Wie Sie Daten und Storytelling kombinieren, um Ihr Wartungsprojekt genehmigt zu bekommen

Der Wettbewerb um Geld und Ressourcen kann brutal sein. Jeder möchte das gleiche Budget, das gerade geöffnet wurde. Dazu gehört auch das Wartungsteam. Es gibt wahrscheinlich tausend Dinge, die Sie mit etwas mehr Geld machen können. Und Sie wissen, dass sie alle einen Unterschied machen würden.

Aber Sie müssen die Leute mit den Schlüsseln zum Haushalt davon überzeugen, dass dieses Geld in Ihren Händen gut angelegt ist. Das erfordert, dass Sie sich von der Masse abheben und Führungskräfte dazu bringen, sich Ihrer Vision für Ihr Wartungsprojekt zuzuwenden.

Wenn es einfacher zu sein scheint, den Mount Everest zu besteigen, als dieses Buy-In zu bekommen, ist dieser Artikel für Sie. Es gibt Ihnen eine Formel, um zwei starke Kräfte im Kampf um die Projektgenehmigung zu vereinen:Daten und Storytelling.

Es gibt sechs Schritte, um das perfekte Spielfeld für Ihr Wartungsprojekt zu erstellen. In jeder Phase erfahren Sie, wie Sie mithilfe von Daten und Storytelling Ihre Anfragen von anderen abheben, damit Sie die Genehmigung für Ihr Projekt und das entsprechende Budget erhalten.

Laden Sie eine vollständige Pitch-Deck-Vorlage herunter und füllen Sie sie mit den folgenden Tipps aus

Schritt 1:Problem darstellen

Warum das funktioniert

Ihr Projekt ist eine Veränderung. Und Veränderung tut weh. Deshalb müssen Sie zeigen, dass der Schmerz des Nichtstuns (auch bekannt als Ihre aktuelle Situation) schlimmer ist als der Schmerz der Veränderung. Finden Sie ein Problem, das Ihr Projekt löst, und führen Sie es an.

Wie man die Geschichte erzählt

Es gibt drei Schritte, um die Geschichte Ihres Problems zu erzählen:

1. Beschreiben Sie das Problem
2. Zeigen Sie, wie das Problem aussieht
3. Erkläre die Auswirkungen des Problems

Welche Daten zu verwenden

Bemühen Sie sich nach besten Kräften, Ihr Problem zu quantifizieren. Im obigen Beispiel könnten Sie über Folgendes sprechen:

• Die durchschnittliche Zeit, um Teile aus dem Lagerraum zu holen
• Die Anzahl der monatlich benötigten Notfallteile
• Die Anzahl der Ausfallstunden im Zusammenhang mit dem unorganisierten Lagerraum

Apropos Inventarprobleme, diese Vorlage kann Ihnen helfen, einen unorganisierten Lagerraum zu reparieren

Einige andere Beispiele für die Quantifizierung eines Problems sind:

• Kosten :Wie viel kostet das Problem Ihr Team?
• Zeit :Verbringen Sie mehr Zeit mit einer Aufgabe, als Sie sollten? Was hält dich stattdessen davon ab?
• Gesundheit und Sicherheit :Werden Audit-Compliance-Aufgaben nicht erledigt oder werden Beinahe-Unfälle häufiger?
• Mitarbeiterbindung :Ist es schwer, an guten Teammitgliedern festzuhalten? (Psst, wenn dies ein Problem für Sie ist, lesen Sie diesen Artikel zur Reduzierung des Umsatzes)
• Qualität :Wie wirkt sich ein Mangel Ihres Teams auf das Endprodukt aus? (Nicht sicher? In diesem Artikel erfahren Sie, wie sich die Wartung auf die Produktion auswirkt)

Schritt 2:Skizzieren Sie Ihre Lösung

Warum das funktioniert

Jetzt, da Sie einen Bösewicht in Ihrer Geschichte haben (das Problem), ist es an der Zeit, den Helden (Ihr Projekt) vorzustellen. Die Leute bohren gerne Löcher in ein Projekt, weil es ein Sprung ins Unbekannte ist. Aber sie tun dies weniger wahrscheinlich, wenn das Projekt die Antwort auf ein Problem ist, über das sie sich Sorgen machen.

Wie man die Geschichte erzählt

Beschreiben Ihrer Lösung mit einem dreistufigen Ansatz:

• Beschreiben Sie Ihre Lösung/Ihr Projekt
• Erklären Sie, wie das Problem gelöst wird
• Beschreiben Sie das Ergebnis/den Nutzen

Welche Daten zu verwenden

Das Anhängen von Nummern an Ihre Ansprüche wird ihnen helfen, Anklang zu finden. Finden Sie beispielsweise heraus, wie viele Arbeitsstunden Sie sparen könnten, wenn Techniker nicht ihre Zeit mit der Suche nach Teilen verbringen müssten. Das mag wie eine kleine Zahl erscheinen. Aber wenn Sie es mit Wochen, Monaten oder Jahren multiplizieren, kann es sich schnell summieren.

All diese Vorteile existieren nicht in einem Vakuum. Wenn Sie fünf Stunden im Monat mit Reparaturen verbringen, anstatt den Lagerraum zu durchsuchen, kann dies fünf weitere Stunden Produktionszeit bedeuten, was für Ihr Unternehmen enorm sein könnte.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, diese Daten zu erhalten:

• Arbeitsauftragsdaten :Wenn Sie einen Prozess verbessern möchten, teilen Sie ihn in Ihren Arbeitsaufträgen auf und lassen Sie die Techniker aufzeichnen, wie viel Zeit oder Geld sie für diesen Prozess aufwenden (Erfahren Sie, was Sie sonst noch in Ihren Arbeitsauftragsdaten finden)
• Ihre Kollegen :Wenn Sie nicht wissen, wie viel eine Stunde dem Produktionsteam wert ist, fragen Sie es oder konsultieren Sie die OEM-Richtlinien für einen Vorteil
• Ein kontrolliertes Experiment durchführen :Testen Sie Ihre Lösung an einem kleinen Asset oder Prozess mit geringem Risiko und messen Sie die Ergebnisse vorher und nachher (dies wird Ihnen auch in Schritt 4 helfen).

Schritt 3:Richten Sie Ihre Lösung an den Geschäftszielen aus

Warum das funktioniert

Jeder, vom CEO bis zum Junior-Techniker, hat ein Ziel zu treffen. Wenn Ihr Projekt die Menschen ihren Zielen näher bringt, ist es wahrscheinlicher, dass Sie ihre Unterstützung erhalten. Es verwandelt Ihr Projekt von etwas, das die Wartungsabteilung tun möchte, zu etwas, das das Unternehmen tun muss. Es erzeugt eine emotionale Investition in die Idee, die schnell zu einer finanziellen Investition werden kann.

Wie man die Geschichte erzählt

Diese Geschichte wird in drei Teilen erzählt:

1. Bestimmen Sie die Unternehmensziele :Dies kann alles sein, von Kostensenkungen bis hin zur Eröffnung neuer Standorte auf der ganzen Welt
2. Verbinden Sie dieses Ziel mit Wartungsarbeiten :Heben Sie hervor, was das Wartungsteam tut und wie sich dies auf das übergeordnete Ziel auswirkt
3. Verknüpfen Sie diese Arbeit mit dem Projekt :Erklären Sie, wie Ihr Projekt entweder eine Lücke schließen oder das verbessern kann, was Sie bereits in Ihrem Wartungsprogramm tun

Diese praktische Vorlage kann Ihnen helfen, Wartungsarbeiten an Ihren Geschäftszielen auszurichten

Welche Daten zu verwenden

Sie haben die Auswirkungen Ihres Wartungsprojekts auf die Geschäftsziele identifiziert. Jetzt ist es an der Zeit, die Frage zu beantworten:"Um wie viel?" Hier sind einige Beispiele für die Verknüpfung eines Wartungsprojekts mit Unternehmensinitiativen mit Daten:

• Kosteneffizienz :Durch die Einstellung eines Spezialisten können wir die Kosten für Auftragnehmer um 100.000 USD pro Jahr senken und die Produktionszeit um 8 % pro Jahr verlängern
• Erweiterung :Der Kauf von Wartungssoftware gibt uns die Möglichkeit, Wartungsprozesse zu standardisieren, sodass wir neue Wartungsteams in 30 statt 60 Tagen einrichten können (Dieser Leitfaden enthält viele weitere Tipps, um Ihren Chef davon zu überzeugen, in Software zu investieren)
• Risikominderung :Ein dedizierter Bestandsmanager verfolgt und prognostiziert den Teileverbrauch, damit wir uns auf Unterbrechungen der Lieferkette vorbereiten und Notkäufe um 40 % reduzieren können

Schritt 4:Beweisen Sie, dass das Projekt funktioniert

Warum das funktioniert

Die Leute hassen das Unbekannte. Risiko ist ein Schimpfwort, vor allem in Budgetdiskussionen. Aus diesem Grund ist der Nachweis, dass Ihr Projekt funktioniert, unerlässlich, um es und sein Budget zu genehmigen. Eine Menge Skepsis gegenüber Ihrem Plan wird verschwinden, wenn Sie zeigen können, dass Ihre Idee zuvor umgesetzt wurde und wurde.

Wie man die Geschichte erzählt

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um zu beweisen, dass Ihr Projekt eine sichere Sache ist:

1. Finden Sie Beispiele für andere Unternehmen, die dasselbe Projekt mit guten Ergebnissen durchgeführt haben. Bonuspunkte, wenn es sich um einen Wettbewerber oder ein bekanntes Unternehmen handelt.
2. Sehen Sie, ob ein anderes Team oder ein anderer Standort in Ihrem Unternehmen ein ähnliches Projekt durchlaufen hat und was die positiven Ergebnisse waren. Wie sind beispielsweise Wartungsteams an anderen Standorten an das Problem herangegangen, das Sie zu lösen versuchen?
3. Führen Sie ein kleines Experiment oder Pilotprojekt Ihrer Idee durch und präsentieren Sie die Ergebnisse. Wenn Sie eine kostenlose Wartungssoftware testen, können Sie zeigen, wie sich die Investition mit einer kostenpflichtigen Version amortisiert.

Welche Daten zu verwenden

Das Sammeln von Daten aus Fallstudien oder Pilotprojekten ist nur die halbe Miete. Die stärksten Pitches nehmen diese Ergebnisse und setzen sie so um, dass sie zu Ihrem Team und dem Umfang des Projekts passen. Ein anderes Unternehmen hat beispielsweise 30 % weniger Ausfälle erlebt, nachdem es Sensoren an allen seinen Maschinen installiert hatte. Aber was ist, wenn es für Sie nur realistisch ist, die Sensorwerte einer Handvoll Assets zu überwachen? Wird es die gleichen Ergebnisse liefern?

Ein weiteres Beispiel:Nehmen wir an, ein einmonatiges Pilotprojekt hat Ihnen geholfen, 20 Stunden Verwaltungsarbeit einzusparen. Wenn Sie dieses Projekt in Vollzeit umsetzen, würden Sie 240 Stunden im Jahr einsparen. Mit anderen Worten, es würde 12 % Ihrer Zeit einsparen.

Schritt 5:Risiken erkennen

Warum das funktioniert

Jedes Projekt hat seine Risiken. Dies ist kein Geheimnis. Wenn Sie potenzielle Fallstricke ignorieren, wird Ihr Projekt schnell in ein „zu gut, um wahr zu sein“-Territorium geraten. Die Vorwegnahme dieser Geschwindigkeitsschwellen zeigt, dass Sie bereit sind, sie zu umgehen, ohne zu viel Zeit oder Geld zu investieren. Und das wird Ihren Chef (und seinen Chef) mit dem Projekt vertrauter machen.

Wie man die Geschichte erzählt

Das Geheimnis besteht darin, jedes Risiko, das Sie identifiziert haben, mit einem Plan zu seiner Überwindung zu verbinden, wie in diesen Beispielen:

1. Risiko :Techniker werden die von uns eingeführte Software nicht verwenden
   Plan :Beziehen Sie sie in den Auswahlprozess ein, damit sie mit dem System vertraut sind (genau wie diese Organisation)
2. Risiko :Das Onboarding eines neuen Mitarbeiters dauert länger als wir denken
   Plan :Zeichnen Sie kurze Tutorials für Routineaufgaben auf, um die Lernkurve zu verkürzen
3. Risiko :Unser Rückstand wird größer, während wir das Projekt umsetzen
   Plan :Entwickeln Sie ein System zum Priorisieren und Vervollständigen von Arbeitsrückständen, um das Risiko zu reduzieren (was Sie mit dieser Vorlage in wenigen Minuten tun können)
4. Risiko :Wir werden zu viel Geld für das Projekt ausgeben
   Planen :Erstellen Sie eine gut definierte Projekt-Roadmap, um Umfangsschwankung und Mehrausgaben zu verhindern (Und laden Sie diese Budgetvorlage herunter, um alle Ihre Kosten im Auge zu behalten)

Welche Daten zu verwenden

Bei der Risikoprävention geht es darum, rote Fahnen am Horizont zu erkennen. So wie hohe Vibrationen einen drohenden Ausfall signalisieren können, gibt es Daten, die Ihnen helfen, eine Bedrohung für Ihr Projekt zu finden und zu stoppen. Wenn Sie diese KPIs während Ihres Verkaufsgesprächs präsentieren, zeigen Sie, dass Sie das Risiko nicht aufgrund einer Ahnung einschätzen.

Sie könnten beispielsweise die Akzeptanzraten messen, wenn Sie neue Software implementieren. Wenn die Akzeptanzraten niedrig sind, könnten Sie weitere Schulungen durchführen, um Ihr Team mit dem System vertraut zu machen.

Andere Beispiele für Warnsignale sind:

Schritt 6:Skizzieren Sie Ihren Plan und Ihre Anforderungen

Warum das funktioniert

In diesem Schritt geht es darum, die Einzelheiten Ihres Plans auszufüllen, damit jeder versteht, wie er sich in den kommenden Wochen oder Monaten auf Sie, Ihr Team und den Rest der Organisation auswirken wird. Es zeigt auch, dass die von Ihnen gewünschten Ressourcen und Unterstützung schnell und effektiv eingesetzt werden, um schneller zuverlässige Ergebnisse zu erzielen.

Wie man die Geschichte erzählt

Vermeiden Sie eine riesige Liste von allem, was Sie erreichen möchten, und den Ressourcen, die Sie benötigen. Teilen Sie Ihr Projekt in Meilensteine ​​auf. Finden Sie dann heraus, was Sie brauchen und wie Sie den Erfolg bei jedem Schritt mithilfe dieses Frameworks messen:

1. Zeitleiste :Wie lange wird dieser Projektschritt dauern? Profi-Tipp:Wenn es länger als ein paar Monate dauert, erwäge, diesen Schritt in noch kleinere Berührungspunkte aufzuteilen.
2. Aufgaben :Was werden Sie in diesem Schritt des Projekts erreichen? Wenn das Endziel dieses Schrittes darin besteht, eine Prüfung aller wöchentlichen geplanten Wartungsarbeiten abzuschließen, könnte eine Ihrer Aufgaben darin bestehen, alle Aufgabenlisten auf Richtigkeit zu überprüfen.
3. Stakeholder :Bestimmen Sie, wer an jedem Schritt des Projekts beteiligt ist. Profi-Tipp:Heben Sie hervor, wie involviert jeder Stakeholder sein wird. Wer ist beispielsweise verantwortlich, rechenschaftspflichtig, konsultiert und informiert? (Erfahren Sie mehr über das RACI-Modell)
4. Ressourcen und Kosten :Welche Ressourcen werden Sie benötigen, um jede Aufgabe zu erfüllen, und wie viel werden sie kosten? Dies kann von Arbeits- und Ersatzteilkosten bis hin zu Software-Abonnements reichen.
5. KPIs :Wie messen Sie den Erfolg in jeder Phase? Dies kann alles sein, was Sie erreicht haben (z. B. Prüfung von 50 % der Arbeitsaufträge) bis hin zu seinen Auswirkungen (z. B. Schraubenschlüsselzeit in den letzten 90 Tagen).

Welche Daten zu verwenden

In diesem Schritt wird ein großer Fokus auf die Kosten gelegt. Der beste Weg, den Schlag abzufedern, besteht darin, die Kosten des Projekts mit den Ausgaben (oder Verlusten) des Unternehmens ohne Ihre Lösung zu vergleichen.

Beispielsweise kostet die Einstellung eines Lagerraummanagers und die Erstellung eines Inventarprogramms etwa 125.000 US-Dollar pro Jahr. Das Unternehmen gibt derzeit etwa 250.000 US-Dollar pro Jahr für verlorene Produktionszeit und Notkäufe von Ersatzteilen aus.

Betrachten Sie bei der Messung von Erfolgsmetriken gleitende Durchschnitte, um den Fortschritt zu markieren. Richten Sie Ihre Messwerte wie folgt ein:

1. Definieren Sie Ihre Erfolgskennzahlen. Dh. Zeit, Teile zu holen
2. Setzen Sie Benchmarks. Dh. Die Entnahme von Teilen dauert durchschnittlich 20 Minuten
3. Verfolgen Sie den 90-Tage-Fortschritt. Dh. Die durchschnittliche Zeit zum Zurückholen von Teilen ist in den letzten 90 Tagen um 33 % (6,5 Minuten) gesunken.

Der perfekte Pitch kombiniert Daten und Storytelling

Menschen investieren nicht in Projekte. Sie investieren in Probleme, Lösungen und Ergebnisse. Und der beste Weg, ihre Aufmerksamkeit zu erregen, sind Geschichten. Das Einstreuen einiger Daten zeigt die Größe, den Umfang und die Auswirkungen dieser Probleme, Lösungen und Ergebnisse.

Sie brauchen keine bahnbrechende Idee, um dieses Framework zu verwenden. Es funktioniert genauso gut für eine massive Überholung Ihrer Wartungssysteme wie für zusätzliches Geld für einen Auftragnehmer. Wenn Sie also das nächste Mal Ihr Budget begründen, eine Idee vorbringen oder einfach nur einen Vertrauensbeweis für einen neuen Prozess haben möchten, denken Sie daran, dass Storytelling und Daten Ihre besten Freunde sind.