeitern die Tools zur Verfügung zu stellen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Auf diese Weise reduziert ITAM Ausfallzeiten und verbessert die Reaktionszeiten, insbesondere bei IT-bezogenen Problemen.

Darüber hinaus haben gut verwaltete IT-Ressourcen tendenziell eine längere Lebensdauer, wodurch die Ausfallzeiten, die mit unerwarteten Ausfällen und Ersatzbestellungen einhergehen, reduziert werden.

Langfristige Vorteile

ITAM macht Ihr Unternehmen langfristig erfolgreich. Es liefert wertvolle Daten zur Nutzung von IT-Ressourcen, die Sie nutzen können, um strategische Entscheidungen über Technologieinvestitionen und Upgrades zu treffen.

ITAM macht es auch einfacher, Ihre IT-Ressourcen an der Mission und den langfristigen Zielen Ihres Unternehmens auszurichten und hilft Ihnen, Ihrer Mission treu zu bleiben.

8 Best Practices für das IT-Asset-Management

Foto von Fernando Arcos über Pexels

Das IT-Asset-Management bietet viele Vorteile, vorausgesetzt, Sie folgen einem strukturierten Prozess zur Maximierung Ihrer Assets. Befolgen Sie diese Best Practices für das IT-Asset-Management, unabhängig davon, ob Sie über einen vorhandenen ITAM-Prozess verfügen oder Ihren eigenen von Grund auf erstellen möchten.

1. Wählen Sie eine Software, die alles verfolgt

Die meisten modernen IT-Asset-Management-Lösungen verfolgen sowohl digitale als auch physische Assets, aber das ist nicht immer der Fall. Einige Plattformen verfolgen nur digitale Assets wie Lizenzen, Abonnements und digitale Medien.

Die Verfolgung eines Asset-Typs ist hilfreich, aber Ihr Unternehmen benötigt immer noch Hardware wie Computer, Server und Netzwerkgeräte, um auf diese digitalen Assets zuzugreifen. Entscheiden Sie sich daher für eine ITAM-Lösung, die alle Asset-Typen verfolgt.

2. Optimieren Sie die Bestandsverwaltung mit Technologie

Eine effektive Bestandsverwaltung und -verfolgung sind für ITAM ein Muss. Anstatt Assets manuell in das System einzugeben, verwenden Sie Barcode-Etiketten oder RFID-Tags, um die Genauigkeit zu erhöhen und den gesamten Asset-Tracking-Prozess zu vereinfachen.

Dieses Setup stellt sicher, dass Sie alle Assets erfassen, deren Status nahezu in Echtzeit aktualisieren und sie in kürzerer Zeit lokalisieren. Intelligente Etiketten erleichtern außerdem die Identifizierung von Verlusten und das Treffen fundierter Entscheidungen über die Nutzung von Vermögenswerten.

3. Konto für Gerätelebenszyklen

Keine IT-Hardware und kein IT-Gerät wird ewig überleben und jedes Gerät in Ihrem Unternehmen muss irgendwann entsorgt werden. IT-Asset-Management-Lösungen verfolgen die Lebenszyklusphase und Nutzung jedes Assets und verfolgen einen individuelleren Ansatz für das Asset-Management.

Anstatt Geräte einfach zu einem beliebigen Zeitpunkt außer Betrieb zu setzen, bietet Ihre ITAM-Lösung individuelle Vorschläge für die Wartung und eventuelle Entsorgung auf der Grundlage tatsächlicher Nutzungsdaten. Diese Erkenntnisse machen es viel einfacher, datengesteuerte Entscheidungen darüber zu treffen, wann Anlagen aufgerüstet oder stillgelegt werden sollten, und so ihren langfristigen Wert und Nutzen zu optimieren.

4. Sichern Sie ITAM mit offiziellen Richtlinien

Eine IT-Lifecycle-Management-Software nimmt Ihnen einen Großteil der schweren Arbeit ab. Dennoch ist es wichtig, dass Ihre eigenen IT-Asset-Management-Richtlinien zur Sicherung der Software vorhanden sind. Auf diese Weise erstellen Sie Richtlinien, die für die Organisation funktionieren, anstatt einfach den Regeln zu folgen, die mit der ITAM-Software geliefert werden.

Jede Organisation ist anders, daher erzielen Sie bessere Ergebnisse, wenn Sie Richtlinien erstellen und die ITAM-Software entsprechend anpassen.

Erstellen Sie klare Richtlinien für die Wartung, Aktualisierung und Entsorgung von IT-Ressourcen. Vielleicht gehen Sie beispielsweise über das Nötigste bei der Entsorgung von Elektroschrott hinaus und erstellen umweltfreundliche Entsorgungsrichtlinien, um die Nachhaltigkeitsziele Ihres Unternehmens zu unterstützen.

5. Verwenden Sie hochwertige, langlebige Asset-Etiketten

Bild von Christina von Unsplash

Einige Etiketten für IT-Assets verblassen, färben ab oder fallen mit der Zeit ab, was die Genauigkeit Ihrer ITAM-Bemühungen beeinträchtigt. Verwenden Sie von Anfang an dauerhafte IT-Asset-Etiketten, um die ITAM-Genauigkeit zu verbessern und die Kopfschmerzen häufiger Austausche zu vermeiden.

Die langlebigen Asset- und Sicherheitsetiketten von Camcode sind eine robuste Option, die vor alltäglicher Abnutzung und Umwelteinflüssen wie Hitze oder Chemikalieneinwirkung schützt.

Um Ihre Camcode-Beschriftungen optimal zu nutzen, achten Sie darauf:

• Platzieren Sie Etiketten an sichtbaren und zugänglichen Stellen
• Stellen Sie sicher, dass die Etiketten sicher mit haltbarem Kleber befestigt sind
• Integieren Sie Barcodes oder QR-Codes zum einfachen Scannen und Verfolgen

6. Automatisieren Sie, was Sie können

Nur wenige Führungskräfte haben die Zeit oder die Kapazität, Hunderte oder sogar Tausende von Assets manuell zu verwalten. Dies nimmt nicht nur mehr Zeit in Anspruch, sondern erhöht auch die Gefahr von Fehlern und Haftung.

Eine automatisierte Softwarelösung spart Zeit und verbessert die Qualität Ihrer Asset-Tracking-Bemühungen.

Einfache auslöserbasierte Automatisierungen nehmen Ihnen einen Großteil der Arbeit ab. Beispielsweise können Sie in Ihrer ITAM-Software einen Auslöser einrichten, um automatisch ein Support-Ticket zu öffnen, wenn die IT-Abteilung ein Asset scannt.

Nicht jede ITAM-Software nutzt KI, aber dies ist eine hilfreiche Funktion, um Nutzungsdaten schnell zu analysieren und Trends zu erkennen. Um statistisch aussagekräftige Schlussfolgerungen ziehen zu können, müssen Daten aus mehreren Monaten gesammelt werden. KI-gestütztes ITAM ist jedoch eine zeitsparende Lösung, die menschliche Analysten oft übertrifft.

7. Prüfen Sie Vermögenswerte regelmäßig

Manchmal stimmen die Daten in Ihrer ITAM-Software nicht mit dem überein, was tatsächlich vor Ort passiert. Regelmäßige Audits stellen die Genauigkeit der Bestandsaufzeichnungen sicher, identifizieren Abweichungen, verbessern die Anlagennutzung und überprüfen den Zustand der Anlagen.

Regelmäßige Audits können auch bei der Compliance und dem Risikomanagement hilfreich sein, wenn Sie in einem regulierten Bereich tätig sind.

8. Integrieren Sie ITAM mit anderen Geschäftssystemen

Obwohl ITAM-Lösungen die Anlagenverwaltung sicherlich vereinfachen können, isolieren sie Ihre Anlagendaten dennoch an einem Ort. Integrieren Sie ITAM in Ihre Unternehmensressourcenplanung (ERP), Ihr Personalmanagement (HRM) und Ihre Finanzsysteme, um ein umfassenderes Bild davon zu erhalten, was in Ihrem Unternehmen vor sich geht.

Durch die Integration erhalten Sie eine ganzheitlichere Sicht auf Ihre Ressourcen und erleichtern gleichzeitig eine bessere Koordination zwischen verschiedenen Abteilungen.

Der Schlüssel zum ITAM-Erfolg? Langlebige Etiketten

Das IT-Asset-Management wird immer wichtiger, da Unternehmen mehr Zeit und Ressourcen in Software und Hardware investieren. Effektives ITAM ist nicht nur eine Notwendigkeit für bessere Abläufe, sondern ein strategischer Ansatz, der Ihr Unternehmen profitabler und effizienter macht.

Durch die Befolgung der Best Practices von ITAM können Sie erhebliche Kosteneinsparungen erzielen, die Compliance verbessern und die Produktivität steigern.

Der Trick besteht darin, die Lücke zwischen physischen IT-Ressourcen und Ihrer ITAM-Software zu schließen. Die langlebigen Asset-Etiketten von Camcode sind speziell darauf ausgelegt, mit Ihren Assets Schritt zu halten, und machen Etiketten zu einem unverzichtbaren Werkzeug zur Steigerung der ITAM-Genauigkeit und -Effizienz.

Mit einer Vielzahl von Optionen, die den Anforderungen Ihrer Anwendungen gerecht werden, wie z. B. Folien-Metalphoto®-Etiketten und IT-Asset-Tracking-Lösungen, die zusätzliche Sicherheit bieten, wie z. B. manipulationssichere Polyesteretiketten, bietet Camcode eine robuste und zuverlässige Lösung für alle Ihre IT-Asset-Tracking-Anforderungen.

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Häufig gestellte Fragen