Kostenüberschreitungen bei Wartungsaufträgen erkennen und verhindern

Die Kostenverfolgung von Wartungsaufträgen kann eine Herausforderung sein. Beispielsweise betreiben Sie ein großes Gerätewartungsprogramm und erstellen mehrere hundert Arbeitsaufträge pro Monat. Wie gut werden Sie auf Material- und Arbeitszeitprobleme aufmerksam gemacht?

Die Unfähigkeit, solche Elemente zu verfolgen, führt oft zu unerwarteten Kosten, die Ihr Budget sprengen. Zudem kann die Überwachung von Überschreitungen Sie auf mögliche Probleme aufmerksam machen. Beispielsweise schätzen Sie, dass eine Wartungsaufgabe 60 Minuten dauern sollte. Der Arbeitsauftrag dauerte jedoch tatsächlich 90 Minuten. Der Techniker machte Fehler aufgrund mangelnder Schulung oder Erfahrung.

Ist Ihnen das schon passiert?

Wartungssoftware zur Verfolgung von Arbeitsauftragskosten nutzen

Wartungsmanagement-Software (CMMS) kann Ihnen helfen, tatsächliche Wartungsauftragskosten und aufgewendete Arbeitsstunden im Vergleich zu Schätzungen zu verfolgen. Wie funktioniert das?

Sie erstellen eine „Bibliothek“ standardisierter Wartungsaufgaben, die detailliert beschreiben, wie jeder Job durchgeführt werden soll. Diese Aufgaben dienen dann als Vorlagen für die Erstellung von Arbeitsaufträgen. Die in der Wartungsaufgabenvorlage eingegebenen Kosten und Arbeitsstunden sind Ihre Schätzungen, wie lange der Arbeitsauftrag dauern würde. Diese Werte werden als Standardwerte auf Arbeitsaufträge kopiert, die von der Aufgabe erstellt werden.

Weichen die tatsächlichen Kosten und die benötigte Zeit vom Arbeitsauftrag ab, aktualisieren Sie dies im Arbeitsauftrag. Sie können diese Informationen für nützliche Arbeitsauftragsberichte nutzen. Vergleichen Sie die geschätzte Dauer eines Arbeitsauftrags mit der tatsächlichen Dauer, um mögliche Probleme zu identifizieren.

Beispielsweise zeigt der folgende Kategorieverlaufsbericht Arbeitsaufträge mit ihrer geschätzten und tatsächlichen Dauer. Am 29.08.2022 sehen wir einen Arbeitsauftrag, der auf 60 Minuten geschätzt wurde, aber in 20 Minuten erledigt war. Zwar handelt es sich nicht um einen Überschreitung, aber es ist dennoch ratsam, den Arbeitsauftrag zu öffnen und zu prüfen, warum die tatsächliche Zeit kürzer war als geschätzt.

Abb. 1: Kategorienbericht mit Wartungsauftragskosten (FastMaint CMMS)

Eine Überschätzung von Kosten und Arbeitsaufwand kann ebenfalls dazu führen, dass Sie den Großteil Ihres Budgets vorab allozieren. Dies lässt Ihnen zu wenig für andere Prioritäten und weniger dringende Punkte wie Schulungen, Einstellung zusätzlichen Personals, Werkzeugersatz und mehr.