11 Tipps, wie Sie mehr aus Ihrem EAM-System herausholen

Es ist 12 Monate her, dass Sie die Implementierung des Enterprise Asset Management (EAM)-Systems Ihres Werks abgeschlossen und das Datum des „Go Live“ des Systems gefeiert haben.

Sie haben bei der Umsetzung alles richtig gemacht. Sie haben einen erfahrenen EAM-Implementierungsberater eingestellt. Sie haben ein internes Implementierungsteam gebildet, das Input liefert und Aufgaben erledigt. Sie haben Geschäftsprozesse dokumentiert. Sie haben Daten gesammelt und in das EAM eingegeben. Und Sie haben Schulungen durchgeführt. Das EAM stellt jedoch nicht die Informationen bereit, die von den verschiedenen Funktionsmanagern benötigt werden, um Geschäftsentscheidungen zu unterstützen.

Was schief gelaufen ist? Was machen wir jetzt? Ist es das System, die Daten oder die Menschen? Sind die erforderlichen Informationen im System enthalten und wenn ja, wie greifen wir darauf zu? Was tun wir als EAM-Systemadministratoren, um dieses Problem zu beheben?

Dies sind nur einige der Fragen, die sich jede Organisation stellt, wenn Informationen zur Entscheidungsfindung benötigt werden und diese scheinbar nicht verfügbar sind. Wenn diese Situation anhält, könnte das obere Management beginnen, die Logik hinter dem Kauf und der Implementierung eines normalerweise teuren Systems in Frage zu stellen. Sie werden bald fragen, wann der Return on Investment (ROI) realisiert wird oder ob er jemals realisiert wird. Systembenutzer werden sich fragen, ob das neue System besser ist als kein System wie zuvor. Die Unterstützung für die fortgesetzte Systemnutzung kann abnehmen oder in Frage gestellt werden.

Unabhängig davon, was schief gelaufen ist, können Sie selbst bestimmen, wie Sie mehr aus Ihrem EAM herausholen können. Es kann nur darum gehen, zu bestimmen, wo man suchen muss. Es kann auch nur darum gehen, wonach Sie suchen müssen. Alle EAM-Systeme enthalten die gleichen grundlegenden Funktionen zur Unterstützung Ihrer Wartungs-, Zuverlässigkeits- und Materialfunktionen. Wie Sie diese Funktionen implementieren und verwenden, bestimmt, welche Daten bei Bedarf verfügbar sind. Sie müssen zuerst einen Aktionsplan entwickeln (Wohin gehen wir von hier aus?).

Die folgenden (ohne Prioritätsreihenfolge) sind einige der grundlegenden Aktivitäten, die in Ihren Plan aufgenommen werden sollten.

1) Legen Sie fest, welche Geschäftsentscheidungen zu treffen sind und welche Informationen zur Unterstützung dieser Entscheidungen benötigt werden. Es kann ein übermäßiger Aufwand aufgewendet werden, Systemdaten zu überprüfen und zu aktualisieren, nur um zu erfahren, dass sie für die Entscheidungsfindung nicht benötigt werden. Bestimmen Sie das Format der Datenanforderungen und dokumentieren Sie diese Anforderungen, damit sich alle Beteiligten auf dasselbe Ziel bzw. dieselben Ziele konzentrieren.

2) Führen Sie eine Überprüfung der Systemimplementierung durch, um festzustellen, ob ein Bereich übersehen oder nicht fertiggestellt wurde. Haben Sie in einem Bereich gespart, um einen Bereich zu vervollständigen, der als prioritär wahrgenommen wurde? Haben Sie alle Maßnahmen abgeschlossen, die der Plan erforderte? Und hat der Implementierungsberater das getan, wozu er oder sie beauftragt wurde?

3) Wie bereits erwähnt, enthalten alle Systeme die gleichen grundlegenden Fähigkeiten; jedoch hat das ausgewählte System Ihren dokumentierten Geschäftsprozess unterstützt oder haben Sie versucht, Ihre Prozesse an das System anzupassen? Ein erfolgreiches, ergebnisproduzierendes EAM wird implementiert, um die Geschäftsprozesse der Anlage anzupassen. Überprüfen Sie die Geschäftsprozesse und stellen Sie sicher, dass sie wie dokumentiert befolgt werden. Überprüfen Sie die EAM-Implementierung, um sicherzustellen, dass sie die dokumentierten Prozesse unterstützt.

4) Lesen Sie das EAM-Benutzerhandbuch, das während der Systemimplementierung entwickelt wurde. Dieses Handbuch sollte Verfahren enthalten, die von verschiedenen Rollen bei der Verwendung des EAM-Systems verwendet werden. Befolgen die Systembenutzer die festgelegten Verfahren? Sammeln und zeichnen die Verfahren Informationen auf, die für die Entscheidungsfindung verwendet werden können? Müssen die Verfahren überarbeitet werden, um sicherzustellen, dass aussagekräftige Daten gesammelt werden? Dieses Handbuch sollte auch als Grundlage für die Schulung von Benutzern verwendet werden.

5) Überprüfen Sie die Schulungsaufzeichnungen, um festzustellen, ob Schulungen für jede Rollenebene durchgeführt wurden und alle Systembenutzer an dieser Schulung teilgenommen haben. Überprüfen Sie die Schulungsmaterialien, um sicherzustellen, dass das Benutzerhandbuch des Systems verwendet wurde, um die Schulungsmaterialien zu entwickeln. Sprechen Sie mit den Systembenutzern, um festzustellen, ob eine Auffrischungsschulung erforderlich ist. Planen Sie bei Bedarf Auffrischungsschulungen für alle Systembenutzer ein.

6) Überprüfen Sie die Tools, die während der Systemimplementierung verwendet wurden, um Daten zu sammeln, die in das EAM hochgeladen werden sollen. Diese können in Form von manuellen Tabellenkalkulationen, elektronischen Datenbanken oder einer Kombination aus beidem vorliegen. In einigen Fällen können diese Daten vom Lieferanten/Lieferanten bereitgestellt worden sein. Beziehen Sie Folgendes in Ihre Datenüberprüfung ein:Typenschilddaten für Anlagen (Ausrüstung), Materialbestandsdaten, vorbeugende und vorausschauende Wartungsverfahren, Mitarbeiterdaten (Arbeiterdaten usw.). Überprüfen Sie den Prozess, der beim Hochladen dieser Daten in das EAM-System verfolgt wird. War dieser Vorgang vollständig und gründlich?

7) Überprüfen Sie die im EAM-System entwickelten Systemcodes zur Unterstützung der Geschäftsprozesse. Wurden sie richtig eingegeben? Unterstützen sie den Entscheidungsprozess? Setzen die Systembenutzer sie richtig ein? Müssen diese Codes geändert werden, um die für die Entscheidungsfindung erforderlichen Daten bereitzustellen?

8) Überprüfen Sie jedes Systemmodul, um die verfügbaren Standardfelder zum Aufzeichnen von Daten zu bestimmen. Stellen Sie fest, ob diese Standardfelder, wenn sie richtig ausgefüllt sind, die angeforderten Informationen liefern. Bestimmen Sie, ob die Möglichkeit besteht, zusätzliche Felder in den verschiedenen Modulen zu erstellen. Stellen Sie fest, ob während der Systemimplementierung zusätzliche Felder erstellt wurden und ob diese im Benutzerhandbuch des Systems dokumentiert sind.

9) Überprüfen Sie jedes im EAM-System enthaltene Modul, um die Vollständigkeit und Anwendbarkeit der enthaltenen Daten zu verstehen. Die verschiedenen Module sollten umfassen:Anlage (Ausrüstung), Inventar, Aufgabenliste (PM/PdM-Verfahren), Arbeitsaufträge, Anlagenhistorie usw. Stellen Sie fest, ob im Systemhandbuch beschrieben ist, welche Daten von jedem Modul benötigt werden und wie sie eingegeben werden richtig. Stellen Sie fest, ob eine Schulung durchgeführt wurde, um sicherzustellen, dass jeder Benutzer diese Anforderungen und ihre Bedeutung versteht.

10) Bestimmen Sie, welche Standardberichte über das EAM-System verfügbar sind. Verwenden Sie das während der Implementierung entwickelte Systembenutzerhandbuch, um festzustellen, ob die in diesen Standardberichten enthaltenen Datenfelder in den verschiedenen Verfahren zur Datenerhebung und -eingabe berücksichtigt wurden. Vergleichen Sie die Felder dieser Standardberichte mit den vom Management geforderten Informationen, um festzustellen, ob die richtigen Daten erfasst, in das System eingegeben und von den Berichten abgerufen werden.

11) Ziehen Sie gegebenenfalls einen IT-Vertreter hinzu, um benutzerdefinierte Berichte zu erstellen, um zu versuchen, die angeforderten Daten aus der EAM-Systemdatenbank abzurufen. Nutzen Sie die Anforderungen des Managements, um diese Berichte zu entwickeln. Bestimmen Sie anhand dieser Berichte, ob die Daten im richtigen Format und in das richtige Datensatzfeld eingegeben werden. Diese Berichte sollten angeben, ob Daten verfügbar sind, um den Geschäftsentscheidungsprozess zu unterstützen. Sind die Daten abrufbar, muss entschieden werden, ob das Berichtsformat beibehalten und anderen zur Verfügung gestellt werden soll oder als Sonderbericht bei Bedarf weitergeführt werden soll. Wenn Daten nicht abgerufen werden können, ist dies ein Hinweis darauf, dass möglicherweise weitere Untersuchungen oder mögliche Systemänderungen erforderlich sind.

Diese Liste von Aktivitäten ist ein Ausgangspunkt, um mehr aus Ihrem EAM-System herauszuholen. Möglicherweise treffen nicht alle Aktivitäten auf Ihr System zu. Das verwendete System und die etablierten Geschäftsprozesse bestimmen, welche Aktivitäten durchgeführt werden müssen und in welcher Reihenfolge sie durchgeführt werden sollen. Bei allen notwendigen Aktivitäten ist es wichtig, diese vollständig abzuschließen und die Ergebnisse ordnungsgemäß zu dokumentieren. Stellen Sie weiterhin Fragen, bis Sie Antworten erhalten oder die Situation korrigiert ist. Am wichtigsten ist, die Ergebnisse zu dokumentieren und alle Benutzer neu zu kommunizieren und zu schulen. Mach es wichtig!

Aus dieser Aktivitätsliste können wir auch feststellen, dass ein EAM-System ein Softwarepaket (Werkzeug) ist, das die Disziplin jedes Unternehmenssoftwarepakets erfordert und in gewisser Weise fordert. Dieses Tool ist nur dann effektiv, wenn die Mitarbeiter eine angemessene Schulung erhalten, das System gemäß den festgelegten Prozessen verwenden und Feedback zur kontinuierlichen Verbesserung geben. Ein EAM-System ist wie jedes andere Softwarepaket – sein Erfolg hängt davon ab, wie es implementiert und vor allem wie es verwendet wird.

Über den Autor:
Mike Willard, CMRP, ist Senior Consultant für Life Cycle Engineering (LCE) mit mehr als 30 Jahren Erfahrung in Wartung und Zuverlässigkeit. Im Laufe seiner Karriere hat Mike mit Industrie-, Anlagen- und Regierungsorganisationen zusammengearbeitet, um Zuverlässigkeitsprozesse in verschiedenen Arbeitsabläufen zu implementieren, darunter Arbeitssteuerung, Planung und Terminplanung, Zuverlässigkeitstechnik, Materialmanagement, Bedienerbetreuung und EAM-Systeme. Sie erreichen Mike unter [email protected]. Weitere Informationen zu LCE finden Sie unter www.LCE.com.