So implementieren Sie CMMS erfolgreich:Expertentipps und Best Practices

KOSTENLOSER Leitfaden:Grundlegende Wartungskennzahlen zur Erfolgsverfolgung
Grundlegende Wartungskennzahlen, die jeder Planer kennen muss
Holen Sie sich einen kostenlosen Leitfaden

Die CMMS-Implementierung ist ein mehrstufiger Prozess

Wenn eine Organisation CMMS-Software (Wartungsmanagementsoftware) kauft, müssen Sie neben dem üblichen Funktionsvergleich, der Benutzerfreundlichkeit und anderen Kriterien noch weitere Punkte berücksichtigen, um eine erfolgreiche CMMS-Implementierung zu gewährleisten. Wenn diese Punkte bei der Softwareauswahl, Evaluierung und Ersteinrichtung ignoriert werden, kann dies zu einem späteren Zeitpunkt zu großem Ärger führen.

Die hier behandelten Ratschläge und Tipps basieren auf unserer jahrelangen Erfahrung bei der erfolgreichen Implementierung von FastMaint CMMS bei Kunden. Diese Elemente sind nicht spezifisch für ein CMMS-Programm. Nutzen Sie sie als Einführungsleitfaden, der Ihnen dabei helfen wird, die Software viele Jahre lang erfolgreich zu nutzen.

CMMS-Implementierung – Auswahl und Bewertung

Bevor Sie CMMS-Software zur Evaluierung auswählen, sollten Sie einige Punkte berücksichtigen, die Sie möglicherweise zum Stolpern bringen könnten. Sie stehen oft nicht auf Ihrer Liste der gewünschten Funktionen, haben aber Auswirkungen darauf, wie Sie die Software bereitstellen und nutzen.

1. Wartungsdatenbank

Verschiedene CMMS-Softwareprodukte nutzen unterschiedliche Datenbanksysteme zur Speicherung der Wartungsdaten. Idealerweise soll es sich bei dem Datenbanktyp um eine bekannte und gut unterstützte Plattform handeln, z. B. Microsoft Access, Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2, MySQL, SQLite, PostgreSQL und so weiter (siehe aktuelle Datenbankrankings von DB-Engines). ). Dies ist sehr wichtig, wenn Sie Datenbankprobleme haben oder andere Anwendungen in die Datenbank integrieren müssen.

Ein beliebtes und gut unterstütztes Datenbanksystem verfügt über zahlreiche externe Berater, die Ihnen bei der Fehlerbehebung, Optimierung, Einrichtung und Integration helfen können. Sie verfügen außerdem über eine Vielzahl von Tools von Drittanbietern, mit denen Sie Informationen extrahieren, benutzerdefinierte Berichte erstellen usw. können. Stellen Sie sicher, dass ein Prozess für regelmäßige Datenbanksicherungen vorhanden ist. Datenbanken sind nicht unverwundbar und können manchmal beschädigt oder beschädigt werden.

2. Software as a Service (SaaS)/Cloud-basiertes CMMS

Wenn Sie sich SaaS-Anwendungen ansehen (z. B. CMMS-Software, die auf der Website eines Anbieters gehostet wird), denken Sie daran, dass Ihre Daten auf dessen Servern liegen. Sie sollten regelmäßig Sicherungskopien dieser Daten erstellen und die Dateien herunterladen. Dies bietet Ihnen ein gewisses Maß an Schutz für den Fall, dass der SaaS-Anbieter auf Probleme stößt und sein Geschäft aufgibt. Mit FastMaint Cloud CMMS können sich Kunden beispielsweise jederzeit anmelden und ihre Datenbank einfach herunterladen – ohne dass sie sich an den Support wenden müssen, um ein Backup zu erhalten.

Wenn einer der Gründe, warum Sie sich für eine SaaS-Anwendung entschieden haben, darin besteht, Fernzugriff oder die Unterstützung mehrerer Geräte zu ermöglichen, überprüfen Sie die Leistung mit einem Netzwerk mit geringerer Bandbreite, bei dem es zu Verbindungsabbrüchen kommt (z. B. ein Mobilfunknetz), sowie mit den Geräten, die Sie verwenden möchten. Prüfen Sie, ob die Support- und Hilfeseiten auf Smartphones nutzbar sind, wenn Sie sie verwenden möchten.

3. Upgrade-Pfad

Häufig beginnen Sie möglicherweise mit einer eingeschränkteren Edition der CMMS-Software. Wenn Sie es jedoch verwenden, müssen Sie möglicherweise auf eine Edition mit mehr Funktionen aktualisieren. Stellen Sie sicher, dass der Anbieter über einen guten Upgrade-Pfad verfügt. Sie möchten Ihre vorhandenen Daten nicht verlieren, wenn Sie auf eine andere Software-Edition aktualisieren müssen. In FastMaint CMMS ist es beispielsweise möglich, mit einem einzelnen Benutzer zu beginnen, auf viele Benutzer zu aktualisieren und sogar zur Cloud-Lösung zu migrieren und dabei Ihre Daten beizubehalten.

4. Daten übertragen

Beim Kauf eines CMMS-Softwarepakets sollten Sie auch bedenken, wie einfach die Einbindung Ihrer vorhandenen Daten sein wird. Sie möchten auch überlegen, wie Daten aus dem System exportiert werden können. Dies ist nützlich, wenn Sie diese Daten in einem separaten System benötigen (z. B. Einkauf, Kalkulation usw.) oder sich im schlimmsten Fall dazu entschließen, zu einem späteren Zeitpunkt auf ein neues Wartungssoftwarepaket umzusteigen!

Mit FastMaint CMMS können Sie beispielsweise Daten aus durch Kommas getrennten Dateien importieren und exportieren. Dies vereinfacht die Arbeit, da die meisten gängigen Softwareprogramme (z. B. Microsoft Excel) durch Kommas getrennte Dateien problemlos lesen und schreiben können.

5. Weitere Benutzer hinzufügen

Wie einfach ist es, weitere Benutzer hinzuzufügen? Bei einigen Paketen müssen Sie möglicherweise auf ein völlig anderes Produkt umsteigen, wenn Sie von einem Benutzer auf mehrere Benutzer upgraden möchten. Sie sollten prüfen, ob die Preisgestaltung und das einfache Hinzufügen von Benutzern sinnvoll sind, wenn Sie dies bald planen.

6. Hardware und Software erforderlich

Stellen Sie sicher, dass Sie über die technischen Fähigkeiten verfügen, um möglicherweise erforderliche spezielle Hardware oder Software zu verwalten. Behalten Sie den Überblick über Installationsdatenträger, Software-Downloads und Passwörter. Wir haben häufig festgestellt, dass Administratorkennwörter verloren gehen und niemand in der Organisation sie kennt! Der Verlust von Downloads und Installationsdatenträgern ist weniger problematisch, da die meisten Softwareanbieter Ihnen Software-Download-Links auch für alte Versionen zur Verfügung stellen können, wenn Sie einen Kaufbeleg haben.

CMMS-Implementierung – Systemeinrichtung

Es kann schwierig sein, zum ersten Mal ein CMMS-System (Wartungsmanagementprogramm) einzurichten. Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie noch nicht über ein bestehendes Wartungsmanagementprogramm verfügen. Doch selbst die Migration von einem bestehenden CMMS-Programm birgt ihre eigenen Herausforderungen!

Basierend auf unserer Erfahrung bei der Unterstützung neuer Kunden beim Einstieg in unsere FastMaint CMMS-Software finden Sie unten einen Schritt-für-Schritt-Implementierungsplan für die Einrichtung. Auf diese Weise kann Ihr Wartungsteam nahtlos auf das neue System umsteigen. Dieser Plan ist nicht spezifisch für FastMaint, sodass Sie ihn auch dann befolgen können, wenn Sie ein anderes Wartungsprogramm verwenden.

Bevor Sie mit den folgenden Schritten beginnen, sollten Sie einige Entscheidungen zur Verwendung des Wartungsprogramms getroffen haben. Sie sollten eine Vorstellung von den wichtigsten Wartungsakteuren und ihren Rollen und Verantwortlichkeiten haben. Siehe „So beginnen Sie mit der Verwendung der CMMS-Software in Ihrem Wartungsprogramm ” für weitere Details.

1. Erstellen Sie Ihre Liste der Geräte und Einrichtungen

Gehen Sie alle Ihre Einrichtungen und Geräte durch, um eine Liste aller Geräte und Einrichtungen zu erhalten, die Sie warten möchten. Auch wenn dies keine erschöpfende Liste aller Dinge sein muss, die Sie haben, sollte sie doch recht umfassend sein und die wichtigsten Dinge enthalten, die gewartet werden müssen. Sie können diese Liste jederzeit zu einem späteren Zeitpunkt ergänzen.

2. Kategorisieren Sie Ihre Geräte und Einrichtungen nach Wartungsbedarf

Gruppieren Sie die Ausrüstung und Einrichtungen in verschiedene Typen. Zum Beispiel HVAC (Heizung, Lüftung und Klimaanlage), Pumpen, Fahrzeuge und so weiter. Dann gruppieren Sie sie in Untergruppen, basierend auf dem ähnlichen Wartungsbedarf. Zum Beispiel Klimakompressoren, Abwasserpumpen, Gabelstapler usw.

3. Definieren Sie die erforderlichen Wartungsarbeiten

Jetzt haben Sie eine Liste verschiedener Untergruppen, die nach der Art der erforderlichen Wartung identifiziert sind. Sie beginnen mit der Definition der verschiedenen Arten von Wartungsaufgaben, die jede Untergruppe benötigt. Dies umfasst sowohl geplante oder vorbeugende Wartung als auch ungeplante oder Ausfallwartung.

4. Wer wird die Wartung durchführen?

Hier überprüfen Sie Ihr Wartungspersonal. Listen Sie ihre Fähigkeiten und die Kalender auf, an denen sie möglicherweise arbeiten (z. B. Tagschicht, Nachtschicht usw.). Geben Sie diese Informationen in die CMMS-Software ein.

5. Definieren Sie durchzuführende Wartungsaufgaben

Erweitern Sie jede Wartungsaufgabe, um die Häufigkeit (z. B. wöchentlich/monatlich, basierend auf einem Zähler, ungeplant usw.), die Art und Weise ihrer Durchführung (Best Practices), die erforderlichen Ersatzteile und Verbrauchsmaterialien, die benötigten Personen und die benötigte Zeit zu ermitteln. Dadurch können Sie Kosten kalkulieren und Abhängigkeiten erkennen.

6. Identifizieren Sie die kritischsten Geräte und Einrichtungen

Hierbei handelt es sich um Vermögenswerte, deren Ausfall/Nichtverfügbarkeit zu erheblichen Problemen führen wird. Identifizieren Sie auf ähnliche Weise die kritischsten Aufgaben. Diese Aufgaben führen, wenn sie nicht erledigt werden, zu erheblichen Wartungsausfällen. Beginnen Sie mit der Eingabe von Daten in die CMMS-/Wartungssoftware für die kritischsten Geräte, Einrichtungen und Wartungsaufgaben. Viele Wartungspakete sollten in der Lage sein, viele Daten aus Tabellenkalkulationen oder Textdateien zu importieren.

7. Beginnen Sie mit der Verwendung des CMMS/Wartungssoftwaresystems

Sie beginnen mit der Verwendung des CMMS-Systems. Sie müssen nicht alles eingeben, bevor Sie beginnen!  Beginnen Sie mit den wichtigsten Ausrüstungs-, Anlagen- und Wartungsarbeiten. Erstellen Sie Arbeitsaufträge und aktualisieren Sie diese im System. Geben Sie im Laufe der Zeit immer mehr Assets und Informationen (Wartungsaufgaben, Teile usw.) ein.

8. Überprüfen Sie regelmäßig die Systemstatistiken, um zu sehen, wie es Ihnen geht.

Sie sollten Verbesserungen im Auftragsbestand feststellen. Ungeplante Wartungsarbeiten sollten reduziert und mehr geplante (vorbeugende) Wartungsarbeiten durchgeführt werden. Nutzen Sie die erhaltenen Wartungskennzahlen, um Verbesserungen vorzunehmen. Wenn Sie beispielsweise feststellen, dass die geschätzten Zeiten einer Aufgabe nicht mit der tatsächlich benötigten Zeit übereinstimmen, korrigieren Sie die Schätzungen. Suchen Sie nach Mustern, zum Beispiel werden manche Aufgaben immer erst später erledigt. Möglicherweise führt sie derselbe Wartungstechniker durch, oder es werden Teile benötigt, die Sie nur schwer bekommen können.

CMMS-Implementierung – Fehler vermeiden

Häufige Fehler bei der Implementierung eines CMMS-Softwareprogramms führen später häufig zu weiteren Problemen.

1. CMMS-Softwaremissbrauch

Wenn wir Wartungssoftware richtig verwenden, ist sie ein sehr nützliches Werkzeug. Ressourcenmanagement, Budgetierung, Materialverwaltung und Wartungskostenberichte werden einfacher. Wenn Mitarbeiter jedoch Verfahren und Richtlinien nicht befolgen, kann viel schief gehen. 

Vor allem Anlagenbetreiber und Wartungstechniker sollten wissen, was von ihnen erwartet wird. Daher sollten sie die Verwendung des CMMS-Systems verstehen. Sie benötigen das Know-how, die benötigten Daten einzugeben und abzurufen. Oft ist den Mitarbeitern nicht bewusst, dass das CMMS-System nur ein Werkzeug ist. Daher kann es nicht alles bewältigen. Falsch durchgeführte Arbeitsabläufe verschwenden Zeit und Geld. Wir müssen Informationen ordnungsgemäß und rechtzeitig aktualisieren, Daten eingeben und abrufen.

Aber das ist nur ein Teil der Geschichte…

Das CMMS-System kann die eigentliche Wartung für Ihr Team nicht durchführen. Sie müssen Best Practices und Benchmarks für die Wartung definieren. Die CMMS-Software kann das Wartungsmanagement vereinfachen. Aber es wird schlechte Arbeitsgewohnheiten nicht verhindern. Beispielsweise können Techniker Daten fabrizieren. Die Software kann dagegen nicht vorbeugen!

2. Fehler im Projektmanagement

Wie bei jedem Verbesserungsprozess muss jemand aus dem oberen Management für das Projekt verantwortlich sein, um das CMMS-System von Anfang bis Ende zu identifizieren, zu kaufen, einzurichten und zu nutzen. Am wichtigsten ist, dass dies zum Erfolg beiträgt.

Ein häufiger Fehler besteht beispielsweise darin, nicht alle Beteiligten vom Wert des Programms zu überzeugen. Sie müssen die Vorteile nutzen wollen, die es bieten kann.  Projektmanager machen möglicherweise auch nicht klar, welche Rolle jede Person spielen muss. Oder sie beschreiben nicht, wie die Beiträge jeder Person zum Projekt bewertet würden.

Kurz gesagt, es droht von Anfang an ein Scheitern, wenn nicht alle Teilnehmer ausreichend Unterstützung zeigen.  Daher muss der Projektmanager mit dem Team und allen Personen kommunizieren, deren Arbeit betroffen sein wird. Sie sollten über das Projekt und seine Bedeutung informieren. Am wichtigsten ist, dass sie Probleme und Bedenken angemessen ansprechen. Dies wird dazu beitragen, dass alle motiviert und motiviert sind, das Projekt zum Erfolg zu führen.

Gute Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg. Das heißt, Nachrichten müssen konsistent, regelmäßig und verstärkend sein. Regelmäßige Kommunikation hilft dem Projektmanager, die Implementierungsbemühungen an die richtigen Personen weiterzuleiten und ihnen ausreichend Zeit zum Handeln oder Antworten zu geben. Botschaften bleiben konsistent, wenn der Wortlaut, das Erscheinungsbild und die Haptik gleich bleiben.

3. Abstriche bei CMMS-Implementierung und -Schulung

Ein weiterer Fehler besteht darin, jemanden ohne Wartungskenntnisse mit der Einrichtung des Systems zu beauftragen. Beispielsweise ist eine qualifizierte Person erforderlich, um eine Gerätehierarchie zu definieren und die richtigen Wartungsaufgaben zu erstellen. 

Einige Unternehmen setzen auf minimale Schulung und anfängliche Vorbereitung. Sie unterschätzen den Arbeitsaufwand für die Implementierung des CMMS-Programms.  Dies wird höchstwahrscheinlich scheitern. Aufgrund mangelnder Schulung und Fähigkeiten entwickelt schließlich jede Person im Wartungspersonal ihre eigenen Ansätze für die Verwendung der Software. Dies führt zu einer komplizierteren und unübersichtlicheren Datenbank. Die zeitsparenden Funktionen, für die Sie bezahlt haben, bleiben am Ende ungenutzt. Die Leute werden sich nicht darüber im Klaren sein, dass es solche Funktionen gibt. Oder sie wissen nicht, wie man sie verwendet.

CMMS sind in der Regel einfach zu navigieren und benutzerfreundlich. Allerdings benötigen sie noch eine gewisse Grundausbildung. Auf diese Weise können sich die Mitarbeiter mit ihren Merkmalen und Funktionen vertraut machen.

Stellen Sie sicher, dass alle Wartungsmitarbeiter Zeit für eine Schulung mit der Software haben. Sie sollten gemeinsam überprüfen, was sie gelernt und verstanden haben. Planen Sie für diesen Prozess Zeit ein, um alle auf den neuesten Stand zu bringen. Unternehmen, die das Budget kürzen, indem sie Zeit und Kosten für diese Schulung und Einarbeitung begrenzen, können die Anfangskosten senken. Aber die langfristigen Auswirkungen einer solchen Kostensenkung könnten sich als teurer erweisen!

4. Unzureichende Zeit und Ressourcen für die CMMS-Implementierung

Wenn nicht genügend Ressourcen bereitgestellt werden, wird die CMMS-Implementierung zu einer Aufgabe, die erledigt werden muss, wenn nichts Dringenderes passiert. Beispielsweise gibt es immer andere Aufgaben zu erledigen, insbesondere in einer reaktiven Umgebung. Daher müssen die Mitarbeiter mehr Stunden aufwenden, um die Implementierung abzuschließen. Das Ergebnis ist schlechte Qualität, niedrige Moral und Fehler. Ziele wie die Erhöhung der Geräteverfügbarkeit und die Verbesserung der Wartungsabläufe werden nicht erreicht.

Es kann sinnvoll sein, externe Berater hinzuzuziehen, die bei der Einrichtung des Systems helfen. Oder befreien Sie einen Teil des Wartungspersonals von seinen regulären Arbeitsplänen. Auf diese Weise können sie ohne Unterbrechung arbeiten und das System korrekt einrichten.

Einfachere Implementierung mit FastMaint CMMS

Sind Sie frustriert über komplexe Wartungssoftware, die schwer einzurichten und zu verwenden ist? Testen Sie FastMaint CMMS mit einer kostenlosen Testversion und sehen Sie, wie einfach der Einstieg ist. In nur wenigen Minuten können Sie mit der Verwaltung von Anlagen beginnen, Ausfallzeiten reduzieren und Wartungsaufgaben rationalisieren. Viele Kunden berichten, dass sie innerhalb weniger Tage echte Ergebnisse sehen!

Kostenlose FastMaint CMMS-Testversion

Zusätzliche Ressourcen

1. So implementieren Sie ein computergestütztes Wartungsmanagementsystem (EquipmentWorld.com)
2. Entwickeln von CMMS-Implementierungsvorlagen (PlantMaintenance.com)
3. 10 Schlüssel zur erfolgreichen CMMS-Implementierung (ReliablePlant.com)

KOSTENLOSER Leitfaden:Grundlegende Wartungskennzahlen zur Erfolgsverfolgung
Grundlegende Wartungskennzahlen, die jeder Planer kennen muss
Holen Sie sich einen kostenlosen Leitfaden