Hilfe für Ihr Team mit einer mobilen CMMS-App

Sie haben also ein CMMS gekauft. Vielleicht verwenden Sie das System jetzt schon eine Weile oder haben es gerade erst aufgestanden – so oder so nutzen Sie das System nicht voll aus, wenn Ihr Team nicht die mobile Wartungs-App verwendet, die meistens mitgeliefert wird moderne Cloud-Lösungen.

Die meisten Wartungsteams, mit denen wir bei Fiix zusammenarbeiten, verbringen ihre Tage nicht im Büro. Techniker, Auftragnehmer und Handwerker sind in der Regel im Außendienst oder in den entlegensten Ecken der Einrichtung unterwegs, um ihre Arbeit zu erledigen. Hier können mobile Wartungs-Apps wirklich vorankommen, aber Ihr Team dazu zu bringen, eine neue App herunterzuladen und zu verwenden, ist nicht immer ein Kinderspiel.

Aus diesem Grund haben wir unsere mobile CMMS-App speziell für Leute entwickelt, die im Außendienst tätig sind. Das bedeutet 4 Dinge:

1. Die App funktioniert offline: Wir wissen, dass WLAN nicht unbedingt überall funktioniert, daher wechselt unsere CMMS-App nahtlos vom Online- in den Offline-Modus und synchronisiert Ihre Daten automatisch, sobald Sie wieder online sind. Sie können Asset-Informationen abrufen und Arbeit protokollieren, ohne Zeit damit verschwenden zu müssen, auf das Laden der Daten zu warten.
2. Es funktioniert intuitiv und sicher: Die App nutzt integrierte Gerätefunktionen wie das Scannen von QR-Codes, das Diktieren von Sprache in Text sowie das Aufnehmen und Hochladen von Bildern. Ganz zu schweigen davon, dass Ihre Daten sicher sind.
3. Damit können Benutzer ihre Daten personalisieren: Mit der App können Benutzer ihre eigene Arbeitsauftragsliste filtern und anzeigen, um die Arbeit besser zu priorisieren. Administratoren können auch den Funktionszugriff für Benutzer konfigurieren, z. B. wer Assets bearbeiten darf, wer Arbeitsanfragen anzeigen kann und mehr.
4. Bei der Entwicklung wurde Ihr Feedback berücksichtigt: Von neuen Funktionen wie dem Portal für Arbeitsanfragen und Inspektionsaufgaben bis hin zu benutzerdefinierten Feldern und sogar E-Signaturen (in Kürze verfügbar!) hören wir immer auf das Feedback und führen neue Funktionen ein, um Ihre Erfahrung zu vereinfachen und zu verbessern.

Tipps, wie Sie Ihr Team dazu bringen, eine CMMS-App herunterzuladen und zu verwenden

Während Sie Ihr Team in der App einrichten und zum Laufen bringen, sollten Sie an drei wichtige Schritte denken:

1. Geräte
2. Schulung
3. Weitere Annahme

1. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Geräte haben

Im Allgemeinen gibt es hier zwei Szenarien:Entweder stellt Ihr Unternehmen Geräte für das Team zur Verfügung, oder Teammitglieder verwenden die App auf ihren persönlichen Geräten.

Wenn Ihr Unternehmen Geräte bereitstellt:

• Stellen Sie sicher, dass genügend Geräte für das gesamte Team vorhanden sind. Benötigt jedes Teammitglied ein eigenes Gerät oder brauchen Sie nur genug Geräte für jede Schicht?
• Erkundigen Sie sich bei der IT nach Anforderungen von ihrer Seite.
  • Werden sie die App für Sie einrichten? Stellen Sie sicher, dass Sie ein Datum für das IT-Team festlegen, um die neue App herunterzuladen, damit Ihr Team weiß, wann es voraussichtlich mit der Nutzung beginnen wird.
  • Verwenden sie ein Mobile Device Management Tool (MDM) auf Unternehmensgeräten? Wenn dies der Fall ist, vergewissern Sie sich, dass es für die Fiix-App konfiguriert ist.

Wenn das Team seine eigenen Geräte verwendet:

• Unsere App wurde für Android- und iOS-Geräte entwickelt. Stellen Sie also sicher, dass Ihr Team diese Geräte verwendet und die neuesten Updates und das neueste Betriebssystem installiert sind.
• Überprüfen Sie, ob Sie ein oder zwei Ersatzgeräte erhalten können, falls etwas mit dem Gerät von jemandem passiert und Sie ein Ersatzgerät benötigen.

2. In Ausbildung investieren

Wenn Sie Ihrem Team eine neue Technologie einführen, ist es wichtig, in Schulungen zu investieren, um sicherzustellen, dass alle die Technologie auf die gleiche Weise verwenden. Selbst etwas so Kleines wie eine mobile App erfordert eine Schulung, um sicherzustellen, dass Ihr Team auf die zu befolgenden Prozesse abgestimmt ist.

Es gibt zwei Arten von Training, die Sie durchführen können – Gruppentraining oder „Train the Trainer“. Beide sind gleichermaßen effektiv, daher hängt die Wahl der richtigen Methode vom Arbeitsstil Ihres Teams ab.

Denken Sie daran:Bevor Sie mit dem Training Ihres Teams beginnen, stellen Sie sicher, dass jeder ein Gerät zur Hand hat, mit dem er mitmachen kann.

Gruppentraining

Wir empfehlen, Ihr Team in einer Gruppe zu trainieren, wenn Sie alle gleichzeitig in den Raum bringen können. Das Gruppentraining ist besonders hilfreich, um gleichzeitig mit der Nutzung der neuen App zu beginnen.

• Versammeln Sie alle in einem Besprechungsraum (Profi-Tipp:Bringen Sie Pizza und/oder Donuts mit, um die Teilnahme zu erhöhen) und stellen Sie sicher, dass alle die neue App gleichzeitig herunterladen (falls sie noch nicht heruntergeladen wurde).
• Führen Sie alle durch die App (Sie können sich hier für eine Schulung anmelden oder sich in unserer Hilfe zu Themen inspirieren lassen).
  • Bonus:Weisen Sie jeder Person, die an der Schulung teilnimmt, einen simulierten Arbeitsauftrag zu und lassen Sie sie alle die Schritte zum Aktualisieren des Arbeitsauftrags befolgen.
• Stellen Sie sicher, dass Sie während der Schulungssitzung Handouts bereitstellen. Eine Schulungssitzung reicht im Allgemeinen nicht aus, um ein neues System vollständig zu erlernen. Daher geben Handouts Ihrem Team etwas, auf das es sich beziehen kann, wenn es sich an die Arbeit mit der App gewöhnt. Fühlen Sie sich frei, einige dieser Handouts zu verwenden, die wir erstellt haben:
  • PDF herunterladen
  • Kurzanleitung für mobiles PDF

Trainiere den Trainer

Diese Art von Schulung wird normalerweise verwendet, wenn Ihr Wartungsteam im Schichtbetrieb arbeitet und Sie nicht alle für eine Schulungssitzung in denselben Klassenraum bringen können.

• Wählen Sie eine Person aus jeder Schicht oder Gruppe als leitenden Trainer aus (meistens ist dies der Schichtleiter). Diese Person ist dafür verantwortlich, dass jeder die neue mobile App heruntergeladen hat und darin geschult ist.
• Bilden Sie diesen Trainer aus. Sie können sie für eine der Fiix-Schulungen anmelden oder sie über unsere Hilfethemen mit der mobilen App vertraut machen. Stellen Sie sicher, dass dieser Trainer mit den Prozessen vertraut ist, die Sie bei der Verwendung der App befolgen möchten.
• Sie werden dann die Trainingseinheit mit ihrer Gruppe durchführen. Erinnern Sie sie daran, alle durch das Herunterladen der App zu führen und diese Handouts zum späteren Nachschlagen auszudrucken. Sie können auch einen simulierten Arbeitsauftrag erstellen und sie dazu bringen, die Schritte zum Aktualisieren des Arbeitsauftrags zu befolgen.

3. Konzentrieren Sie sich auf die weitere Akzeptanz

Die Fiix-App ist dynamisch und wir verbessern ständig und fügen neue Funktionen basierend auf dem Feedback unserer Kunden hinzu. Darüber hinaus ändert sich auch Ihr Team, daher empfehlen wir, ab und zu eine Auffrischung durchzuführen. Dies wird dazu beitragen, neue Teammitglieder zum Laufen zu bringen, und bietet eine hilfreiche Auffrischung für alle anderen, wodurch sichergestellt wird, dass alle die App auf die gleiche Weise verwenden und von Updates profitieren, wenn sie herauskommen.

• Wir empfehlen, mindestens jedes Jahr und je nach Team vielleicht sogar alle sechs Monate eine Auffrischung durchzuführen.
• Halten Sie die Augen offen nach In-App-Nachrichten und Fiix-Versionshinweisen für neue Funktionen, die jeden Monat hinzugefügt werden!

Um es zusammenzufassen

Beginnen Sie mit einer mobilen App, die tatsächlich für Ihr Team funktioniert, und konzentrieren Sie sich dann auf Geräte, Einrichtung und fortlaufende Schulungen für eine erfolgreiche App-Einführung. Und für weitere Informationen über die mobile App von Fiix und wie Sie sie nutzen können, nehmen Sie noch heute an unserem mobilen Schulungs-Webinar teil.