CMMS erfolgreich implementieren: Expertentipps & Best Practices

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CMMS-Implementierung ist ein mehrstufiger Prozess

Wenn eine Organisation CMMS-Software (Wartungsmanagementsoftware) kauft, müssen neben dem üblichen Funktionsvergleich, Benutzerfreundlichkeit und anderen Kriterien noch weitere Punkte für eine erfolgreiche CMMS-Implementierung berücksichtigt werden. Diese Punkte, wenn sie während der Softwareauswahl, -bewertung und -ersteinrichtung ignoriert werden, können später zu erheblichem Ärger führen.

Die hier behandelten Ratschläge und Tipps basieren auf unserer jahrelangen Erfahrung, Kunden bei der erfolgreichen Implementierung von FastMaint CMMS zu unterstützen. Diese Punkte sind nicht spezifisch für ein bestimmtes CMMS-Programm. Nutzen Sie sie als Implementierungsleitfaden, der Ihnen hilft, die Software viele, viele Jahre erfolgreich zu nutzen.

CMMS-Implementierung – Auswahl & Bewertung

Bevor Sie CMMS-Software zur Bewertung auswählen, sollten Sie einige Punkte berücksichtigen, die Sie potenziell stolpern lassen können. Sie stehen oft nicht auf Ihrer Anforderungsliste, haben aber Auswirkungen darauf, wie Sie die Software einsetzen und nutzen.

1. Wartungsdatenbank

Verschiedene CMMS-Softwareprodukte nutzen unterschiedliche Datenbanksysteme zur Speicherung der Wartungsdaten. Idealerweise sollte der Datenbanktyp eine bekannte und gut unterstützte Plattform sein, z. B. Microsoft Access, Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2, MySQL, SQLite, PostgreSQL usw. (siehe aktuelle DB-Engines-Datenbankrankings). Dies wird entscheidend, falls Sie Datenbankprobleme haben oder andere Anwendungen mit der Datenbank integrieren müssen.

Eine populäre und gut unterstützte Datenbankplattform verfügt über eine Fülle von Drittanbieter-Beratern, die bei Fehlersuche, Optimierung, Einrichtung und Integration helfen können. Sie haben auch Zugriff auf eine Vielzahl von Drittanbieter-Tools, die zum Extrahieren von Informationen, Erstellen benutzerdefinierter Berichte usw. verwendet werden können. Stellen Sie sicher, dass ein Prozess für regelmäßige Datenbanksicherungen besteht. Datenbanken sind nicht unverwundbar und können manchmal beschädigt oder korrupt werden.

2. Software as a Service (SaaS) / Cloud-basiertes CMMS

Wenn Sie SaaS-Anwendungen betrachten (z. B. CMMS-Software, die auf einer Anbieter-Website gehostet wird), denken Sie daran, dass Ihre Daten auf deren Servern liegen. Sie sollten regelmäßige Backups dieser Daten erstellen und die Dateien herunterladen. Dies bietet Ihnen einen gewissen Schutz, falls der SaaS-Anbieter in Schwierigkeiten gerät und das Geschäft aufgibt. Beispielsweise erlaubt FastMaint Cloud CMMS Kunden, sich einzuloggen und ihre Datenbank jederzeit einfach herunterzuladen – kein Support-Kontakt für ein Backup nötig.

Wenn einer der Gründe für die Wahl einer SaaS-Anwendung der Fernzugriff oder Multi-Device-Support ist, prüfen Sie die Leistung bei geringer Bandbreite und Verbindungsabbrüchen (z. B. ein Mobilfunknetz) sowie die Geräte, die Sie nutzen möchten. Prüfen Sie, ob Support- und Hilfeseiten auf Smartphones nutzbar sind, falls Sie diese verwenden möchten.

3. Upgrade-Pfad

Häufig beginnen Sie mit einer eingeschränkteren Edition der CMMS-Software. Im Laufe der Nutzung benötigen Sie möglicherweise ein Upgrade auf eine Edition mit mehr Funktionen. Stellen Sie sicher, dass der Anbieter einen guten Upgrade-Pfad hat. Sie möchten Ihre vorhandenen Daten nicht verlieren, wenn Sie auf eine andere Software-Edition upgraden müssen. Beispielsweise ist es in FastMaint CMMS möglich, mit einem Einzelbenutzer zu beginnen, auf viele Benutzer zu upgraden und sogar zur Cloud-Lösung zu migrieren, während Sie Ihre Daten behalten.

4. Datenübertragung

Beim Kauf eines CMMS-Softwarepakets sollten Sie auch berücksichtigen, wie einfach es sein wird, vorhandene Daten einzubringen. Sie sollten auch bedenken, wie Daten aus dem System exportiert werden können. Das ist nützlich, wenn Sie diese Daten in einem separaten System benötigen (z. B. Einkauf, Kostenrechnung usw.) oder im schlimmsten Fall, wenn Sie sich zu einem späteren Zeitpunkt für ein neues Wartungssoftwarepaket entscheiden!

Beispielsweise erlaubt FastMaint CMMS den Import und Export von Daten aus und in kommagetrennte Dateien. Das vereinfacht Dinge, da die meisten gängigen Softwareprogramme (z. B. Microsoft Excel) kommagetrennte Dateien leicht lesen und schreiben können.

5. Mehr Benutzer hinzufügen

Wie einfach ist es, mehr Benutzer hinzuzufügen? Einige Pakete verlangen möglicherweise, dass Sie zu einem völlig anderen Produkt wechseln, wenn Sie von einem Benutzer auf mehrere Benutzer upgraden möchten. Sie sollten prüfen, ob Preise und Einfachheit des Benutzerhinzufügens Sinn ergeben, wenn Sie dies bald planen.

6. Erforderliche Hardware & Software

Stellen Sie sicher, dass Sie die technischen Fähigkeiten haben, um spezielle Hardware oder Software zu verwalten, die erforderlich sein könnte. Behalten Sie Installationsdisks, Software-Downloads und Passwörter im Auge. Wir haben häufig festgestellt, dass Administratorpasswörter verloren gehen und niemand in der Organisation sie kennt! Das Verlieren von Downloads und Installationsdisks ist weniger problematisch, da die meisten Softwareanbieter Ihnen Download-Links sogar für alte Versionen bereitstellen können, wenn Sie einen Kaufnachweis haben.

CMMS-Implementierung – Systemeinrichtung

Die Einrichtung eines CMMS-Systems (Wartungsmanagementprogramms) zum ersten Mal kann schwierig sein. Dies gilt besonders, wenn Sie noch kein bestehendes Wartungsmanagementprogramm haben. Aber auch die Migration von einem bestehenden CMMS-Programm hat ihre eigenen Herausforderungen!

Basierend auf unserer Erfahrung, neuen Kunden den Einstieg in unsere FastMaint CMMS-Software zu erleichtern, finden Sie unten einen schrittweisen Implementierungsplan für die Einrichtung. So kann Ihr Wartungsteam nahtlos zum neuen System übergehen. Dieser Plan ist nicht spezifisch für FastMaint, Sie können ihn also auch bei Verwendung eines anderen Wartungsprogramms befolgen.

Bevor Sie die folgenden Schritte beginnen, sollten Sie einige Entscheidungen darüber getroffen haben, wie das Wartungsprogramm genutzt wird. Sie sollten eine Vorstellung von den Hauptwartungsbeteiligten und ihren Rollen und Verantwortlichkeiten haben. Siehe „How To Start Using CMMS Software In Your Maintenance Program“ für weitere Details.

1. Ihre Liste von Anlagen & Einrichtungen erstellen

Gehen Sie durch all Ihre Einrichtungen und Anlagen, um eine Liste aller Anlagen & Einrichtungen zu erhalten, die Sie warten möchten. Diese Liste muss nicht erschöpfend alles umfassen, was Sie haben, aber sie sollte ziemlich umfassend sein und die Hauptpunkte enthalten, die Wartung benötigen. Sie können diese Liste später jederzeit erweitern.

2. Ihre Anlagen & Einrichtungen nach Wartungsbedarf kategorisieren

Gruppieren Sie die Anlagen & Einrichtungen in verschiedene Typen. Zum Beispiel HLK (Heizung, Lüftung & Klimatisierung), Pumpen, Fahrzeuge usw. Dann untergruppieren Sie sie basierend auf ähnlichem Wartungsbedarf. Zum Beispiel HLK-Kompressoren, Abwasserpumpen, Gabelstapler usw.

3. Die erforderliche Wartungsarbeit definieren

Jetzt haben Sie eine Liste verschiedener Untergruppen, identifiziert nach Art der erforderlichen Wartung. Sie beginnen damit, die verschiedenen Wartungsaufgaben zu definieren, die jede Untergruppe benötigt. Dies deckt sowohl geplante oder präventive Wartung als auch ungeplante oder Störungswartung ab.

4. Wer wird die Wartung durchführen?

Hier überprüfen Sie Ihr Wartungspersonal. Listen Sie ihre Fähigkeiten und die Kalender, auf denen sie arbeiten (z. B. Tagschicht, Nachtschicht usw.). Tragen Sie diese Informationen in die CMMS-Software ein.

5. Auszuführende Wartungsaufgaben definieren

Erweitern Sie jede Wartungsaufgabe, um Häufigkeit (z. B. wöchentlich/monatlich, zählerbasiert, ungeplant usw.), Durchführungsweise (Best Practices), benötigte Ersatzteile & Verbrauchsmaterialien, benötigtes Personal und benötigte Zeit zu identifizieren. Dies ermöglicht es Ihnen, Kosten zu berechnen & Abhängigkeiten zu identifizieren.

6. Die kritischsten Anlagen & Einrichtungen identifizieren

Dies sind Assets, deren Ausfall/Nichtverfügbarkeit große Probleme verursachen würde. Ebenso identifizieren Sie die kritischsten Aufgaben. Das sind Aufgaben, deren Nichtdurchführung zu schweren Wartungsausfällen führen würde. Beginnen Sie mit der Dateneingabe in das CMMS/Wartungssoftware für die kritischsten Anlagen, Einrichtungen und Wartungsaufgaben. Viele Wartungspakete sollten in der Lage sein, viele Daten aus Tabellenkalkulationen oder Textdateien zu importieren.

7. CMMS/Wartungssoftwaresystem nutzen beginnen

Sie beginnen mit der Nutzung des CMMS-Systems. Sie müssen nicht alles eingeben, bevor Sie starten! Beginnen Sie mit den kritischsten Anlagen, Einrichtungen und Wartungsjobs. Erstellen Sie Arbeitsaufträge und aktualisieren Sie sie im System. Fügen Sie nach und nach weitere Assets und Informationen (Wartungsaufgaben, Teile usw.) hinzu.

8. Systemstatistiken regelmäßig überprüfen, um zu sehen, wie es läuft

Sie sollten anfangen, Verbesserungen im Arbeitsauftragsrückstand zu sehen. Es sollte Reduzierungen bei ungeplanter Wartung und mehr geplanter (präventiver) Wartungsarbeit geben. Nutzen Sie die Wartungskennzahlen, die Sie erhalten, um Verbesserungen vorzunehmen. Zum Beispiel, wenn Sie sehen, dass geschätzte Aufgabenzeiten nicht mit der tatsächlichen Zeit übereinstimmen, korrigieren Sie die Schätzungen. Suchen Sie nach Mustern, z. B. einige Aufgaben werden immer verzögert abgeschlossen. Vielleicht macht sie immer derselbe Wartungstechniker oder sie benötigen Teile, die Sie schwer bekommen.

CMMS-Implementierung – Scheitern vermeiden

Häufige Fehler bei der Implementierung eines CMMS-Softwareprogramms verursachen später häufig mehr Probleme.

1. CMMS-Software-Missbrauch

Wenn wir Wartungssoftware richtig nutzen, ist sie ein sehr nützliches Werkzeug. Ressourcenmanagement, Budgetierung, Materialmanagement, Wartungskostenberichterstattung werden einfacher. Wenn Mitarbeiter jedoch Verfahren und Richtlinien nicht befolgen, kann viel schiefgehen.

Vor allem sollten Anlagenbediener & Wartungstechniker wissen, was von ihnen erwartet wird. Deshalb sollten sie die Nutzung des CMMS-Systems verstehen. Sie müssen wissen, wie man die benötigten Daten eingibt und abruft. Oft sind Mitarbeiter nicht bewusst, dass das CMMS-System nur ein Werkzeug ist. Daher kann es nicht alles bewältigen. Falsch ausgeführte Arbeitsverfahren verschwenden Zeit und Geld. Wir müssen Informationen aktualisieren, Daten eingeben und Daten ordnungsgemäß und rechtzeitig abrufen.

Aber das ist nur ein Teil der Geschichte…

Das CMMS-System kann die eigentliche Wartung für Ihr Team nicht durchführen. Sie müssen Wartungs-Best-Practices und Benchmarks definieren. Die CMMS-Software mag das Wartungsmanagement erleichtern. Aber sie wird schlechte Arbeitsgewohnheiten nicht verhindern. Zum Beispiel können Techniker Daten fälschen. Die Software kann davor nicht schützen!

2. Projektmanagement-Versagen

Wie bei jedem Verbesserungsprozess muss jemand aus dem oberen Management das Projekt vom Anfang bis zum Ende verantworten, um die CMMS-Implementierung zu identifizieren, zu kaufen, einzurichten und zu nutzen. Am wichtigsten hilft dies, den Erfolg sicherzustellen.

Beispielsweise ist ein häufiger Fehler, nicht jeden Beteiligten vom Wert des Programms zu überzeugen. Sie müssen die Vorteile wollen, die es bieten kann. Projektmanager können auch versäumen, klarzumachen, welche Rolle jede Person spielen muss. Oder sie versäumen es, zu beschreiben, wie die Beiträge jedes Einzelnen zum Projekt bewertet würden.

Kurz gesagt: Scheitern ist von Anfang an vorprogrammiert, wenn nicht genügend Unterstützung von allen Teilnehmern gezeigt wird. Daher muss der Projektmanager mit dem Team und allen kommunizieren, deren Job betroffen sein wird. Sie sollten Informationen über das Projekt und seine Wichtigkeit bereitstellen. Am wichtigsten müssen sie Probleme und Bedenken ordnungsgemäß ansprechen. Das hilft, alle begeistert und motiviert zu machen, das Projekt zum Erfolg zu führen.

Gute Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg. Das bedeutet, Botschaften müssen konsistent, regelmäßig und verstärkend sein. Regelmäßige Kommunikation hilft dem Projektmanager, die Implementierungsbemühungen an die richtigen Personen mit genügend Zeit zum Handeln oder Reagieren weiterzugeben. Botschaften bleiben konsistent, wenn Wortwahl, Aussehen und Gefühl gleich bleiben.

3. Bei CMMS-Implementierung & Schulung sparen

Ein weiterer Fehler ist, jemanden ohne Wartungskenntnisse mit der Systemeinrichtung zu beauftragen. Zum Beispiel erfordert es eine qualifizierte Person, eine Anlagenhierarchie zu definieren und die richtigen Wartungsaufgaben zu erstellen.

Einige Unternehmen verlassen sich auf minimales Training und anfängliche Vorbereitung. Sie unterschätzen die Arbeit, die zur Implementierung des CMMS-Programms erforderlich ist. Das wird höchstwahrscheinlich scheitern. Aufgrund mangelnden Trainings und Skills entwickelt jeder in der Wartungsmannschaft seine eigenen Ansätze für die Softwarenutzung. Das führt zu einer komplizierteren und unübersichtlichen Datenbank. Die zeitsparenden Funktionen, für die Sie bezahlt haben, bleiben ungenutzt. Die Leute wissen nicht, dass solche Funktionen existieren. Oder sie wissen nicht, wie man sie nutzt.

CMMS sind meist einfach zu navigieren und benutzerfreundlich. Dennoch brauchen sie etwas Grundschulung. Damit Mitarbeiter sich mit ihren Funktionen und Features vertraut machen können.

Stellen Sie sicher, dass alle Wartungsmitarbeiter Zeit für Schulungen mit der Software bekommen. Sie sollten das Gelernte und Verstandene miteinander austauschen. Planen Sie Zeit für diesen Prozess ein, um alle auf den neuesten Stand zu bringen. Unternehmen, die das Budget durch Begrenzung von Zeit & Ausgaben für dieses Training & Einarbeitung kürzen, mögen die anfänglichen Kosten reduzieren. Aber die langfristigen Auswirkungen solchen Sparens können sich als teurer erweisen!

4. Unzureichende CMMS-Implementierungszeit & Ressourcen

Wenn nicht genügend Ressourcen allokiert werden, wird die CMMS-Implementierung zu einem Job, den man erledigt, wenn nichts Dringenderes ansteht. Beispielsweise gibt es in einem reaktiven Umfeld immer andere Arbeit. Deshalb müssen Mitarbeiter längere Stunden widmen, um die Implementierung abzuschließen. Das Ergebnis ist schlechte Qualität, niedrige Moral und Abkürzungen. Ziele wie Erhöhung der Anlagenzuverfügbarkeit und Verbesserung der Wartungsabläufe werden nicht erreicht.

Es kann Sinn machen, externe Berater hinzuzuziehen, um das System einzurichten. Oder einige Wartungspersonal von ihren regulären Arbeitsplänen freizustellen. So können sie ohne Unterbrechung arbeiten und das System korrekt einrichten.

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Zusätzliche Ressourcen

1. How to implement a Computerized Maintenance Management System (EquipmentWorld.com)
2. Developing CMMS Implementation Templates (PlantMaintenance.com)
3. 10 Keys to Successful CMMS Implementation (ReliablePlant.com)

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