IT Asset Management erklärt: Zweck, Vorteile & Best Practices

Fixed Asset Market Manager

Inhaltsverzeichnis

• Was ist IT Asset Management?
• Arten von IT Assets
• Warum ist IT Asset Management wichtig?
• 8 IT Asset Management Best Practices
• Der Schlüssel zum ITAM-Erfolg? Langlebige Labels
• Häufig gestellte Fragen

Kernaussage

IT Asset Management ist ein Tool, das Organisationen nutzen, um ihre IT-Assets von der Beschaffung bis zur Entsorgung zu managen. Ziel ist es, den Wert dieser Assets zu maximieren, während sie so verwaltet werden, dass sie mit Organisationszielen wie operativer Effizienz und Compliance in Einklang stehen.

Technologie untermauert nahezu jeden Aspekt einer modernen Organisation. Ob digitale Software oder physische Assets wie Desktop-Computer – Ihre Organisation verlässt sich auf IT-Assets, um produktiv und effizient zu bleiben.

Doch das Management Ihrer Technologie-Assets kann komplex sein – besonders für größere Organisationen.

Um mit der wachsenden Skalierung dieser Technologie Schritt zu halten, investieren immer mehr Unternehmen in IT Asset Management (ITAM) Lösungen. Diese Technologie trackt und managt alle digitalen und physischen IT-Assets an einem Ort und gibt Führungskräften beispiellose Transparenz in Nutzungsmetriken, Kosten, Compliance und mehr.

Der Ansatz Ihrer Organisation und das Software-Setup haben enormen Einfluss auf den Erfolg Ihres gesamten IT-Asset-Management-Ansatzes. In diesem Leitfaden erklären wir, wie IT Asset Management Organisationen nützt und teilen Best Practices für die Mobilisierung von ITAM-Technologie.

IT Asset Management (ITAM) ist eine Strategie zum Tracking aller physischen und digitalen IT-Assets an einem Ort. ITAM hilft Organisationen, einen genauen Überblick über Technology-Asset-Lifecycle-Kosten zu erhalten, um den Wert ihrer Investitionen in IT-Hardware und -Software zu maximieren.

Statt Hardware in Tabellenkalkulationen oder papierbasierten Check-in/Check-out-Logbüchern zu managen, macht ITAM-Software es einfach, alle Assets an einem Ort zu tracken und ihre Nutzungsdaten zu überwachen.

ITAM trackt nicht nur Assets. Es unterstützt auch:

• Technologiebeschaffung
• Risikoreduzierung
• Lizenzierung
• Lifecycle-Management
• Wartung und Upgrades

Kostenmanagement ist definitiv ein Plus, aber das ultimative Ziel von ITAM ist es, Organisationen zu helfen, ihre IT-Assets effektiv, legal und effizient zu nutzen. Mit dem richtigen Setup reduziert ITAM Downtime und steigert die organisatorische Produktivität.

Sehen Sie sich das Video unten an, um mehr über ITAM zu erfahren:

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Arten von IT Assets

IT Asset Management Software unterteilt Assets generell in zwei Kategorien: digital und physisch. Sie brauchen beide für Produktivität, aber wie Sie diese Assets in einer ITAM-Lösung tracken, unterscheidet sich.

Physische IT-Assets sind greifbare Gegenstände, die Sie anfassen können. Diese Assets sind Teil Ihrer Technologie-Infrastruktur und umfassen Assets wie:

• Hardware: Dazu gehören Computer, Server, Netzwerk-Equipment und Datenspeichergeräte wie externe Festplatten.
• Peripheriegeräte: Diese Add-on-Geräte ergänzen Ihre Haupt-Hardware – wie Drucker, Scanner und Monitore.
• Mobile Geräte: Mehr Mitarbeiter arbeiten unterwegs, besonders in Branchen wie Bau und Lagerhaltung. Mobile Items gehen leicht verloren, daher tracken mehr Organisationen Smartphones, Tablets und portable Scanner mit ITAM-Software.
• Rechenzentrums-Equipment: Dazu gehören Server-Racks, Kühlsysteme und Backup-Stromversorgungen.

Die meisten Organisationen brauchen eine Lösung für das Tracking physischer Assets, da diese leicht kaputtgehen oder verloren gehen können. Doch es ist genauso wichtig, ITAM für das Tracking digitaler Assets zu nutzen – was oft umfasst:

• Software: Diese breite Kategorie umfasst Betriebssysteme, Applikationen und Software-Suites.
• Lizenzen: Die meisten Unternehmenssoftware benötigt Lizenzen zum Betrieb. ITAM-Systeme tracken alle Lizenzen und Abonnements für diverse Softwareprodukte und Cloud-Services. Da viele Organisationen versehentlich für Lizenzen zahlen, die sie nicht mehr nutzen, ist das Tracking dieser Info ein großartiger Weg, Waste zu identifizieren und Geld zu sparen.
• Digitale Medien: Digitale Dokumente, Bilder und Videos qualifizieren als digitale Assets – besonders, wenn Sie in Marketing oder Kreativbranche arbeiten.

Idealerweise sollte Ihre ITAM-Lösung alle IT-Assets tracken. Das Tracken nur eines Typs und nicht der anderen könnte Blindspots schaffen, die langfristig mehr kosten.

Warum ist IT Asset Management wichtig?

IT Asset Management ist kritisch für alle Organisationen – ob Sie ein kleines Startup oder ein multinationales Enterprise führen.

Kosteneinsparungen

Sie können nur managen, was Sie messen – was für ITAM gilt. Statt in IT-Assets ohne Überwachung zu investieren, trackt und managt eine ITAM-Lösung IT-Assets präzise.

Einige moderne ITAM-Plattformen übernehmen sogar das gesamte Management für Sie – durch Hands-off-Features wie Machine Learning und Künstliche Intelligenz.

Mit ITAM vermeiden Sie Überkäufe oder Unterauslastung von Equipment und Software. Es identifiziert redundante oder untergenutzte Assets, die Sie umverteilen oder stilllegen können, um Geld zu sparen. ITAM erleichtert auch die Vorhersage zukünftiger IT-Ausgaben – für präziseres Budgeting und Finanzplanung.

Verbesserte Compliance & Risikomanagement

Beim Management sensibler Daten tragender IT-Assets sind vollständige Rückverfolgbarkeit und Einhaltung von Compliance-Vorschriften paramount. Folgen Sie diesem 10-Schritte-Ansatz bei der Planung der Hardware-Dekommissionierung von Rechenzentren für End-to-End-Compliance: https://t.co/Sk1hovRa1Q #itad

Compliance ist für alle Unternehmen essenziell, aber entscheidend für stark regulierte Branchen wie Chemie- und Pharmaindustrie. ITAM trackt alle Softwarelizenzen, Garantien und zugehörigen regulatorischen Anforderungen für Sie und führt ein präzises Inventar aller IT-Assets, die Ihnen helfen, Software-Lizenzierungsprobleme zu vermeiden.

Effektives Asset Management verbessert auch die Sicherheitslage Ihres Unternehmens. Wenn Sie wissen, wo all Ihre Assets sind, ist es viel einfacher, sie gegen Diebstahl oder Verlust abzusichern – was teure Sicherheitsverletzungen verhindern kann.

ITAM stellt auch sicher, dass alle Hardware und Software aktuell und ordnungsgemäß gewartet sind – und schützt Sie so vor sich entwickelnden Cybersecurity-Bedrohungen.

Gesteigerte Produktivität & Effizienz

IT Asset Management gibt Ihnen einen klaren Überblick über verfügbare Assets – für verbesserte Ressourcenzuweisung und um Mitarbeitern die Tools zu geben, die sie für ihre Jobs brauchen. So reduziert ITAM Downtime und verbessert Reaktionszeiten – besonders bei IT-bezogenen Themen.

Zudem haben gut gemanagte IT-Assets tendenziell längere Lebensdauern – was Downtime durch unerwartete Ausfälle und Ersatzbestellungen reduziert.

Langfristige Vorteile

ITAM stellt Ihr Business für langfristigen Erfolg auf. Es liefert wertvolle Daten zur IT-Asset-Nutzung, die Sie für strategische Entscheidungen über Technologieinvestitionen und Upgrades nutzen können.

ITAM erleichtert auch die Ausrichtung Ihrer IT-Assets an die Mission und langfristigen Ziele Ihrer Organisation – und hilft Ihnen, Ihrer Mission treu zu bleiben.

8 IT Asset Management Best Practices

IT Asset Management hat viele Vorteile – vorausgesetzt, Sie folgen einem strukturierten Prozess zur Maximierung Ihrer Assets. Ob Sie einen bestehenden ITAM-Prozess haben oder einen eigenen von Grund auf erstellen wollen – folgen Sie diesen Best Practices für IT Asset Management.

1. Software wählen, die alles trackt

Die meisten modernen IT-Asset-Management-Lösungen tracken sowohl digitale als auch physische Assets – aber nicht immer. Manche Plattformen tracken nur digitale Assets wie Lizenzen, Abonnements und digitale Medien.

Einen Asset-Typ zu tracken ist hilfreich, aber Ihre Organisation braucht trotzdem Hardware wie Computer, Server und Netzwerk-Equipment, um auf diese digitalen Assets zuzugreifen – wählen Sie also eine ITAM-Lösung, die alle Asset-Typen trackt.

2. Inventarmanagement mit Technologie straffen

Effektives Inventarmanagement und Tracking sind ein Muss für ITAM. Statt Assets manuell ins System einzupflegen, nutzen Sie Barcode-Labels oder RFID-Tags, um Genauigkeit zu steigern und den gesamten Asset-Tracking-Prozess zu vereinfachen.

Dieses Setup stellt sicher, dass Sie alle Assets erfassen, ihre Status in Near-Real-Time aktualisieren und sie schneller lokalisieren. Intelligente Labels erleichtern auch die Identifikation von Verlusten und fundierte Entscheidungen zur Asset-Nutzung.

3. Geräte-Lebenszyklen berücksichtigen

Keine IT-Hardware oder Gerät überlebt ewig – jedes Equipment in Ihrer Organisation wird irgendwann entsorgt werden müssen. IT Asset Management Lösungen tracken den Lebenszyklus-Stand und die Nutzung jedes Assets – für einen persönlicheren Ansatz im Asset Management.

Statt Geräte zu einem willkürlichen Datum auszumustern, bietet Ihre ITAM-Lösung maßgeschneiderte Vorschläge für Wartung und spätere Entsorgung basierend auf tatsächlichen Nutzungsdaten. Diese Insights erleichtern datengetriebene Entscheidungen darüber, wann Upgrades oder Außerbetriebnahmen sinnvoll sind – und optimieren langfristigen Wert und Nutzen.

4. ITAM mit offiziellen Policies untermauern

IT Lifecycle Management Software erledigt viel Heavy Lifting für Sie. Dennoch ist es kritisch, eigene IT-Asset-Management-Policies als Backup für die Software zu haben. So erstellen Sie Policies, die für Ihre Organisation funktionieren – statt nur den Regeln zu folgen, die mit der ITAM-Software kommen.

Jede Organisation ist anders – Policies zu erstellen und ITAM-Software daran anzupassen, liefert bessere Ergebnisse.

Erstellen Sie klare Policies für Wartung, Upgrades und Entsorgung von IT-Assets. Beispiel: Sie gehen über das Mindestmaß bei E-Waste-Entsorgung hinaus und erstellen umweltfreundliche Entsorgungs-Policies zur Unterstützung Ihrer Nachhaltigkeitsziele.

5. Hochwertige, langlebige Asset-Labels nutzen

Manche IT-Asset-Labels verblassen, reiben ab oder fallen mit der Zeit ab – was die Genauigkeit Ihrer ITAM-Bemühungen schädigt. Nutzen Sie von Anfang an langlebige IT-Asset-Labels, um ITAM-Genauigkeit zu verbessern und den Ärger häufiger Ersetzungen zu vermeiden.

Camcodes langlebige Asset-Labels und Security-Labels sind eine robuste Option, die vor alltäglichem Verschleiß und Umwelteinflüssen wie Hitze oder chemischer Exposition schützt.

Um das Beste aus Ihren Camcode-Labels herauszuholen, achten Sie darauf:

• Labels in sichtbaren und zugänglichen Bereichen platzieren
• Sicherstellen, dass Labels mit langlebigem Klebstoff sicher befestigt sind
• Barcodes oder QR-Codes für einfaches Scannen und Tracking integrieren

6. Automatisieren, was möglich ist

Wenige Leader haben Zeit oder Kapazität, hunderte oder tausende Assets manuell zu managen. Das kostet nicht nur mehr Zeit, sondern öffnet auch Tür und Tor für Fehler und Haftung.

Eine automatisierte Softwarelösung spart Zeit und verbessert die Qualität Ihrer Asset-Tracking-Bemühungen.

Einfache Trigger-basierte Automatisierungen erledigen viel Arbeit für Sie. Beispiel: Sie können in Ihrer ITAM-Software einen Trigger einrichten, der automatisch ein Support-Ticket öffnet, wenn die IT-Abteilung ein Asset scannt.

Nicht alle ITAM-Software nutzt KI, aber das ist ein hilfreiches Feature für schnelle Analyse von Nutzungsdaten und Trend-Erkennung. Es braucht mehrere Monate Datensammlung für statistisch signifikante Schlussfolgerungen – doch KI-gestütztes ITAM ist eine zeitsparende Lösung, die oft menschliche Analysten übertrifft.

7. Assets regelmäßig auditieren

Manchmal stimmen die Daten in Ihrer ITAM-Software nicht mit der Realität vor Ort überein. Regelmäßige Audits sichern die Genauigkeit von Inventaraufzeichnungen, identifizieren Diskrepanzen, verbessern Asset-Nutzung und verifizieren Asset-Zustand.

Häufige Audits helfen auch bei Compliance und Risikomanagement, wenn Sie in einem regulierten Bereich tätig sind.

8. ITAM mit anderen Business-Systemen integrieren

Während ITAM-Lösungen Asset-Management sicherlich vereinfachen, siloisieren sie Ihre Asset-Daten noch an einem Ort. Integrieren Sie ITAM mit Ihrem Enterprise Resource Planning (ERP), Human Resources Management (HRM) und Finanzsystemen – für ein vollständigeres Bild dessen, was in Ihrer Organisation passiert.

Integration gibt Ihnen eine ganzheitlichere Sicht auf Ihre Ressourcen und erleichtert bessere Koordination zwischen verschiedenen Abteilungen.

Der Schlüssel zum ITAM-Erfolg? Langlebige Labels

IT Asset Management wird noch wichtiger, da Organisationen mehr Zeit und Ressourcen in Software und Hardware investieren. Effektives ITAM ist nicht nur Notwendigkeit für bessere Abläufe, sondern ein strategischer Ansatz, der Ihre Organisation profitabler und effizienter macht.

Durch Befolgen von ITAM-Best-Practices können Sie signifikante Kosteneinsparungen erzielen, Compliance verbessern und Produktivität steigern.

Der Trick: die Brücke zwischen physischen IT-Assets und Ihrer ITAM-Software zu schlagen. Camcodes langlebige Asset-Labels sind speziell darauf ausgelegt, mit Ihren Assets Schritt zu halten – was Labels zu einem unverzichtbaren Tool für gesteigerte ITAM-Genauigkeit und -Effizienz macht.

Mit vielfältigen Optionen für Ihre Anwendungsbedürfnisse – wie Foil-Metalphoto®-Labels und IT-Asset-Tracking-Lösungen mit zusätzlicher Sicherheit wie Tamper-Evident-Polyester-Labels – bietet Camcode eine robuste und zuverlässige Lösung für all Ihre IT-Asset-Tracking-Bedürfnisse.

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Häufig gestellte Fragen