7 bewährte Tipps zur Wartungsplanung für einen reibungslosen Betrieb

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Grundlegende Wartungskennzahlen, die jeder Planer kennen muss
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Jedes Gerät, jede Einrichtung und jeder andere Vermögenswert ist ein Rädchen in der Maschinerie, die eine Organisation vorantreibt. Eine gute Wartungsplanung stellt sicher, dass jede Anlage optimal funktioniert – für eine höhere Produktivität, aber auch Sicherheit und Langlebigkeit der Anlage.

In den folgenden Abschnitten erklären wir, was die Wartungsplanung umfasst, diskutieren die Beziehung zwischen Planung und Terminierung und skizzieren die Grundsätze einer guten Wartungsplanung. Erfahren Sie außerdem, wie Sie den Zustand Ihrer bestehenden Wartungspläne noch einmal überprüfen können. Dies ist ein wichtiger Schritt, den Kunden meiner Erfahrung nach oft übersehen!

Lasst uns direkt eintauchen.

Was ist Wartungsplanung?

Bei der Wartungsplanung handelt es sich um einen Prozess, mit dem Wartungsmanager und -planer bestimmen, welche Anlagen oder Einrichtungen gewartet werden müssen. Sie entscheiden auch über die Häufigkeit der Wartungsarbeiten und darüber, welche Teile, Materialien und Werkzeuge für die Durchführung der Arbeiten benötigt werden. 

Das Ziel der Wartungsplanung besteht darin, über einen strukturierten Prozess zu verfügen, der Ihnen hilft, Ihre Anlagen in einwandfreiem Betriebszustand zu halten und gleichzeitig Kosten und Wartungsressourcen auszugleichen.

Beziehung zwischen Wartungsplanung und Wartungsplanung

Obwohl Wartungsplanung und -planung häufig synonym verwendet werden, handelt es sich um unterschiedliche und dennoch ergänzende Konzepte. Jeder von ihnen spielt eine entscheidende Rolle im ganzheitlichen Ansatz für ein effektives Wartungsmanagement.

Bei der Wartungsplanung geht es darum, das „Was“ zu identifizieren und „wie“ des Wartungsprozesses. Es definiert, welche Anlagen gewartet werden müssen, beschreibt die Art der durchzuführenden Arbeiten und schätzt den erforderlichen Arbeitsaufwand, die erforderlichen Materialien, Werkzeuge und Geräte. Bei der Planung geht es darum, den Prozess einzurichten und alles vorzubereiten, was für die effiziente und sichere Durchführung von Wartungsarbeiten erforderlich ist.

Andererseits befasst sich die Wartungsplanung mit dem „Wann“ und „wer“ . Es handelt sich um einen nachfolgenden Schritt, in dem Zeiten und Daten für die Durchführung der geplanten Wartungsaktivitäten festgelegt werden. Darüber hinaus ordnet es sie dem passenden Personal zu – unter Berücksichtigung der Auslastung und Verfügbarkeit ihres Teams sowie des Produktionsplans.

Ein effektiver Plan ist nur so gut wie seine Ausführung. Die beiden sollten eng miteinander verbunden sein. Die Planung liefert einen genau definierten Entwurf, dem die Terminplanung systematisch folgen kann. Auf diese Weise können Wartungsarbeiten zeitnah und effektiv geplant und ausgeführt werden.

Sieben Best Practices für die Wartungsplanung

Nachfolgend finden Sie eine Liste der wichtigsten Elemente und Strategien zur Verbesserung der Effizienz, Zuverlässigkeit und Langlebigkeit von Anlagen durch die Erstellung robuster und ausgefeilter Wartungsplanungsprotokolle.

1. Sorgen Sie für saubere und aktuelle Asset-Inventaraufzeichnungen

Ein organisierter Anlagenbestand stellt sicher, dass die Wartungsplanung auf genauen, aktuellen Daten basiert, die für die Priorisierung von Aufgaben und die effektive Zuweisung von Ressourcen unerlässlich sind. Dies hilft Ihnen bei der Identifizierung der Anlagen, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern, und der Anlagen, die für einen späteren Zeitpunkt eingeplant werden können, und sorgt so für einen optimierten Wartungsplan.

Beginnen Sie mit der Durchführung einer vollständigen Prüfung aller vorhandenen Vermögenswerte und Geräte. Katalogisieren Sie jeden Artikel und notieren Sie dabei seine Spezifikationen, den aktuellen Zustand und den Wartungsverlauf. Eliminieren Sie veraltete Datensätze und aktualisieren Sie Informationen, um den Echtzeitstatus jedes Assets widerzuspiegeln.

Wenn Sie unter Zeitdruck stehen, konzentrieren Sie sich zunächst auf kritische Assets.  

2. Nutzen Sie eine datengesteuerte Asset-Priorisierung

Durch die Priorisierung von Anlagen können Wartungsmanager ihre Bemühungen und Ressourcen auf Geräte konzentrieren, deren Ausfall die größten Auswirkungen auf Betrieb, Sicherheit und Produktivität hätte. 

Um sicherzustellen, dass die Asset-Priorisierung zu einem datengesteuerten Prozess wird, führen Sie Folgendes aus:

• Asset-Kategorisierung: Organisieren Sie Vermögenswerte basierend auf ihrer Kritikalität in Kategorien. Verwenden Sie Bezeichnungen wie hohe, mittlere oder niedrige Priorität, um den Prozess zu vereinfachen.
• Risikobewertung: Bewerten Sie die Ausfallrisiken jeder Anlage und die möglichen Auswirkungen auf den Betrieb. Berücksichtigen Sie Faktoren wie Sicherheit, Betriebsausfallzeiten und Reparaturkosten.

Durch die Klassifizierung von Anlagen können Wartungsteams maßgeschneiderte Wartungspläne erstellen für bestimmte Vermögenswerte oder Vermögenswertkategorien, die sowohl effizient als auch kostengünstig sind. Ordnen Sie Ressourcen dort zu, wo sie am meisten benötigt werden. Dadurch wird eine rechtzeitige Wartung gewährleistet, ohne dass Ressourcen zu stark auf weniger kritische Geräte verteilt werden. 

3. Optimieren Sie die Planung mit Wartungssoftware 

Der Einsatz von Wartungssoftware ist ein entscheidender Schritt zur Verbesserung der Effizienz und Genauigkeit Ihrer Wartungsplanung. Es optimiert die Planung, Verfolgung und Ausführung aller Wartungsaufgaben.

Moderne CMMS-Lösungen bieten unschätzbare Erkenntnisse durch Datenanalysen und helfen bei der fundierten Entscheidungsfindung. Wartungsmanager können Fehlermuster und Grundursachen identifizieren, potenzielle Fehler vorhersagen und Wartungspläne und -zeitpläne entsprechend optimieren.

Mit CMMS-Systemen wie FastMaint CMMS können Sie vorhandene Asset-Informationen aus durch Kommas getrennten Dateien importieren. Dies erleichtert den Übergang zu diesen Systemen und den Beginn der Datenerfassung.

Kurz gesagt:CMMS liefert Ihnen die Daten, die Sie zum Erstellen effektiver Wartungspläne benötigen – und die Mittel, diese in die Tat umzusetzen.

4. Standardisieren Sie die Arbeit und geben Sie klare Anweisungen

Das Wartungspersonal sollte jederzeit über alle Informationen verfügen, die es benötigt, um seine Aufgaben sicher und effektiv auszuführen. Erwägen Sie neben der Angabe von Standardinformationen zu Arbeitsort, Dauer, Materialien und Ausrüstung auch die Bereitstellung zusätzlicher Informationen wie:

• Standardisierte Arbeitsanweisungen (SOPs): Entwickeln Sie leicht verständliche SOPs, die Schritt-für-Schritt-Anleitungen, die erforderliche Ausrüstung und die voraussichtliche Dauer für jede Aufgabe enthalten.
• Visuelle Hilfsmittel: Integrieren Sie visuelle Hilfsmittel wie Diagramme oder Flussdiagramme, um komplexe Anweisungen verständlicher und zugänglicher zu machen.
• Barrierefreiheit: Stellen Sie sicher, dass die Anweisungen für alle Techniker leicht zugänglich sind, vorzugsweise über digitale Plattformen, damit sie sofort auf die aktuellste Version des Dokuments zugreifen können.

Durch die Standardisierung Ihrer Prozesse können Wartungsplaner leichter abschätzen, wie lange die Erledigung bestimmter Aufgaben dauert und welche genauen Ressourcen für die Erledigung der Aufgabe erforderlich sind. In FastMaint CMMS werden diese standardisierten Wartungsaufträge beispielsweise zu Wartungsaufgabenvorlagen. Sie verwenden sie, um Arbeitsaufträge zu erstellen, die mit Anweisungen, benötigten Teilen und Verbrauchsmaterialien sowie anderen Informationen vorab ausgefüllt sind. Dies reduziert die Dateneingabe erheblich und stellt sicher, dass bei jedem Arbeitsauftrag die richtigen Anweisungen angegeben werden.

Sie können noch einen Schritt weiter gehen, indem Sie SOPs verwenden, um den Wartungsplanungsprozess selbst zu standardisieren. Dies beschleunigt den Planungsprozess und sorgt für Konsistenz in der gesamten Abteilung. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie große Wartungsteams mit mehreren Planern leiten.

5. Verfeinern Sie Schätzungen für Arbeitskräfte, Materialien, Werkzeuge und Ausrüstung

Ein wesentlicher Bestandteil der Wartungsplanung ist die präzise Schätzung der erforderlichen Arbeitskräfte, Materialien, Werkzeuge und Geräte:

• Arbeitsschätzungen: Bewerten Sie die Komplexität jeder Aufgabe und beurteilen Sie das Qualifikationsniveau und die Anzahl der benötigten Techniker. Berücksichtigen Sie frühere Leistungsdaten, um Ihre Schätzungen zu verfeinern.
• Materialprognose: Analysieren Sie die für jede Aufgabe benötigten Materialien und beziehen Sie sich dabei auf historische Daten und Herstellerempfehlungen, um die benötigten Mengen abzuschätzen.
• Zuordnung von Werkzeugen und Geräten: Identifizieren Sie die für jede Aufgabe erforderlichen Werkzeuge. Vergewissern Sie sich, dass Sie diese Werkzeuge tatsächlich zur Hand haben, und berücksichtigen Sie die Notwendigkeit spezieller Ausrüstung und Sicherheitsausrüstung.

Genaue Schätzungen stellen sicher, dass Ressourcen effizient zugewiesen werden, Aufgaben sicher und pünktlich erledigt werden und unerwartete Verzögerungen und Kosten minimiert werden.

6. Wählen und schulen Sie den richtigen Wartungsplaner

Ein guter Wartungsplaner sollte nicht nur über technisches Know-how verfügen, sondern auch über organisatorische und analytische Fähigkeiten, die es ihm ermöglichen, umfassende Wartungspläne zu entwickeln.

Wenn Sie einen erfahrenen Planer haben, sind Sie startklar. Wenn nicht, können Sie Folgendes tun:

1. Suchen Sie nach Personen mit einer Mischung aus technischen Kenntnissen und organisatorischen Fähigkeiten. Detailorientierung, Analyse und ein guter Kommunikator sind Schlüsselmerkmale eines effektiven Planers.
2. Bieten Sie umfassende Schulungen an, die auf die Rolle der Wartungsplanung zugeschnitten sind. Konzentrieren Sie sich auf Aspekte wie Ressourcenzuweisung, Datenanalyse und das Verfassen von Anweisungen. 
3. Stellen Sie sicher, dass die Person mit der von Ihnen verwendeten Wartungssoftware vertraut ist. Sie sollten wissen, wie man Berichte abruft, wie man schnell andere Bestandsinformationen zu Vermögenswerten/Teilen findet, wie man Vorlagen verwendet, um die Planungsarbeit zu beschleunigen und so weiter.

Der richtige Wartungsplaner ist die Grundlage für den Erfolg der gesamten Wartungsstrategie. Es stellt sicher, dass Pläne nicht nur technisch fundiert sind, sondern auch strategisch auf die Unternehmensziele abgestimmt sind.    

7. Dokumentieren Sie alles und nutzen Sie die Daten zur kontinuierlichen Verbesserung

Durch die Kombination der Aspekte der kontinuierlichen Verbesserung mit einer gründlichen Dokumentation wird sichergestellt, dass sich Ihre Wartungsplanung effektiv weiterentwickelt und gleichzeitig für Analysen und zukünftige Referenzzwecke gut aufgezeichnet wird.

Hier sind einige Tipps, wie Sie dies in die Praxis umsetzen können:

• Feedbackschleifen: Erstellen Sie Mechanismen, um Feedback zu Wartungsaufgaben zu sammeln. Nutzen Sie diese Daten, um Bereiche für Verbesserungen und Optimierungen zu identifizieren.
• Leistungsmetriken: Implementieren Sie wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) und Metriken, um die Effektivität und Effizienz von Wartungsaktivitäten zu messen.
• Digitale Dokumentation: Nutzen Sie digitale Tools wie CMMS, um Wartungsdaten in Echtzeit aufzuzeichnen und so genaue, zugängliche und umfassende Aufzeichnungen sicherzustellen.
• Rezensionen und Updates: Überprüfen und aktualisieren Sie regelmäßig Wartungspläne und Dokumentation basierend auf Techniker-Feedback, Leistungsdaten, Kostenprognosen und anderen Faktoren, die Sie verfolgen möchten.

Wenn Ihr Wartungsplan erweitert wird, stellt eine umfassende und genaue Dokumentation sicher, dass diese Änderungen aufgezeichnet, repliziert und zur Verbesserung zukünftiger Planungszyklen verwendet werden.

So überprüfen Sie den Zustand Ihrer Wartungspläne

Verschiedene Wartungsprogramme haben unterschiedliche Berichte. Beispielsweise ist in FastMaint CMMS der Arbeitsauftragsanalysebericht sehr nützlich, um zu überprüfen, ob Ihre Wartungsplanung korrekt und realistisch ist. 

Die Idee besteht darin, die durchschnittliche Anzahl an Tagen zu verfolgen, die Ihr Team benötigt, um zugewiesene Arbeitsaufträge auszuführen. Dieser „Durchschnitt“ stellt die Differenz zwischen dem Abschlussdatum des Arbeitsauftrags dar und das ursprünglich geplante Datum für jeden Arbeitsauftrag. 

Mit anderen Worten:Wenn ein Arbeitsauftrag für den 1. Juni 2025 geplant war und am 3. Juni 2025 abgeschlossen wurde, dauerte die Fertigstellung 3 Tage. 

Es gibt zwei Warnzeichen, nach denen Sie Ausschau halten sollten:

1. Konstant hohe Werte für die durchschnittlichen Tage, die zur Erledigung von Arbeitsaufträgen benötigt werden
2. Sehr unterschiedliche durchschnittliche Tage bis zur Erledigung von Arbeitsaufträgen

1. Konstant hohe Werte für die durchschnittlichen Tage, die zur Erledigung von Arbeitsaufträgen benötigt werden

Wenn Ihr Team Arbeitsaufträge ständig über ihr Fälligkeitsdatum hinaus abschließt, sollten Sie zunächst sicherstellen, dass sich das Problem nicht in Ihrem Wartungsplan verbirgt. 

Hier sind ein paar Dinge, die Sie noch einmal überprüfen sollten:

• Aufgaben können tatsächlich länger dauern als geschätzt. Wenn dies der Fall ist, finden Sie hier einige Tipps zur Verbesserung Ihrer Arbeitsauftragsschätzungen.
• Es gibt Planungskonflikte . Die häufigsten Probleme bestehen darin, dass mehrere Wartungsaufgaben gleichzeitig geplant sind, Wartungstechniker nicht verfügbar sind oder sich an einem anderen Standort befinden und Ähnliches. In FastMaint können Sie vor dem Versenden von Arbeitsaufträgen die Verfügbarkeitsprüfungsfunktion im Arbeitsauftragsplanungsbericht verwenden, um solche Probleme zu identifizieren.
• Ersatzteile und Verbrauchsmaterialien nicht verfügbar :Auch hier können Sie die gleiche Verfügbarkeitsprüfungsfunktion verwenden, um solche Probleme im Voraus zu finden. Darüber hinaus kann Ihnen das System auch Teile und Verbrauchsmaterialien anzeigen, die nachbestellt werden müssen.

2. Stark schwankende durchschnittliche Zeit bis zur Erledigung von Arbeitsaufträgen

Wenn die durchschnittliche Zeit bis zur Erledigung von Arbeitsaufträgen von Woche zu Woche oder von Monat zu Monat stark schwankt, ist das ein Zeichen dafür, dass Ihr Wartungsplan möglicherweise unausgewogen ist. Wenn ja, überprüfen Sie Folgendes:

1. In einigen Zeiträumen des Jahres können viele große Aufgaben gleichzeitig geplant sein, in anderen Zeiträumen jedoch nicht. 
2. Weniger qualifizierte Wartungstechniker benötigen im Vergleich zu ihren erfahreneren Kollegen mehr Zeit für die gleiche Arbeit. Versuchen Sie, sie in derselben Schicht zu koppeln, um dieses Problem zu beheben.
3. Ersatzteilknappheit kann die Arbeit verzögern und die durchschnittliche Reparaturzeit verlängern. Überprüfen Sie das Feedback zum Arbeitsauftrag und sprechen Sie mit Technikern, um dieses Problem zu identifizieren.

Stellen Sie sich nun vor, Sie öffnen FastMaint und navigieren zum Arbeitsauftragsanalysebericht, der etwa so aussieht:

In diesem Fall möchten Sie überprüfen, was mit den geplanten Arbeitsaufträgen im Monat April passiert ist – indem Sie sich die oben behandelten Dinge ansehen – und auf der Grundlage Ihrer Erkenntnisse entsprechend handeln.

Optimieren Sie die Wartungsplanung und -planung mit FastMaint CMMS

Von der Datenerfassung und -analyse bis hin zur Arbeitsplanung, -planung und -verfolgung bietet FastMaint Wartungsteams alle Funktionen, die sie für die effiziente Planung, Planung und Verwaltung ihrer Wartungsarbeiten benötigen. Holen Sie sich noch heute eine kostenlose Testversion und beginnen Sie mit der Verbesserung Ihrer Wartungsabläufe bei gleichzeitiger Reduzierung von Ineffizienzen und Verwaltungsaufwand.

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